「良い進捗管理ってどんな要素があるの?」
「エクセルで進捗管理表を作りたい」
 
とお考えの方に向けて、今回は「良い進捗管理とは何か」と「エクセルで進捗管理表を作る手順とメリット・デメリット」をご紹介します。
 


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進捗管理がなぜ必要なのか?

進捗状況を確認するため

進捗管理をすることで、管理者がプロジェクト全体の進行具合を把握できます。
さらに、他社員の進捗状況を確認できるので「タスクの重複」や「情報の行き違い」がなくなり、うまく連携できるメリットがあります。
 
また、プロジェクトの遅延やトラブルが起きた時の早期解決に繋がります。
素早く課題を発見し対応できる環境になるので、損失を最小限に抑えられます。

計画の妥当性を確認するため

進捗管理をする段階で「計画が有用なものかどうか」が分かります。
例えば、「作業の工程数や手順に無理はないか」や「スケジュールは適切か」など考慮すべき点が明確になります。
 
プロジェクト前に計画の欠陥を発見できれば、ミスを未然に防げます。
また、進捗計画の妥当性を早期に確認することで、社員が「安心感」を持って仕事に取り組めるようになります。

作業の生産性を上げるため

進捗管理では作業工程や作業手順、担当者を考慮して管理表を作成していきます。
適材適所で人員配置をするなど、最も効率が良くなるように調整することで、作業の生産性が向上します。
 
また、ゴールやマイルストーンを設定することで、社員のモチベーションが維持できます。
社員のプロジェクトへのモチベーションは、生産性や成果に関係する重要な要素です。
 
関連記事: 進捗管理とは?PMに必見な進捗管理のポイントや手法のご紹介!


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どのような進捗管理表を作成すれば良いのか?

シンプルで分かりやすいもの

複雑なデザインや管理方法にすると、かえって非効率になって進捗管理ができません。
「誰が見ても使い方が分かる」ような進捗管理表にしましょう。
例えば、「依頼者とタスク担当者がすぐに確認できる」や「期限が目立つように表示される」などの工夫ができます。
 
進捗管理の担当者は十分なITリテラシーを持っているとは思いますが、実際に進捗を入力していく社員全員がそうであるとは限りません。
ですので、「誰もが簡単に理解できる、シンプルで分かりやすい進捗管理表」が求められます。

一覧性があるもの

社員は複数のプロジェクトやタスクを抱えているので、一目見ただけで進捗やタスクの状況が確認できるものが良いです。
「このタスクはいつまでに完了すべきか」「他のプロジェクトとの兼ね合いはどうか」と、いつでも可視化できると業務に集中できます。
 
また、管理者にとっても、進捗管理表に「一覧性」があることで管理が簡単になるメリットがあります。
新しい項目の追加や編集、削除などをする時に、情報が分散していると余計な時間を使うことになるからです。
 
一覧性があることは、社員の生産性と管理者の効率化に必要です。

確認することを習慣化できるもの

完璧な進捗管理表ができても、それが現場で使われないと効果は発揮できません。
常に使われるようにするには「いつでも、どこでも確認ができること」が必要です。
 
まずは、進捗管理表を「誰が、いつ、どこで確認をするのか」を想定して、作成や管理方法を計画しましょう。
例えば、出張や現場作業の際には、パソコンで確認するよりもスマートフォンやタブレット端末で確認や入力をした方が便利なケースも多いでしょう。
自分の会社や部門に合った進捗管理をしていくことが大切です。
 
関連記事: 進捗管理とは?プロジェクトがうまくいくための方法をご紹介


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エクセルで進捗管理するメリット

エクセルのデータで進捗管理することも、1つの方法として考えられます。
まずは、エクセルで進捗管理をするメリットを3つご紹介します。

【メリット①】パソコンがあれば、いつでもどこでも確認できる

「いつでも、どこでも確認できる」のは大きなメリットです。
パソコンから閲覧ができるので、紙の進捗管理表を忘れるリスクをなくせますし、特定の場所にある進捗管理表を確認しに行く必要もなくなります。
 
また、職場にいなくてもアクセスできるので、テレワークやリモートワークなどの働き方にも対応できます。

【メリット②】導入コストが低い

多くの企業では、パソコンのソフトにOfficeのExcel(エクセル)が既にインストールされているのではないでしょうか。
ですので、エクセルを使った進捗管理をする場合は、新たにシステムやツールを導入する必要はありません。
 
 
また、エクセルで進捗管理表を一から作るのは手間がかかるので、Webサイトにある無料テンプレートを使っても良いかもしれません。

【メリット③】使い慣れている

エクセルを日常的に使っている方も多いのではないでしょうか。
基本的な動作を知っているからこそ、進捗管理表の作成も比較的スムーズにできます。
自動的に計算してくれる関数など、発展的な項目の追加も可能です。


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エクセルを使った進捗管理表の作り方

作業工程を洗い出す

プロジェクトなどの工程を洗い出して、整理しましょう。
例えば、作業工程や作業手順、締め切りなどのプロジェクトの進行に関わる全ての要素を検討します。
この段階で重複や抜け漏れがあると、スケジュール通りに計画が進行できないので慎重にやりましょう。
 
チームや個人のタスクの割り振りや、タスクにかかる時間の見積もりなども行います。
繰り返しになりますが、ある程度形になった段階で「作業の工程数や手順に無理はないか」や「スケジュールは適切か」などを確認して、進捗管理の計画が妥当かを判断しましょう。

