社内wikiでは通常、業務や会社に関する情報を各社員が投稿し、1つのツール上で管理することで、業務効率化を進めたり、情報の属人化を防ぐ事ができます。
 
コロナ禍で企業の人材流動性が高いなか、特定のノウハウやナレッジが個人にのみ蓄積されるのは、企業にとっては人材とともに重要な情報ごと失ってしまう可能性もあるため、大きなリスクとなります。
 
また、在宅勤務需要が高まる中、企業として情報共有のあり方を見つめ直さなくてはならないというお悩みを抱えていらっしゃる方も少なくないでしょう。
 
そこで今回は、社内wikiの失敗例や、その対策に役立つ情報とおすすめのツールをご紹介しますので、
 
  • 重要なナレッジの属人化を防いでパフォーマンスの底上げを行いたい
  • いつでも、誰でも最新の情報にアクセスできる環境を整えたい
  • チームの情報共有のあり方を見つめ直したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、効率的に社内wikiを運用し、社内の情報共有の制度を改革していくことができます。
 


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社内wikiの代表的な失敗例3選

最初に、この記事では社内wikiの代表的な失敗例を3つ以下でご紹介していきます。
 
これから社内wikiを導入しようと検討されている方も、一度失敗例を頭に入れておくことで、よりスムーズに自社で導入していけるでしょう。
 

社内wikiが利用されない・浸透しない

社内wikiの失敗例としてよく起こるのが、社内wikiが社内に浸透しきらず、利用されないという事例です。
 
社内wikiを導入するまでは良いですが、結果的に浸透せず、使わずじまいでは意味がありません。
 
こういった事例を防ぐために、閲覧する為の仕組みだけでなく、情報を投稿してもらうためのルール設計やフローを明確に設定する必要があります。
 
対策法の詳細については次のセクションで解説します。
 

社内wiki(ツール)が使いづらい

社内wikiを導入するにあたって利用しているツールの操作性も、非常に重要な要素です。
 
具体的に、情報提供や編集作業に手間がかかるようなツールはおすすめしません。
 
直感的に操作でき、重要な情報が流れていかないようなツールを使うと、より利用されやすい社内wikiになるでしょう。
 
社内wikiを運用する上で最もおすすめのツールは最後に詳しくご紹介いたしますが、結論、上記の条件を満たすツールはStock一択と言えます。
 

情報が更新・蓄積されない

せっかく社内wikiを導入しても、掲載されている情報が古く使い物にならなくては意味がありません。
 
社内wikiを浸透させるためには、情報は常に最新版にアップデートしておくことが不可欠です。
 
社員全員が手軽に情報を編集し、アップデートしていけるように、
  • フォーマットを利用する
  • パソコンだけでなく、スマホやタブレットからでも編集ができる
  • 検索機能が充実している
上記の機能が備わっているツールを利用すると、より社内での浸透度が高まり、理想的な社内wikiに近づけることができます。


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社内wikiを浸透させるために取り組むべきこと

具体的な社内wikiの失敗例を見ていただいたところで、ここからは実際に社内wikiを導入し、浸透させていくために行うべきポイントや注意するべき事について解説します。
 

運用管理者を決める

社内wikiの存在を周知し、浸透させていく為に、まずは管理者を設けることが必要です。
 
ナレッジマネジメントの重要性を伝え、情報共有に協力してくれた社員の評価体制を構築するなど、社内の風土をしっかり整えていくことが求められます。
 
また、社内wikiを運用するにあたって、しっかりと必要な情報が提供されているかを管理する為にも、管理者は必要になります。
 
社内に浸透させ、社員から求められる、質の高い社内wikiを構築していく為にも、しっかりと運用管理者の設定をしましょう。
 

運用ルールを定める

社内wikiを浸透させるために、ある程度ルールを設定し強制的に社内wikiの構築に協力してもらうというのも1つの手段です。
 
基本的に社内wikiにおいては、情報を受け取る側には大きなメリットがありますが、情報提供する側にはあまり直接的なメリットがないケースが多いです。更には大きな手間が伴うため、なかなか、情報提供者が現れないという問題が発生します。
 
