業務上、メモをとることは重要な習慣のひとつです。大切な情報はもちろん、業務での気づきやクライアントの発言などをメモしておけば、内容を忘れてしまったときのリスクヘッジが可能です。
 
メモすること自体にメリットがある一方で、「大切なメモを管理しているアプリのセキュリティは大丈夫か」「確認したいメモが見当たらない」など、メモの管理について心配や不満を持つ方は多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、安全にメモを管理できるおすすめアプリトップ5や、メモ帳でメモを取る5つのデメリットをご紹介します。
 
  • 仕事のメモは大切な情報なので、信頼できるセキュリティ下で管理したい
  • メモ帳でメモの管理をしようと検討していたが、デメリットや危険性を確認しておきたい
  • メモだけでなく、さまざまな文書の管理フローを徹底し、情報漏洩を防止したい
という方は、この記事を参考にしていただくと、メモを安全かつ効率的に管理できるアプリや方法が見つけられます。
 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

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安全にメモを管理できるアプリケーション トップ5

以下では、メモした大切な情報を安心して管理できるアプリをランキング形式でご紹介します。
 
メモを安心して管理するためには、高度なセキュリティ水準をクリアしているアプリを選ぶ必要があります。
 
また、「高いセキュリティがあること」と同時に、次の3つの要件を満たすアプリを選択することで、業務効率化も実現できるので一石二鳥です。
 
  • 必要最低限の機能
  • シンプルで使いやすいデザイン
  • 高度なアクセス性
結論、高度なセキュリティ水準と効率化を実現する3つの要件をすべてクリアするアプリは、大切な情報を蓄積して適切に管理できるStock一択と言えるでしょう。
 
Stockは、国際的なセキュリティ基準に準処したセキュリティ環境で情報を保護し、メモした情報をすべて暗号化するので第三者は閲覧できません。
 
また、情報の作成、管理、共有において過不足のない機能が備わっているので、誰もが説明なしで使えるほどシンプルです。さらに、優れた検索機能などが「書いたメモがどこにあるか分からない」というストレスを一気に解決します。
 
Stockは非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える、今注目のアプリであり、業界・業種問わず定評があります。

第1位 Stock

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

第2位 Evernote

Evernoteのトップページ

Evernoteは、文章だけでなく、画像や動画データ、位置情報までメモできるアプリです。

<Evernoteのポイント>

  1. メモした内容を簡単に編集できる
    チェックリストを活用して、メモ内容をTo-Doリストやタスク管理に変えます。
    また、Webページ全体をクリップして、メモや注釈を付け足せる機能もあります。
  2. 2段階認証でメモを保護する
    仕事のメモは重要な情報なので、漏えいのリスクをできる限りなくす必要があります。
    Evernoteで2段階認証を設定すれば、パスワードだけの場合よりもセキュリティが強化できます。
  3. メモの共有が可能
    Evernoteで作成したメモは、他のユーザーの名前もしくはメールアドレスを入力することで共有できます。
    また、ユーザー以外でも公開リンクを共有することでメモを閲覧できます。


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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第3位 OneNote

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OneNoteは、Microsoft社が提供している、メモや録音、ファイル共有などの豊富な機能が備わっているアプリです。

<OneNoteのポイント>

  1. メモを分かりやすく管理する
    作成したメモは、ノートブック、セクション、ノートの3つの階層構造で管理できます。
    重要な情報にはノートシールを付けることで、目的のカテゴリー情報だけを検索できます。
  2. ノートをパスワードで保護する
    セクションごとにパスワードをかけて、大切な情報を保護します。
    ただし、パスワードを忘れてしまうと復元できないので注意が必要です。
  3. 手書きでもメモできる
    描画機能を活用すればペンを使ってメモを取ることができます。
    さらに、蛍光ペンなどで文字の装飾をすれば、重要なメモを強調できます。


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第4位 Dropbox Paper

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Dropbox Paperは、Dropbox社が提供する、オンラインでドキュメントの作成、管理ができるアプリです。

<Dropbox Paperのポイント>

  1. マークダウン方式で情報を見やすく整理する
    マークダウン方式は、入力したテキストを簡単な記号で見やすく整理できる書き方です。
    例えば、テキストの直前に”#”を入力すると大見出しに設定されます。
  2. 高いセキュリティ水準
    Dropbox Paperは、Dropboxと同水準のセキュリティシステムで運用されています。
    また、作成したドキュメントごとに共有権限を設定、変更できます。
  3. To-Doリストとしても利用できる
    メモした内容にチャックボックスを付けることで、To-Doリストを作成できます。
    また、やるべきことが完了したら、チェックすることで打ち消し線を引くこともできます。


