昨今、社内コミュニケーションや情報共有を円滑化するため、リアルタイムでのやりとりが可能になる「ビジネスチャットツール」を導入する企業が増加傾向にあります。
 
ビジネスチャットツールはチャット機能以外に業務を効率化するさまざまな機能が備わっているうえ、普段利用しているSNSと比べてログの管理やアクセス制限の管理などのセキュリティがビジネス向けに強化されたツールです。
 
一方で、ビジネスチャットツールを導入し社内の情報共有をスムーズに行いたいが、ツールの種類が多くどのツールが自社にマッチしているかわからず悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回はセキュリティが強固かつ無料でも使えるおすすめのビジネスチャットツール5選とメリット・デメリット、そして比較の際に注目すべきポイントをご紹介します。
 
  • 社内のコミュニケーションをスムーズに行いたい
  • 情報共有の度にさまざまなツールの横断が発生している
  • セキュリティに安心して利用できるツールを探している
という担当者の方は、この記事を参考にするとセキュリティにも安心できる最適なビジネスチャットツールで、情報共有の効率化を実現可能です。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

セキュリティが強固かつ無料のビジネスチャットツール5選

以下ではセキュリティが強固かつ無料でも利用できるビジネスチャットツール5選をご紹介していきます。
 
ビジネスチャットツールはコミュニケーションを円滑にするだけでなく、ファイル管理やタスクの作成・管理、音声/ビデオ通話など機能は多岐に渡ります。また、セキュリティも強固なので端末の置き忘れや紛失の際にも管理者権限で情報の漏洩を防げます。
 
一方で、機能が多く操作が複雑なツールを導入してしまうと、社内のITリテラシーが異なる場合、ITツールに不慣れな社員には使いこなせず、結果一部の社員しか利用していないというケースもあります。全社員が継続して運用するには、ツールの機能以上に「社員が使いこなせるくらい簡単なツール」であるかが重要です。
 
そのため、シンプルな操作性で説明なしでもすぐに使いこなせる「Stock」のようなツールが最適です。
 
Stockは、「ノート」に「チャット」を紐付けできるので、チャット上で残しておきたい情報もすべて蓄積可能です。また、大手セキュリティ会社なども登録している国際セキュリティ資格「ISO27001(ISMS)」を取得しており、ツール内の情報は厳格なセキュリティ水準の元で管理されます。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるビジネスチャットツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Slack】チャンネルでチャットを管理できるビジネスチャットツール

Slackのトップページ

Slackは、全世界で利用されているチャットツールであり、他サービスとの連携が豊富なため、すでに他のツールを使っている場合は効果的に利用できます。

<Slackの特徴>

  • 独自のチャンネル作成で部署間での情報共有がしやすくなる
  • 会社全体のチャンネルの中にさらに細かくチームのチャンネルを作り、必要な情報を限定した人員に送れます。全体への共有事項から、個人宛のメンションまで、用途に応じて送り先を自在に変更可能です。
  • 複数のデバイスで利用できる
  • モバイルアプリ、デスクトップ版など使い分けられるので端末を問わず使用できます。外出の多い部署でも、出先からスマホ1つでいつでも情報の確認が可能です。

<Slackの注意点>

  • チャットやメンションを見落としてしまう
  • チャンネル自体の数が増えてくると、それに伴い未読のメッセージも増加します。結果的に重要なメッセージも見落としてしまう可能性もあるので、注意が必要です。
  • 参加人数が多すぎると使いづらい
  • 参加人数に伴って情報量が増えるので情報がチャット内に溢れ、チャットの履歴から必要な情報を探し出すのが困難になる場合があります。そのため、適度にチャンネルの人数調整が必要になります。

<Slackの料金体系>

  • フリー: ¥0/月
  • プロ: 1ユーザーあたり ¥960/月
  • ビジネスプラス: 1ユーザーあたり ¥1,800/月
  • Enterprise Grid: 要問い合わせ


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【Chatwork】コミュニケーションを円滑にするビジネスチャットツール

Chatwork

<Chatworkの特徴>

  • ビジネスに適した4つの機能
  • チャット機能の他にビジネスに適した、「タスク管理」「ファイル管理」「ビデオ通話/音声通話」などの機能が備わっています。また、チャットとタスク・ファイル管理は同じ画面上で行えます。
  • 簡単なコミュニケーション
  • メールと違い挨拶文などが必要ないので、要件だけを素早く伝えられ、情報共有が簡単になります。また、スタンプなど気軽にコミュニケーションを行うための要素も多いので、社員同士のコミュニケーション活性化に繋がります。

<Chatworkの注意点>

  • タスクのリマインド機能がない
  • タスク管理やタスク依頼ができますが、受け取ったタスクをリマインドする機能がついていません。そのため、逐一タスク一覧を確認していないとタスクの漏れ抜けが発生してしまうリスクがあります。
  • アカウントの横断が発生する
  • 無料プランの場合、グループチャットの数が7つを超えると新しいアカウントを作成しなければ新しいグループチャットができません。そのため、複数のトークルームを管理するにはアカウントを横断する必要があります。

<Chatworkの料金体系>

  • フリー: 1ユーザーあたり ¥0/月
  • ビジネス: 1ユーザーあたり ¥500/月(年間契約) ¥600/月(月間契約)
  • エンタープライズ: 1ユーザーあたり ¥800/月(年間契約) ¥960/月(月間契約)
フリープランでは対象者がグループチャットから退室した際に、対象者がアップロードしたファイルが削除されてしまうので注意が必要です。また、年間契約の場合、月間契約よりも¥1,200~¥1,900ほどコストを抑えられます。
 


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【Microsoft Teams】Microsoft社が提供するビジネスチャットツール

