テレワークの普及に伴い、情報共有の手段として「グループチャット」を導入する企業が増えています。
 
グループチャットはメールと違い、スピーディーなコミュニケーションを前提としており、気軽に情報共有できるメリットがあります。
 
一方で、グループチャットには独自のマナーがあり、「グループチャットのマナーが分からないので、なかなか情報発信できない」とお悩みの方が多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、グループチャットで守るべきマナー7選を中心にご紹介します。
 
  • マナーを知らずに情報発信して、恥ずかしい思いをしたくない
  • 社員のグループチャットの利用方法に課題があるので、改善の糸口を見つけたい
  • グループチャットのデメリットをカバーする、おすすめのツールを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、グループチャットを利用する際のマナーが把握でき、仕事の効率化や生産性の向上にも繋げられます。
 


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覚えておきたい!グループチャットの7つのマナー

メールにマナーがあるように、グループチャットにもいくつかマナーがあります。以下は、グループチャットを利用する上で知っておきたい7つのマナーです。

時候の挨拶は不要

グループチャットでは、メールのような定型的な挨拶は不要です。メールのビジネスマナーをグループチャットに転用すると、「スムーズな情報共有ができる」というメリットがなくなってしまいます。
 
例えば、定型的な挨拶には「お疲れ様です」「お忙しいところ大変恐縮ですが」などがあります。しかし、ひとつひとつのメッセージに挨拶を書くのは非効率で、内容に直接関係のない文章は、受け手のスムーズな理解を妨げるので不要です。

結論から書く

グループチャットでコミュニケーションを取る場合には、結論から簡潔に書くのが基本です。実際、理由を先に説明するビジネスマンが多く、何度も確認のやりとりが必要なケースがあります。
 
コミュニケーションの際には、PREP法を意識してメッセージを作成しましょう。PREP法は文章の構成を、以下の4つの要素で組み立てるフレームワークです。
 
  • Point(結論)
  • Reason(理由)
  • Example(具体例)
  • Point(結論)
また、相手にどのようなアクションを求めるのかを明示しておきましょう。質問なのか、相談なのか、共有なのかを端的に伝えることで、受け手は具体的に何をすれば良いのか瞬時に理解できます。

ビジネスにふさわしい表現で書く

グループチャットは、あくまでもビジネス上のコミュニケーションなので、どのような相手に対しても言葉遣いに注意しましょう。
 
グループチャットでは、相手の顔が見えないので言葉遣いが乱れがちです。しかし、業務で何らかのトラブルが発生した際に、上司や監査部がチャットのログを確認する可能性があります。
 
また、グループチャットは気軽にやりとりができるので、相手との距離感がわかりにくくなり、馴れ馴れしく接してしまうとトラブルになる場合もあります。
 
そのため、プライベートとビジネスを混同せず、誰に対しても丁寧な言葉遣いでコミュニケーションを取りましょう。

早めの返信を心がける

自分宛のメッセージには、可能な限り早めに返信をしましょう。スピーディーな返信は、送り手の円滑な業務を助け、信頼を得ることにも繋がります。
 
すぐに返信ができない場合には、「〇〇時までに確認して、返信します」など、いつまでに対応可能かを提示しましょう。返信がいつくるか分からない状態は、業務の遅延に繋がる可能性があります。
 
また、送り手がリアクションを求めている場合には、リアクション機能のスタンプで簡易的な意思表示をする方法もあります。

相手からの早めの返信を求めない

自分へのメッセージは早急に返信する必要がある一方で、メッセージの送信相手に、必要以上に早い返信を求めるのは避けましょう。
 
過度にクイックレスポンスを要求すると、相手はコミュニケーションにストレスを感じ、チャット疲れや情報共有の鈍化を引き起こします。
 
グループチャットは非同期型と呼ばれるコミュニケーションの一種で、各々の都合の良い時間に返答ができるのが本来のメリットです。そのため、相手の状況が確認しにくいリモートワーク環境では、「相手は忙しい状況だから返信が遅れている」と考えましょう。
 
