業務のデジタル化が進む今日では、社内の情報共有に「グループウェア」を使う企業が増えています。グループウェアを使うと、情報を一元管理できるだけでなく、コミュニケーションも円滑になります。
しかし、「グループウェアごとの違いが分からず、どれを選べば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのグループウェア7選や比較ポイントを中心に解説します。
- グループウェアの種類が多く、どれを選べば良いか分からない
- グループウェアごとの特徴や料金を比較しながら選びたい
- ITが苦手な人でも、直感的に使えるグループウェアを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするグループウェアが分かり、情報共有を大きく効率化できるようになります。
目次
グループウェアとは
グループウェアとは、社内の情報共有・管理やコミュニケーションに便利な機能を備えたツールを指します。
業務をスムーズに遂行するには、メンバーとコミュニケーションを取り合ったり、進捗を共有したりする必要があります。そこで、グループウェアを使えば、メッセージや進捗、ノウハウなど社内のあらゆる情報を一元管理でき、業務効率化が実現するのです。
とくに、デジタル化が進んでいる今日において、グループウェアは必須のツールとなりつつあり、多くの企業に導入されています。個々のツールによって機能が異なるので、比較検討したうえで、自社に合ったグループウェアを選びましょう。
グループウェアの基本機能
グループウェアの基本機能には、主に以下の4点が挙げられます。
- ノート機能
- メッセージ機能
- タスク管理機能
- ファイル共有機能
テキストだけでなく、画像やファイルなども添付できる機能です。ノート形式であれば、大切な情報が流れません。
メールに比べて気軽にやりとりできるうえ、入力の工数が少ないです。そのため、社内コミュニケーションの活性化に役立ちます。
タスクの進捗や終了予定日を確認できる機能です。メンバーの予定が可視化されるため、スケジュールの調整もしやすいです。
資料やドキュメントなどを社内外に共有する機能です。グループウェアにファイルを集約すれば、情報が分散しません。
上記の機能が過不足なく備わっているグループウェアであれば、情報の共有・管理が一気に効率化するのです。
グループウェアを比較する3つのポイント
ここでは、グループウェアの比較ポイントを3つご紹介します。以下の内容を押さえれば、自社に最適なグループウェアを導入できます。
(1)導入目的に合っているか
ひとつ目のポイントは、導入目的に合った機能を備えていることです。
たとえば、社内の情報を一元管理して、チームで共有したい場合は「ノート機能」が必要です。また、進捗を管理したい場合には「タスク管理機能」が求められます。
ただし、多機能なツールは利用価格が高額になりがちなので、使わない機能が多ければ無駄な料金コストを払うことになります。したがって、導入目的を明確にしたうえで、必要な機能に過不足がないグループウェアを選びましょう。
(2)セキュリティが十分か
2つ目のポイントは、セキュリティが十分であることです。
グループウェアでは社内の機密情報も共有するため、情報漏えいは避けなければなりません。そこで、IPアドレスや端末によるアクセス制限、国際資格の「ISO27001の取得」といったセキュリティ対策があれば安心です。
また、万が一のトラブルに備えて、サポート体制も確認しましょう。具体的には、「問い合わせへの返信がどれほど早いか」で判断するのがベストです。
(3)操作がシンプルか
3つ目のポイントは、グループウェアの操作がシンプルであることです。
たとえば、「さまざまな用途に使えるから」と多機能なグループウェアを選ぶと、ITが苦手な従業員は使いこなせない可能性があります。また、多機能であれば操作も複雑なので、使い方のレクチャーにも多大な手間がかかってしまうのです。
したがって、グループウェアの導入には、シンプルな操作性で誰でも簡単に使える「Stock」のようなツールを選びしょう。
無料から使えるグループウェア4選
以下では、無料から使えるグループウェア4選をご紹介します。
グループウェアを選定するときは、自社に必要な機能を明確にすることが重要です。単純に「機能が豊富だから」という理由で導入すると、従業員が慣れるまでに時間がかかり、かえって業務効率が落ちる恐れもあります。
とくに、非IT企業では、新しいツールに割けるコストや人材が限られているため「必要な機能に過不足がなく、シンプルなグループウェア」を選びましょう。
結論、自社で利用すべきグループウェアは、非IT企業の65歳のメンバーでも、即日で使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストやファイルを直感的に残せるうえ、任意のメンバーへ即座に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」と「タスク」によって、業務に関するやりとりや進捗管理の話題も入り乱れません。
