日報は日々の業務管理を目的とした書類です。日報を通して業務の改善点に気づきやすくなるほか、チーム全体で進捗を共有できるので業務を円滑に進められます。
しかし、社内の新入社員や営業の日報提出は「業務の忙しさ」から形骸化しやすい傾向にあります。また、「日報を上手く管理できず、情報の有効活用に結びついていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、正しい日報の管理方法とポイント、紙で管理する問題点を中心にご紹介します。
- 日報の効果的な管理方法を知り、情報資産として活用したい
- 日報管理で注意すべき点を押さえ、事前に対策したい
- 紙管理の日報から脱却し、手間やコストを削減したい
という方はこの記事を参考にすると、正しい日報管理の方法が分かり、面倒な日報業務を効率化できます。
目次
日報の正しい管理方法とは
日報は、法律で3年間の保管が義務付けられている書類なので、定められた期間内は必要に応じてすぐに提出できるように管理しなければなりません。
適切に管理をするには個人に管理を任せるのではなく、社内で明確な管理ルールを設ける必要があります。まずは、作成から保管、廃棄までの工程について社内ルールを制定しましょう。
また、日報は保存期限が定められている一方で、処分方法には決まりがありません。そのため、保存期限を過ぎた日報を継続して保存している企業もあります。
しかし、保存期限が過ぎた日報が増え続ければ、オフィスのスペースを圧迫する可能性があります。したがって、日報を長期的に保管したい場合には「紙の日報をスキャンする」「日報アプリを活用する」などで対応しましょう。
正しい日報管理で得られるメリット
以下は、適切な日報管理をすることで得られる3つのメリットです。
- ノウハウとして運用できる情報資産になる
日報には、社員の得た知識やノウハウが記載されています。そのため、日報の情報を適切に蓄積していけば、企業の持つ情報資産になります。
- 過去の反省点を振り返り、改善しているか確認できる
日報を適切に管理していれば過去の業務を簡単に振り返ることができるので、社員がPDCAサイクルを実際に回して成長しているかの確認が可能です。
- 顧客ごとの対応履歴となり、柔軟に対応方針を変更できる
日報には過去の顧客への対応が記録として残っているので、今後の対応への指針として活かせます。
正しい日報管理とは、必要な情報へ時間や場所を問わずアクセスできるように日報を管理することを指します。日報を効果的に活用し上記のメリットを得るには、情報管理ツールによって得られる情報への「優れたアクセス性」が必須です。
日報を管理する4つのポイントとは
ここからは、日報管理のポイントをご紹介します。以下のポイントを押さえながら日報を管理しなければ、情報を有効活用できていない現状からの脱却が難しくなるので注意しましょう。
（1）管理場所を細分化しすぎない
1つ目のポイントは、管理場所を細分化しすぎないことです。
書類を管理する際にありがちな失敗として「過度に細分化した結果、管理が面倒になってしまう」ケースがあります。たとえば、管理する場所や格納ファイルを細かく分けると、書類の分類に手間がかかります。
さらに、ファイルを探す・取り出す作業にも時間がかかり、過去の業務の振り返りやノウハウの活用につながりません。そのため、ファイルは大まかなカテゴリ設定で保管し、簡単に確認できるようにしましょう。
（2）保存期間が過ぎた書類は破棄する
2つ目のポイントは、保存期間が過ぎた書類は破棄することです。
日報をはじめ、社内には書類やファイルが増え続けます。そこで、不要な資料が残っているとオフィスの物理的なスペースやパソコンの容量を圧迫してしまうのです。そのため、各書類に定められた保存期間を正しく把握し、期間が過ぎた書類から破棄しましょう。
必要のないファイルや書類を減らすと書類管理のストレスが解消されるので、目的の情報が見つけやすくなります。
（3）定期的に棚卸をする
3つ目のポイントは、定期的に日報の棚卸しをすることです。
棚卸しによる定期的な確認作業を設けることで、日報が適切に整理された状態を維持できます。
棚卸しの際に重要なポイントが、書類ごとの保存期間を正確に把握して分類することです。業務上、保存期間終了後も継続して保存したい書類がある場合には、電子化も検討しましょう。
（4）日報アプリを利用し電子化する
4つ目のポイントは、日報をアプリで電子化して紙管理を廃止することです。
紙の書類を電子データとして保存する方針は、現在多くの企業で推進されています。なぜなら、日報アプリを利用して日報を電子化すれば、作成・共有の手間や印刷費を削減できるからです。
日報アプリの導入をきっかけに社内のペーパーレス化が進めば、時間や場所を問わず書類へアクセスできるようになるので、情報の活用が簡単になります。また、日報に記載された情報を共有しやすくなる点もポイントです。
