グループウェアには様々な機能と使い方がありますが、きちんと把握した上で使えていますでしょうか。
 
いまいち使いきれていない気がする方も、これから導入しようとしている方も、どのようなグループウェアを使いたいかを明確にすることで選択肢を絞れるのではないかと思います。
 
そこで今回は、グループウェアの選び方についてご紹介させていただきます。

 

グループウェアとは?

メールやスケジュール、ファイル共有など、仕事を進める上で必要な機能が一通り揃っているため、複数人での業務の効率化を手助けしてくれるツールです。

グループウェアの主な機能

・メール機能:Web上での電子メールのやり取り
・チャット機能;複数人でのリアルタイムコミュニケーション
・スケジュール:各メンバーのスケジュールの共有
・掲示板:全社向けの情報などの書き込みやコメントの記載
・ファイル共有:資料や画像の保管と共有
・施設予約:会議室などの社内施設の予約管理
 
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グループウェアの選び方のポイント

①利用形態

グループウェアの利用形態には、「クラウド版」「オンプレミス版」の二種類があります。
クラウド版は、利用料金が安価なツールが多く、即時利用できるメリットがあります。
一方、オンプレミス版は、自社サーバーに設置することから、カスタマイズが簡単にできるだけでなく、障害時の対応も自社で行うことができます。

②料金プランと利用人数

利用人数や容量によって料金が変わることが多いため、事前に導入後の運用について検討しておく必要があります。
また、最低利用人数が設定されていることもあるため、思わぬ料金がかかってしまうことがないよう注意しなければなりません。

③操作性

どんなに高機能なツールだとしても、実際に使いこなすことができない限りは、うまく運用していくことができません。
そのため、各メンバーが操作性を確認するための試用期間を設けることや、シンプルな操作性のツールを導入することが必要になります。
 
関連記事: 【2020年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!

グループウェアを導入するメリット・デメリット

メリット

業務効率化

グループウェアを導入することで、1つのツールに情報を集約できます。
そのため、情報検索のための時間削減に繋がるだけでなく、コミュニケーション方法も絞られるため、円滑な業務進行に繋がります。

マルチデバイス対応

パソコンやモバイル端末から、好きな時に情報にアクセスすることが可能です。
そのため、会社ではパソコンから、外出先ではスマホからといったようにどこからでも情報共有が可能です。

デメリット

導入するだけでは効果が出ない

グループウェアを導入するだけでは効果がなく、継続的に全員が使っていくことで効果を発揮します。
そのため一部の人にのみ使えるようなものを導入してしまうと、すぐに使われないものになってしまいます。

高額なコストが発生する場合がある

1ユーザーあたりで料金が発生するものがほとんどなため、社員数が多い場合には高額な費用となってしまうことがあります。
また、オプション料金がある場合にも、想定していたコスト感を超えたものになる可能性があります。
 
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シンプルな操作性で誰でも簡単に使えるグループウェアとは?

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、シンプルな機能で、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
ノート形式で情報を残すため、チャットツールのように重要な情報が流れていってしまうことがなく、ファイル形式のように開いたり保存したりする面倒さありません。
誰でも使いこなせるくらいの操作性ですので、なかなか使いこなせずにITツールが浸透しなかった経験があっても、Stockだと浸透しやすくなるのではないでしょうか。

■Stockの特徴

1.ノートを簡単に作成できる。
 ノート形式で簡単に残すことができるため、ITリテラシーに関係なく、誰でも情報共有をすることができます。
 
2.とにかくシンプルで、誰でも使える。
 余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、使い方の説明を受けることなく使うことができます。

■Stockの主な機能

ノート

グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!

ノートはフォルダ形式で管理をすることができるため、情報の整理が簡単です。
また、ノートには、テキスト情報だけでなく、画像や、動画などのあらゆるファイルをドキュメントと一緒に残しておくことができるため、後から振り返りがしやすくなります。
タスク管理

グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!

ノートに紐づけてタスクを管理することができるのが特徴で、付随する情報と一緒に関連するタスクを設定することができることから、タスク内容の認識漏れを防げます。
また、タスクは個人的なタスクだけでなく、チームのタスクも管理することができます。
メッセージ

グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!

Stockのメッセージ機能は、各テーマ毎にやり取りをすることができます。
そのため、余計な会話が混じることがなく、情報が錯綜することがありません。

■Stockの料金

グループウェアを比較する方法とは?選び方のポイントをご紹介!

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは、期間の制限がなく、無料から利用することができます。
容量を増やしたり、管理機能を強化する場合には、有料プランの契約が必要ですが、1人あたり月額400~500円程度の低価格帯での利用が可能です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
グループウェアには簡単に使えるものから定番のものまでありますので、社内メンバーのITリテラシーなども含め、検討してみていただければと思います。
 
グループウェアの導入を機に、社内のIT化を進めていただければ嬉しいです。

 

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