【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【LINE WORKS】チャット機能が特徴
<LINE WORKSの特徴>
- LINEと同じ使い心地
- チャット以外の機能も充実
プライベート版のLINEと同様の使い心地で、利用のハードルが比較的低く、気軽にコミュニケーションを取れます。また、LINEユーザーともチャットできるので、顧客や取引先などの社外の関係者とのやり取りにも使えるのです。
チャットだけでなく、掲示板やタスク管理、アンケートなども搭載されており、さまざまな用途で利用できます。
<LINE WORKSの機能・使用感>
- カレンダー機能
- アドレス帳機能
個人だけでなく、他のメンバーの予定も確認できる「カレンダー機能」を搭載しているので、日程調整がしやすくなります。
所属する組織ごとに管理する「アドレス帳」を使えば、メンバーのプロフィールを一か所で管理できるので、顧客管理にも便利です。
<LINE WORKSの注意点>
- 情報の蓄積には不向き
- 通知が多い場合がある
チャットに情報を共有すると流れてしまい、過去の資料を探すのに時間がかかる恐れもあります。そのため、情報をストックしたい場合は不向きです。
利用しているユーザーからは「メンバーごとの通知設定ができないため、重要でない情報の通知も届いてしまう」という声があります。(参考:ITreview)
<LINE WORKSの料金体系>
- フリー:0円
- スタンダード:540円/ユーザー/月(月払い)
- アドバンスト:960円/ユーザー/月(月払い)
【Slack】スムーズなやりとりができる
<Slackの特徴>
- チャンネルごとにやりとりできる
- 外部ツールと連携できる
プロジェクトやチーム、トピックごとにチャンネルを作ってやり取りできるので、話題が入り乱れません。
幅広い外部ツールとの連携に対応しているため、一か所で情報をまとめられて、逐一ツールを切り替える手間を省けます。
<Slackの機能・使用感>
- プライベートチャンネル機能
- 検索機能
「プライベートチャンネル機能」を使えば、チャンネルの閲覧・検索権限を招待されたメンバーに限定できます。そのため、顧客情報などの機密性の高い情報もSlack上で安心して扱えるのです。
メッセージやファイル、メンバー、チャンネルごとに絞り込める「検索機能」を搭載しているので、目的の情報をすぐに見つけられます。
<Slackの注意点>
- 情報が流れる
- 無料版では90日でメッセージの内容が消える
- チャンネルの管理が煩雑になりやすい
チャット形式ゆえに情報が流れるので、重要な情報を見落としやすい点に注意しましょう。
無料版の場合、メッセージの内容が90日で消えてしまいます。そのため、過去の情報も管理したい場合は有料化が必須です。
利用しているユーザーからは「所属するチャンネルが増えると、目的のチャンネルを探すのに時間がかかる」という声があります。(参考:ITreview)
<Slackの料金体系>
- フリー:0円
- プロ:1,050円/ユーザー/月(月払い)
- ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise Grid:要問い合わせ
【GRIDYグループウェア】完全無料で使える
<GRIDYグループウェアの特徴>
- 完全無料で利用できる
- 強固なセキュリティ
すべての機能を完全無料で利用できるので、グループウェアにコストをかけたくない場合はおすすめです。
アクセス制限機能やデータの暗号化機能が搭載されており、強固なセキュリティを保てます。
<GRIDYグループウェアの機能・使用感>
- 設備予約機能
- タイムカード機能
設備の利用状況を確認し予約する機能が搭載されています。また、利用状況を確認したうえでスケジュールに登録できる機能を搭載しているので、ダブルブッキングによるトラブルも防げます。
ワンクリックで出勤時刻や退勤時刻を記録できるほか、月ごとに一覧で確認可能で、メンバーの勤怠管理にも便利です。
<GRIDYグループウェアの注意点>
- サポート体制が乏しい
- モバイル版の機能が制限されている
電話やeメール、Webでの問い合わせに対応していないので、不明点があった場合は、FAQや操作ガイドを参照して自己解決する必要があります。
利用しているユーザーからは「モバイル版では添付されたファイルのデータを開けない」という声があります。(参考:ITトレンド)
<GRIDYグループウェアの料金体系>
- すべての機能を無料で利用できます。
多機能なグループウェア3選
以下では、多機能なグループウェア3選をご紹介します。IT人材が豊富で多くの機能を使いこなせるチームは必見です。
【サイボウズ Office】豊富な機能を搭載
<サイボウズ Officeの特徴>
- 機能をカスタマイズできる
- サポート体制が充実している