紙の日報管理における4つの問題点
ここからは、紙の日報管理における問題点を解説します。以下の問題点を把握しておけば、紙の日報管理を続けるべきか否かの判断をすぐに下せるようになります。
（1）日報に記載された内容が読みづらい
1つ目の問題点は、日報の内容が読みづらいことです。
手書きの日報は、印字されたものと比べると読みづらいのが難点です。また、特定のフォーマットが作られていない場合は、社員ごとに書式や内容にムラが生じてしまいます。
読みづらく体裁が定まっていない日報は確認に時間がかかり、進捗の調整や改善点に対するフィードバックの遅れにつながります。
そのため、日報を確認する上司の負担を減らすために、あらかじめフォーマットやテンプレートを設定しておきましょう。また、日報を電子化してフォントや文字サイズを統一すると、より読みやすくなります。
（2）過去の日報を検索しづらい
2つ目の問題点は、過去の日報を検索しづらい点です。
日報は毎日作成するため次々と増えてしまい、目的の情報だけを見つけ出すのは難しくなります。とくに、新入社員にとって過去の日報は業務上重要な参考資料となるので、日報管理にはアクセス性の良さが必須です。
一方、日報アプリを導入すれば保管場所が不要になるだけでなく、検索機能ですぐに探し出せます。たとえば、日報管理に役立つ「Stock」であれば、タグやタイトルなどあらゆるキーワードから日報を簡単に見つけられるのです。
（3）日報内の情報を一元管理できない
3つ目の問題点は、日報内の情報を一元管理できないことです。
紙の日報をもとに分析をする場合、エクセルなどにデータを移す作業が必要になります。また、案件ごとの進捗や成果の確認、計画には、日報と顧客情報の紐づけをしなければなりません。
そのため、手間がかかり非効率であることはもちろん、データの移行や紐づけの作業で入力ミスやデータの誤削除などが発生する可能性があります。
そこで、日報アプリに直接書き込むことで移行作業をなくし、日報内の情報を一元管理しましょう。
（4）日報の提出が難しい
4つ目の問題点は、日報の提出が難しい点です。
日報を紙媒体で作成・提出する場合、営業や出張などで社外にいる社員も日報提出のために帰社しなければなりません。そのため、日報の提出を「面倒だ」と感じる原因になってしまうのです。
また、提出が滞ると作業進捗が共有できなかったり、上司からのフィードバックの機会が失われたりする可能性もあります。したがって、時間や場所を問わずに日報を作れて、すぐに提出できる仕組みが求められます。
【必見】効果的に日報を管理できるおすすめのアプリ
以下では、効果的に日報を管理できるおすすめのアプリをご紹介します。
紙の日報管理では、過去の日報を検索できなかったり情報の一元管理が難しかったりする問題点があります。そこで、紙よりも簡単かつ確実に日報を管理できる「日報アプリ」を使って、日報を業務へ活用しやすい環境をつくりしましょう。
一方で、グループウェアのように日報以外の機能も豊富に搭載したツールもありますが、ITに詳しくない従業員が使いこなせません。そのため、日報管理に必要な機能が揃ったシンプルなアプリを導入しましょう。
結論、日報を正しく管理するには、日報管理に必要な「情報管理」機能を過不足なく備え、ITリテラシーを問わず誰でも簡単に使える「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に残した日報は、リアルタイムで任意のメンバーへ共有されます。また、作成した日報は「フォルダ」で簡単に管理できるので、過去の日報を振りかえる場合にもすぐに目的の情報を取り出せるのです。
最も簡単に日報を管理できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
日報の正しい管理方法のまとめ
ここまで、日報の正しい管理方法やポイント、問題点を解説しました。
日報を正しく管理すれば、ノウハウとして運用できたり今後の対応方針として活かせたりします。しかし、紙の日報では必要な情報が見つからず、過去の日報もすぐに確認できないので有効活用ができません。
そこで、日報アプリで電子化をすれば、検索機能ですぐに目的の情報を見つけられるなど、効率的な日報管理ができます。ただし、アプリは全社で使えなければ定着しないので、誰でも簡単に使えるアプリを選びましょう。
結論、効率的な日報管理には、Stockのように非IT企業の65歳以上の社員でも使いこなせて、日報の作成から管理までを効率化できるアプリが必要です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で面倒な日報管理を効率化し、社員がストレスなく日報を提出できる環境をつくりましょう。
