テレワークで働き方が多様化した昨今、情報共有の手段として「グループチャット」を導入し、社内コミュニケーションの円滑化を行っている企業が増えています。
 
グループチャットは複数人とのやりとりが簡単にできる情報共有ツールです。また、チャット上でミーティングも行えるので、社内にメンバーがいない場合や会議室が空いていない状況でも個人のデスクですぐにミーティングをはじめられます。
 
一方で、グループチャットで簡単にコミュニケーションを行いたいと考えていても、グループチャットのマナーがわからなく、なかなか情報発信できないと悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、 ビジネスにおけるグループチャットの7つのルール・マナーとおすすめのグループチャットをご紹介します。
 
  • マナーやルールを知らずに情報発信して、トラブルになりたくない
  • 社員のグループチャットの利用方法に課題があるので、改善の糸口を見つけたい
  • グループチャットのデメリットをカバーする、おすすめのツールを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、グループチャットを利用する際のマナーが把握でき、仕事の効率化や生産性の向上にも繋げられます。


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ビジネスにおけるグループチャットの7つのルール・マナー

メールにマナーがあるように、グループチャットにもいくつかルール・マナーがあります。以下では、グループチャットを利用する上で知っておきたい7つのルール・マナーをご紹介します。

時候の挨拶は不要

グループチャットでは、メールのような定型的な挨拶は不要です。
 
メールのビジネスマナーをグループチャットに転用すると、「スムーズな情報共有ができる」というメリットがなくなってしまいます。
 
たとえば、定型的な挨拶には「お疲れ様です」「お忙しいところ大変恐縮ですが」などがあります。しかし、ひとつひとつのメッセージに挨拶を書くのは非効率で、内容に直接関係のない文章は、受け手のスムーズな理解を妨げるので不要です。
 
そのため、上司や社外の担当者などには「チャットを開始する際のみ簡単な挨拶をする」、メンバーには「挨拶は不要で要件のみ述べる」など状況により使い分けましょう。

結論から書く

グループチャットでコミュニケーションを取る場合には、結論から簡潔に書くのが基本です。実際、理由を先に説明するビジネスマンが多く、何度も確認のやりとりが必要なケースもあります。
 
コミュニケーションの際には、PREP法を意識してメッセージを作成しましょう。PREP法は文章の構成を、以下の4つの要素で組み立てるフレームワークです。
 
  • Point(結論)
  • Reason(理由)
  • Example(具体例)
  • Point(結論)
また、相手にどのようなアクションを求めるのかを明示しておきましょう。質問なのか、相談なのか、共有なのかを端的に伝えると、受け手は具体的に何をすれば良いのか瞬時に理解できます。

ビジネスにふさわしい表現で書く

グループチャットは、あくまでもビジネス上のコミュニケーションなので、どのような相手に対しても言葉遣いに注意しましょう。
 
グループチャットでは、相手の顔が見えないので言葉遣いが乱れがちです。しかし、業務で何らかのトラブルが発生した際に、上司や監査部がチャットのログを確認する可能性があります。
 
また、グループチャットは気軽にやりとりができるので、相手との距離感がわかりにくくなり、馴れ馴れしく接してしまうとトラブルになる場合もあります。
 
そのため、プライベートとビジネスを混同せず、誰に対しても丁寧な言葉遣いでコミュニケーションを取りましょう。

早めの返信を心がける

自分宛のメッセージには、可能な限り早めに返信をしましょう。スピーディーな返信は、送り手の円滑な業務を助け、信頼の獲得にも繋がります。
 
すぐに返信ができない場合には、「〇〇時までに確認して、返信します」など、いつまでに対応可能かを提示しましょう。返信がいつくるか分からない状態は、業務の遅延に繋がる可能性があります。
 
また、送り手がリアクションを求めている場合には、リアクション機能のスタンプで簡易的な意思表示をする方法もあります。

相手からの早めの返信を求めない

自分へのメッセージは早急に返信する必要がある一方で、メッセージの送信相手に、必要以上に早い返信を求めるのは避けましょう。
 
過度にクイックレスポンスを要求すると、相手はコミュニケーションにストレスを感じ、チャット疲れや情報共有の鈍化を引き起こします。
 
グループチャットは非同期型と呼ばれるコミュニケーションの一種で、各々の都合の良い時間に返答ができるのが本来のメリットです。そのため、相手の状況が確認しにくいリモートワーク環境では、「相手は忙しい状況だから返信が遅れている」と考えましょう。
 
どうしても早めに返信が欲しい場合には、いつまでに連絡が欲しいかを提示し、余裕を持って連絡をする必要があります。

送信する時間を考慮する

グループチャットでは気軽にメッセージを送信できますが、常に利用する時間を考えましょう。社員の業務とプライベートの時間を明確に分けるためです。
 
また、「返信は明日でも大丈夫です」と書き添える場合もありますが、メッセージには迅速な対応が期待されています。そのため、「早く対応しなくてはいけない」とプレッシャーを与える可能性があります。
 
