仕事で「やるべきこと」は「タスク」と呼ばれています。タスクをスムーズに消化するには、自身のやるべきことを一覧で確かめられる「やることリスト」の作成が効果的です。
しかし、なかには「やることリストの作成方法が分からない」「ToDoリストを作成しても”作成しておわり”になっていまう」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、やることリストの作り方とおすすめのアプリを中心にご紹介します。
- 作業漏れが発生しがちなので、やることリストで管理したい
- やることリストの作り方が分からないので、教えて欲しい
- 誰でも簡単にやることリストを作成・管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、やることリストを簡単に作れるうえに、自社に最適なアプリも見つかります。
目次
仕事のやることリスト（ToDoリスト）とは？
やることリスト（ToDoリスト）とは、やるべき業務を書き出して優先順位をつけ、整理したリストを指します。やることリストには以下のようなメリットがあるので、仕事の効率化に役立てられるのです。
- タスクの抜け漏れを減らせる
- 仕事の優先順位を整理できる
- 業務の進捗を確認できる
全てのタスクを書き出すため、やり忘れを減らせます。
タスクの優先順位が明確になるので、優先度の高いタスクから着手できます。
終えたタスクにはチェックをつけていくので、業務の進捗状況を把握できます。
このように、手持ちのタスクを整理して、進捗を管理するために使われるのが「やることリスト」です。
やることリストに書くべき内容
やることリストに書くべき内容は以下になります。
- タスク内容
- 期限
- 担当者
- メモ
やるべきタスクの内容を書きます。タスクはできるだけ細分化しましょう。
タスクをやらなければならない「期限」を記載します。
複数人のタスクを管理する場合は、「誰がそのタスクをやるのか」も書きましょう。
タスクの補足事項やメモがある場合は記載します。
このような項目でやることリストを作成すると、たとえば、以下のような体裁になります。
このように、まずは必要な項目を満たしたリストを作ることが基本なのです。
5ステップ｜やることリスト（ToDoリスト）の作り方
やることリストを作る場合、単純にタスク（やるべきこと）を箇条書きで並べるだけでは不十分です。以下の5ステップを実践し、やることリストの書き方をマスターしましょう。
（1）タスクを洗い出す
はじめに、現段階で抱えているタスクをすべて書き出しましょう。
すべてのタスクを書き出せば、「やるべきこと」が分かると同時に「やらなくても良いこと」が明確になります。その結果、成果につながらない無駄を排除して、本当にやるべき仕事に注力できるようになるのです。
このように、限られた時間や労力を活用するために、タスクを洗い出すステップは欠かせません。
（2）タスクを細分化する
時間や複雑なタスクを細分化して、すぐに作業を始められる状態にしましょう。
タスクを細分化するコツは”目的から逆算してタスクを分解すること”です。たとえば、「会議資料を作成する」目的から「必要な情報を収集する」「構成を考える」「作成する」「見直しをする」タスクへ細分化できます。
タスクを細分化すれば、上司が進捗を細かく把握しやすくなるほか、タスク遂行にかかる時間を正確に予測できるのです。
（3）タスクに優先順位を付ける
すべてのタスクを同時に進めるのは不可能なので、タスクに優先順位をつけて、優先度の高い順に取り組みましょう。
タスクの優先度を決める要素は「緊急度」と「重要度」です。緊急度を横軸、重要度を縦軸においた下図のマトリクスに、タスクを一つひとつ当てはめて優先度を決定します。
| 対象の領域 | 割り振られたタスクの特徴 |
|---|---|
|
第一領域 |
業務への影響が強い、すぐに実行すべきタスクです。たとえば、周囲との連携が必要なタスクなどが当てはまります。 |
|
第二領域 |
業務への影響が強いものの期日が明確でないタスクです。たとえば、人材育成や製品の品質改善などが当てはまります。 |
|
第三領域 |
重要ではないがすぐに実行すべきタスクです。たとえば、突然の来客や電話・メールなどが当てはまります。 |
|
第四領域 |
業務への影響が少なく、緊急で対応する必要もないタスクです。第四領域に分類されたものは、もっとも優先度が低い仕事となっています。 |
優先度は、第一領域のタスクがもっとも高く、第四領域のタスクがもっとも低くなります。上図のマトリクスを参考に、各タスクに正確な優先順位を付けましょう。
（4）タスクの期限を設定する
一つひとつのタスクに期限を設定すれば、業務全体の遅延を防げます。
タスクに期限が設定されていれば、締切から逆算して「いつまでに何をすべきか」が明確になり、作業を計画的に進められるのです。
また、人の脳は締切に合わせて最大限のパフォーマンスを発揮すると言われています。そのため、期限の設定は業務の遅延を防止するだけでなく、業務の質にも影響する重要な要素と言えます。
（5）タスクに必要な情報をまとめる
「作業に関する情報」に「タスク」を紐づけて管理すれば、業務効率や生産性の向上が見込めます。
多くの企業は「やるべきこと（タスク）」と「タスクに関連する情報・ファイル」を別々に管理しています。しかし、このように情報が分散していると、業務中に何度もアプリやファイルを切り替える必要があるので面倒です。
また、関連情報とタスクを別々の場所で管理すると、一度に確認できないので、認識の誤りや共有漏れなどのトラブルが起こりやすくなります。そのため、「やることリスト」と「仕事に関するあらゆる情報」を一元管理できるアプリを導入しましょう。
たとえば、やることを管理する「タスク」に加えて、あらゆる情報を記録する「ノート」、コミュニケーションがとれる「メッセージ」を備えた「Stock」のようなアプリなら、あらゆる情報を一元化できるので便利です。
比較表｜やることリストを管理する方法5選！メリットとデメリットは？