どうしても早めに返信が欲しい場合には、いつまでに連絡が欲しいかを提示し、余裕を持って連絡をする必要があります。

送信する時間を考慮する

グループチャットでは気軽にメッセージを送信できますが、常に利用する時間を考えましょう。社員の業務とプライベートの時間を明確に分けるためです。
 
また、「返信は明日でも大丈夫です」と書き添える場合もありますが、メッセージには迅速な対応が期待されています。そのため、「早く対応しなくてはいけない」とプレッシャーを与える可能性があります。
 
そのため、メッセージの送信者は、可能な限り業務時間内に余裕を持って連絡をしましょう。

適切な場所にメッセージを送る

メッセージを送る場合には、メッセージの内容にふさわしい場所に送信しましょう。送信場所を意識しないと、目的のメッセージを無数のチャットのなかから探すことになります。
 
例えば、議事録のチャットルームで生産管理についての議論をするのは相応しくありません。情報が錯綜し、どの話題について話しているか分からなくなります。
 
情報が散らばってしまう状態を防ぐには、別のグループを作ったり、案件やプロジェクトごとに異なるテーマでチャットが進められるような機能が備わっているツールを使ったりする必要があります。
 
今回ご紹介するツールのひとつである「Stock」では、ノートごとにチャットが紐づいているので、情報が入り乱れることなく議論を交わせます。


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業務効率化を実現するグループチャットツールの特徴

これまで、社員の視点から、グループチャットで守るべきマナーをご紹介しました。
 
以下では、マネジメント側の視点から、グループチャットで業務効率化を実現するために必要なツールの特徴をご紹介します。

大切な情報が流れない

グループチャット最大のデメリットは、共有した情報が流れることです。大切な社内情報が流れると、業務に必要な情報へすぐにアクセスできません。
 
情報が流れてしまうと、メッセージを含めたすべての情報の分散が起こります。そして、必要な情報を探すのにチャットを遡る必要があるので、その度に情報を探す、という手間が発生してしまいます。
 
また、情報の抜け漏れが大きなミスに発展する可能性もあります。つまり、グループチャットには、情報を一箇所に蓄積し、体系的に整理する機能が必要不可欠です。

欲しい情報にすぐアクセスできる

業務効率化を実現するためには、欲しい情報がすぐに発見できような高いアクセス性が必要です。
 
ビジネスマンは1日に約20分、年間約80時間を資料探しに費やしていると言われています。探しものに費やす時間をできる限り少なくすれば、空いた時間を他の業務に充てられるので、社内全体の生産性を高められます。
 
高いアクセス性を持つグループチャットを利用するだけで、業務効率化生産性向上を同時に実現できるのであれば、積極的に導入すべきと言えます。

誰でも簡単に活用できる

大切な情報が流れない、かつ高いアクセス性があるグループチャットを導入しても、誰でも簡単に活用できるほどシンプルでなければ意味がありません。
 
実際にグループチャットを利用して業務を進めるのは、ITリテラシーの異なる大勢の社員です。しかし、ITリテラシーに関係なく情報共有は必要なので、全員が同じように使いこなせるのが最低条件です。
 
社内で利用が定着しないツールは業務効率を低下させ、余計なストレスの原因になります。そのため、ITに詳しくない社員でも、導入した日から使いこなせるほどシンプルなグループチャットを導入しましょう。


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グループチャットツール比較4選

おすすめのグループチャット4選の比較表は以下の通りです。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock Slack Google Chat Microsoft Teams
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
コミュニケーションを活発にするチャットツール
Googleの他サービスと連携できるチャットツール
Microsoftツールと連携可能なツール
プラン別料金
・無料
・有料プランでもひとり当たり月324円〜
・フリー
・ プロ(¥960/1ユーザ/月)
・ビジネスプラス(¥1,800/1ユーザ/月)
・Enterprise Grid (要問い合わせ)
・Business Starter(¥680/1ユーザ/月)
・Business Standard(¥1,360/1ユーザ/月)
・Business Plus(¥2,040/1ユーザ/月)
・Enterprise(要問い合わせ)
※Google Workspaceの利用料金
・無料
・Microsoft 365 Business Basic(¥540/1ユーザ/月)
・Microsoft 365 Business Standard(¥1,360/1ユーザ/月)
※法人向けの利用料金
グループチャットの「スピーディーなコミュニケーションが取れる」というメリットは、同時に情報が流れてしまうデメリットにもなり得ます。情報が流れてしまうことは、情報の分散に繋がり、欲しい情報にすぐにアクセスできなくなる事態を招きます。
 