そこで、情報提供に関するルールをしっかりと定め、積極的にナレッジを共有する文化・風土を醸成していく必要があります。
 

投稿者にメリットを提示する

先ほどもご紹介した通り、社内wikiでは投稿すること自体が最大のハードルになるため、投稿者に対してなんらかのメリットを提示すると、情報提供の活性化が望めます。
 
例を挙げると、情報提供数に応じて評価が上がって、給与に反映されたり、何かしらのサービスが受けられたりといった待遇面の体制を整えると、より社内に浸透しやすくなります。
 
また、情報提供をすることによって、部下や新入社員のパフォーマンス向上に繋がり、会社全体としての生産性向上につながることをしっかりと上長から浸透させていくことが重要になります。
 

投稿テンプレートを用意する

投稿の際に「どのように情報を書き込めば良いのか分からない」という悩みから、情報の投稿が滞ってしまうケースがあります。
 
そこである程度、投稿を定型化してしまうことをおすすめします。
 
投稿の際のテンプレートを先に決めてしまい、ナレッジの種類によって何種類かのテンプレートを使い分けていくようにすることで、投稿スタイルも統一化されるため、投稿する際に細かい文章構成を考える必要もなくなります。
 
上記のような効果があるため、投稿の定型化をすることにより、情報共有の活性化を見込むことができます。
 

情報の整理を徹底する

徐々に書き込みが増えてくると、さまざまな情報が煩雑化していき、ナレッジの重複なども起こるようになります。
 
そういった際に、上述した社内wikiの担当管理者がしっかりと情報整理を行うことが必要になります。
 
あまりにも古い情報や、使われていないナレッジなどを修正し、最新の情報にアップデートするよう、現場の社員に求めることも重要な1つの業務です。
 

投稿へのリアクション

誰かが提供してくれた情報や新着の共有事項について、「いいね」や「スタンプ」などでリアクションをしてあげる習慣をつけましょう。
 
自分の投稿が誰からも反応を得られず、投稿しただけになってしまっては、自分の投稿に必要性がないと感じ、それ以降投稿することをやめてしまうはずです。
 
誰かが投稿をしてくれたら、それに対してしっかりとリアクションをし、投稿への感謝と必要性を相手にはっきりと伝えてあげましょう。
 
こういった細かいリアクションややりとりが「情報共有を積極的に行う文化」を醸成していきます。


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関連記事: 社内wikiツールおすすめ10選!wikiの基本的な作成方法とは?

失敗しない社内wikiの特徴

社内wikiを運用する上での細かいポイントをここまでご紹介してきました。
ここからは上記の内容を踏まえ、実際に失敗しない社内wikiを運用していくために大切なポイントを解説していきます。
 

社内wikiを導入する目的を明示する

実際に社内wikiが浸透せずに終わってしまう原因として、「社内wikiを使うことで何がどう改善されて良くなるのか」が社員に理解されていないという問題があります。
 
そういった問題を避ける為、導入前に「社内にどのような課題があり、それを社内wikiでどのように解決していくか」というところを社内のトップマネジメント層や社内wikiの推進者から説明していく必要があります。
 
また、導入をしない場合のデメリットや、現状抱えている問題を解消できる点も、併せて解像度高く説明できると良いでしょう。
 
社内wikiの導入により、社員全体の業務効率化、質の向上や、業務による負担の軽減につながる点などをしっかりと全体に伝えられると、より導入後の浸透速度が高まります。
 

