昨今では「働き方改革」「リモートワークの導入」「海外企業の進出」により、働くことに関する価値観が多様化してきています。そのため、社員の成長を促しつつ、離職率を低下させるには「部下への理解」が欠かせません。
そこで、注目されている取り組みのひとつが「1on1ミーティング」です。しかし、「1on1ミーティングで、どのようなことを質問したら良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、1on1ミーティングの重要性や質問例を中心にご紹介します。
- 1on1ミーティングと面談の違いを明確にしたい
- すぐに使える1on1ミーティングシートを探している
- メンバーごとに情報を管理するのが大変で困っている
という方はこの記事を参考にすると、1on1ミーティングの重要性が分かるだけでなく、すぐに使えるミーティングシートも見つかります。
目次
1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、その名の通り「1対1」のミーティングのことです。
主に、上司と部下の組み合わせで実施されます。頻度は企業によってさまざまですが、「月に1回」「繁忙期が続く場合には2~3か月に1回」「少なくとも半年に1回」の継続的な実施が望ましいと言えます。
とくに昨今では、働き方に対する価値観が多様化しており、より一層社員一人ひとりの価値観を重要視する動きが強まっています。そのため、1on1ミーティングを通じて、社員への理解を深めることが重要なのです。
1on1ミーティングで話し合う内容・テーマ
1on1ミーティングのテーマは、大きく分けて3つ挙げられます。
- 業務に関連するテーマ
- キャリアに関連するテーマ
- プライベートに関連するテーマ
担当する業務・職場の人間関係などへの悩みや、チームへの要望などがテーマとなります。人によっては悩みを抱え込んでしまう場合があるので、部下に圧迫感を与えずに、話しやすい雰囲気をつくりましょう。
部下がどのように自己評価しているか、今後どのようなキャリアビジョンを描いているのかを質問します。仮に、部下自身の評価と現状のスキルに乖離がある場合は、的確なアドバイスをしましょう。
万が一、休息できる時間を十分に確保できていない状態では、心身ともに不調をきたしかねません。そのため、仕事の負担がプライベートに悪影響を及ぼしていないかも、上司として注視すべきポイントになります。
ただし、プライベートな話に踏み込まれすぎると不快に感じてしまう方もいるので、距離感の詰めすぎには注意しましょう。
1on1ミーティングをするにあたり、何をテーマに話すかは大きなポイントです。ただし、どのテーマを取り扱うにしても「部下に寄り添う姿勢」が何よりも重要であることを念頭に置いておきましょう。
1on1ミーティングと人事面談との違い
1on1ミーティングと人事面談との違いは、実施する目的にあります。
1on1ミーティングの目的が「部下が成長できるようにサポートすること」であるのに対して、人事面談では「部下の仕事への取り組みや実績を正当に評価すること」にあります。
また、言い換えれば、1on1ミーティングは「部下のため」に実施されており、人事面談は「上司が部下を管理するため」の面談だと言えるのです。
1on1ミーティングシートとは？
以下では、1on1ミーティングシートの概要とメリットを紹介します。1on1ミーティングシートとは、1on1ミーティングの質問項目がまとめられたシートのことです。
使い方としては、まずミーティングシートを部下に渡して事前に回答してもらいます。そして、ミーティングでは、得られた回答をもとに内容を深堀していくのです。
1on1ミーティングシートを活用することで、以下の2つのメリットを得られます。
- 効率良く進められる
- 議事録になる
1つ目のメリットは、ミーティングを効率良く進められることです。ミーティングシートを用意しておけば、「何を話せば良いのか分からず、時間を無駄にしてしまった」という事態を回避できます。
2つ目のメリットは、議事録になることです。1on1ミーティングシートには、前回のミーティングで話した”反省点”や”改善点”を残せます。そのため、部下は「次回のミーティングまでに改善点を直せるように」と業務に励むきっかけになるのです。
このように、1on1ミーティングシートを活用することで、上司にも部下にもメリットが生じるため、多くの企業では、1on1ミーティングを行う際にシートを活用しているのです。
1on1ミーティングのシートのテンプレート
