仕事の効率を高めるために、多くのビジネスマンが日々試行錯誤しています。仕事の効率化が実現すれば、多くのメリットが得られます。例えば、生産性向上とコスト削減による利益率の上昇、利益還元による社員の満足度向上などです。
 
「やること」はビジネスでは「タスク」と呼ばれ、タスクは業務やプロジェクトを細分化した最小単位の作業を指します。
 
「タスクを効率的にこなすこと=仕事を効率化すること」になるので、仕事を効率化するためにはやることリストを作成するのが近道です。
 
一方で、「やることリストを作成したがうまく活用できなかった」「社員のタスク管理が甘く、業務に遅延が発生した」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。仕事の効率化はあらゆるビジネスマンが目指すところであり、改善できれば上司からの評価にも繋がります。
 
そこで今回は、「やることリストの作り方」と「やることリストをより効率的に管理する方法と理由」を中心にご紹介します。
 
  • 周囲よりも仕事ができなくて悩んでおり、より仕事を効果化できるようになりたい
  • やることリストの管理を、アナログとデジタルのどちらにするか迷っている
  • やることリストを管理できるおすすめのアプリを知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると、やることリストをスムーズに作成・管理できるようになり、仕事の効率化が実現します。
 


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やることリスト(ToDoリスト)の作り方

仕事を効率的にこなせるビジネスマンは、特別優秀なのではなく、以下のような5つの手順を踏んでやることを整理しています。

タスクを洗い出す

はじめに、現段階で抱えているタスクをすべて書き出しましょう。タスクを視覚的に確認すれば、冷静にやるべきことを判断できます。
 
また、タスクを書き出せば、やるべきことが分かると同時に、やらなくても良いことも明確になります。限られた時間やリソースを効率的に利用するためには、タスクを洗い出すステップは欠かせません。

タスクを細分化する

洗い出したタスクのなかから時間や工数がかかるタスクを探し、手が付けやすい最小のタスクに細分化しましょう。
 
タスクを細分化するコツは、最終的な目標から逆算してタスクを分けていくことです。例えば、「会議資料を作成する」というタスクは、「必要な情報を収集する」「構成を考える」「作成する」「見直しをする」などに細分化できます。
 
細分化したタスクは、最終的な目標を達成するための中間目標の役割を持ちます。タスクを細分化すると、タスクをこなすたびに達成感を得ながら仕事ができ、業務全体の進捗状況も把握可能です。

タスクに優先順位を付ける

すべてのタスクを同時進行するのは非現実的なので、タスクに優先度を付けて効率的に仕事を進めていきましょう。
 
タスクの優先度を決める要素は「緊急度」「重要度」です。「緊急度」を横軸、「重要度」を縦軸に設定した下図(時間管理マトリクス)に、細分化したタスクをひとつひとつ当てはめて優先度を考えます。
 

時間管理マトリックス イメージ画像

  • 第一領域
  • 業務への影響が強いもので、すぐに実行すべきタスクです。例えば、顧客への連絡や周囲との連携が必要なタスクが当てはまります。
  • 第二領域
  • 業務への影響が強いが、期日が明確でないタスクです。例えば、人材育成や製品の品質改善が当てはまります。
  • 第三領域
  • 重要ではないが、すぐに実行すべきタスクです。例えば、突然の来客や重要度の低い電話・メールが当てはまります。
  • 第四領域
  • 業務に影響はほとんどなく、緊急で対応する必要もないタスクです。第四領域に分類されたものは最も優先度が低いタスクです。

期限を設定する

タスクひとつひとつに期限を設定すれば、業務全体の遅延を防ぐことに繋がります。適切な期限が設定されていれば、社員はスケジュールを逆算して「いつまでに何をすべきか」を明確にでき、タスクを確実にこなせます。
 
また、人の脳は、締め切りに合わせて最大限のパフォーマンスを発揮すると言われています。そのため、期限の設定は業務の遅延を防止するためだけでなく、業務自体のにも影響する重要な要素と言えます。

必要な情報をまとめる

タスクの実行に必要な諸情報は、タスクと紐付けて管理することで業務効率や生産性の向上を実現します。
 
 多くのビジネスマンはやることリストの管理でアプリを利用しますが、タスクの実行に必要な資料やファイルは別のアプリで管理されています。そのため、「タスクの確認はタスク管理アプリ、一方で情報の確認はクラウドストレージアプリ」というような使い分けをしなくてはなりません。
 
また、社内のチャットアプリでタスクの依頼などのやりとりをすれば、さらに情報が分散して大切な情報がどのアプリにあるのか分からない状態になります。
 
そのため、タスク管理ができると同時に、資料などの情報管理やコミュニケーションが取れる機能がひとつになったアプリを導入しましょう。
 
例えば、情報共有ツール「Stock」は、社内の情報をノート機能で管理して、各ノートに紐づいたタスク管理やチャットが利用できるアプリです。


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関連記事: 【仕事を効率化するノート術】ToDoリスト、メモ、日報の作り方をご紹介!