幅広い用途で活用できる豊富な機能を搭載しているうえ、プレミアムコースでは標準機能にはない専門的なアプリをカスタマイズできます。
電話やメールによる問い合わせ対応はもちろん、セミナーや勉強会も開催しており、活用方法を深く理解できます。
<サイボウズ Officeの機能・使用感>
- 掲示板機能
- 共有タスク管理機能
社内の情報発信に便利な「掲示板機能」を使えば、売上報告やイベントの告知もスムーズです。また、掲示板ごとのコメント欄やリアクション機能も備えているので、社内のコミュニケーションを活性化します。
プレミアムコースの「共有タスク管理機能」では、メンバーにタスクを割り振ったり、他のメンバーの進捗を確認したりでき、チームの作業を効率化します。
<サイボウズ Officeの注意点>
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
- 掲示板の検索機能が乏しい
多機能ゆえに直感的に操作するのが難しく、ITに慣れていない人は使いこなせない可能性があります。
利用しているユーザーからは「過去記事検索機能が乏しく、検索しても見つかりづらい」という声があります。(参考:ITreview)
<サイボウズ Officeの料金体系>
- スタンダードコース:500円/ユーザー/月(月払い)
- プレミアムコース:800円/ユーザー/月(月払い)
【desknet’s NEO】業務を効率化する機能が豊富
<desknet’s NEOの特徴>
- 多機能なグループウェア
- ほかのツールとの連携でアプリを作成できる
業務に役立つ27の基本機能が搭載されており、幅広い用途に活用できます。また、専用アプリも充実しているので、PCだけでなくスマホやタブレットからも使えます。
業務アプリ作成ツール「AppSuite」を利用すると、自社業務に合ったシステムをノーコードで作成できます。
<desknet’s NEOの機能・使用感>
- プレゼンス機能
- ガントチャート機能
出勤時刻・退勤時刻と合わせて勤務場所を選択して、チームに周知できます。また、テレワーク率をグラフで確認する機能も備えており、自社のテレワーク状況を把握したり公開したりする場面で役立ちます。
プロジェクトにおけるタスクごとの進捗状況をガントチャートで把握でき、視覚的にプロジェクトを管理します。また、タスクごとにコメント欄が設けられているので、進捗報告もスムーズです。
<desknet’s NEOの注意点>
- オーバースペックとなる可能性がある
- 一部機能が使いづらい場合がある
一般的なグループウェアの基本機能に加え、「購買予約機能」や「安否確認機能」、「電子会議室機能」などの専門的な機能を備えているため、シンプルに情報を管理したい企業にはオーバースペックとなる可能性があります。
利用しているユーザーからは「ToDo機能が使いづらい」という声があります。(参考:ITreview)
<desknet’s NEOの料金体系>
- クラウド型
- パッケージ型
440円/ユーザー/月(オプションは追加料金)
スモールライセンス:39,800円〜/5ユーザー
エンタープライズライセンス:500,000円~
【Google Workspace】多様な働き方に対応できる
<Google Workspaceの特徴>
- Googleの各種サービスをまとめて管理できる
- 充実したサポートを受けられる
Google Workspaceは、GmailやGoogle Meet、Google カレンダーなど、Googleの各種サービスが一か所にまとまったグループウェアです。既にサービスを利用しているユーザーが多いので、導入のハードルは比較的低いです。
管理者は24時間365日、電話やメール、オンライン上で問い合わせできます。
<Google Workspaceの機能・使用感>
- ビデオ会議機能
- ToDoリスト機能
「Google Meet」を使えば、場所を問わずオンライン上でビデオ会議を開けるので、テレワークのメンバーとも円滑にコミュニケーションを取れます。
Google各種サービスからToDoリストを開いて直接タスクを設定できるので、都度ツールを開く手間が省けます。また、Googleカレンダーからも設定可能で、タスクの期日管理にも便利です。
<Google Workspaceの注意点>
- 低価格のプランでは機能が制限される
- 多機能ゆえに使いこなすのが難しい
低価格のBusiness Starterでは、各機能が一部制限されています。全機能を利用するには、上位プランの契約が必要です。
利用しているユーザーからは「機能が多すぎて把握が難しく、使いこなせない」という声があります。(参考:ITreview)
<Google Workspaceの主な料金体系>
- Business Starter:816円/ユーザー/月(月払い)
- Business Standard:1,632円/ユーザー/月(月払い)
- Business Plus:2,448円/ユーザー/月(月払い)
- Enterprise:要問い合わせ