社内での情報共有が活発であること

社内wikiを絶対的なツールにする為には、その土台となる、「情報共有を積極的に行う風土の醸成」が不可欠です。
 
上記のような風土を構築していく為に、投稿者に対してのリアクションの徹底や、評価制度をしっかりと整えていくことが大切です。
 
また、誰でも簡単に情報を編集し、情報を最新の状態に保つために、大切な情報が流れにくく、情報整理がしやすいツールを活用することをおすすめします。
 

情報の属人化を防ぐという意識

社内wikiを運用する最大の目的は、社内の情報の属人化を防ぎ、人材の流出と共に大切なナレッジの流出を防ぐことです。
 
ナレッジを社内に蓄積し、受け継いでいくことで、会社としてのアップデートを図るという意識をまずは会社全体に浸透させましょう。
 
そのために、社員の帰属意識の強化をする必要があります。
 
企業が成果を出し続け、さらに社員の満足度も高い企業であれば、自然と社員の帰属意識は高まり、社内wikiの浸透もしやすくなるでしょう。
 
まずは、社員1人1人が会社にとって必要不可欠な存在であるということを社員に対して正面から伝えてみるなど、社員の1つ1つの行動に対してしっかりと評価する文化を作っていくことが大切です。


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関連記事: 社内wikiの使い方とは?情報にアクセスしやすい環境を整えよう

失敗しない社内wikiを作るなら

ここまで、社内wikiの導入や運用に際して気をつけるべきポイントをご紹介してきました。
最後に、上記の内容を踏まえ、社内wikiを運用するにあたって最適なツールをご紹介します。
 
今回ご紹介するのはStockという、非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える情報共有ツールです。
 
最もシンプルに情報共有と情報の管理をすることができ、情報提供する際のテンプレートも作成することができるため、社内の情報共有の活性化を見込める点が大きな魅力です。
 

社内wikiを最も簡単に運用するなら「Stock」

Stockのトップページ

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社内wikiを効率的に運用し、ノウハウやナレッジを属人化させないためには、チームの情報を1箇所にまとめておき、誰もがいつでもどこでも閲覧し編集できる環境が必要になります。
 
Stockを使えば、驚くほど簡単に情報を残すことができるため、重要な情報があちこちに分散しません。

■Stockの特徴

1.ITに詳しくなくても、簡単に始めることができる。
ITの専門知識がなくても問題なく簡単に始めることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルです。
 
3.最も簡単に、チーム内の「情報共有」と「情報管理」ができる。
何よりも簡単に情報をストックできるうえ、共有したファイル管理も直感的で、これまで感じていた情報共有のストレスから解放されます。

■Stockの主な機能

Stockの主な機能は「ノート」「タスク管理」「チャット」に集約されます。
ノート機能

Stockのノート画面

引き継ぎ以外にも、会議の議事録やマニュアル、ノウハウや連絡事項など、様々な情報を簡単に残すことができ、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付できます。
ファイルの中身もweb上でプレビューできるため、一度ダウンロードして確認する手間が省けます。
タスク管理

Stockのタスク管理画面

自分のタスクだけでなく、メンバーのタスクも一覧で手軽に管理できるのがポイントです。
一覧で管理できると、いちいち各メンバーに現在の進捗を聞く必要がないので、確認する手間が省けます。
チャット

Stockのメッセージ画面

ノートのテーマ毎にチャットができるため、不要な話題が混ざることがありません。
色々な話題が混在して、必要な情報が見当たらない・・・という従来のチャットツールで感じていたストレスから解放されるため、後から会話履歴を遡る時間を短縮できます。

■Stockの導入費用

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用できます(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。


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関連記事: 【無料あり】社内wikiツール27選 | 社内wikiの作り方や活用事例までご紹介

社内wiki失敗まとめ

今後社内wikiを導入しようと検討されている方や、現状上手く社内wikiを運用できていないという担当者の方々の何かしらのヒントになれば嬉しく思います。
 
という訳で今回は、
  • 社内wikiの失敗例
  • 社内wikiを浸透させる為にチェックすべきポイント
  • 失敗しない社内wikiの特徴とおすすめのツール
について、詳しく解説してきました。
 
また、社内wikiを運用する上でおすすめのツールであるStockは、社内wikiを運用する際に押さえておくべきポイントを全て満たすうえ、実際に利用している方の声からもシンプルさや使いやすさで非常に定評があることがわかります。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ導入して情報共有のストレスを解消しましょう。
 
関連記事: Slackを使って社内wikiやナレッジを管理する方法とは?