生産性の向上は企業力の拡大・利益の最大化にとって必要不可欠なものであり、企業にとって常に意識しなければならない要素です。
 
しかし、「生産性向上を実現するのに具体的に何から始めればいいのか」「施策を打ってはいるものの、思ったような効果が出ない」と悩む方も多いのではないでしょうか。こうした問題の原因は、生産性を向上させる目的や方法への理解が及んでおらず、社員の意識が向いていないことにあります。
 
そこで今回は、生産性向上に成功した企業の事例と生産性向上を実現するアイデア・注意点を中心にご紹介します。
 
  • 生産性を向上させるための方法が分からない
  • 生産性向上に向けた取り組みを行ったものの思ったような成果が出ない
  • 生産性向上を成功させた企業の事例を元に、自社でも取り組みを進めたい
という方は今回の記事を読むと、自社の生産力向上のために行うべき施策が理解でき、企業力拡大に向けた取り組みが進められます。


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生産性とは

生産性とは、コストや人材など投入した生産要素に対してどれだけの付加価値を生み出せたかの数値を指します。アウトプット(投入要素)÷インプット(成果)によって算出され、事業の継続可否判断や目標設定などにも利用されます。
 
生産性には、労働者視点から見える「労働生産性」と資本視点から見える「資本生産性」がありますが、ビジネスシーンで生産性という場合は、主に「労働生産性」を指し、労働者が作り出した製品や売上を言います。
 
こうした生産性の向上が重要視される背景には、日本ならではの事情があります。
 
昨今日本では少子高齢化が進んでおり、労働力の減少はもはや避けざるをえない状況となりました。こうした日々減少していく労働力を補うため、今ある労働力を最大限に活用する必要が生まれたのです。
 
その結果、仕事をより効率的かつ低コストで進める「生産性の高い状況」を維持する必要ができ、多くの企業では生産性向上に向けた取り組みが進められているのです。


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生産性向上に役立つ方法9選

以下では、生産性向上に役立つ方法を9選ご紹介します。いずれも積極的に取り組んでいくべきであるものの、自社の業態などを考慮して適切な手法をとることが大切です。

業務を自動化する

業務の自動化は働き方改革の中心的な施策であり、生産性向上に大きく貢献します。
 
エクセルでのマクロの利用や、チャットボットによる問い合わせの自動化など方法はさまざまですが、とくに昨今ではRPA(ロボティクス・プロセス・オートメーション)を利用した自動化が注目されています。
 
RPAでは、パソコンで行う作業をロボットに行わせることで自動化を実現します。繰り返し行う必要があるような業務や、多くの社員が同様に行うべき作業であれば、RPAの利用により一気に業務効率を改善し、生産性を高められます。
 
業務の自動化を行う際は、まずは社内に自動化の対象となる業務があるかどうかの確認が大切です。一方、頻度の低い作業であれば、自動化で逆にコストがかかり生産性が低下する場合もあるので、自動化が適する業務かどうかの見極めが必要になります。

定型業務のマニュアル化

生産性向上のためにも、定型業務はマニュアル化し業務の属人化を防ぎましょう。
 
業務が属人化し特定の担当者でなければ行えないような状況は、ひとたび担当者の離職や異動が起これば一気に生産性が低下するため、避けなくてはなりません。
 
作業手順や業務の流れをあらかじめマニュアル化しておけば、仮に担当者が変わっても従来と同じ時間・同じクオリティで業務が進められるので、生産性の向上だけでなく教育コストの削減にも繋がります。

タイムマネジメントの徹底

生産性の向上には、業務にかかる時間の把握とタイムマネジメントも大切です。
 
日々の業務にかかる時間が分からないままでは、今日の仕事が普段よりも早く終わったのか時間がかかったのかが把握できません。これでは、作業が効率的に進められたかの判断が付きにくく、作業の無駄を見つけるのも難しいです。
 
効率的に作業を進めるためにも、それぞれの作業にかかる時間の計測を行い、各業務に目標時間を設定しましょう。常に目標を意識して取り組むことで無駄を最大限に省き、生産性高く業務を進められます。

作業の無駄を省く

作業の無駄を省き、業務を効率的に行うのは生産性の向上に直結します。
 
とくに、前任者から引き継いだ業務の場合、手順が形骸化しており、意味がない業務が紛れ込んでいることがあります。こうした無駄を省かないままにすれば、その次の担当者も同様に意味のない業務をする羽目になります。
 
したがって、日々行っている業務に無駄がないか、より効率的に進められる方法はないか業務の見直しを行わなくてはなりません。
 
業務内容が可視化されていなければ、無駄や作業の重複には気づけないので、業務の見直しを行う際はまず自社内にあるすべての業務の見える化が必要です。見える化によって現れた無駄を徹底的に省き、生産性向上を実現させましょう。

