グループウェアは、メールやスケジュール、掲示板など業務を進めるうえで必要な機能が揃っているツールを指します。DX化が推進されている今日では、時間や場所に縛られず情報にアクセスできるツールを導入する企業が増加傾向にあります。
 
一方で、グループウェアの導入を検討していても、ツールごとの違いがわからずどれを選べばよいか悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめの最新グループウェア5選と選び方、導入のメリットをご紹介します。
 
  • グループウェアの種類が多すぎて、どれを選べばよいかわからない
  • 自社に適しているグループウェアの選び方が知りたい
  • 社内の情報を一か所に集約させ、ナレッジやノウハウの活用を促進させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアを比較検討・選定でき、情報共有の効率化実現に近づきます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

誰でも簡単に使えるグループウェア5選

以下では、誰でも簡単に使えるビジネス向けグループウェア5選をご紹介します。
 
グループウェアの選択時には、自社に必要な機能を明確化しておくのが重要です。単に「機能が豊富だから」という理由で導入すると、社員が操作できるまでに多大な時間を要し、かえって業務効率が悪化してしまいます。
 
そのため、自社に必要な機能が過不足なく搭載されたものを選び、「ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるもの」が最適です。加えて、「情報へのアクセス性」も重要です。多機能で複雑なツールでは、必要な情報へたどり着くまでにかかる工数が多いので、情報活用を活発化させるのが困難です。
 
上記の2点を勘案すると、選ぶべきツールは導入初日から説明不要で使いこなせ、業務の資料や情報を一元管理できる「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」へ直感的に書き込め、ノートに紐づいたメッセージ機能で業務に関するやりとりも簡単に行えます。さらに、ノートは2階層のフォルダで顧客や案件ごとに整理しておけば、検索機能で素早く必要な資料へアクセスできます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【J-MOTTO】クラウド型グループウェア

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<J-MOTTOの特徴>

  • 25種類の機能
  • スケジュールやワークフロー、プロジェクト管理など25の機能があり、ITリテラシーの高い人には最適です。
  • サポート体制
  • 電話やメール、無料セミナーなどサポートが充実しているので、導入後のトラブル時にも安心して任せられます。

<J-MOTTOの注意点>

  • スマホで使いづらい
  • スマホで社員の予定を確認する際に、遷移数が多く見づらいという声があります。

<J-MOTTOの料金>

  • ライトプラン:10ユーザーまで年22,000円
  • スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円
また、それぞれのプランで50MBの容量追加ごとに、月660円がかかります。
 


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【Garoon】現場から管理職まで使えるグループウェア

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<Garoonの特徴>

  • 社内の情報を「見える化」できる
  • 企業全体の情報や、社員ごとに必要な情報・メッセージを「ポータル画面」に集約させて閲覧できます。また、部署ごとや管理項目ごとに情報を整理可能です。
  • さまざまな業務情報を会社のナレッジとして残せる
  • 「スペース機能」を活用すると、進行中のプロジェクトに関する資料を集約し、効率的が行えます。また、プロジェクトごとのやりとりや情報を後から見返すことができるので、振り返りが容易です。

<Garoonの注意点>

  • 多機能ゆえに使いこなせない
  • 機能が多い一方ですべてを使いこなすのは難しく、利用ガイドが欲しいという声があります。
  • 外部アプリとの連携が面倒
  • Garoonは複数の外部アプリとも連携を取れ、カスタマイズ性にも優れています。しかし、外部アプリとの連携をする際の工程がわかりづらく、その機能を活かしきれていない企業も多いようです。

<Garoonの料金>

  • クラウド版:1ユーザーあたり月額845円(300ユーザーまで)
  • パッケージ版:600,000円〜(1ユーザーあたり12,000円(50ユーザーまで))


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【Google Workspace】多様な働き方に対応できる

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<Google Workspaceの特徴>

  • セキュリティ面が強固
  • ユーザーやアプリの権限を管理できるので、セキュリティの強化が可能です。さらに、二段階認証やセキュリティキーで保護するなどさらなる対策も講じられます。
  • 24時間365日適切なサポートが受けられる
  • 管理者は24時間365日、14か国に対応したGoogleスタッフへ電話やメール、オンラインで問い合わせを行えます。

