日々の業務報告を目的とする日報は、ビジネスパーソンにとって最も触れる機会の多い文書です。日報を書くことで業務の改善点などを見つけられるほか、情報共有としての役割も発揮し、チームの業務を円滑に進めることに役立ちます。
 
しかし、とくに社内の新入社員や営業の日報提出は「業務の忙しさ」から形骸化する傾向にあります。また、「日報の必要性は分かっていても上手く管理ができず、日報の有効活用には結びついていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、日報の正しい管理方法や、管理する際のポイント・問題点を中心にご紹介します。
 
  • 日報の効果的な管理方法を知り、日報を意味ある資料として活用したい
  • 日報管理で注意すべき点を押さえて事前に対策を考えたい
  • 日報の紙管理から脱却し、手間やコストを削減したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、正しい日報管理の方法が分かり、面倒な日報管理を効率化できます。


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日報の正しい管理方法とは

日報は法律で3年間の保管が義務付けられている書類です。そのため、定められた期間内は必要に応じてすぐに提出できるように管理する必要があります。
 
適切な管理を行うためには、個人に管理を任せるのではなく、社内で明確な管理ルールを設ける必要があります。まずは作成から保管、廃棄に至るまでの工程について社内ルールを制定しましょう。
 
また、日報は保存期限が定められている一方で、処分方法には決まりがありません。そのため、保存期限を過ぎたものであっても継続して保存している企業も見受けられます。
 
しかし、保存期限が過ぎた書類が増え続ければ、オフィスのスペースを圧迫する可能性があります。そのため、書類を長期間保管したい場合には、「紙の書類をスキャンする」「日報アプリを活用する」など臨機応変に対応しましょう
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!


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日報を管理する際のポイントとは

以下では、日報管理のポイントをご紹介します。各ポイントの要点を押さえた社内ルールを作成しましょう。

(1)細分化しすぎない

1つ目のポイントは、細分化しすぎないことです。
 
書類を管理する際に陥りがちな失敗として、「過度に細分化した結果、管理が面倒になってしまう」というものがあります。たとえば、管理する場所や格納ファイルを細かく設定すると、書類の分類に手間がかかります。
 
さらに、ファイルを探す・取り出す作業にも時間がかかり、過去の業務の振り返りやノウハウの活用につながりません。
 
そのため、ファイルは大まかなカテゴリ分けで保管して分類の手間を省き、簡単に検索できるようにしましょう

(2)保存期間が過ぎた書類は破棄する

2つ目のポイントは、保存期間が過ぎた書類は破棄することです。
 
社内にはさまざまな書類やファイルが日々増え続けるため、不要なものが残っているとオフィスの物理的なスペースやパソコンの容量を圧迫しかねません。そのため、各書類に定められた保存期間を正しく把握し、期間が過ぎた書類から破棄しましょう。
 
必要のないファイルや書類を極力減らすことで文書管理のストレスが解消されるので、目的の情報が見つけやすくなります

(3)定期的に棚卸を行う

3つ目のポイントは、定期的に日報の棚卸しを行うことです。
 
棚卸しによる定期的な確認作業を設けることで、日報書類の整理整頓ができます
 
棚卸しの際に重要なポイントが、書類ごとの保存期間を正確に把握して分類することです。業務上、保存期間終了後も継続して保存したい書類がある場合には電子化も検討しましょう。

(4)日報アプリを利用し電子化する

4つ目のポイントは、日報をアプリで電子化して紙管理を廃止することです。
 
紙の書類を電子データとして保存する方針は、現在さまざまな会社で推進されています。日報アプリを利用して日報を電子化すれば、作成・共有の手間や印刷費を削減できます
 
日報アプリをきっかけに社内のペーパーレス化が進めば、時間や場所を問わずに書類にアクセスできる環境が整備されるため、テレワーク推進にもつながります。
 
関連記事: クラウド型日報サービス9選!導入のメリットや注意点も解説


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日報の紙管理における問題点とは

以下では、紙での日報管理おける問題点について解説します。紙の日報は誰でも簡単に作成できる一方で、管理にはさまざまな問題点があります。

(1)日報に記載された内容が読みづらい

1つ目の問題点は、日報の内容が読みづらいことです。
 
手書きの日報は印字されたものと比べると読みづらいのが難点です。また、特定のフォーマットが作られていない場合は、社員ごとに書式や内容にばらつきが生じてしまいます。
 
読みづらく体裁が定まっていない日報は確認に時間がかかり、業務の進捗状況の調整や改善点に対するフィードバックが遅れる可能性があります
 
そのため、日報を確認する上司の負担を減らすために、あらかじめフォーマットやテンプレートを設定しておきましょう。また、日報を電子化してフォントや文字サイズを統一すると、さらに読みやすくなります。

