社内wikiは、個人が持つ業務や会社に関する情報をひとつに集約できるため、業務効率化を進めたり、情報の属人化を防いだりするのに役立ちます。
一方、目的やリスクなどを曖昧にしたまま「社内wiki」を選ぶと、社内に浸透せず、導入に失敗するケースもあるので注意しなければなりません。
そこで今回は、社内wikiの失敗例や対策におすすめのツールをご紹介します。
- 失敗しない社内wikiの運用方法を事前に確認し、導入した際に役立てたい
- 時間や場所を問わず最新の情報にアクセスできる環境を整えたい
- 社内wikiに活用できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、失敗のリスクを抑えながら効果的に社内wikiを選定、運用ができるようになります。
目次
社内wikiの代表的な失敗例と対策
以下では、社内wikiの代表的な失敗例と対策を併せて解説します。スムーズに社内wikiを運用するためにも、導入後に想定されるトラブルと対策を事前に把握しておきましょう。
失敗例1｜社内wikiが浸透しない
社内wikiの代表的な失敗例には、社内に浸透せず利用されないケースがあります。
社内に浸透しない状態とは、社内wikiを導入したは良いものの、情報が更新されなかったり、作成者以外にwikiが活用されない状態を指します。
原因には、「社内wikiそのものが周知されておらずwiki作成のハードルが高いから」「社内wikiのメリットを社員が理解していないから」が挙げられます。そこで、以下の2つの対策を実践してみましょう。
対策1｜運用管理者を決める
まずは、運用管理者を決めて社内wikiの存在を周知し浸透させます。
社内wikiを新たな試みとして始める場合、管理者を中心に社内wikiまわりの体制を整えなければなりません。たとえば、「ナレッジマネジメントの重要性を伝える」、「情報共有に協力してくれた社員の評価体制を構築する」があります。
また、提供された情報の必要性や更新日を確認し、必要に応じて訂正・更新を依頼する役割としても管理者は必要です。
このように、社内wikiが浸透せず活用されない状況を改善するには、運用管理者を中心に社内体制を整え、社内wikiの必要性を共有していくのが効果的です。
対策2｜投稿者にメリットを周知させる
投稿者にメリットを周知させる点も大切です。
社内wikiは投稿すること自体が大きなハードルになるため、投稿者に対してメリットを提示すると、社内wikiへの自発的な投稿が望めます。
たとえば、wiki投稿が社員の評価につながる体制をつくる方法です。具体的には、wiki投稿数の上位者ランキングの表示や、投稿したwikiの活用状況をリアクション機能で可視化できる体制を整え、それを評価に組み込みます。
生産性向上などの会社全体へのメリットだけでなく、投稿者に焦点を当てたメリットを提示して、wiki作成のモチベーションを引き出すのが大切です。
失敗例2｜情報が更新・蓄積されない
社内wikiを導入したものの、最新情報が更新・蓄積されないのも失敗例のひとつです。
掲載されているwiki情報が古いままでは、活用する機会がないため浸透していきません。また、最新情報が書き換えられないまま蓄積されていた場合、閲覧者が誤認し社内で認識のズレが生じるリスクが発生します。
したがって、社内wikiを効率的に活用するには、情報が常に最新版にアップデートされている必要があるのです。そこで、情報を誰もが簡単に更新し、正確に情報を蓄積できるように以下の対策を実施しましょう。
対策1｜ 投稿テンプレートを用意する
まず、テンプレートを利用し投稿を定型化する対策があります。
最新情報の投稿が滞ってしまう背景には、「どのように書き込めばよいかわからない」という悩みがあるからです。
そこで、投稿の際のテンプレートをあらかじめ複数準備し、wikiの種類によって使い分ける仕組みを整えることで、投稿者が細かい構成を考える必要はなくなります。また、体裁が整えられるため、閲覧側にとっても見やすい社内wikiを作成できます。
したがって、投稿テンプレートを用意して誰もが社内wiki情報を簡単に書き込める環境をつくり、wiki投稿へのハードルを下げましょう。
対策2｜ 情報の整理を徹底する
最新情報を確実に蓄積するには、定期的な情報の整理が大切です。
社内wikiの書き込みが増えると情報が乱立したり、wikiが重複したりします。そして、情報の乱立やwikiの重複は、検索性が弱くなる・情報の更新速度が追い付かなくなるなどの悪影響を及ぼしてしまうのです。
常に必要な情報のみが提供される状態にするためにも「古い情報や活用されていないwikiは管理者に報告し削除する」などのルールを設けると、情報の整理がしやすくなります。
対策3｜ 投稿へのリアクションを行う
新着のwikiに、「いいね」や「スタンプ」などでリアクションする習慣を徹底してみましょう。
投稿への反応は社員のwiki作成のモチベーションになり、投稿した情報が見られ社内に貢献できたという良い雰囲気をつくりだせます。また、リアクションの大きさによって必要とされる情報の種類が明らかになるため、wiki作成の基準にもなります。
このような環境が構築されると、社員間で自発的に情報共有するサイクルが生み出され、常に最新の情報を更新する習慣がつくのです。したがって、各投稿へのリアクションは欠かせません。
失敗例3｜社内wiki（ツール）が使いづらい
利用しているツールが使いづらいのも、代表的な失敗例です。
使いづらいツールは、利用者にとってストレスとなり、wikiの作成や閲覧を妨げてしまいます。情報提供や編集作業に手間がかかるようなツールや、ITリテラシーが高い利用者向けのツールは操作が複雑なので浸透しません。