<比較表>おすすめのグループウェア一覧
以下は、無料から使えるグループウェア4選の比較表です。(左右にスクロール可)
Stock【一番おすすめ】 | LINE WORKS | Slack | GRIDYグループウェア | |
---|---|---|---|---|
特徴 |
非IT企業の65歳の方でも使いこなせる |
チャット機能が特徴 |
スムーズなやりとりができる |
完全無料で使える |
注意点 |
機能がシンプルなため、分析機能は搭載していない |
情報の蓄積には不向き |
無料版では90日でメッセージの内容が消える |
サポート体制が乏しい |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プラン1人あたり月540円~(月払い) |
・無料プランあり
・有料プランは1人あたり月1,050円~(月払い) |
・無料 |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「GRIDYグループウェア」の詳細はこちら |
以下は、多機能なグループウェア3選の比較表です。(左右にスクロール可)
サイボウズ Office | desknet’s NEO | Google Workspace | |
---|---|---|---|
特徴 |
豊富な機能を搭載 |
業務を効率化する機能が豊富 |
多様な働き方に対応できる |
注意点 |
多機能ゆえに使いこなすのが難しい |
オーバースペックとなる可能性がある |
低価格のプランでは機能が制限される |
料金 |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月500円~ |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月440円~ |
・無料プランなし
・有料プランは1人あたり月816円~ |
公式サイト |
「サイボウズ Office」の詳細はこちら |
「desknet’s NEO」の詳細はこちら |
「Google Workspace」の詳細はこちら |
上記のように、グループウェアは、種類によって特徴や料金が大きく異なります。そのため、自社の用途と綿密に照らし合わせたうえで選びましょう。
グループウェアを導入する3つのメリット
以下では、グループウェアを導入するメリットを3つご紹介します。現時点でメールやチャットツールで情報共有しているチームは必見です。
(1)社内の情報共有を活性化できる
ひとつ目のメリットは、社内の情報共有を活性化できることです。
たとえば、グループウェアのチャット機能を使うと、メールのように宛先を設定する必要がなく、気軽にやりとりできます。また、なかには掲示板やタイムライン機能、コメント機能が備わるものもあり、双方向のコミュニケーションが実現するのです。
このように、グループウェアに搭載されたチャット機能を活用することで、社内の情報共有が従来よりも活発になります。
(2)マルチデバイスで使える
2つ目のメリットは、マルチデバイスで使えることです。
マルチデバイス対応であれば、社用PC以外からも使えます。そのため、「移動中にスマホで議事録を確認する」や「出張先で個人のPCから社内メンバーとやりとりする」などの対応ができるのです。
このように、スマホやタブレットを含めたあらゆる端末に対応するグループウェアであれば、時間や場所を問わず情報へアクセスできます。
(3)情報を蓄積できる
3つ目のメリットは、情報を一か所に蓄積できることです。
グループウェアを利用すると、顧客データや業務ノウハウといった、あらゆる情報がグループウェア内に蓄積されます。その結果、全員が必要な情報へすぐにたどり着けるようになるのです。
ただし、グループウェアを社内に定着させるには「全メンバーが使いこなせること」が前提となります。したがって、導入即日から説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」のように、ITが苦手なメンバーでも使えるものを選びましょう。
おすすめグループウェア7選の比較まとめ
これまで、おすすめのグループウェア7選や比較ポイントを中心にご紹介しました。
グループウェアを比較するときは、セキュリティが万全であることはもちろん、全メンバーが使いやすいように「必要な機能に過不足がなくシンプルか」を確かめましょう。
シンプルなグループウェアであれば、使い方のレクチャーに無駄な時間がかからず、非IT企業でも長期的に利用できるのです。
結論、自社に必要なのは、非IT企業の65歳の方でも、導入即日から使いこなせるグループウェア「Stock」一択です。Stockは業界業種を問わず、200,000社以上に導入されており、情報共有のストレスを解消しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひグループウェアの「Stock」を導入し、情報の共有・管理を効率化しましょう。