(2)過去の日報を検索しづらい

2つ目の問題点は、過去の日報を検索しづらい点です。日報は毎日作成するため、時間とともに書類が増えて、保管場所が分散してしまう傾向にあります
 
加えて、紙媒体の日報から「特定の日付・内容」を探したい場合には、大量の日報から目視で探さなければならず非効率です。とくに、新入社員は過去の日報を参考にするため、日報管理にはアクセス性の良さが必須です。
 
一方で、日報アプリを導入すれば保管場所が不要になることに加えて、検索機能によりアクセス性が格段に向上します。たとえば、日報管理に役立つ「Stock」であれば、タグやタイトルなどあらゆる情報から日報を簡単に探し出せます。

(3)日報内の情報を一元管理できない

3つ目の問題点は、日報内の情報を一元管理できないことです。
 
紙の日報に記載された情報をもとに分析を行う場合、エクセルなどにデータを移す作業が必要になります。また、案件ごとの進捗・成果の確認や計画のためには、日報の内容と顧客情報の紐づけをしなければなりません
 
そのため、手間がかかり非効率であることはもちろん、データの移行や紐づけの作業でミスが発生する可能性があります。
 
そこで、日報を一元管理するためには日報アプリに直接書き込むことで移行作業をなくし、簡単に情報の分析や紐づけができるようにしましょう。

(4)日報の提出が難しい

4つ目の問題点は、日報の提出が難しい点です。
 
日報を紙媒体で作成・提出する場合、オフィスへの出社が必要です。しかし、さらに、外回りや出張をしている社員の日報が遅れると、上司はマネジメントに苦労します。
 
また、あまりにも提出が滞ると作業進捗が共有できなかったり、上司からのフィードバックの機会が失われたりする可能性があるのです。そのため、建設業や清掃業などの現地で仕事をする企業にとっては、作業日報は現場で作成してそのまま提出できた方が効率的と言えます。
 
以上のように、出社を伴う日報の提出義務を課している状況は現場の実情に合っていないので、早急な対応が必要です。
 
関連記事: 【最新版】有料・無料のおすすめ日報アプリ・ツールランキングTOP3!


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効果的に日報を作成・管理するアプリ

以下では、効果的に日報を作成・管理できるおすすめのアプリをご紹介します。
 
日報に関する面倒な作業をすべて解消するために、テンプレート機能で形式を統一しましょう。テンプレートを活用すれば部下は指定の箇所に最低限の情報だけを入力すれば良いのでストレスがなく、上司も確認したい項目だけを抽出すれば良いので効率的です。
 
一方で、日報を管理できるアプリのなかには、自社では利用しない機能ばかりを搭載している多機能アプリもあります。多機能アプリを使いこなすためには高いIT知識が必要なので、日報管理に必要な機能に過不足がないシンプルなアプリを選定しましょう。
 
結論、もっとも効果的に日報を管理できるのは、テンプレート機能で形式を統一した日報を蓄積できるうえに、非IT企業向けの仕様で誰でも簡単に使いこなせる「Stock」です。
 
Stockは情報をカテゴリごとにフォルダに分けて整理できるため、日報だけでなく週報・月報の管理も1つのアプリで完結します。また、タグ・タイトル・全文検索に対応しているため必要な情報をすぐに探し出せます。

【Stock】最も効果的に日報を管理できるアプリ

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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日報の正しい管理方法のまとめ

ここまで、日報の正しい管理方法や、管理のポイント・問題点について解説しました。
 
日報には保存義務があるため、紙媒体では保管スペース・保管コストが発生します。また、検索性の悪さや確認の手間がかかることなど紙での日報管理にはさまざまな問題点があります。
 
そこで、日報アプリで電子化を進めると、コストの削減やアクセス性の向上が実現できます。また、テンプレート機能で日報の形式の統一も可能です。
 
今回ご紹介したStockは、テンプレートなど必要な機能がそろっており、かつ簡単に操作できるため非IT企業の日報管理に最適なアプリです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で面倒な日報管理を効率化し、社員がストレスなく日報を提出できる環境をつくりましょう。
 
関連記事: 日報をエクセルで作る?!メリットとデメリットを徹底解説!