仕事で「やるべきこと」は「タスク」と呼ばれます。タスクをスムーズにこなすためには、自分のやるべきことを一覧で確認できる「やることリスト」の作成が欠かせません。
しかし、なかには「やることリストの作り方が分からない」「ToDoリストを作成しても活用しきれない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、やることリストの作り方とおすすめのアプリを中心にご紹介します。
- やることリストを作成して業務効率化を図りたい
- 具体的なやることリストの作り方を教えてほしい
- 誰でも簡単にやることリストをまとめられるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、やることリストを簡単に作れるうえに、自社に最適なアプリも見つかります。
目次
仕事のやることリスト（ToDoリスト）とは？
やることリスト（ToDoリスト）とは、やるべき業務を書き出し、優先順位をつけて整理するリストです。作成すると、以下のようなメリットが得られ、仕事の効率化につながります。
- タスクの抜け漏れを減らせる
- 仕事の優先順位を整理できる
- 業務の進捗を確認できる
全てのタスクを書き出すため、見落としを防げます。
タスクの重要度・緊急度が明確になり、優先度の高いものから着手できます。
完了したタスクにチェックをつけることで、進捗状況をひと目で把握できます。
このように、手持ちのタスクを整理して、進捗を管理するために活用されるのが「やることリスト（ToDoリスト）」です。
やることリストに書くべき項目と内容
やることリスト（ToDoリスト）を作成する際は、最低限以下の4つの項目を含めると、タスク管理がスムーズになります。
- タスク内容
- 期限
- 担当者
- メモ
やるべきタスクの内容を記載します。このとき、タスクを細分化すると、所要時間を正確に見積もれるため、スケジュールが立てやすくなります。
タスクを完了すべき「期限」を明記します。期限が決まっていないと、タスクが後回しになるため、必ず設定しましょう。
チームでタスクを管理する場合は、「誰が担当するのか」を明確に記載します。担当者を明確にすることで、タスクの属人化を防ぎ、進捗を把握しやすくなります。
タスクの補足情報や、進めるうえでの注意点を記載すると、スムーズに作業を進められます。
以上を踏まえて「やることリスト」を作成すると、以下のような体裁になります。
このように、必要な項目を整理した「やることリスト」を作ることで、タスクの抜け漏れを防ぎ、業務を効率よく進めることが可能になります。
【5ステップ】｜やることリスト（ToDoリスト）の作り方
やることリスト（ToDoリスト）を作成する際、単に思い浮かんだタスクを箇条書きするだけでは不十分です。そこで以下では、確実に実行できる「やることリスト」の作り方を5ステップで紹介します。
（1）タスクを洗い出す
まず、現在抱えているすべてのタスクを書き出しましょう。
すべてのタスクを可視化すると、「やるべきこと」と「やらなくてもいいこと」の区別が明確になります。その結果、不要な業務を排除し、本当に重要な仕事に集中できます。
このように、限られた時間や労力を活用するためにも、タスクを洗い出すステップは欠かせません。
（2）タスクを細分化する
次に、タスクを細かく分解し、すぐに作業に取りかかれる状態にしましょう。
タスクを細分化するコツは”目的から逆算して作業を分ける”ことです。たとえば、「会議資料を作成する」目的なら「必要な情報を収集する」「構成を考える」「作成する」「見直しをする」タスクへ細分化できます。
タスクを細分化すれば、上司が進捗を細かく把握しやすくなるほか、タスク遂行にかかる時間の正確な予測につながるのです。
（3）タスクに優先順位を付ける
続いて、すべてのタスクを一度に進めるのは不可能なので、「優先順位」を決めて、取り組む順番を明確にしましょう。
優先順位を決める基準は、「緊急度」と「重要度」です。「緊急度」と「重要度」を軸にした下記のマトリクスを使うと、タスクの優先度が明確になります。
| 領域 | 割り振られたタスクの特徴 |
|---|---|
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第一領域 |
業務への影響が強い、最優先で対応すべきタスクです。たとえば、期日の迫った契約書の作成やクレームへの対応などが当てはまります。 |
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第二領域 |
業務への影響が強いものの期日が明確でないタスクで、計画的な実施が求められます。たとえば、人材育成や製品の品質改善などが当てはまります。 |
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第三領域 |
重要ではないがすぐに実行すべきタスクです。たとえば、突然の来客や電話・メールなどが当てはまります。 |
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第四領域 |
業務への影響が少なく、緊急で対応する必要もないタスクです。社内の模様替えや会議で出す茶請けの選定などが当てはまります。 |
