リモートワークが普及するなかで、社員のコミュニケーションの課題を解決するためにチャットツールを導入する企業が増えています。
一方で、コミュニケーションの課題を意識しすぎると、情報管理機能が不十分なツールを採用してしまう可能性があります。情報管理の機能が充実していないチャットツールは、「大切な情報が流れてしまう」などのデメリットがあります。
つまり、チャットツールには、コミュニケーションの活性化を促す機能と、大切な社内情報を管理できる機能の両方が必要です。
しかし、比較検討すべきチャットツールの数が多く、「何を基準に選別をすべきか分からない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、リモートワークに最適なチャットツールの選別ポイントと、おすすめのチャットツール5選をご紹介します。
- 数多あるチャットツールのなかから、自社の環境に合うものを確実に導入したい
- チャットツールとクラウドストレージを利用しているが、1つのツールで情報管理を完結させたい
- リモートワークで業務効率化を実現し、会社の利益を増やしたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、自社に最適なチャットツールの選別ポイントが理解でき、リモートワークの成功に近づけます。
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/
目次
リモートワークに最適なチャットツールの選別ポイント
リモートワークに欠かせないチャットツールの要素のひとつに「情報管理」があります。以下では、主に情報管理の視点から、自社に最適なチャットツールを選ぶための選別ポイントをご紹介します。
必要な機能が過不足なく揃っているか
まず、自社の課題解決に必要な機能が過不足なくチャットツールに搭載されているかを確認します。
チャットツールの種類は千差万別で、搭載している機能や特徴に違いがあります。例えば、チャットだけでなく、タスクも一元管理できるツールがあります。
自社が必要とする機能を明確にして、確実にカバーできるツールを検討しましょう。
一方で、「機能不足がないこと」だけを意識して検討してしまうと、必要以上の機能を持つ多機能チャットツールを選んでしまいます。多機能チャットツールは、社員が活用できるまで時間がかかり、ITリテラシーの異なる社内には浸透しないという課題があります。
そのため、チャットツールは、自社に必要な機能を基準に過不足がないことを重視して選別しましょう。
大切な社内情報が流れないか
情報が流れてしまうのを防止するチャットツールが必要です。チャットツールでやりとりされる会話は、企業の利益に繋がる情報のひとつであり、蓄積されるべき重要な経営資源だからです。
そのため、社内情報をオープンにして共有することは重要ですが、一度共有した情報が流れてしまうのは「まったく情報共有をしていない状態」とほとんど変わりません。
情報は社内で蓄積・活用されることで、さまざまな事業に役立つものです。そのため、社内情報が流れないチャットツールはあらゆる企業に必要です。
必要な情報にすぐにアクセスできるか
目的の情報に瞬時にアクセス可能であれば、社内情報を活用したビジネスを展開できます。
例えば、社内情報を参照したいタイミングは、目の前に早急に解決すべき課題があるケースなどです。そのため、効率的に課題を処理するためには、できる限り少ない工数で、欲しい情報にたどり着くことが必須です。課題を早い段階で解決できれば、より深刻な問題を予防できます。
また、「情報の蓄積」と「アクセス性の良さ」を両立すると、価値のある経営資源になります。蓄積した情報に瞬時にアクセスできれば、目の前の課題へ迅速に対応可能となるのです。
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リモートワークを効率化する便利ツール5選
以下では、リモートワークの実施に不可欠である、便利なツールを5つご紹介します。
チャットツールを導入する前に、リモートワークで発生した自社の課題を明らかにしましょう。課題を明らかにせずツールを導入すれば、目的と手段が入れ替わってしまいます。
課題が明確になったら、解決に必要な機能を過不足なく備えたチャットツールを選びましょう。必要以上の機能を持つチャットツールは、ITに詳しくない社員にとっては使いにくく、業務の非効率化の原因になります。
また、「共有された情報が流れずに蓄積され、必要なタイミングですぐにアクセスできるか」もチャットツールを選別するために必要な要素です。つまり、チャットツールには、「コミュニケーションの円滑化」のほかに、「情報の蓄積」と「情報への高いアクセス性」の要素が必要です。
結論、コミュニケーションの円滑化、情報の蓄積、情報への高いアクセス性の3要素を網羅したツールは、誰でも簡単に社内情報を管理でき、目的の情報に瞬時にアクセス可能なStock一択と言えるでしょう。
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。
Stock
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。
Slack
Slackは、メールよりも議論や雑談がしやすく、IT企業を中心に導入されているチャットツールです。
＜Slackのポイント＞
- 途中から参加しても安心
- 通知設定をカスタマイズできる
プロジェクトや会社に途中で参加した社員でも、過去のやりとりを閲覧できます。
メッセージの通知を一切受けないことや、自分宛のメッセージのみを通知する設定が可能です。
＜Slackを使う上で気をつけたい点＞
- 社内情報が流れる
- 多機能ゆえに使いにくい
Slackにはスレッド機能があり、ある程度の情報をまとめることはできますが、社内情報を蓄積して体系的に整理するのには不向きです。
ITリテラシーの低い社員が使いこなすためには、よりシンプルなツールが必要です。
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Google Chat
Google Chatは、リアルタイムに、かつ気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールです。
＜Google Chatのポイント＞
- 他Googleサービスとの連携
- botでさらに便利に