以下は、1on1ミーティングのシートのテンプレートです。テンプレートを活用すれば、ミーティングの度に一からシートを作成したり、他の作成済みシートを使い回したりする手間がかかりません。
・氏名
・役職
・目標
| 業務に関する質問 | キャリアに関する質問 | プライベートに関する質問 | |
|---|---|---|---|
| 質問 | |||
| 回答 |
・備考
こちらのテンプレートをコピーして、「ナレカン」の「記事（ノート）」に貼り付ければ、すぐに活用できます。また、一度「記事（ノート）」に作成したシートは、テンプレートとして登録もできるので便利です。
1on1ミーティングの流れ
ここでは、1on1ミーティングの流れを紹介します。1on1ミーティングの担当の方は、参考にしましょう。
- 部下への挨拶
- 日程の決定
- 話す内容や質問項目の決定
- 部下に質問を回答してもらう
- 回答をもとに質問をする
- シートを保管する
まず、部下に”自分が担当者だという旨”と”1on1ミーティングの目的”を伝えましょう。
挨拶を済ませたら、日程決めを行います。相手に、5つ以上の候補日を出してもらい、自分の都合の良い日程に決めましょう。
次に、話す内容や質問項目を決めましょう。ノウハウが蓄積されている企業の場合、1on1ミーティングシートがあり、質問項目が決められています。
質問項目を決めたら、それを事前に回答してもらいましょう。回答してもらったシートはミーティング前に確認する必要があるので、期日を決めておきましょう。
1on1ミーティング当日は、事前回答の深掘りをします。同時に、適切なアドバイスをしたり重要な内容をメモしたりしましょう。
1on1ミーティング終了後では、メモや1on1ミーティングシートを適切に管理しましょう。1on1ミーティングの担当者が変更する場合があるので、”部下ごとにシートを管理する”点がポイントです。
このように、1on1ミーティング業務では、”質問の事前準備””1on1ミーティング””シートの保管”を繰り返します。
ただし、複数人のミーティングを担当する場合、適切にシートを管理しなければ、情報は入り乱れてしまうので注意しましょう。たとえば、”フォルダ”を階層に分けて管理できる「ナレカン」のようなツールなら、メンバーごとに情報を管理できるので安心です。
【質問例】1on1ミーティングで使えるテーマ別質問事項
以下は、1on1ミーティングで使える質問事項です。テーマ別にしているので、例を知りたいという方は参考にしましょう。
冗長な質問になってしまうと「結局は何を聞きたいのか」が分からなくなってしまうので、簡潔に伝えることが大切です。
1on1ミーティングに便利なツール
以下では、1on1ミーティングに便利なツールでできることを無料・有料ツール別に紹介します。1on1ミーティングにツールを導入するか悩んでいる方は必見です。
無料の1on1ツールでできること
無料の1on1ツールでは、日程調整やオンラインでの面談をおこなえます。
無料の1on1ツールとしては、「Googleカレンダー」「Zoom」などが挙げられます。ただし、日程調整に関する連絡やシート共有までをおこなうには、多くのツールを併用する必要があるのです。
無料のツールは使いやすい一方、1on1ミーティングに必須の「シート共有」「シート保管」機能は備わっていません。つまり、1on1ミーティングを効率よくおこなうためには有料の情報管理ツールを使うべきなのです。
有料の1on1ツールでできること
有料の1on1ツールでは、シートの作成・事前共有・管理ができます。有料のツールは、無料のツールよりも多くの1on1ミーティング業務に必要な機能が備わっているのです。
たとえば、有料のツールにはわずかな操作で登録しておいたフォーマットを呼び起こせる”テンプレート機能”や項目変更してもメンバーにすぐに共有できる”リアルタイム共有機能”、メンバーごとにシートを管理できる”フォルダ機能”があります。
このように、有料の1on1ツールを活用することで、1on1ミーティングで最も重要な「シートの共有から管理まで」を1つのツールで完結させられるのです。
1on1ミーティングのシートの作成・管理に最適なツール
以下では、1on1ミーティングのシートの作成・管理に最適なツールを紹介します。
1on1ミーティングにシートを活用すれば、テンポよく質疑応答を進められ、議事録としても活用できるので便利です。ただし、ミーティングの度にシートを作成するのは面倒なので、テンプレートの活用がおすすめです。
