仕事をする上で、職種や年齢、経験に関係なく必要な要素にタスク管理があります。タスク管理とは、最小単位まで具体化した仕事や作業を管理して、効率的に業務を進めることを意味します。
 
しかし、実際、タスク管理にかなりの時間や労力をかけているのに、なかなか成果が出なかったり、期限を守れなかったりしたことがある方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「タスク管理が上手い人が実践している5つの手法」「タスク管理をするメリット・デメリット」をご紹介します。
 
  • 職場が全体的に切迫しているので、余裕を持って仕事に取り組みたい
  • 仕事でタスク管理をしなかったら、自分や社内がどうなってしまうのか事前に知っておきたい
  • タスクを正しく管理すると具体的にどのような良いことがあるのか知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすることで、タスク管理のノウハウが身につき、より効率的に業務を進められます。
 

<この記事で最もおすすめのツール「Stock」とは?>
「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい」というお悩みはありませんか?
Stockは、「チームの情報を最も簡単に残せるツール」です。

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。

https://www.stock-app.info/

タスク管理が上手い人の手法5選

仕事がデキるメンバーはタスク管理が上手い傾向にあります。そこで、具体的にどのような手法でタスクを管理しているかを5つに厳選してご紹介します。

ノート

アナログなタスク管理の手法のひとつに、手書きノートの利用があります。例えば、自分が抱えているタスクをノートに書き出し、完了したタスクからチェックしていく方法が最も簡単で、誰でもすぐに始められます。
 
他には、バレットジャーナルという手法があります。書き出す項目の先頭にバレット(・)を使う箇条書きのタスク管理方法で、既製品のスケジュール帳などが合わなくても、体裁に捕らわれずに自由に書けます。
 
手書きでタスクを管理するメリットは、書き出す作業のプロセスで頭のなかが整理され、これから何をすべきかが明確になることです。一方で、日付やタスク内容、期限などをいちいち手書きで書いていく手間や、変更点の修正が柔軟にできないデメリットもあります。

メール

タスク管理をする手法のひとつに、メールツールの機能を活用する方法があります。メールが社内の主要なコミュニケーションの手段であれば、メールでのタスク管理は効果的です。
 
例えば、メールの受信ボックスを活用した方法があります。受信ボックスを未処理フォルダとして利用し、対応が完了したメールを処理済みフォルダで管理すれば、簡易的なタスク管理が可能です。割り振られたタスクを別の媒体に書き写す必要がないので作業工数が少ないメリットがあります。
 
しかし、タスクを確認するためにメールをひとつひとつ開封する必要があるので、自分が抱えているタスク全体を俯瞰できないデメリットもあります。

エクセル

エクセルは多くの企業で利用され、使い慣れているツールなのでカスタマイズも比較的容易にできる、柔軟性のあるツールです。例えば、入力内容があらかじめ決まっている場合にはプルダウン機能を活用することで、入力の手間や入力ミスを未然に防げます。
 
また、タスク管理表のテンプレートをMicrosoftが提供しているので、自分で一からタスク管理表を作成する必要はありません。一方で、エクセルでタスク管理をするとパソコン以外のデバイスからの作成や編集、閲覧がしにくいデメリットがあり、業務の効率性や利便性が損なわれます。
 
さらに、チームや部署でエクセルを共有する場合、編集のタイミングをずらさないと入力内容が保存されない可能性があるので注意しましょう。

カレンダー

スケジュール帳のカレンダーにタスクを記入する方法でもタスク管理ができます。週や月のタスクが一目で確認できるので、業務全体の進捗を把握しながら質やペースの調整ができます。
 
また、タスクがイベントなどの予定と同じ扱いになるので、「開始時間や締切を守らなくてはいけない」という心理が働きます。そのため、なかなかタスクを期限通りに完了できないという方や、タスクを忘れてしまいがちな方におすすめです。
 
しかし、カレンダーに書き込める情報は限られているので、タスク遂行に必要な情報を全て記載するのは難しいです。タスクの情報を一箇所にまとめて管理すれば、情報を探すコストが減り業務効率化できますが、入力できる情報が少ないのは大きなデメリットです。

ITツール

タスクの管理機能が搭載されたITツールを活用することで、煩雑なタスク管理が大幅に効率化されます。タスク管理ができるITツールは、手間のかかるタスクの作成やコミュニケーションコストがかかるタスクの依頼などを簡単にします。
 
また、自分のタスクを一覧で確認できたり、締め切りを通知で教えたりする機能など、タスクに集中するための機能が豊富に揃っています。自社のタスク管理の課題解決のために必要な機能があるITツールを検討しましょう。
 
タスク管理に特化している機能のほかに、タスクとタスク遂行に必要な情報も一緒に管理できるITツールがおすすめです。タスクと情報が紐付けられていれば、ツールを切り替える必要がないので効率的にタスク管理できます。
 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理をしなければならない理由とは

ビジネスシーンでよく使われる「タスク」とは、仕事という大きな塊を小さく区切って、具体的な行動を示したものです。つまり、「仕事」は大きな目的であり、「タスク」は目的達成のための小さな手段です。
 
仕事の手段であるタスクを管理することは「限られた資源をどう効率的にマネジメントするか」を意味しているので、企業価値や生産性、業績などに大きく影響を与えます。そのため、タスク管理することはあらゆる仕事で必須の要素です。
 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理をしない場合に考えられるケース

「仕事を成功させるためにタスクを効率的にこなすこと」がタスク管理の重要なポイントです。そこで、逆にタスク管理をしなかった場合、自分や社内にどのような影響があるのかをご紹介します。