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第5位 NotePM

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NotePMは、メモの内容を一元的に管理して、社内で共有できるようにするアプリです。

<NotePMのポイント>

  1. メモの効率化を図れる
    メモの作成が便利になるテンプレート機能や下書き機能を活用することで、スムーズなメモが可能です。
    メモを取る必要のある頻度の高いタスクの際に利用すれば、大幅な業務効率化になります。
  2. データを守るためのセキュリティ
    通信の暗号化や2段階認証機能などにより、第三者への情報漏えいを防ぎます。
    仕事に関するメモは特に重要な情報なので、厳重な管理環境が必要です。
  3. グローバルな環境に対応可能
    英語表記への変更やタイムゾーンの設定ができるので、グローバルな環境で活用できます。


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メモ帳で大切なメモを管理する5つのデメリット

メモの方法は「メモ帳を活用したアナログな方法」と「アプリを活用したデジタルな方法」の2つがあります。しかし、メモ帳には仕事で利用する際に障害になるデメリットが複数あります。
 
以下では、メモ帳で大切なメモを管理する際に知っておきたい5つのデメリットをご紹介します。

安全性が低い

メモ帳に書かれたプロジェクトや社内の情報は、メモ帳を開くだけで簡単に閲覧できてしまうので、セキュリティ環境は脆弱と言えます。
 
特に仕事のメモは会社の利益に繋がる重要な情報です。メモ帳のメリットは場所を選ばずに記録できる点ですが、メモ帳を持ち歩くことが多い場合には紛失のリスクが高まるので、より一層の注意が必要になります。
 
「誰でも簡単に閲覧できてしまう」「紛失するリスクがある」など、手帳の安全性が低いことは意識しておきましょう。

編集が難しい

メモ帳では、一度メモした内容を修正する際に「消す」作業が必要になるので、編集に時間がかかります。また、二重線でメモを消す場合もありますが、「メモが分かりづらくなる」「余白が狭いので訂正が難しい」など不便です。
 
手書きのメモ帳では、扱う情報量が多くなると「書き直し」や「整理」が難しくなります。そのため、メモ帳は仕事用のメモには不向きと言えます。

読み返せないことがある

人によって書く字は異なりますが、急いでメモした際などは、読み返しても字が乱雑で読めない場合もあります。「メモをする=大切な情報を記録する」ということなので、後で見返して内容が把握できないという事態は避ける必要があります。
 
また、情報量が増えれば増えるほど、確認したいメモを目視で探すのは工数がかかります。そのため、都度パソコンに打ち直すなど、こまめなメモ管理が必要になり、メモ帳に書くプロセスは非効率化の原因になります。

いつも持ち歩く必要がある

急にアイデアが思い浮かんだときに手元にメモ帳がなく、時間が経って忘れてしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。
 
メモしたいときにメモできない事態を回避するためには、メモ帳を常に持ち歩く必要があります。しかし、外出や移動の際にメモ帳を忘れていないかを毎回確認するのは効率的とは言えません。
 
また、メモ帳をさまざまな持ち物に入れておく方法もありますが、情報が分散してしまい、どのメモ帳に何の情報が記載されているかを把握できせん。また、メモの紛失リスクも大幅に高まります。

他の人と共有できない

メモ帳などのアナログなメモ管理方法では、同じ空間にいる人にしか共有ができません。
 
情報を共有したい場合には、「テキストに変換する」「メモの写真を撮る」などの方法がありますが、二度手間になるので非効率的です。仕事用のメモの場合には、アプリを利用するなど、デジタルな方法でメモした方がスムーズです。
 
リアルタイムの情報共有が求められる経営環境では、共有に手間と時間がかかるアナログなメモは非効率なので、業務効率生産性を高めるためには今回ご紹介したアプリの一つである「Stock」が最適です。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

メモを安全に管理できるアプリ まとめ

これまで、メモ帳でメモ管理するデメリットや、メモを安心して管理できるアプリランキング トップ5をご紹介してきました。以下は、メモ帳などのアナログな方法でメモを管理する際に知っておきたい5つのデメリットです。
 
  1. 安全性が低い
  2. 編集が難しい
  3. 読み返せないことがある
  4. いつも持ち歩く必要がある
  5. 他の人と共有できない
メモ帳へのメモにも十分なメリットがありますが、仕事などの機密性の高い情報を扱う場合にはアプリを活用するのが無難です。ただし、アプリのなかにもセキュリティが低く、大切な情報を安心して管理できないものもあるので注意しましょう。
 
今回ご紹介したアプリのなかでランキング1位のStockは、高いセキュリティ環境でメモした大切な情報を管理し、かつメモ帳の5つのデメリットをすべてカバーできる優秀なアプリです。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひStockを導入して、安心安全な環境でメモを管理しましょう。