仕事のやることリストはアプリで管理した方がいい理由

これまで、やることリストを作成するための手順を説明してきましたが、さらに仕事を効率化するためには、手帳などのノート管理やエクセルなどのアナログなファイル管理ではなく、アプリを活用したデジタルな管理が不可欠です。
 
以下では、仕事のやることリストはアプリで管理した方が良い理由をご紹介します。

うっかり忘れを防止する

タスク管理アプリのメリットは、タスクを忘れないようにリマインダーを設定できることです。
 
手帳などで管理するアナログな方法では頻繁にノートを開いてタスクを確認する必要がありますが、リマインド機能のあるアプリは任意の日程に通知がくるのでタスクの消化忘れを防止できます。
 
日々忙しいビジネスマンの限られた時間を有効に使い、やるべきことに集中するためにはアプリが必要不可欠です。

仕事自体が効率化する

タスクを管理できるアプリは業務効率化ができる機能を備えています。タスクは業務の最小単位なので、タスクを効率的にこなすことで業務全体の効率化に繋がります。
 
タスク管理アプリのなかには、他の社員へタスクを依頼したり、タスク完了の通知を送信したりする機能を持つアプリもあります。そのため、他のアプリを行き来する必要もなく、自分のやるべきことに集中できる環境が整えられます。

社内でやることを共有できる

アナログでタスク管理をしている場合、社員同士でのタスク共有が難しく、タスクの依頼や調整などに手間と工数がかかります。エクセルなどのファイルで管理する場合も同様です。
 
社員に割り振られたタスクはそれぞれ関係し合っているので、各人の進捗状況をリアルタイムで知る必要があります。そのため、ビジネスにおけるタスク管理は、アプリを活用して情報を常に共有できる環境が求められます。


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関連記事: ToDoリストの管理ツールおすすめ14選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!

仕事のやることリストを管理するのにおすすめのアプリ

やることリストの管理方法は大きく分けてアナログ管理とデジタル管理の2つがあり、仕事の効率化を実現するためにはデジタル管理が向いています。なぜ、デジタル管理した方が良いかの理由は以下3つの通りです。
 
  1. うっかり忘れを防止する
  2. 仕事自体が効率化する
  3. 社内でやることを共有できる
タスクに追われているビジネスマンが時間とリソースを有効利用して、社内全体の業務効率化まで実現できるのは、アプリを用いたタスク管理だけです。
 
また、社内でアプリを活用するためには、すべての社員が使い方を理解できるシンプルなアプリが必要です。複雑な機能があるアプリは便利そうに見えますが、情報リテラシーの異なる社員が同じように利用できなければ、次第に利用されなくなります。
 
結論、やることリストを最大限に活かした管理をして、仕事の効率化を実現できるアプリは、タスク管理だけでなく、情報管理や社内コミュニケーションも取れるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超える、今注目のアプリであり、業界・業種問わず定評があります。

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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仕事を効率化できるやることリストの作成・管理方法 まとめ

これまで、やることリストの作成手順やおすすめの管理方法を中心にご紹介してきました。以下は、効果的な「やることリスト」の作り方です。
 
  1. タスクを洗い出す
  2. タスクを細分化する
  3. タスクに優先順位を付ける
  4. 期限を設定する
  5. 必要な情報をまとめる
仕事の効率化の観点から、5つのステップのなかで最も重要なポイントが「必要な情報をまとめる」です。
 
仕事が非効率となってしまう原因のひとつに情報の分散が挙げられます。タスクを実行するたびに、情報収集するのは時間がかかり、また情報の抜け漏れのリスクがあります。
 
そのため、タスク管理しつつ、タスクの実行に必要な情報も一元管理できるアプリを導入するのが望ましいと言えます。
 
今回ご紹介したStockは、社内の情報を誰でも簡単に管理でき、かつ情報に紐付けたタスクも管理できるアプリです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、やることリストを社内で共有し、仕事を効率化しましょう。
 
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