したがって、メッセージの送信者は、可能な限り業務時間内に余裕を持って連絡をしましょう。

適切な場所にメッセージを送る

メッセージを送る場合には、メッセージの内容にふさわしい場所に送信しましょう。送信場所を意識しないと、目的のメッセージを無数のチャットのなかから探す必要が生じてしまいます。
 
たとえば、議事録のチャットルームで生産管理についての議論をするのは、情報が錯綜しどの話題について話しているか分からなるので相応しくありません。
 
情報が散らばってしまう状態を防ぐには、別のグループを作ったり、案件やプロジェクトごとに異なるテーマでチャットが進められるような機能が備わっているツールを使ったりする必要があります。
 
情報が錯綜する状態を防ぐツールの例として、「Stock」ではノートごとにチャットが紐づいているので、情報の一元管理をしながら素早いアクセスに繋がります。


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関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!

おすすめのグループチャットツール比較6選

以下では、おすすめのグループチャットツールを6つご紹介します。
 
グループチャットは、メールとは異なり複数のメンバーとのコミュニケーションに適しており、同じ場所や社内にいないメンバーとも会話するように素早いやりとりが可能です。
 
一方で、グループチャットの「スピーディーなコミュニケーションが取れる」というメリットは、同時に情報が流れてしまうデメリットにもなり得ます。チャットが流れると、情報の分散に繋がり、欲しい情報にすぐにアクセスできなくなる事態を招きます。
 
したがって、必要な情報に素早くたどり着くには情報を確実に蓄積し、目的の情報にすぐにアクセス可能な「Stock」が最適です。
 
Stockはプロジェクトや案件に紐付く形でチャットを管理できるので、該当の情報にスピーディーにたどり着けます。また、シンプルな操作で直感的に利用でき、実際に非IT企業を含む100,000社以上で導入され、業界・業種問わず定評があります。

【Stock】チームの情報を簡単に蓄積できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【Slack】他サービスとの連携が豊富なビジネスチャットツール

Slackのトップページ

<Slackの特徴>

  • あとから参加してもログを確認できる
  • グループチャット機能のチャンネルに、あとから参加した人でも過去のやりとりを確認できます。
     
  • 通知を細かく設定できる
  • メッセージが共有された通知を一切受け付けない設定や、自分宛のメッセージのみ通知するなどの設定が可能です。

<Slackの注意点>

  • 重要な情報が流れてしまう
  • Slackは円滑なコミュニケーションに特化したグループチャットなので、社内の情報を蓄積して整理するのには不向きです。
     
  • ビデオ通話できる人数に制限がある
  • 無料プランでは個人間のみ、有料プランでも15人までしかビデオ通話に参加できません。

<Slackの料金体系>

  • フリー: ¥0/月
  • プロ: 1ユーザーあたり ¥960/月
  • ビジネスプラス: 1ユーザーあたり ¥1,800/月
  • Enterprise Grid: 要問い合わせ


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【Google Workspace】柔軟かつ効果的にコミュニケーションが取れるツール

Google Workspace

<Google Workspaceの特徴>

  • チャット以外にも多数のGoogleの機能
  • Google Chatをはじめ、ビジネス用カスタムメールやGmail、Meet、ドライブ、カレンダー、ドキュメント、スライド、スプレッドシート、フォーム、サイトなどの機能を利用できます。
     
  • botが利用できる
  • Google Chatのbotを利用すると、タスク管理ができます。

<Google Workspaceの注意点>

  • 情報が流れてしまう
  • Google Chatは、緊急の連絡や簡易的な伝達を目的とするツールなので、社内の情報を蓄積して整理するのには不向きです。
     
  • Google Workspace(有料)に登録が必要
  • Google Chatは、グループウェアアプリのGoogle Workspace専用アプリなので、無料では利用できません。

Google Workspaceの料金

  • Business Starter: 1ユーザーあたり ¥680/月
  • Business Standard: 1ユーザーあたり ¥1,360/月
  • Business Plus: 1ユーザーあたり ¥2,040/月


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【Microsoft Teams】コミュニケーションを一元化できるツール

Microsoft Teams

<Microsoft Teamsの特徴>

  • Microsoft社製のビジネスチャットツール
  • 会議、チャット、通話、共同作業がひとつのアプリで行えます。WordやExcelなどのMicrosoftツールを、Teams上で編集して送信できます。
     
  • ブラウザからも利用可能
  • アプリケーションをダウンロードしていないデバイスでも、ブラウザから利用できます。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • 情報が分散してしまう
  • チャットとファイル管理が分かれているので情報が分散してしまい、社内の情報を蓄積して整理するのには不向きです。
     
