グループウェアには様々な機能と使い方がありますが、きちんと把握した上で使えていますでしょうか。
 
いまいち使いきれていない気がする方も、これから導入しようとしている方も、どのようなグループウェアを使いたいかを明確にすることで選択肢を絞れるのではないかと思います。
 
そこで今回は、グループウェアの選び方についてご紹介させていただきます。

 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

【2021年最新!】誰でも簡単に使えるグループウェア5選!

まず最初に、誰でも簡単に活用できるグループウェアのおすすめを5つご紹介させていただきます。
ぜひ、こちらの記事を参考にツールの導入をご検討ください。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 
関連記事: 【徹底比較】おすすめのクラウド型グループウェア8選!選定ポイントも解説


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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kintone

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kintoneはサイボウズ社が提供している、ビジネスアプリ作成クラウドサービスです。
ノンプログラミングで業務に必要なアプリを自由に作成することが可能です。

<kintoneのポイント>

  1. 膨大なデータを管理できる
    膨大な量のスプレッドシートでデータを保存している場合、管理が煩雑化してしまうという問題が起こると思います。kintoneではその膨大な量のデータを管理することができて、プロセスまで管理、情報共有も同時に行うことができます。
  2. カスタマイズ性が高い
    kintoneは複雑なプログラムを組むことなく、自社に合わせた最適なアプリを作成することができます。作成する際の操作も簡単で、基本的にはドラッグ&ドロップのマウス操作で、絵を描くように、業務に必要なアプリを作成していくことができます。

<kintoneを使う上で気を付けておきたい点>

  1. アプリを整理する手間がかかる
    その利便性からアプリを作り過ぎてしまった場合、管理する手間が増えてしまう可能性があるので気をつけましょう。また、後からよく使うアプリを上位に配置したり、順番を変えたりすることはできないので注意が必要です。
  2. ストレージ容量が少ない
    kintoneではプランに関わらず、ディスク容量が1ユーザーあたり5GBまでに設定されています。営業活動で使うカタログや提案資料のデータなどを大量に保管すると、すぐに容量がいっぱいになってしまうということも起こるので注意が必要です。

<kintoneの料金>

kintoneには下記の2つの料金プランがあります。
ライトコースの場合、780円/月(1ユーザー)で、アプリ制作可能数に制限がありますが基本的な機能は利用することができます。
スタンダードコースの場合、1,500円/月(1ユーザー)で基本機能に加え、外部サービスとの連携機能が利用可能です。さらに、アプリ数も1,000個まで作成が可能になります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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Garoon

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Garoonはサイボウズ社が提供している、大企業向けのエンタープライズグループウェアです。
社内だけでなくグループ企業全体での情報共有が可能になります。

<Garoonのポイント>

  1. 社内の情報を「見える化」できる
    Garoonは企業全体の情報や、社員ごとに必要な情報・メッセージを「ポータル画面」に集約させて閲覧することができます。また、部署ごとや管理項目ごとに「ポータル」を作成することができることも便利なポイントです。
  2. プロジェクトの情報などを会社のナレッジとして残せる
    Garoonの「スペース機能」を活用することで、プロジェクト進行中のディスカッションや共有したファイルなどの情報を集約し、プロジェクトを効率的に進めることができます。また、プロジェクトごとのやりとりや情報を後から見返すことができる為、そのプロジェクトの成功要因や失敗の原因などを細かく分析することが可能です。

<Garoonを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 簡易的に利用できるチャットツールがない
    社内コミュニケーションを取るためのメール機能は搭載されていますが、より簡易的に連絡が取れるチャットツールは標準搭載されていません。社内コミュニケーションを円滑にする為にあると便利な機能でしょう。
  2. 外部アプリとの連携が面倒
    Garoonは複数の外部アプリとも連携を取ることができ、カスタマイズ性にも優れたツールではありますが、外部アプリとの連携をする際の工程がわかりづらく、その機能を活かしきれていない企業も多いようです。

<Garoonの料金>

Garoonは利用する企業の人数規模によって料金が変わります。詳しい金額については一度問い合わせてみることをおすすめします。
 


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Microsoft 365

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Microsoft 365はMicrosoft社が提供している、クラウド型のグループウェアです。
馴染みのあるMicrosoftアプリとクラウドサービスをまとめて利用することが可能です。

<Microsoft 365のポイント>

  1. 常に最新版Microsoft製品を利用できる
    例えお使いのMicrosoft製品がバージョンアップしたとしても、買いなおす必要がありません。「取引先が最新バージョンを使っているのに、自社のバージョンが低いためにファイルのやり取りができない」といったトラブルも避けられます。
  2. データ移行が簡単
    データが全てクラウドに保管されるのでパソコンの買い替え時や紛失時のデータの移行がスムーズになります。さらに、クラウド版であることで場所やデバイスを問わずデータの管理や共有が可能になる点も大きなメリットでしょう。

<Microsoft 365を使う上で気を付けておきたい点>

  1. 継続的に利用料金が発生する
    Microsoft 365はサブスクリプション型のクラウドサービスなので、月額または年額で継続的に利用料金が発生します。これまでOffice製品をバージョンが変わる度に買い替えて来た企業にとってはあまりコスト面に変化はありませんが、サポート期間が切れるまでは買い替えを行ってこなかった企業にとっては大きな追加コストとなります。
  2. 常にアプリがアップデートされ続ける
    Microsoft 365のアプリケーションは常にアップデートが繰り返され、新たな機能が追加されたり、使用感が微妙に変化していきます。その為、管理者側が常に最新情報に関するアンテナを張り続け、対応する必要があるという点は注意しなければいけません。

