日々の業務の進捗や成果について書かれる日報はビジネスパーソンにとって最も触れる機会の多い文書です。日報を書くことで自身の業務の改善点などを見つけられるほか、情報共有としての役割も発揮し、チームの業務を円滑に進めることができます。
 
一方で、特に社内の新入社員や営業の日報提出が形骸化しており、現場でも「ただ提出しさえすれば良いもの」としての認識が強いと、日報の有効利用はできません。また、日報の必要性はわかっていても上手く管理ができていないとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回の記事では、日報の正しい管理方法や、管理する際のポイント・問題点を中心にご紹介します。
 
  • 日報管理のやり方がわからない
  • 日報をデジタルとアナログどちらで管理すべきか悩んでいる
  • 日報の効果的な管理方法を知り、日報を意味ある資料として活用したい
とお悩みの担当者の方は、今回の記事を参考にすることで、正しい日報管理の方法を理解し、業務効率化ができるようになります。
 


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日報の正しい管理方法とは

日報は、法律で3年間の保管が義務付けられている書類です。そのため、定められた期間内は適切に保存し、提出を求められた際にはすぐに提出できるように管理する必要があります。
 
適切な管理を行うためには、個人に管理を任せるのではなく、社内で明確な管理ルールを設ける必要があります。まずは作成・保管から廃棄に至るまでの工程を正確に進めていけるように社内ルールを制定しましょう。
 
また、日報は保管しなければいけない期限が定められている一方で、保管期限を超えたものに対しての処分方法については決まりがありません。そのため、保管期限を過ぎたものであっても必要に応じて保管を続けている企業もあるでしょう。
 
しかし、保管期限が過ぎた書類が増え続ければ、オフィスのスペースを圧迫しかねません。長期に渡り該当の書類を保管したいという場合、紙媒体のものが必要なものだけをスキャンして処分するなどして対応するなど臨機応変にルールを定めることがおすすめです。


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日報を管理する際のポイントとは

日報管理を意味あるものとするためには、管理方法の注意点を押さえておく必要があります。ここでは、日報を管理する際に押さえておくべきポイントについてご紹介します。

細分化しすぎない

書類を管理する際に陥りがちな失敗として、「過度に細分化しすぎた結果、管理が面倒になってしまう」というものがあります。例えば、管理する場所や格納ファイルを細かく分類しすぎてしまうと、保管する際に手間がかかるのはもちろんですが、ファイルを探す時や取り出す時にも時間がかかってしまいます。
 
そのため、ファイルやフォルダは細分化しすぎずに、大まかなカテゴリ分けで保管するようにしましょう。カテゴリで括っていくことで、保管時の手間が省けるうえに、検索性も向上します。

保管期限が過ぎた書類は破棄する

社内にはさまざまな書類やファイルが日々増え続けていくため、不要なものを残したままにしておけばオフィスの物理的なスペースやパソコンの容量を圧迫しかねません。
 
書類を適切な管理を実現させるためにも、保管期間を設定し、期間が過ぎた書類については破棄していきましょう。
 
必要のないファイルや書類を極力減らすことで、文書管理がスムーズに行えるようになり、結果として必要な書類を見つけやすくなります。

定期的に棚卸を行う

保管されている文書は定期的に棚卸を行い、必要な書類と不必要な廃棄すべき書類に分類を行いましょう。
 
この時大切なのは、文書ごとに決められた保管期間を正確に把握し、分類することです。業務上でどうしても保管すべき書類がある場合には電子化することも検討しましょう。

ITツールを利用し電子化する

紙の文書を電子データとして保存するペーパーレス化は、現在さまざまな企業で推進されています。ペーパーレス化が推進されれば、必要な情報をメールや社内システム・ITツールで共有ができるようになります。
 
その結果、資料の印刷や配布のコストを抑え、効率的な情報共有が行えます。
さらに、書類の保存先をクラウド上に設定すれば、インターネット環境さえあれば場所や時間を問わずアクセスできるようになります。


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日報管理における問題点とは

日報管理ツールなどのITツールが多くリリースされている一方で、現在でも紙の日報を利用し管理している企業も多くあります。しかし、紙での日報管理にはさまざまな問題点があります。1つずつ見ていきましょう。