優先度は、第一領域のタスクがもっとも高く、第四領域のタスクがもっとも低くなります。上図のマトリクスを参考に、各タスクに正確な優先順位を付けましょう。
（4）タスクの期限を設定する
加えて、タスクごとに明確な期限を設定し、業務の遅れを防ぎます。
タスクに期限が設定されていれば、「いつまでに何をすべきか」が明確になり、計画的に作業を進められるのです。
また、脳は締切があることで最大限のパフォーマンスを発揮すると言われています。そのため、適切な期限設定は、業務効率だけでなく、作業の質向上にもつながります。
（5）タスクに必要な情報をまとめて管理する
最後に、タスクを進めるうえで必要な資料・情報を一元管理すると、業務効率が向上します。
多くの企業では、「タスク（やるべきこと）」と「関連情報・ファイル」を別々に管理しています。しかし、情報が分散していると、資料を探す手間が増え、業務の進行がスムーズに進まず面倒です。
また、関連情報とタスクを別々の場所で管理すると、各タスクで参照すべき情報がわからず、認識の誤りや共有漏れなどのトラブルが起こりやすくなります。そのため、「やることリスト」と「仕事に関するあらゆる情報」を一元管理できるアプリを導入しましょう。
たとえば、やることを管理する「タスク」に加えて、あらゆる情報を記録する「ノート」、コミュニケーションがとれる「メッセージ」を備えた「Stock」のようなアプリが便利です。
やることリストを管理する方法5選！メリットとデメリットを比較
やることリストのまとめ方にはそれぞれ一長一短があるものの、結論として、タスクを管理するには、面倒な作業が一切必要ない「アプリ」が最適です。
以下は「やることリストの代表的な5つのまとめ方」をそれぞれのメリット・デメリットで紹介した画像です。
従来、「やることリスト」の管理にはノートや付箋、ホワイトボードが使われてきましたが、手書きでの管理は情報がすぐに見つからず、共有しづらいというデメリットがあります。
また、エクセルも同時編集ができないうえ、共有設定や管理を適切に実行しないと、最新情報が分からなくなるリスクがあります。そのため、常にメンバー同士で最新のタスク情報を共有できる「アプリ」を活用するのが最適なのです。
仕事のやることリストの管理に「アプリ」が最適な3つの理由
結論として、やることリストを効率よく管理するには「アプリ」が最適です。そこで以下では、アプリを活用するべき理由を3つの視点から解説します。
（1）忙しくても管理を徹底できる
アプリを使えば、スマホから手軽にタスクを管理できるため、忙しいビジネスマンでも抜け漏れなく業務を進められます。
紙に手書きする場合、必要な情報を探すのに時間がかかり無駄な作業が発生しがちです。しかし、検索機能の備わったアプリを使えば、すぐに必要なタスクを見つけられます。
そのため、業務に追われる中でも、タスクの管理を徹底できるのです。
（2）社内でToDoリストを共有できる
「やることリスト」をチーム内で簡単に共有できるのも、アプリを活用するメリットのひとつです。
紙や口頭でのタスク管理では、情報共有の手間がかかるため、チーム全体の進捗を把握しづらくなります。エクセルでの管理も、ファイルの送信や更新作業が面倒で、継続できないケースが少なくありません。
その結果、チームの進捗が不透明になり、業務の遅れにつながる可能性があります。そこで、リアルタイムでタスクを共有できるアプリを活用することが重要なのです。
（3）時間や場所を問わず確認できる
時間や場所を問わずタスクを確認できる点も、アプリを使うべき理由のひとつです。
紙のリストは持ち運びが不便で紛失のリスクがあり、エクセルはPC（パソコン）向けツールのため、スマホでの操作には適していません。一方、タスマホ・PCいずれも対応したタスク管理アプリなら、外出先や移動中でもスムーズにタスクを確認できます。
したがって、PCでもスマホでも思い通りに情報へアクセスできる「Stock」のようなタスク管理アプリが最適です。
【必見】やることリストを最も簡単に作成できるおすすめアプリ
以下では、仕事のやることリストを簡単に管理できるおすすめのアプリをご紹介します。
やることリストを紙やエクセルで作成する方法もありますが、紙では紛失しやすいうえ、あとから見返しづらいデメリットがあります。また、エクセルは入力やファイルを管理したりするのが面倒で、「やることリスト」自体が形骸化しかねません。
一方、タスク管理アプリを使うと、時間や場所を選ばず必要な情報にアクセスできるので、タスクの作成・確認に手間がかかりません。とくに、直感的に使えるシンプルなアプリを選べば、ITツールに不慣れなメンバーもアプリで簡単にタスク管理が可能です。
結論、やることリストの運用に自社が選ぶべきは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業に勤める65歳以上の方でも説明なしで使える「Stock」一択です。
Stockの「タスク機能」では、個人のタスク設定はもちろん、他の社内メンバーへのタスク依頼も可能です。また、タスクに”期限”や”繰り返し”を設定でき、「タスク一覧」から担当者を絞って作業を確認できるので、タスクの偏りを防げます。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるタスク管理アプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Stock」でやることリストを作成する例