個人のスキルを磨く

生産性の向上には、個人スキルの向上も重要な要素です。そのためにも、ナレッジやノウハウの共有を活性化し、社員を育てる工夫を行いましょう。
 
たとえば、優秀な営業マンの持つ営業ノウハウをほかの社員に共有すれば、勝ちパターンを掴みやすくなります。こうした積み重ねにより、社員の持つ個人スキルを高められれば、自然と企業力が高まり、生産性高く業務に取り組めます。
 
ノウハウ共有は個人スキルの向上に貢献する一方で、ノウハウ所有者が「ノウハウ共有は損だ」と感じるケースもあります。したがって、積極的な共有が行えるような環境の構築や工夫が必要です。

勤務形態に柔軟性を持たせる

働き方に柔軟性を持たせるのも生産性向上に役立ちます。
 
とくに昨今では、働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大防止に伴うテレワークの促進により、フレックスタイムの利用やオフィス以外での勤務スタイルも一般的なものになってきました。
 
こうした多様な働き方を選択できる環境はワークライフバランスの実現に適しており、社員は会社に対して信頼感・満足感を持ちやすくなります。
 
満足度の高い環境を構築しておけば、社員が最大限のパフォーマンスを発揮しやすくなるのです。

コミュニケーションを活性化する

コミュニケーションの活性化も、生産性向上には必要不可欠です。
 
社員同士のコミュニケーションが不足している状況では業務を効率的に進めるのは難しく、生産性の低下に直結します。したがって、社員間のコミュニケーションを活性化し、仕事を進めやすい環境を整える必要があります。
 
「社員同士の情報共有を活性化する」「フリーアドレスの導入により、業務以外でのコミュニケーションが行いやすくする」などコミュニケーションを活性化する方法はさまざまなので、業務形態にマッチした施策の実行が求められます。

情報共有ツールの導入と運用

生産性の向上を考えるならば、情報共有ツールの活用もおすすめです。
 
昨今では業務効率化・生産性の向上に役立つ機能を持った情報共有ツールが多数リリースされています。これらのツールを活用すると、これまで分散していた情報を一箇所にまとめられるので、より効率よく業務が進みます。
 
また、ツールによってはチャットなどのコミュニケーション機能が搭載されているため、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。
 
ただし、メジャーであるチャットツールはコミュニケーションの活性化には貢献するものの、「話題が錯綜する」「共有した情報が流れる」というデメリットもあります。そのため、「Stock」のようにメッセージをしながらも適切に情報蓄積されるツールの導入や、ルールを設定するのがおすすめです。
 
関連記事: 無料で使える業務効率化ツールおすすめ13選【シーン別】


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生産性向上に成功した企業の事例

以下では、実際に生産性向上に成功した企業の事例をご紹介します。成功した企業は、何に課題を感じそれに対してどのような施策を打ったのか、ひとつずつ見ていきましょう。

ダイニチ工業

ダイニチ工業は、家庭用石油ファンヒーターや加湿器などの製造販売を行う企業です。
 
同社では従来、商品購入後のアフターサービスを県内外の各営業所で対応していました。しかし少人数の社員しかいない営業所の場合、担当者が問い合わせ対応に追われることが多くなり、残業時間の増加や休暇の取りにくさに課題を感じていました。
 
そこで、同社は各営業所でこれまで行っていた業務を本社のコールセンターに集約し、コールセンターより営業所に対応を割り振る仕組みを取り入れました。
 
また、コールセンターで対応が行える内容は電話で対応を完了させた結果、営業所が対応すべき問い合わせ業務が削減され、残業時間の短縮と休暇取得率の向上が実現しました。
 

ひまわりネットワーク株式会社

ひまわりネットワーク株式会社は、ITインフラの開発・提供を行う企業です。
 
同社では、営業活動の改善や業務効率化による生産性向上を目的にさまざまなITシステムの導入を行いました。しかし、見直しを重ねるうちに導入システム数が増え、データ管理の工数が増えたことに課題を感じていました。
 
そこで同社は、営業支援・顧客管理に特化したソリューションの導入を行い、ITシステムの一元化に取り組みました。その結果、これまで各システム内に散在していたデータの一元管理が可能になり、月間で約60時間の事務工数が削減できたそうです。
 

株式会社シタシオンジャパン

株式会社シタシオンジャパンは、コンサルティングやデータ分析を行う企業です。
 
同社では、常時50~100件のプロジェクトが稼働しており、活発に進行する各プロジェクトの情報管理が効率的でないことに課題を感じていました。
 
そこで同社は、情報の一元管理を目的に情報共有ツール「Stock」の導入を行いました。情報へのアクセス性が高いStockの利用により、従来はチームメンバーがなかなか共有しきれていなかった内容も含めた、非常に多くの情報がチーム内に共有されるようになったそうです。
 
さらに、すべての情報が流れていくチャットツールとは異なり情報が蓄積されるため、何か情報を探す場合にはStockだけを探せばよく「情報を探す作業」を削減できました。
 
 
関連記事: 業務効率化するための手法とは?今日からできる6つの手法をご紹介!