  • 無料ではサポートを受けられない
  • 無料プランでは、電話・WEBでのサポートを受けられません。

<Microsoft Teamsの料金>

  • Microsoft Teams: 1ユーザーあたり ¥0/月
  • Microsoft 365 Business Basic(Microsoft Teams含む):1ユーザーあたり ¥540/月
  • Microsoft 365 Business Standard(Microsoft Teams含む):1ユーザーあたり ¥1,360/月


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【Chatwork】チャットに特化したコミュニケーションツール

Chatwork

<Chatworkの特徴>

  • ビジネスに適した4つの機能
  • チャットだけでなく、タスクやファイル管理、ビデオ/音声通話の機能が備わっています。また、チャットとタスク・ファイル管理は同じ画面上でできます。
     
  • 簡単なコミュニケーション
  • コミュニケーションがチャットで素早くできるのはもちろん、スタンプ機能などを効果的に用いると社内コミュニケーションが活性化されます。

<Chatworkの注意点>

  • チャットの管理ができない
  • プロジェクトや案件ごとにグループチャットの管理ができないので注意が必要です。また、縦に並ぶ形でトークルームが表示されるためプロジェクトが増加するにつれ管理が困難になります。
     
  • アカウントの横断が発生する
  • 無料プランの場合、グループチャットの数が7つまでです。そのため新しくグループチャットを利用したい場合、有料プランへの移行か新しいアカウントを発行しなければなりません。

<Chatworkの料金体系>

  • フリー: 1ユーザーあたり ¥0/月
  • ビジネス: 1ユーザーあたり ¥500/月(年間契約) ¥600/月(月間契約)
  • エンタープライズ: 1ユーザーあたり ¥800/月(年間契約) ¥960/月(月間契約)


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【TalkNote】社内コミュニケーションを集約するチャットツール

TalkNote

<TalkNoteの特徴>

  • メッセージ・スタンプ機能
  • スタンプを送信できるので、素早いコミュニケーションが可能になります。また、既存のスタンプ以外に自社専用のオリジナルスタンプも作成できます。
     
  • メンションできる
  • 任意メンバーに「メンション」すると投稿やコメントを通知できます。

<TalkNoteの注意点>

  • 具体的な料金は問い合わせが必要
  • 利用料金については、Talknoteに問い合わせる必要があります。
     
  • カスタマイズできない
  • 他のツールのように自由なカスタマイズができないので自社の運用フローをツールに合わせる必要があります。

TalkNoteの料金

  • 要問い合わせ


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おすすめのグループチャットの比較表

おすすめのグループチャット6選の比較表は以下の通りです。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock Slack Google Workspace Microsoft Teams Chatwork TalkNote
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
コミュニケーションを活発にするチャットツール
Googleの他サービスと連携できるチャットツール
Microsoftツールと連携可能なツール
チャットに特化したコミュニケーションツール
社内コミュニケーションを集約するチャットツール
プラン別料金
・無料
・有料プランでもひとり当たり月324円〜
フリー: ¥0/月
プロ: 1ユーザーあたり ¥960/月
ビジネスプラス: 1ユーザーあたり ¥1,800/月
Enterprise Grid: 要問い合わせ
Business Starter: 1ユーザーあたり ¥680/月
Business Standard: 1ユーザーあたり ¥1,360/月
Business Plus: 1ユーザーあたり ¥2,040/月
Microsoft Teams: 1ユーザーあたり ¥0/月
Microsoft 365 Business Basic: 1ユーザーあたり ¥540/月
Microsoft 365 Business Standard: 1ユーザーあたり ¥1,360/月
フリー: 1ユーザーあたり ¥0/月
ビジネス: 1ユーザーあたり
 ¥500/月(年間契約) ¥600/月(月間契約)
エンタープライズ: 1ユーザーあたり
 ¥800/月(年間契約) ¥960/月(月間契約)
要問い合わせ


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グループチャットツールでのマナー まとめ

これまで、以下のグループチャットを使う上で知っておくべき7つのルール・マナーやおすすめのグループチャットをご紹介してきました。
 
グループチャットのルール・マナーに沿って利用していくと、情報の錯綜や齟齬などを避けられ、効率的で信頼性の高いコミュニケーションを実現できます。
 
一方で、グループチャットには情報が流れやすく、目的の情報にアクセスしにくいというデメリットがあります。運用上の工夫で改善できる可能性はありますが、あくまでも対処療法です。そのため、根本的に解決するには「メッセージを含む社内情報を確実に蓄積し、アクセスしやすいように管理できるツール」が必要です。
 
今回ご紹介したは、情報を確実にストックし、必要な情報にすぐアクセスできる高い検索性を持つツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」で社内の円滑なコミュニケーションと業務効率化、生産性向上を同時に実現しましょう。
 
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