<Microsoft 365の料金>

Microsoft 365には下記の3つの料金プランがあります。
Microsoft 365 Business Basicの場合、540円/月(1ユーザー)で、簡単なリモートソリューションを必要としている企業に最適な機能を利用できます。
Microsoft 365 Business Standardの場合、1,360円/月(1ユーザー)でリモート ワークとコラボレーションのツールすべてを必要としている企業に最適な機能を利用することができます。
Microsoft 365 Business Premiumの場合、2,180円/月(1ユーザー)で安全なリモート ワーク ソリューションを必要とする企業に最適な機能を利用することができます。
 


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Google Workspace

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Google WorkspaceはGoogle社が提供している、ビジネス向けのクラウド型グループウェアサービスです。
利便性の高いGoogle社のサービスをビジネス向けのセキュリティ機能と併せて利用することが可能です。

<Google Workspaceのポイント>

  1. セキュリティ面が強化される。
    Google Workspaceでは管理者がユーザーやアプリの権限を管理することができるので、セキュリティを強化することが可能になります。また、よりセキュリティを強化するために、二段階認証やセキュリティキーで保護するなど、対策を追加することも可能です。
  2. 24時間365日適切なサポートが受けられる
    Google Workspaceの管理者は、24時間365日、14か国に対応したGoogleスタッフへ電話やメール、オンラインで問い合わせることができます。パスワードを忘れた場合やドメインの確認を行う場合など、いつでも確認できるので安心です。

<Google Workspaceを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 細かいカスタマイズはできない
    先にご紹介したサイボウズ製品などと比べ、自社に合った細かなカスタマイズはあまりできません。自社に最適なツールやアプリを作り運用していきたいという企業には向いていないサービスと言えるでしょう。
  2. 細かい機能を使いきれない
    企業によっては多くの機能を必要としない場合もあるでしょう。その場合、Google Workspaceの利用は少しコストに見合わないかもしれません。メールやカレンダーしか基本は利用しないという場合などは無料版でも十分な機能を利用することができます。

<Google Workspaceの料金>

Google Workspaceには下記の4つの料金プランがあります。
Business Starterの場合、680円/月(1ユーザー)で、利用可能です。
Business Standardの場合、1,360円/月(1ユーザー)で利用可能です。
Business Plusの場合、2,040円/月(1ユーザー)で利用可能です。
Enterpriseの場合、利用人数や企業規模によって料金が異なります。
 


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グループウェアとは?

メールやスケジュール、ファイル共有など、仕事を進める上で必要な機能が一通り揃っているため、複数人での業務の効率化を手助けしてくれるツールです。

グループウェアの主な機能

・メール機能:Web上での電子メールのやり取り
・チャット機能;複数人でのリアルタイムコミュニケーション
・スケジュール:各メンバーのスケジュールの共有
・掲示板:全社向けの情報などの書き込みやコメントの記載
・ファイル共有:資料や画像の保管と共有
・施設予約:会議室などの社内施設の予約管理
 
関連記事: グループウェアの機能を徹底解説!おすすめのグループウェアもご紹介


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グループウェアの選び方のポイント

①利用形態

グループウェアの利用形態には、「クラウド版」「オンプレミス版」の二種類があります。
クラウド版は、利用料金が安価なツールが多く、即時利用できるメリットがあります。
一方、オンプレミス版は、自社サーバーに設置することから、カスタマイズができる一方、障害時の対応は自社で行う必要があります。

②料金プランと利用人数

利用人数や容量によって料金が変わることが多いため、事前に導入後の運用について検討しておく必要があります。
また、最低利用人数が設定されていることもあるため、思わぬ料金がかかってしまうことがないよう注意しなければなりません。

③操作性

どんなに高機能なツールだとしても、実際に使いこなすことができない限りは、うまく運用していくことができません。
そのため、各メンバーが操作性を確認するための試用期間を設けることや、シンプルな操作性のツールを導入することが必要になります。
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使えるおすすめグループウェア9選!フリープランを活用しよう!


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グループウェアを導入するメリット

ここからは、具体的にグループウェアを導入することのメリットをご紹介していきます。

情報共有が活性化する

グループウェアを利用する最大のメリットと言えるでしょう。
 
社内SNSも同じようにコミュニケーションの活性化という面では役立ちますが、基本的にはメールやチャットといった個人間のやりとりがメインになってしまうという側面があります。
 
一方、グループウェアではファイルの共有といった、組織としてビジネスに役立つ機能も利用することが可能です。
 
このように、グループウェアはより汎用性が高く、対象になるユーザーも多いのが特徴です。

組織単位で情報共有を活発にしたい場合などには、特に適しているツールだといえるでしょう。
 

必要な情報共有ツールを組み込める

グループウェアは利用する企業や組織によって様々なツールを任意で取り込める点もメリットです。

例えば、タスク管理や日報管理などが挙げられます。

タスクや日報をチームで共有することにより、プロジェクトの進捗をより詳細に共有することができるというメリットが生じます。
様々な機能をチームに合わせてカスタマイズして利用することで、チームの生産性をより向上させることができます。

業務効率化が可能

グループウェアを導入することで、1つのツールに情報を集約できます。

その為、情報検索の為の時間削減に繋がるだけでなく、コミュニケーション方法も絞られるため、円滑な業務進行に繋がります。

また、様々なツールを駆使し、社内の連携を高めることで情報共有の壁をなくし、業務体系の枠組みを改革していくことも可能です。

関連記事: グループウェアとは?導入のメリット・デメリットやオススメのツールをご紹介
関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
グループウェアには簡単に使えるものから定番のものまでありますので、社内メンバーのITリテラシーなども含め、検討してみていただければと思います。
 
グループウェアの導入を機に、社内のIT化を進めていただければ嬉しいです。

 

関連記事: 【2021年最新版】おすすめグループウェア20選|価格から機能まで徹底比較