GmailやGoogle カレンダーなど、Google社が提供する他サービスと連携し、より利便性を高められます。
Google Chatのbotを利用すると、タスク管理ができるなどのメリットがあります。
＜Google Chatを使う上で気をつけたい点＞
- 社内情報が流れる
- Google Workspaceへの加入が必須
社内のコミュニケーションの活性化を促す機能が豊富で、社内情報を蓄積して体系的に整理するのには不向きです。
Google Chatの利用は、有料のGoogle Workspaceに登録が必要です。
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Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、会議、チャット、通話、共同作業がすべて一か所で完結するツールです。
＜Microsoft Teamsのポイント＞
- WEBブラウザから利用可能
- 他Microsoftツールと連携できる
専用アプリケーションをインストールしていないデバイスからでも、サービス利用できます。
Word、Excel、PowerPointなどのツールと連携して、より利便性を高められます。
＜Microsoft Teamsを使う上で気をつけたい点＞
- 社内情報が分散する
- 無料プランではサポートがない
チャットとファイルが紐づいていないので情報が分散し、社内情報の蓄積と整理が難しいです。
無料プランではトラブルが発生した場合でも、個別のサポートは受けられません。
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LINE WORKS
LINE WORKSは、業務コミュニケーションのためのビジネス版LINEです。
＜LINE WORKSのポイント＞
- 普段から利用しているサービスなので使いやすい
- スマホからでもパソコンと同様に利用可能
日本のLINE普及率は約90%と言われており、利用のハードルは比較的低いです。
機能の制限などはなく、スマホでもパソコンと同じ機能を使えます。
＜LINE WORKSを使う上で気をつけたい点＞
- 社内情報が流れる
- 情報が分散する
LINEのような円滑なコミュニケーションが取れる一方で、情報の蓄積や体系的な整理には不向きです。
チャットの他にメール機能があり、必要な情報がどこにあるのか探す手間がかかる場合もあります。
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チャットツールでリモートワークを円滑にする方法
チャットツール最大の特徴は、社内コミュニケーションの円滑化ですが、ただツールを導入するだけでは実現しません。以下では、チャットツールでリモートワークを円滑にする3つの方法をご紹介します。
オープンなチャットと個人チャットを使い分ける
チャットツール上でのコミュニケーションでは、個人チャットとオープンなチャットを使い分けると、相手や相談内容に応じた適切なコミュニケーションができます。
社内の誰もが閲覧できるオープンな場所で情報共有すれば、職場でのコミュニケーションに近い環境が生まれます。一方、契約書関連などは、個人チャットで1対1で可能です。
オフラインの職場では、誰かが何気なく話していたことや質問したことは、他の社員にも聞こえている環境でした。そのため、チャットツール上でも同様に、他の社員がいるグループチャット内でテキストを使うと、効果的な情報共有ができます。
このように、共有する情報の内容によって、個人チャットとオープンなグループチャットを適切に使い分けることが必要です。
業務以外の雑談ができる環境を用意する
業務以外で、他の社員とコミュニケーションが取れる「雑談」場所を用意しましょう。雑談は、アイデアを生み出すイノベーティブな行為と言われていますが、リモートワークで雑談の機会は減少しています。
以下は、職場でのコミュニケーションの大まかな3分類です。
- 業務コミュニケーション
- 相談や壁打ち
- 雑談
リモートワークが円滑にいかない原因には (1)業務コミュニケーション しか取れていないことが挙げられます。コミュニケーションが1/3に減少しているので、社員同士で共有される情報も減ります。
チャットで雑談をするのはハードルが高く、社員から率先してすることは期待できません。そのため、チャットツールに雑談できる場所を用意するなどの、仕組み作りが必要です。
情報を分散させない
情報の分散は、業務効率を低下させ、アウトプットの質にも影響を与えかねない問題です。特に、リモートワークでは顕著です。
チャットツールは、円滑なコミュニケーションをメインに設計されているので、情報を集約する機能は不十分なことが多いです。そのため、仕事に必要な情報は社員が、都度ひとつずつ集める必要があり、スムーズな業務ができず時間もかかります。
社内コミュニケーションとしてのチャット機能があり、かつ、必要な情報と紐付けて一元管理できる「Stock」のようなツールが、情報の分散を防ぐのには最適です。
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リモートワークに必須なチャットツール まとめ
これまで、チャットツールの選別ポイントや、リモートワークを効率化する便利なツールを中心にご紹介してきました。以下は、チャットツールでリモートワークを円滑にする方法です。
- オープンなチャットでコミュニケーションを取る
- 業務以外の雑談ができる環境を用意する
- 情報を分散させない
リモートワークで必要なコミュニケーションは、職場とのコミュニケーションとほとんど違いはありません。そのため、業務に関するコミュニケーションのみになりがちなリモートワークでは、意識的に雑談する場所を設けるなどの工夫が、円滑なコミュニケーションに有効です。
また、雑談を含めたすべての情報は、直接的でなくても企業の利益に繋がる可能性のある情報なので、一か所にまとめておく必要があります。体系的に管理しておけば、情報が必要なタイミングで簡単に欲しい情報を見つけられます。
今回ご紹介したStockはチャットと業務情報を紐付けて一元管理し、コミュニケーションも活性化するツールです。
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、情報管理と社内コミュニケーションを活性化させ、業務効率化を実現しましょう。
