在宅勤務やサテライトオフィス(企業の本社や本拠地から離れた場所に設置される規模の小さいワーキングスペース)の普及に伴い、リモートワークが推奨されるなか、社員のコミュニケーションの課題を解決するためチャットツールを導入する企業が増えています。
 
チャットツールは複数人での情報共有に特化しているので、リモートワークなどでチームメンバーが社内にいない場合でも、会話するようにコミュニケーションを行えます。
 
一方で、チャットでのコミュニケーションに苦戦し、ニュアンスの食い違いなどによって相手に不快感を与えてしまう懸念から、チャットに苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回はリモートワークで人間関係を悪化させない方法4選とおすすめのチャットツール5選をご紹介します。
 
  • チャット上でのコミュニケーションに課題を感じている
  • 社員の働き方に合ったツールで業務の効率化を実現したい
  • リモートワークでもコミュニケーションが活発になるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、リモートワークでも人間関係を悪化させない方法で社員同士のコミュニケーションの活性化を実現できます。


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リモートワークで人間関係を悪化させない方法4選

以下では、リモートワークで人間関係を悪化させない方法を4つご紹介します。
 
リモートワークではオンライン上で業務やコミュニケーションが完結するので、ルール化や管理が明確にされていないと、「業務の非効率化」、「人間関係の悪化」に繋がる可能性もあります。

オープンなチャットと個人チャットを使い分ける

チャットツール上でのコミュニケーションでは、個人チャットとオープンなチャットを使い分けると、相手や相談内容に応じた適切なコミュニケーションができます。
 
オープンなチャットやグループチャットが適切に分けられていないと、人によっては自身に関係のないメッセージでチャットが溢れて「必要な内容が見当たらない」、「振り返りが面倒」になりチャットに煩わしさを感じてしまう可能性もあります。
 
たとえば、個人的な内容や書類関係は個人チャットで行う、プロジェクトに参加しているメンバーでグループチャットを随時作成するなど、必要に応じてチャットメンバーを設定すると不必要なメッセージを避けられます。
 
このように、共有する情報の内容によって、個人チャットとオープンなグループチャットの適切な使い分けが必要です。

業務以外の雑談ができる環境を用意する

業務以外で、ほかの社員とコミュニケーションが取れる「雑談」場所を用意しましょう。雑談は、アイデアを生み出す革新的な行為と言われていますが、リモートワークでは対面よりも雑談の機会が減少してしまいます。
 
以下は、職場でのコミュニケーションの大まかな3分類です。
 
  • 業務コミュニケーション
  • 相談や壁打ち
  • 雑談
リモートワークが円滑にいかない原因にはコミュニケーションが「業務コミュニケーション」しか取れていない点が挙げられます。「相談や壁打ち」、「雑談」などのコミュニケーションによるアイデア創出の場やストレス解消の場がなければ、思考を整理する機会がなくなってしまい、社員同士で共有される情報量や社員の気持ちの余裕も減少します。
 
チャットで雑談をするのはハードルが高く、社員が率先して利用する可能性は期待できません。そのため、チャットツールに雑談できる場所を用意するなどの、仕組み作りが必要です。

情報を分散させない

リモートワークでは、情報が分散されているとスムーズなコミュニケーションに繋がらない可能性もあります。
 
チャットツールは、円滑なコミュニケーションをメインに設計されているので、情報を集約する機能は不十分である場合が多いです。そのため、仕事に必要な情報は社員が都度ひとつずつ集める必要があり、無駄に時間がかかってしまうのです。
 
また、チャットはテキストベースなので「〇日に△△さんが送信していたA社の資料が~」のようなメッセージであると、チャットをしながらその資料を探すため別のチャットを開くなど画面の横断が発生し非効率です。
 
したがって、コミュニケーションとしてのチャット機能かつ、必要な情報と紐付けて一元管理できるツールであると情報の分散を防げるのでスムーズなコミュニケーションに繋がります。

絵文字や記号を使う

状況にあわせて適宜絵文字や記号の使用を心がけましょう。
 
チャットは対面でのコミュニケーションに比べ表情やボディランゲージがなく、微妙なニュアンスが伝わりづらいので、食い違いから人間関係を悪化させる可能性もあります。テキストだけだと、冷たく感じ取ってしまう人も多いので、「書き言葉」でなく「話し言葉」である意識が重要です。
 
たとえば「よろしくお願いします。」だけであると淡々と無表情で話しているイメージを持ちかねません。そのため、「!」をつけると元気な印象、お辞儀マークであれば丁寧な印象など絵文字や記号によって話す際の微妙なニュアンスを付加できます。
 
テキスト情報だけでは伝わらない情報もあるので、仕事だからと固くならずニュアンスを付加するという目的のため、状況に応じて適切に絵文字や記号を使用しましょう。
 
関連記事: ビジネスチャットのメリットとデメリットは?チャットの問題点を解消するツールも紹介!