「Stock」では、以下のようにやることリストを作成できます。
タスク（やること）の作成には、タイトルや担当者だけでなく、”期限”や”繰り返し”も設定できます。また、星印で優先順位の設定も可能です。
また、タスクを”全ての平日”に繰り返し設定すれば、「タスク一覧」から毎日のやることリストも作成できます。
仕事の「やることリスト」で使えるエクセルテンプレートを紹介！
こちらは、業務用テンプレートが提供する「ToDoリスト」のテンプレートです。
このテンプレートでは、「期限」「優先度」「状態」「業務内容」を記載できます。シンプルなテンプレートなので、エクセルの操作に慣れていない方でも簡単に使える点が特徴です。
「やることリスト」をアプリで運用するときの選定ポイント4選
「やることリスト」はアプリで管理・運用するべきですが、継続して運用を続けるには、以下の条件に当てはまるツールを選択しましょう。
- ポイント1 | 誰にとっても使いやすいアプリか
- ポイント2 | 「全メンバー」のタスク進捗を管理できるか
- ポイント3 | やることリストの作成方法を統一できるか
- ポイント4 | リマインダー機能があるか
導入したアプリの操作が複雑だと、社内に浸透するまでに時間がかかり、かえって業務が遅延します。そのため、社内にアプリを導入するときは、誰でも使いこなせるシンプルなアプリを選びましょう。
やることリストは個人の業務管理とともに、プロジェクトの進捗管理にも役立ちます。したがって、全メンバーの状況を確かめられる「共有機能」を備えたツールを選びましょう。
各メンバーのやることリストは、情報管理を効率化するためにフォーマットを固定して管理すべきです。とくに、アプリに「テンプレート」機能があれば、やることリストの作成時間を減らせるうえ、体裁の整ったリストに統一できます。
やることリスト（Todoリスト）を作成していく上で、設定した日時に通知をしてくれるリマインダー機能があると便利です。リマインダーを設定しておくことで、予定の「うっかり忘れ」を防ぐことができます。
このように、アプリでやることリストを管理するには、「Stock」のような、誰でも使いやすく、メンバーのタスク進捗を管理でき、リマインダー機能も備えているアプリを選択するようにしましょう。
タスク管理が上手い人の特徴は？
以下では、タスク管理が上手い人の特徴についてご紹介します。具体的にどのようなポイントを押さえたら、タスク管理が上手くいくのか知りたい人は必見です。
(1) タスクを可視化できる
まず、業務の可視化ツールやToDoリストを用いて、やるべきタスクを可視化できる人はタスク管理が上手いです。
視覚的にタスクを把握しやすい状態にした上で仕事に臨むと、やらなければならないタスクの全容がわかりやすくなります。
このように、自身が今どのくらいタスクを持っているか可視化することで、対応のスケジュールも立てやすくなるのです。
(2) 優先順位を正しくつけられる
次に、複数のタスクを並行して進める時、優先順位を正しくつけられる人もタスク管理が上手いです。
タスクの優先順位が正しくつけられると、どのタスクから着手すべきかを明確にすることができるため、常にゴールを見据えて業務に取り組めます。
このように、限られた時間の中で優先順位をつけてタスクをこなすため、無駄なく仕事を進めていけます。
(3) タスクの時間や工数を把握できる
最後に、タスクを終えるためにどれだけの時間や工数が必要かといった、タスクのボリュームを把握できる人もタスク管理が上手いです。
たとえば、過去に経験した類似タスクから作業にかかる工数を見積もり、タスクをこなすために必要な時間を認識できると、どのタスクが重いのかが明らかになります。
このように、時間や工数といったボリュームを把握することで、自身の業務全体のスケジュールや優先度を正しく判断でき、結果として手際よくタスクをこなしていけます。
このようなポイントを意識するだけでも、タスク管理を上手に行うことができます。ただし、タスク整理に時間をかけすぎると、肝心の作業時間が減ってしまうので注意が必要です。
仕事のやることリストの作り方・管理方法まとめ
これまで、仕事のやることリストの作り方とおすすめのアプリをご紹介しました。
やることリスト作成のポイントは、「メンバーに簡単に共有できること」「テンプレートを使って体裁を整えられること」です。また、作成したやることリストを移動中や外出先でも場所を問わず確認できれば、スムーズに業務を遂行できます。
そのため、紙やEエクセルではなくITツールを使って「やることリスト」を管理する必要があります。ただし、使いこなすのが難しいツールを導入すると、社内に浸透しないので注意しましょう。
したがって、ストレスなくやることを管理するには、必要な機能に過不足がなく、即使いこなせるほどシンプルなタスク管理アプリ「Stock」が必須です。また、Stockでは、チェックリストも作成できるので、シーンに応じて使い分けられます。
ぜひ「Stock」を導入して、「やることリスト」を作成し、社内の業務を効率化しましょう。