<Google Workspaceの注意点>

  • 細かいカスタマイズはできない
  • 先にご紹介したGaroonなどと比べ、自社に合った細かなカスタマイズはあまりできません。したがって、自社に最適なツールやアプリを作り運用していきたいという企業には向いていないです。
  • 細かい機能を使いきれない
  • 細かい機能が多いので、基本的にメールやカレンダーしか利用しないという場合は、無料版で十分です。

<Google Workspaceの料金>

  • Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
  • Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
  • Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
  • Enterprise:要お問い合わせ


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【LINE WORKS】チャット機能が特徴

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LINE WORKSの特徴

  • LINEと同じように使える
  • プライベート版のLINEとUIが同じなので、導入時にストレスなく利用できます。
  • チャット以外にも様々な機能が使える
  • チャットだけでなく、掲示板やタスク管理、アンケートなどグループウェアとしての機能が豊富です。

LINE WORKSの注意点

  • 情報の蓄積には不向き
  • チャットに情報を共有すると流れてしまい、過去の資料を探すのに時間を要します。そのため、コミュニケーションツールとしてよいですが、情報蓄積が主な導入目的の企業には不向きです。

LINE WORKSの料金

  • フリー:0円
  • 5GBまで利用できるプランです。管理機能や連携機能には一部制限が発生します。
  • スタンダード:1ユーザーあたり450円/月
  • 1TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。フリープランでの機能制限がすべて解除されます。
  • アドバンスト:1ユーザーあたり800円/月
  • 100TB+1ユーザーあたり1GBが追加されるプランです。スタンダードプランの機能に加えてメールやドライブ機能が利用できます。


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誰でも簡単に使えるグループウェアの比較表

以下は、上記でご紹介したグループウェアの比較表です。(右にスクロールできます。)
 
【一番おすすめ】Stock J-MOTTO Garoon Google Workspace LINE WORKS
特徴
チームの情報を最も簡単に残せるツール
クラウド型グループウェア
多機能で大企業向けのグループウェア
メールやカレンダーなどグーグル製品が一挙に使える
チャット機能が特徴のグループウェア
利用料金
・無料トライアル期間で試せる
・有料プランでも月324円〜/人
・費用対効果が高い
・ライトプラン:10ユーザーまで年22,000円
・スタンダードプラン:20ユーザーまで月3,300円
それぞれのプランで50MBの容量追加ごとに、月660円
・クラウド版:1ユーザーあたり月額845円(300ユーザーまで)
・パッケージ版:600,000円〜(1ユーザーあたり12,000円(50ユーザーまで))
・高機能だが、高額
・Business Starter:1ユーザーあたり月額680円
・Business Starter:1ユーザーあたり月額1,360円
・Business Plus:1ユーザーあたり月額2,040円
・Enterprise:要問い合わせ
・フリー:ユーザー数100人まで使用でき、ストレージは5GB。
・スタンダード:ユーザー数無制限で、ストレージは1TB。
・アドバンスト:スタンダードプランの機能に加えて、ストレージは100TB。
セキュリティ
・国際セキュリティ資格(ISO27001)の取得
・2段階認証
・IPアドレス制限
・シングルサインオンなど
・ISO27001・ISO9001認証の取得
・複数のサーバー群で分散運用など
・アプリでの2要素認証
・IPアドレス制限
・証明書による認証(有償オプション)など
・前方秘匿性
・メールを100%暗号化
・不審なログインの監視など
・日本国内のデータセンターでデータを管理
・データのマルチウェア検査を常時実行など


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グループウェアの選定ポイント

数多くの中から自社に最適なものを選ぶには、導入基準を明確にするのが重要です。以下では、主なグループウェアの選定ポイントを3つご紹介します。

操作性が十分か

ツールを選ぶ際には、社員が使いこなせるか操作性を考慮する必要があります。
 
高機能なツールであっても、実際に使いこなせなければ、うまく運用していくのが難しいです。そのため、各社員が操作性を確認するための試用期間を設けたり、社員へのヒアリングを行って使いこなせているかチェックしたりすることが必要になります。
 