ゴールとマイルストーンを設定する

プロジェクトのゴールを明確にします。
ゴールが明確でないと、アクシデントが発生した時の対応に遅れが発生します。
さらに、修正や対応に時間を取られるので、さらに非効率的になります。
 
一方、マイルストーンを設置することで自分たちの現在地をいつでも確認できます。
進捗管理において「プロジェクトの進捗はどの程度か」を確認することは最大の目的でもあります。

フォーマットを作成する

「プロジェクト名」や「タスク名」、「担当者」や「締め切り」など必要な項目を埋めます。
作成する項目は、進捗管理をするプロジェクトの性質や規模によって異なります。
プロジェクトの目的に合ったフォーマットを作成しましょう。
 
また、社員が進捗を入力する際に、誤って項目を削除したり、別の項目に入力してしまうかもしれません。
そこで、エクセルに搭載されている「セルのロック」という機能を使いましょう。この機能を使うと、管理者以外は入力できない部分を設定することができます。
他には、「プルダウン」機能を使うことで、あらかじめ決められた選択肢の項目を選べるようにできます。
社員と管理者の両方に嬉しい機能ですので、積極的に使いましょう。

仮運用と修正をする

本格的に運用する前に、まずは少しずつ導入しましょう。
初めはうまくいかないこともありますが、その都度修正していくことで最終的に完成度の高い進捗管理表ができます。

本運用する

進捗管理表を現場に導入するために、社員へ説明をしましょう。
例えば、朝礼などで全員が確認できる時間を設けるのも一つの方法かと思います。
現場の社員に浸透すれば、進捗管理表のメリットを存分に得ることができます。


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エクセルで進捗管理するデメリット

【デメリット①】細かなタスク管理や通知ができない

大雑把なタスク管理であれば可能ですが、細かいタスクを次々入力していくと複雑になります。
つまり、エクセルに入力されるタスクが増えすぎると、一目でタスクの全体を認識したり、優先順位を付けたりするのが困難になります。
 
また、通知機能がないので締め切りが迫っているタスクや依頼されたタスクを見逃す危険があります。
そのため、例えばタスクの期限等の変更を正確に伝えるには、チャットツール等で連絡する必要があります。
他のツールを導入しない場合は、頻繁にエクセルの進捗管理表を確認する必要があり、業務が非効率になっていきます。

【デメリット②】モバイルへの対応が弱い

エクセルはパソコンで作成、編集、閲覧する前提で作られているツールなので、スマートフォンなどのタブレット端末での操作は難しいです。
 
例えば、エクセルの強みは「データの一覧性」ですが、スマートフォンの小さな画面では何度もスクロールする必要があるので使い勝手がよくありません。
また、入力する項目を選択する時にも誤って違う場所を押してしまったり、別のメンバーが入力した内容を消してしまうことがあるかもしれません。
進捗を入力するのはデスクワークの人だけではないので、モバイルへの対応が弱いことは大きなデメリットになります。


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進捗管理のツールを選ぶポイント

誰が使うのか意識する

シンプルで分かりやすいツールを選ぶには「誰が使うのか」を意識することが大切です。
 
社員は複雑なタスクをいくつも抱えているので、少しでもその負担を軽減させるためにも、シンプルで分かりやすいことは最も重要です。
管理者目線でのツール選択も大切ですが、同時に社員の目線も意識してみると、より良いツールを選ぶことができます。

文字入力を省略できる

タスク名やタスク担当者、締め切りなどを一から入力していくのは手間になります。
ですので、進捗管理には簡単な操作で項目を選択できるツールを選択しましょう。
 
また、タスクの作成に複雑な設定や文字入力が必要だと、「タスクを作成した」と満足することも多いのではないでしょうか。
簡単に素早くタスクの設定ができることは単純な作業を効率化できるので、「タスクを完了する」という本来の目的を達成するサポートをしてくれます。

リアルタイムで共有・更新ができる

進捗管理はプロジェクトの進行などによって、タスクや締め切りの追加・修正が発生します。
スムーズなプロジェクトの進行のためには、社員がリアルタイムで最新の情報を確認できる環境が必要です。
エクセルは基本的にリアルタイムでの共有が難しく、情報の行き違いが起こる可能性があるので注意が必要です。
 
ですので、進捗管理は複雑な設定や手続きが必要のない、シンプルで誰でも使えるツールをおすすめします。
 
関連記事: 進捗管理機能が使えるツールとは?導入時のポイントをご紹介


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進捗管理表を簡単に管理できるおすすめなツール

Stockの「タスク管理」機能では、リアルタイムでタスクの追加や編集、依頼が反映され、通知も自動的にしてくれます。
また、タスク欄は「自分が依頼・担当」と「全員のタスク」に分かれており、どれも一覧性に優れているデザインになっています。
さらに、Stockは誰でも簡単に使えるシンプルなツールなので、進捗管理を見ることを習慣化するのに最適です。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 




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まとめ

いかがだったでしょうか?
 
エクセルで進捗管理をするのはメリットもありますが、いくつかデメリットがあることが分かりました。
それらのデメリットを解消して、進捗管理を円滑に進めるためには「ツール」の導入が必要になります。
 
今回ご紹介した「進捗管理のツールを選ぶポイント」をまとめてみます。
 
・誰が使うのか意識する
・文字入力を省略できる
・リアルタイムで共有・更新ができる
 
進捗管理はプロジェクトを進行する上で重要なサポート役になります。
ぜひこの記事を参考にして、最適な進捗管理の方法を探してみてください。