やることリストを管理する方法はさまざまですが、以下では「代表的な5つのまとめ方」をそれぞれのメリット・デメリットと合わせて紹介します。
やることリストのまとめ方にはそれぞれ一長一短があるものの、タスクを管理するには、面倒な作業が一切必要ない「アプリ」を選ぶのが一番です。
なかには、仕事のタスク管理で”Excel”を使う企業も少なくありませんが、入力や共有が面倒で非効率です。また、ノートや付箋で管理すると、紛失しやすいうえにあとから見返しづらいと言えます。
一方、アプリを使えばやることリストの作成に手間がかからないため、仕事へ支障をきたしません。また、複数人いるメンバーとも共有もでき、上司は部下の進捗状況を把握しやすくなるのです。
仕事のやることリストの管理に「アプリ」が最適な3つの理由
結論として、やることリストを管理する方法で最適なのは「アプリ」です。そこで以下では、やることリストの管理に「アプリ」が最適と言える3つの理由を詳しく解説します。
（1）忙しくても管理を徹底できる
アプリでタスク管理することで、忙しくてもスマホで管理できます。
手書きであれば、目的の情報をすぐに見つけられないので、探すのに無駄な時間を使ってしまいます。しかし、アプリでなら検索機能を使って一発で情報にたどり着けるので、無駄な時間をなくすことができます。
そのため、日々の業務に追われているビジネスマンにとって、手書きではなくアプリでリストを管理することが必要不可欠です。
（2）社内でToDoリストを共有できる
社内でやることリストを簡単に共有できるのもメリットです。
紙や口頭でのタスク管理では、メンバー全員へ知らせるのに無駄な手間がかかるため、複数人の進捗管理には不向きです。また、Excelでの管理も「タスクを入力してファイルを送信するのが面倒」なので、継続できない可能性があるのです。
メンバーの進捗状況を把握できなければ、社内やチーム全体の業務の遅れにつながります。そのため、「アプリを活用して、リアルタイムでやることリストを共有すること」が求められるのです。
（3）時間や場所を問わず確認できる
時間や場所を問わずタスクを確かめられる点も、アプリを使うべき理由のひとつです。
多くのタスク管理アプリは、iPhoneやAndroidのスマートフォンにも対応しています。そのため、移動中や外出先でもわざわざ帰社することなく、場所を問わずタスクを確かめられるのです。
一方、紙は紛失しやすいうえにタスクが増えるほどかさばり、ExcelはPC（パソコン）向けツールであるため、スマホ操作に適していません。したがって、スマホでも簡単にやることを管理できる「Stock」のような、素早く情報へアクセスできるアプリが最適です。
やることリストをアプリで運用する際の注意点とは
やることリストはアプリで管理・運用するべきですが、継続して運用を続けるには、以下の条件に当てはまるツールを選ばなければなりません。
- 「全メンバー」のタスク進捗を管理できる
- やることリストの作成方法を統一できる
やることリストは個人の業務管理とともに、プロジェクトの進捗管理にも役立ちます。したがって、全メンバーの状況を確かめられる「共有機能」を備えたツールを選ぶべきです。
各メンバーのやることリストは、情報管理を効率化するためにフォーマットを固定して管理すべきです。とくに、アプリに「テンプレート」機能があれば、やることリストの作成時間を減らせるうえ、体裁の整ったリストに統一できます。
このように、アプリを使ってやることリストを管理するには、「共有機能」や「テンプレート機能」が必要です。また、「全メンバーが使いこなせるか」の観点が前提となることを押さえておきましょう。
【必見】簡単にやることリストを管理できるおすすめアプリ
以下では、やることリストを簡単に管理できるおすすめのアプリをご紹介します。
やることリストを紙やExcelで作成する方法もありますが、紙では紛失しやすいうえにあとから見返しづらいデメリットがあります。また、Excelは入力したりファイルを管理したりするのが面倒で、やることリスト自体の形骸化に繋がりかねません。
一方、タスク管理アプリを使うと、時間や場所を選ばず必要な情報にアクセスできるので、タスクの作成・確認に手間がかかりません。とくに、直感的に使えるシンプルなアプリを選べば、ITツールに不慣れなメンバーもアプリで簡単にタスク管理できるのです。
結論、やることリストを簡単に管理するために自社が選ぶべきなのは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業に勤める65歳以上の従業員でも説明なしで使える「Stock」一択です。
Stockの「タスク機能」では、個人のタスク設定はもちろん、部下や同僚へのタスク依頼も可能です。また、タスクに”期限”や”繰り返し”を設定できるうえ、あらゆるデバイスから使えることからも、時間や場所を選ばずタスク管理ができて最適だと言えます。
非IT企業の65歳の方でもすぐに使えるタスク管理アプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事のやることリストの作り方・管理方法まとめ
これまで、やることリストの作り方とアプリをおすすめする理由を紹介しました。やることリスト作成のポイントは、「メンバーに簡単に共有できること」「テンプレートを使って体裁を整えられること」です。
そのため、紙やExcelではなくITツールを使って「やることリスト」を管理する必要があります。ただし、使いこなすのが難しいツールを導入すると、社内に浸透しないので注意が必要です。
そこで、ストレスなくやることを管理するには、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、誰もがすぐに使いこなせるほどシンプルなタスク管理アプリ「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、やることリストを使って社内の業務を効率化しましょう。