そのため、グループチャットのメリットを残しながら、デメリットをカバーするようなツールが必要です。
 
結論、誰でも簡単に活用でき、グループチャットのデメリットを補完するツールは、情報を確実に蓄積し、目的の情報にすぐにアクセス可能なStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のツールであり、業界・業種問わず定評があります。

Stock

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務に取り組めます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

Slack

Slackのトップページ

Slackは、Slackは、社内のコミュニケーションを活発にするビジネス用のメッセージングツールです。

<Slackのポイント>

  1. あとから参加してもログを確認できる
  2. グループチャット機能のチャンネルに、あとから参加した人でも過去のやりとりを確認できます。
  3. 通知を細かく設定できる
  4. メッセージが共有された通知を一切受け付けない設定や、自分宛のメッセージのみ通知するなどの設定が可能です。

<Slackを使う上で気をつけたい点>

  1. 情報が流れてしまう
  2. Slackは円滑なコミュニケーションに特化したグループチャットなので、社内の情報を蓄積して整理するのには不向きです。
  3. ビデオ通話できる人数に制限がある
  4. 無料プランでは個人間のみ、有料プランでも15人までしかビデオ通話に参加できません。
 


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Google Chat

Google Chatのトップページ

Google Chatは、どこからでも柔軟かつ効果的にコミュニケーションが取れるツールです。

<Google Chatのポイント>

  1. 他ツールとの連携
  2. 多くの情報を管理するGmailと連携すれば、シーンによって使い分けができます。
  3. botが利用できる
  4. Google Chatのbotを利用すると、タスク管理ができます。

<Google Chatを使う上で気をつけたい点>

  1. 情報が流れてしまう
  2. Google Chatは、緊急の連絡や簡易的な伝達を目的とするツールなので、社内の情報を蓄積して整理するのには不向きです。
  3. Google Workspace(有料)に登録が必要
  4. Google Chatは、グループウェアアプリのGoogle Workspace専用アプリなので、無料では利用できません。
 


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Microsoft Teams

Microsoft Teamsのトップページ

Microsoft Teamsは、会議、チャット、通話、共同作業がすべて一か所で完結するツールです。

<Microsoft Teamsのポイント>

  1. Microsoftツールとの親和性が高い
  2. ワードやエクセルなどのMicrosoftツールを、Teams上で編集して送信できます。
  3. ブラウザからも利用可能
  4. アプリケーションをダウンロードしていないデバイスでも、ブラウザから利用できます。

<Microsoft Teamsを使う上で気をつけたい点>

  1. 情報が分散してしまう
  2. チャットとファイル管理が分かれているので情報が分散してしまい、社内の情報を蓄積して整理するのには不向きです。
  3. 無料ではサポートを受けられない
  4. 無料プランでは、電話・WEBでのサポートを受けられません。
 


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グループチャットツールでのマナー まとめ

これまで、以下のグループチャットを使う上で知っておくべき7つのマナーを中心にご紹介してきました。
 
  1. 時候の挨拶は不要
  2. 結論から書く
  3. ビジネスにふさわしい表現で書く
  4. 早めの返信を心がける
  5. 相手からの早めの返信を求めない
  6. 送信する時間を考慮する
  7. 適切な場所にメッセージを送る
グループチャットを利用する目的はマナーを守るためではなく、円滑な情報共有を実現するためなので、マナーは最低限のルールとして守れるようにしましょう。
 
また、グループチャットには情報が流れやすいことや、目的の情報にアクセスしにくいというデメリットがあります。運用上の工夫でデメリットを改善できる可能性はありますが、あくまでも対処療法です。
 
根本的に解決するためには、メッセージを含む社内情報を確実に蓄積し、アクセスしやすいように管理できるツールを導入しましょう。
 
今回ご紹介したStockは、大切な情報をストックして、必要な情報にすぐアクセスできる高いアクセス性を持つツールです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、社内で円滑なコミュニケーションと業務効率化、生産性向上を同時に実現しましょう。