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リモートワークに最適なチャットツールの選別ポイント

以下では、自社に最適なチャットツールを選ぶための選別ポイントをご紹介します。最適なツールで自社のリモートワークをスムーズに行いましょう。

必要な機能が過不足なく揃っているか

自社の課題解決に必要な機能が過不足なくチャットツールに搭載されているかを確認しましょう。
 
チャットツールはチャットだけでなく、タスクやファイルの管理や音声・ビデオ通話などツールによって搭載している機能や特徴に違いがあります。そのため、自社が必要とする機能を明確にして、確実にカバーできるツールを検討しましょう。
 
一方で、「機能不足がないこと」だけを意識して検討すると、必要以上の機能を持つ多機能なチャットツールを選びがちです。しかし。多機能なチャットツールは、社員が活用できるまで時間がかかり、ITリテラシーの異なる社内には浸透しないという課題があります。
 
したがって、チャットツールは、自社に必要な機能を基準に過不足がないツールであるかを重視して選別しましょう。

大切な社内情報が流れないか

情報が流れてしまうのを防止するチャットツールが必要です。
 
チャットツールでやりとりされる会話は、企業の利益に繋がる情報のひとつであり、蓄積されるべき重要な経営資源だからです。
 
そのため、社内情報をオープンにしての共有は重要ですが、一度共有した情報が流れてしまうのは「まったく情報共有をしていない状態」とほとんど変わりません。
 
情報は社内で蓄積・活用されるとさまざまな事業に役立つので、社内情報が流れないチャットツールであるかに着目して検討しましょう。

必要な情報にすぐにアクセスできるか

目的の情報へ瞬時にアクセス可能だと、社内情報を活用した営業活動を展開できます。
 
社内情報を参照したいタイミングは、目の前に早急に解決すべき課題があるケースなどです。そのため、効率的に課題を処理するには、「できる限り少ない工数で欲しい情報にたどり着くこと」が必須です。
 
また、「情報の蓄積」「アクセス性の良さ」を両立すると、価値のある経営資源になります。蓄積した情報に瞬時にアクセスできれば、目の前の課題へ迅速に対応可能となるのです。
 
課題を早い段階で解決し深刻な問題の予防をするためにも、ツールの検索性やアクセス性、情報を見やすく整理可能なツールであるかの確認が重要です。


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関連記事: 【2020年最新版】ビジネスチャットおすすめ7選!各ツールの特徴をご紹介

リモートワークをスムーズに行えるおすすめチャットツール5選

以下では、リモートワークに必須のおすすめチャットツールを5つご紹介します。
 
チャットツールはチャット以外にファイルやタスクの共有・管理などの機能があり、リモートワークで社内や同じ場所にいない場合でもスムーズなやりとりを可能にします。
 
一方で、チャットツールはツールの性質上共有された情報が縦に流れて、必要な情報にすぐにアクセスできない、といった課題もあります。社内にいない場合でも円滑な情報共有を行うには、共有された情報が流れずに蓄積され、必要なタイミングですぐにアクセスできるツールが必要です。
 
そのため、誰でも簡単に社内情報を管理でき、目的の情報に瞬時にアクセス可能な「Stock」が最適です。
 
Stockはチャットにノートを紐付けて管理できるので、チャットツールのように情報が流れません。また、チャットの内容だけでなく、ツール内のあらゆる情報を一括検索できるので該当の情報へ素早くアクセスできます。

【Stock】チームの情報を確実にストックできるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Slack】他サービスと豊富な連携ができるツール

Slackのトップページ

<Slackの特徴>

  • 他サービスとの連携が豊富
  • タスク管理ツールやスケジュール管理ツールなど他のツールとの連携ができます。
     
  • 途中から参加しても安心
  • プロジェクトや会社に途中で参加した社員でも、過去のやりとりを閲覧できます。

<Slackの注意点>

  • 重要な情報が流れていってしまう
  • Slackにはスレッド機能があり、ある程度の情報をまとめるのはできますが、社内情報を蓄積して体系的に整理するのには不向きです。
     
  • ストック情報を管理できない
  • フロー情報を扱うツールなので、タスクやストック情報の管理には他の情報管理ツールが必要です。

<Slackの料金体系>

  • フリー: ¥0/月
  • プロ: 1ユーザーあたり ¥960/月
  • ビジネスプラス: 1ユーザーあたり ¥1,800/月
  • Enterprise Grid: 要問い合わせ