とはいえ、ExcelやWordのようなファイル形式では、管理が煩雑になり、必要な時に探し出せません。そのため、「テンプレートを活用できて、ファイル以外の方法で面談記録を残せるツール」が最適なのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、テンプレート機能があり、ノート形式で面談記録を残せる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」に1on1ミーティングに関する情報を残しつつ、メンバーごとに「フォルダ」を分けて管理すれば、情報が混ざる心配がありません。また、一度作成したシートはテンプレートとして登録できるので、シートを一から作成する手間も軽減します。
あらゆる面談記録を一元化するツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
1on1ミーティングの3つの重要性とは
以下では、1on1ミーティングの重要性を3つ解説します。継続的に1on1ミーティングを実施できている企業では、以下の重要性を社員（上司）が理解しているのです。
（1）部下の成長を促す
1つ目に、部下の成長を促すことが挙げられます。
上司という立場は、部下のマネジメントだけでなく、複雑な業務を抱えていたりさまざまな会議に参加したりするため多忙だと言えます。そのため、部下の働きぶりに対して、細かいアドバイスをする時間を確保しきれないことがあるのです。
そこで、1on1ミーティングのように、部下と話せる機会を確保することで、部下の成長を促すような的確なアドバイスが可能になります。
（2）部下への理解が深まる
2つ目の重要性は、部下への理解が深まることです。
上司という立場は、一人で複数人の部下を従えるため、部下全員に目を配り続けるのは難しいと言えます。そこで、1on1ミーティングで部下と意思疎通を図ることで、通常の業務だけでは分からなかった、部下の人柄や内心を理解できるようになるのです。
また、「部下を理解してくれている上司」は、部下が働くうえで頼りになる存在になります。そのため、部下への理解を深めることは、結果として「部下からの信頼」につながるのです。
（3）部下のモチベーション向上のため
3つ目の重要性として、部下のモチベーション向上が挙げられます。
たとえば、1on1ミーティングを通じて得た部下からの意見をもとに、改善を実現できれば、部下が働きやすい環境をつくれます。また、以上のように風通しの良い職場にすることで、副次的効果として部下の働くモチベーションの向上が期待できるのです。
このように、1on1ミーティングで上がった改善点や要望の実現は、よい循環を生み出します。その結果として、部下のモチベーションの向上につながるのです。
1on1ミーティングの導入事例
以下では、1on1ミーティングの導入事例を紹介します。ここでは、LINEヤフー株式会社の例を取り上げています。
LINEヤフー株式会社のマネジメント層では、「時短勤務など多様な背景を持った部下を持つなど、ダイバーシティの考え方が必要」「プログラミングなど、上司が部下よりもスキルがないことが増えた」といったの悩みがありました。
そこから、”上司が部下に対して目標管理を行うのではなく、部下の成長を支援する”べきだと考えられ、1on1ミーティングを導入したのです。
LINEヤフー株式会社では、週1回30分の1on1ミーティングを実施しています。部下は日ごろの業務を真摯に振り返り、上司からアドバイスをもらい、業務の効率化を図っているのです。
1on1ミーティングの重要性や質問例まとめ
ここまで、1on1ミーティングの重要性や質問例を中心に紹介しました。
1on1ミーティングを実施することで、上司は部下の抱えている問題に寄り添うことができ、結果として部下の信頼獲得やモチベーションの向上が期待できます。また、ミーティングを実施するときは「シート」を活用して、効率よく記録を残していきましょう。
ただし、ExcelやWordでシートを作成すると、社員ごとの情報が混ざりやすく適切な管理が難しいです。そのため、各社員の情報が入り乱れることなく、シートを作成・管理できるツールの活用が最適と言えます。
結論、自社が導入すべきは、「記事（ノート）」「フォルダ」に加えて、テンプレート機能を兼ね備えた1on1ツール『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、1on1ミーティングシートの作成・管理を効率化しましょう。