日報に書かれた内容が読みづらい

紙に手書きで書かれた日報は、印刷された文字に比べると読みづらく、全ての情報に目を通すのにも時間がかかってしまいます。また、特定のフォーマットが作られていない場合は、従業員によって書式や内容にばらつきが生じてしまいます。
 
ルールが定まっていない日報では、進捗状況や成果が分かりにくく、比較ができないため、有効活用できなくなってしまいます。
 
こうした事態を避けるためにも、あらかじめ日報のフォーマットやテンプレートを定めておきましょう。また、読みにくい字を避けるためにも、ITツールを利用しデジタル化するのもおすすめです。

過去の日報を検索しづらい

紙の日報は量が多くなると、ファイリングだけでなく保管場所も必要になります。ましてや従業員が多い企業であれば、日報の保管場所だけでも膨大なスペースが必要となるでしょう。
 
また、特定の日付や特定の内容の日報を探したい場合には、保管されている大量の日報の中から目視で見つけなければならないため、手間や時間がかかってしまいます。
 
日報管理ツールを導入すれば、こうした物理的な保管場所が不要になることに加えて、文中のキーワードや日付から検索がかけられるため、業務効率を格段に向上させられます。

日報内の情報を一元管理できない

紙の日報に記載された情報をもとに分析を行う場合、エクセルなどにデータを移す作業が必要になります。また、案件ごとの進捗状況や成果の確認や、今後の計画を立てるためには、日報の内容と顧客情報などの紐付けを行わなければならない場合もあるでしょう。
 
しかし、元々紙に書かれたデータを移動させるため、紐付けの際にミスが発生したり、そもそも紐付けがうまくできないなどの問題が起こりかねません。
 
あらかじめツール内でデータとして管理しておくことで、こうした紐付けの手間やミスを防ぐことができます。

日報自体の提出が難しい

日報を紙で提出しなければならない場合、オフィスへの出社が必要になるでしょう。しかし、職種によっては、外出先から直帰する場合や、遠方への出張でそもそも出社ができない場合等も考えられます。また、昨今テレワークが促進されているなかで、日報の提出義務はテレワーク実施を阻む原因ともなりかねません。
 
また、日報の提出が遅れてしまったり、数日分まとめて提出されたりといった事態が続けば、管理者は日報の処理に手間がかかってしまいます。
 
日報管理ツールを利用することで、場所や時間を問わずに日報の提出や処理が行えるため、日報の作成者・管理者共に効率の良い作業を行えるようになります。


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効果的に日報を作成・管理するツール

ここまで、日報管理における問題点を解消するには、ITツールの導入により効率化ができることをご紹介しました。ツール内に日報を保管するだけでなく、そのツール上で日報を作成できる機能がついたものを選択すれば、より一層効率的に日報作成が行えるようになります。
 
一方、ITツールを導入する際には、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるものや、社内稟議を通す上で、ツール自体の理解がシンプルにできるものを選択する必要があります。
 
そのため、社内の日報を通した業務効率化をいち早く実現するためにも、Stockのような非IT企業でもすぐに使える日報管理ツールの導入が必須と言えます。
 
Stockは、日報ファイルの保管・管理はもちろん、テンプレート機能を利用し直接ノートに書きこむことで、ツール上で日報が作成できます。また、ノートに紐づくメッセージを使えば日報へのフィードバックが簡単にでき、上司と部下のコミュニケーションの促進にも繋がります。
 
日報以外のファイル管理や情報共有にも利用できるため、日報の作成・管理のほかにもマルチに活用できます。実際に非IT企業を含む登録社数が70,000社を超える情報共有ツールです。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。




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日報の正しい管理方法のまとめ

日報は一見重要な書類ではないものに思われがちですが、保管期限が定められた重要な書類です。そのため、日報の適切な保管・管理は企業にとって必須の業務です。
 
また、提出した日報を日付順などで管理できるほかにも、日報をファイル形式ではなく、直接デジタルノートに記載して共有ができる機能があると、共有の手間をさらに省くことができます。
 
このような適切な管理はもちろん、共有のしやすさや社内でのルール作り、日報を電子化して保管などにかかる手間を総合的に考慮しても日報管理ツールの導入が必要不可欠と言えます。
 
今回ご紹介した情報共有ツール「Stock」の利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して日報管理を最適化し、業務効率化を促進しましょう。