ツール導入後に現場の社員へヒアリングを行い、問題なく使いこなせているか確認するのがポイントです。

クラウド型かオンプレミス型か

グループウェアの利用形態には、「クラウド型」「オンプレミス型」の二種類があり、自社の状況に合わせて選ぶのが重要です。
 
クラウド版は、利用料金が安価なツールが多く、即時利用できるというメリットがあります。一方で、オンプレミス版は自社でサーバーの構築から行うので、自由にカスタムできる反面、日々の運用を自社で行う必要があります。
 
「エンジニアなどIT専門の社員がいるか」など自社の状況に合わせてツールの利用形態を定めましょう。

セキュリティが強固か

ツールを導入する際には、セキュリティ面のチェックにも力を注ぐのが重要です。
 
グループウェアには、秘匿情報も含めて情報を一元的に蓄積するので、トラブルが発生した際のリスクが大きいです。そのため、情報漏洩リスクを避けるにはIPアドレスや端末によるアクセス制限があるかなど、ツールのセキュリティ対策を確認しましょう。
 
また、トラブルが発生してもすぐに対応してもらえるか、ベンダーのサポート体制を見ておくのも大切です。
 
ベンダーへのヒアリングを通してツールのセキュリティ面やサポート体制をチェックしておくと、ツール導入後も安心して運用できます。
 
関連記事: 【2021年版】無料でも使える!人気のおすすめグループウェア9選!


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グループウェアを導入するメリット

以下では、グループウェアを導入するメリットを3つご紹介します。メリットを具体的に把握し、ツールの導入を前向きに検討しましょう。

情報共有が活性化する

メリットとして、情報共有が活性化することが挙げられます。
 
メールのように宛先を一人ひとり設定する必要がなく、チーム単位で情報を発信できるので、ファイルや資料の共有を素早く行えます。また、グループウェアの多くには掲示板やタイムラインの機能があるので、コメント機能によって双方向のコミュニケーションが可能になるのです。
 
ツールの導入により情報共有が活発化し、複数の部署にまたがる業務を円滑に行えます。

マルチデバイス対応で外出先からもアクセス可能

マルチデバイス対応なので、外出先からも社内情報へアクセスが可能です。
 
たとえば、他社とのミーティング前に前回の議事録がスマートフォンで確認できれば、前回の流れに即した議論ができます。また、リモートワークの際にもチャットで簡単に社員と連絡が取れるので、スムーズに業務が行えます。
 
時間や場所を問わず情報へアクセスできるようになるので、不明点を自力で解決し業務の進捗スピードを上げられます。

情報の蓄積を一元化できる

グループウェアを導入すると、ひとつのツールに情報を集約できます。
 
そのため、情報を探す時間を減らせると同時にコミュニケーション方法も絞れるので、円滑な業務遂行に貢献します。また、過去の情報へのアクセス性がよくなるので、ナレッジやノウハウの有効活用につながり、業務の標準化を推進できます。
 
ファイルや資料の収納場所をツールに一元化しておけば、「ツールを参照すれば情報が得られる」と全社員の認識を統一させられ、情報管理が属人化してしまうことを防止します。また、検索機能で素早くアクセスが可能になり、情報の活発活用につながります。
 
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関連記事: 【グループウェア9選】社内で導入したいおすすめサービス


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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グループウェア5選の比較まとめ

これまで、おすすめのグループウェア5選や選定ポイント、導入のメリットをご紹介してきました。
 
ご紹介したグループウェアの中には、ITリテラシーの高い人は使いこなせる一方、ITに不慣れな人によっては操作が難しいと感じるものもあります。とくに、非IT企業の場合は複雑なツールを選択すると必要以上に教育コストがかかり、導入効果を得られないという事態となってしまうのです。
 
そこで、ITに対する社内の抵抗感を解消しながらチーム内の情報共有を活性化させるには、ITリテラシーにかかわらず誰でも使いこなせるツールが必須です。
 
ご紹介したStockは、導入初日から簡単に使いこなせるシンプルなグループウェアであり、業界を問わず100,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を活用して情報の管理を一元化し、情報共有を効率化しましょう。
 
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