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【Google Workspace】気軽にコミュニケーションが取れるチャットツール

Google Workspace

<Google Workspaceの特徴>

  • Googleの機能を利用できる
  • Chatをはじめ、ビジネス用カスタムメールやGmail、ドライブ、Meet、カレンダー、ドキュメント、フォーム、スプレッドシート、スライド、サイトなどGoogleが運営する多くの機能を利用できます。
     
  • botでさらに便利に
  • Google Chatのbotを利用すると、タスク管理ができるなどのメリットがあります。

<Google Workspaceの注意点>

  • 社内情報が流れる
  • 社内のコミュニケーションの活性化を促す機能が豊富で、社内情報を蓄積して体系的に整理するのには不向きです。
     
  • Google Workspaceへの加入が必須
  • Google Chatの利用は、有料のGoogle Workspaceに登録が必要です。

Google Workspaceの料金

  • Business Starter: 1ユーザーあたり ¥680/月
  • Business Standard: 1ユーザーあたり ¥1,360/月
  • Business Plus: 1ユーザーあたり ¥2,040/月


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【Microsoft Teams】会議から共同作業まですべて一か所で完結するツール

Microsoft Teams

<Microsoft Teamsの特徴>

  • WEBブラウザから利用可能
  • 専用アプリケーションをインストールしていないデバイスからでも、サービス利用できます。
     
  • リモートに適応
  • ビデオ会議機能が備わっているため、オンラインミーティングにも最適です。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • 社内情報が分散する
  • チャットとファイルが紐づいていないので情報が分散し、社内情報の蓄積と整理が難しいです。
     
  • 無料プランではサポートがない
  • 無料プランではトラブルが発生した場合でも、個別のサポートは受けられません。

<Microsoft Teamsの料金>

  • Microsoft Teams 1ユーザーあたり ¥0/月
  • Microsoft 365 Business Basic(Microsoft Teams含む)1ユーザーあたり ¥540/月
  • Microsoft 365 Business Standard(Microsoft Teams含む)1ユーザーあたり ¥1,360/月
無料プランでは音声・ビデオ通話機能、チャットやファイル管理といった機能が使えます。一方有料プランでは、Microsoft365と連動すると利用できるサービスが増加します。
 


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【LINEWORKS】業務コミュニケーションのためのビジネス版LINE

LINEWORKS

<LINEWORKSの特徴>

  • SNSに特化
  • 日本のLINE普及率は約90%と言われており、利用のハードルは比較的低いです。そのため、コミュニケーションのとりやすさは社内SNSアプリの中でも高いです。反面、プライベートと混同しやすいという点があります。
     
  • 高レベルのセキュリティ
  • 情報セキュリティマネジメントシステムの完全性と正当性を証明するために、第三者機関の監査を受け、ISO27001、27017、27018やSOC2/3の国際認証を取得しています。ほかにも、SOC2およびSOC3報告書において高いセキュリティ水準のサービス提供が行われています。

<LINEWORKSの注意点>

  • 返信の保留ができない
  • プライベートで利用できるLINEと同様に既読機能があるので、既読をつけた場合「返信しなくてはいけない」というプレッシャーがかかる可能性があります。
     
  • プロジェクト管理には不向き
  • チャンネルを分けができなく重要な情報がチャット上で流れてしまうので、プロジェクトの管理やタスク管理を行うには不向きです。

<LINEWORKSの料金体系>

  • フリー: 1ユーザーあたり ¥0/月
  • スタンダード: 1ユーザーあたり ¥450/月(年額契約)
  • アドバンスト: 1ユーザーあたり ¥800/月(年額契約)


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リモートワークに最適なチャットツールのまとめ

これまで、リモートワークで人間関係を悪化させない方法やチャットツールの選別ポイント、おすすめチャットツールをご紹介してきました。リモートワークで人間関係を悪化させない方法は以下になります。
 
  • オープンなチャットと個人チャットを使い分ける
  • 業務以外の雑談ができる環境を用意する
  • 情報を分散させない
  • 絵文字や記号を使う
また、雑談を含めたすべての情報は、直接的でなくても企業の利益に繋がる可能性のある情報なので、一か所にまとめておく必要があります。体系的に管理しておけば、情報が必要なタイミングで簡単に欲しい情報を見つけられます。
 
そのため、「情報がすべて一元管理でき、説明なしでも使えるような簡単なツール」であると、リモートワークでも安心してツールを利用できます。
 
今回ご紹介したStockはシンプルな操作性で説明なしでも直感的に利用でき、コミュニケーションも活性化するツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、情報管理と社内コミュニケーションを活性化させ、業務効率化を実現しましょう。
 
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