そこで、「導入予定のチーム」や「既存の社内wikiを使いづらいと感じているチーム」も以下の方法を取りましょう。
対策｜操作が簡単なツールを選ぶ
ツールを選ぶ際には、操作が簡単であることは欠かせません。
操作が簡単なツールであれば誰でもすぐに使いこなせるため、社内wikiの利用も進み、教育コストを削減できるのです。また、以下の機能が導入予定の社内wikiに備わっているかも必ず確認しましょう。
- ノートに情報を残せる機能
- 充実した検索機能
- 残した情報を基点にコミュニケーションができる機能
- マルチデバイス対応（パソコンだけでなく、スマホやタブレットからでも利用可能）
このような機能が備わっているツールを利用すると、情報の更新や補足が活発になり、wikiの活用による業務効率の改善も期待できます。たとえば、「Stock」であれば上記の機能が過不足なく備わっているうえ、簡単に使いこなせます。
【失敗しない】社内wikiを運用するコツとは
ここでは、失敗しない社内wikiの特徴を解説します。社内wikiの効果を十分に発揮させるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。
社内wikiを導入する目的を明示する
社員全員に導入する目的が明示されていれば、求められる社内wikiの内容や活用方法が伝わりやすくなります。
実際に社内wikiが浸透せずに終わってしまう原因には、「社内wikiを使うことで何がどう改善されるのか」が社員に理解されていない問題があります。そのため、導入前にトップマネジメント層や社内wikiの推進者から、自社の現状と社内wikiに期待する効果を説明しましょう。
社内全体の業務効率化や業務負担の軽減につながる点など、自社の課題に照らし合わせながら伝えられると、より社内wikiが浸透しやすくなります。
社内での積極的な情報共有を促す
社内で積極的な情報の共有を促す必要があります。
社内wikiが成功している状態とは、積極的・継続的に活用されている状態であるからです。社内wikiを導入して満足するのではなく、積極的な情報共有を促すことでより大きな効果が期待できます。
たとえば、社内wikiを数多く作成した貢献者への評価を上げる、などの評価体制の整備は社員のモチベーションを保つルール設定として効果的です。また、情報共有を促進するツールを使う場合には、操作が簡単で使いやすいものを選択すると無理なく続けられます。
このように、社内wikiを「導入して終わり」とならないように、全社で運用に取り組む意識を醸成する工夫が必要です。また、「Stock」のようなシンプルで使いやすい社内wikiツールを使えば、社内wikiの利用を習慣化させて、活発な情報共有を望めます。
情報が属人化する危険性を伝える
社内全体に情報の属人化の危険性を伝えると、社内wikiで失敗しにくくなります。
仮に、社内で情報の属人化が発生すると、業務プロセスがブラックボックス化してしまいます。その結果、マネジメント層は担当者の進捗状況を把握しづらくなり、的確なフォロー・タスクの割り振りが難しくなるのです。
そのため、社内で情報の属人化が招く問題点・危険性は積極的に伝えましょう。
社内wikiの作成・運用に失敗しないおすすめのツール
以下では、社内wikiの作成に失敗しないおすすめのITツールをご紹介します。
社内wikiはデータを蓄積し活用していくサイクルが適切に回ることで、はじめて効果を発揮します。しかし、ノウハウを蓄積するにあたり、ITリテラシーが求められるような難しいツールでは社内へ浸透しません。
つまり、社内のITリテラシーに差がある場合、ツールを使える人と使えない人が発生し、全社での社内wikiの活用が円滑に進まず社内wikiの運用に失敗してしまうのです。
そこで、「社内wikiを導入しても効果が得られない事態」を避けるために自社が選ぶべきツールは、非IT企業の65歳以上の社員でも、ストレスなく利用できる社内wikiツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はwikiを蓄積し、カテゴリーごとに「フォルダ」分けできるので、欲しい情報へすぐにアクセスできます。また、wikiの書き込みが増えても「メッセージ」「タスク」はノートに紐づいているので、話題を錯綜させずにやりとりができるのです。
社内wikiを最も簡単に運用できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内wikiの失敗例や対策まとめ
これまで、社内wikiの失敗例や対策、おすすめのツールをご紹介しました。
社内wikiの失敗例には「社内wikiが浸透しないこと」「情報が更新されないこと」「ツールが使いづらいこと」の3点があります。対策としては、wikiの作成者・閲覧者の両者が活用しやすい社内環境の整備を実践し、全社で社内wikiを運用する必要があるのです。
さらに、社内wikiを失敗させないための最も重要なポイントは、ツールの定着率に大きく影響する「誰でも簡単に使いこなせるかどうか」です。逆に、一般的である複雑なITツールでは業務効率化どころか、業務進行に悪影響を及ぼす要因となります。
そこで、Stockのように、導入した即日から簡単に使える社内wikiツールを使って情報の蓄積と活用のサイクルを回すべきです。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上での導入実績を誇り、社内wikiとしての活用事例も豊富です。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してシンプルに社内wikiを運用し、社内の有益な情報を活用しましょう。