業務の質とスピードが低下する

タスクを管理するとやるべきことが明確になるので、限られた時間や労力をタスクに集中できます。そのため、タスク管理がされていない環境では、次々にタスクが発生するなかで優先順位が決められずに、端から無計画に処理していく状態になります。
 
タスクごとに緊急度や重要度は異なるので、タスクの管理・分類をしないと後々に優先度の高いタスクの時間がなくなり、業務の質やスピードが低下する可能性があります。

チームメンバーのタスクに影響が出る

タスクは仕事を細分化したものなので、それぞれのタスクはあらゆる面で関係し合っています。そのため、誰かひとりがタスク管理を怠ってしまうと、ほかのメンバーのタスクに影響を与える可能性があります。
 
例えば、「市場調査の結果を作成する」というタスクを期限内に完了できない場合、調査結果を参照する必要のある全ての業務で、スケジュールの変更が必要です。工数が多い業務になるほどタスク管理をしなければ、大きな損害に繋がります。

プロジェクトが遅延する

タスク管理の役割には、「タスクを適切に割り振ること」があります。チームで業務を進める上で、一部のメンバーに負担が偏っている状態は避けるべき事態です。
 
しかし、タスク管理をしないと「何が完了していて、次に何をすれば良いのか」「誰が何をしているのか」など、チームの状態が不透明になるので、タスクの未完了やタスクの重複が発生して、タスクの偏りが生じます。
 
また、コミュニケーション・コストが増大します。タスクが一元的に管理されていないので、メンバー間で何度もタスクの調整や確認の作業が必要になるからです。
 
そのため、タスク管理をしない環境では、ひとりひとりのタスクの遅延が小さくても、最終的にはプロジェクトが遅延するなどの大きな影響がでます。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理の3つのメリット

タスク管理を怠ると、タスクの効率が悪くなり、チームやプロジェクトに悪い影響を与えることが分かりました。しかし、正しくタスク管理をすることで、誰でも、どのチームでも以下3つのメリットを享受できます。

タスクの優先順が明確になる

「タスクを管理すること」は、「タスクに順位を付けること」とほとんど同じ意味です。タスクの優先度は、重要度や緊急度の2つの要素で決まります。重要度と緊急度は全てのタスクで異なるので、やるべきことの順番を決めれば行動の指針ができます。
 
行動の指針からは「すべきこと」と「しなくて良いこと」が一目で分かるので、タスクをこなす際に迷いません。
 
また、「何をすべきか」が分かる状態では優先度の低いタスクは後回しにできるので、タスクに漠然と追われている状態よりもストレスが低下します。目の前のことに集中できれば、ひとつひとつの作業が効率的になるので”仕事がデキる”ようになります。

効率的に業務を進められる

タスク管理をすることで優先順位が決まり、無駄な作業をする時間が減ります。また、その分空いた時間を他のタスクに費やせるので、効率的に業務を進められる良いサイクルを生み出します。
 
また、「タスクにかける時間」も配慮すれば、作業はより効率化できます。人は時間が十分にあると余裕ができるので、無意識に作業ペースが遅くなって必要以上に時間をかけてしまう場合があります。
 
そのため、タスクをこなすための時間目標を作れば、意図的に作業効率を高められます。

業務全体の進捗が見える

タスクを管理するとタスクの状況(ステータス)が分かるので、業務全体の進捗を常に把握できるようになります。タスクの期限は中間目標の役割もあるので、期限通りにタスクが完了すれば順調に進行している証拠になります。
 
また、逆にタスクのステータスから異変を察知して、課題に対して早い段階で適切なアプローチができる可能性もあります。課題の早期解決は被害を最小限に抑えることに貢献します。


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

タスク管理におすすすめのITツール

タスク管理をさらに効率化するためにはITツールの導入が不可欠です。ノート、メール、エクセル、カレンダーにはメリットのほかに、以下の5つのデメリットがありました。
 
  • 「手間がかかる」
  • 「管理が煩雑」
  • 「共有ができない」
  • 「見にくい」
  • 「一元管理できない」
これからご紹介するタスク管理におすすめのツール「Stock」は、誰でも説明なしにタスク管理ができるくらい簡単に操作でき、タスクの作成や変更、依頼もシンプルです。また、自分のタスクだけでなく、他のメンバーのタスクを一覧できます。
 
作成したタスクはノートに紐付できるので、タスク遂行に必要な情報をすぐに確認できます。さらに、Stockはパソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末にも対応しているので、どのデバイスからも見やすいデザインになっています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールであり、その使いやすさから誰でも効率的にタスク管理ができるように設計されています。
 
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取れるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行えます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になるほか、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用できます。

仕事のタスク管理方法 まとめ

タスク管理を徹底することで、時間や心に余裕が生まれて本来のパフォーマンスを発揮できます。今回は、タスクを管理する手法として以下の5つをご紹介しました。
 
  1. ノート
  2. メール
  3. エクセル
  4. カレンダー
  5. ITツール
5つの手法はそれぞれ異なる特徴があるので、実際にタスク管理を行う社員メンバーに合う方法を改めて検討する必要があります。一方で、管理に手間がかかる手法や、効果的な利用が難しい手法、チームで共有が難しい手法もあります
 
今回ご紹介したツールのStockは、何の説明もなしにタスクの作成・管理ができ、かつチーム全体でタスクの共有ができるツールです。
 
無料から利用・登録ができ、登録も1分で完了するので、Stockを活用して仕事のタスク管理を効率化しましょう。