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生産性向上を行う際の注意点

以下では、生産性向上を行う際の注意点を解説します。自社での生産性向上が上手くいかないという場合は、以下の内容に当てはまっていないか確認し、改善を図りましょう。

全体像を見える化する

生産性向上を成功させるには、まずは全体像の見える化が大切です。いきなり「自社の生産性を向上しよう」と考えて施策に取り組んだところで、自社の現状が把握できていなければ、十分な効果を得られないからです。
 
そのため、まずは自社にある業務の全体像を把握し、作業フローや手順を元にその作業の抱える課題や問題を見える化しましょう。
 
見える化した結果、共通する課題や問題が出てきたら、それらを「全社で行うもの」「部署・チームで行うもの」「個人で行うもの」のように分類し、優先順位をつけることで、効率的に施策が進められるようになります。

全社で生産性向上に対する共通認識を持つ

生産性向上は、ひとりだけが取り組めば成果が出るものではなく、メンバー間で共通認識を持って取り組むことが大切です。したがって、一人でも欠けないように全社を巻き込む必要があります。
 
たとえば経営者が主体となり、生産性向上の取り組みごとにKPI(重要業績評価指数)を設定し定期的な評価を行うなど、意識強化対策の実行で、共通認識を根付かせていきましょう。
 
「自分にも関係するものだ」と社員が意識できるようになれば、おのずと施策に対して前向きに取り組むようになります。

時間がかかるものだと理解する

生産性向上の成功には、生産性向上は時間がかかるものだと理解するのも大切です。
 
行った施策に対してすぐに成果が出ないと、違うアイデアを試したくなりますが、生産性は一朝一夕では向上できません。とくに、ナレッジ・ノウハウの共有により生産性を実現する場合などは、実際成果が出るまでに長い時間がかかるのです。
 
したがって、短期的に結果を追い求めるのではなく、長期的な目で見て取り組み続けていかなくてはなりません
 
関連記事: 【脱エクセル】業務効率化に役立つビジネスクラウドツール10選


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生産性向上に役立つおすすめのツール

以下では、生産性向上に役立つおすすめのツールをご紹介します。
 
生産性向上の実現に役立つツールは数多くありますが、より効率化を狙うあまりに複数のツールを併用するような状況は避けるべきです。こうした状況では、ツールを横断しなくてはならず、結果として「どこにどの情報があるのかわからない」という事態に陥りかねません。
 
したがって、生産性向上を求めてツールを導入する際は、自社の課題をひとつのツールで過不足なく解決できるものが必要です。とくに、どのビジネスでも必ず扱う「情報」の管理を効率化すれば、情報を基点としながら複数の課題にアプローチできるのです。
 
そのため、非IT企業であっても「情報共有の側面から」生産性向上を実現できる、「Stock」のような情報共有ツールが必須です。
 
Stockは情報の蓄積・編集・共有がすべてツールで完結できるので、情報共有に関わるストレスを与えません。即日で利用できるほどシンプルなことからも「すぐにでも生産性を向上させたい」という緊急性の高い要望にもマッチします。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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生産性向上に役立つ方法と注意点まとめ

ここまで、生産性向上に役立つ方法と成功事例、注意点などを解説しました。
 
生産性向上の実現には、日々の業務を振り返り、それらに含まれる無駄を削減して業務を効率的に進める必要があります。
 
さまざまな方法があるうちで、最も簡単なのがITツールの導入です。勤務形態の変更やRPAを利用した業務の自動化などに比べて、コストや会社の方針などに左右されずに取り組めるのです。
 
しかし、いくら業務効率化に役立つツールでも、現場の社員が使いこなせないツールでは浸透しにくいため「社員のだれもが確実に使いこなせるツール」でなくてはなりません。
 
たとえば今回ご紹介したStockは、直感的な操作で誰でも簡単に情報の蓄積ができる情報共有ツールです。ITに不慣れなユーザーでも説明なしに使いこなせる操作性が高い評価を受け、現在100,000社以上の企業に導入されています。
 
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