Microsoft Teams

<Microsoft Teamsの特徴>

  • Microsoft社製のビジネスチャットツール
  • チャットとオンラインミーティングがひとつのアプリで行えます。企業規模を問わず利用されています。
     
  • リモートに適応
  • ビデオ会議機能が備わっているため、オンラインミーティングにも最適です。最大250名の参加が可能で、規模の大きなオンライン会議もできます。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • 多機能である分、複雑
  • Office365と連動させないと利用できないサービスが多く、無料プランではごく一部の機能しか使えません。
     
  • ブレイクアウトのような機能がない
  • ビデオ会議機能でセミナーなどを行う際に、少人数のグループに分かれてディスカッションする機能がありません。

<Microsoft Teamsの料金>

  • Microsoft Teams 1ユーザーあたり ¥0/月
  • Microsoft 365 Business Basic(Microsoft Teams含む)1ユーザーあたり ¥540/月
  • Microsoft 365 Business Standard(Microsoft Teams含む)1ユーザーあたり ¥1,360/月


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【LINEWORKS】現場と簡単にコミュニケーションできるビジネスチャットツール

LINEWORKS

<LINEWORKSの特徴>

  • SNSに特化
  • LINEと同じ使い勝手で利用できます。コミュニケーションのとりやすさは社内SNSアプリの中でも高い反面、プライベートと混同しやすい点に注意です。
  • 高レベルのセキュリティ
  • 第三者機関の監査を受けて、ISO27001、27017、27018やSOC2/3の国際認証を取得しています。ほかにも、SOC2およびSOC3報告書において高いセキュリティ水準のサービスの提供がされています。

<LINEWORKSの注意点>

  • 保留ができない
  • 普段利用しているLINEと同様に既読機能があります。そのため、メールと違って返信の保留ができません。
  • プロジェクト管理には不向き
  • 重要な情報がチャット上で流れてしまうため、プロジェクト情報の管理やファイル・タスクの管理を行うには向いていません。

<LINEWORKSの料金体系>

  • フリー: 1ユーザーあたり ¥0/月
  • スタンダード: 1ユーザーあたり ¥450/月(年額契約)
  • アドバンスト: 1ユーザーあたり ¥800/月(年額契約)
フリープランでは、1人~100人まで無料で利用できます。しかし、ストレージが5GBまで、セキュリティと管理に制限があるので注意が必要です。
 


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ビジネスチャットツールのメリット

ビジネスチャットツールで社内の情報共有やコミュニケーションを行うと、以下でご紹介するメリットが享受できます。

同時に複数人とのコミュニケーション

同時に複数人とのコミュニケーションできるので、部署やチーム内の情報共有が活発になります。
 
作成したグループチャットで話した内容がリアルタイムでメンバーに共有されていくので、会話に近いコミュニケーションが行えます。
 
たとえば、メールは基本的に1対1のやりとりなので、部署などで共有したい情報が全員に伝わるまで時間がかかってしまいます。一方で、チャットであると共有したい相手やグループにメッセージを送るだけで共有でき、ccやBccの設定にかかる手間もありません。
 
また、メッセージにメンション(通知)すると、特定の相手へ向けたメッセージも可能なのでチャット上でミーティングもできます。

スピーディーなコミュニケーションが可能になる

今まで、メールの作成や送受信、確認などの作業に、費やしていた多くの時間を削減しスピーディーなコミュニケーションが可能になります。
 
チャットはメールのように定型文や挨拶が必要ないので、要件だけを簡潔に送信できます。また、プッシュ通知や個別通知などの機能も豊富なのでメッセージに気付きやすく、メッセージに対し素早い対応を行えます。
 
また、ビジネスチャットの場合はパソコンだけでなくスマホやタブレットでも使えるため、移動先などでも常に情報をチェックできます。
 
他にも、スタンプや定型文で送信できる機能を持つツールであれば、1クリックで返信可能なので文章を逐一打つ手間がかかりません。

セキュリティの強化

ビジネスチャットはセキュリティが高いという点も大きな特徴です。
 
ビジネスでの利用の場合、業務情報や顧客情報など機密性の高い情報のやりとりも多いです。そのため、ビジネスチャットツールは普段利用しているSNSなどのツールと比べ、セキュリティ機能や権限設定機能などビジネス向けにセキュリティが強化されています。
 
たとえば、アクセス権限を管理できるツールであると、外回りに社員がデバイスを紛失したり置き忘れたりした際にも、素早くアクセス権限を停止し情報漏洩やアカウントの乗っ取りを未然に阻止できます。
 
他にも、「端末認証」、「ログ保存」、「IPアドレス制限」、「暗号化」などさまざまな機能が備わっているツールが多いです。


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ビジネスチャットツールの注意点

ビジネスチャットツールは社内のコミュニケーションを円滑にできる一方で、運用するうえでの注意点もあります。以下ではビジネスチャットツールを利用する際の注意点をご紹介します。

導入前にルールを決めておかなければならない

導入前に自社での活用目的を明確にし、ルールを決めておく必要があります。
 
ルールがなく伝達方法や利用目的がバラバラだと、情報共有が不明瞭になり、伝えたい内容が正確に伝わらないという状況が起こります。そのため、「利用は業務に関する内容だけ」、「情報共有する際はフォーマットに基づいて」などツールの認識や方法を社内で統一すると、伝達ミスや見逃しの防止に繋がります。
 
また、プライベートのメッセージを禁止したり、チャットでの機密情報の共有には必ずパスワードを設定したりするなどのルールを決めておくと情報漏洩のリスクも減らせます。
 
正しくルールを作成し、ビジネスチャットツールの共有のしやすさと表裏一体の危険性を全社員が理解して利用するのが重要です。

情報が上に流れる可能性

多くの情報がやりとりされていくと、情報が上へ流れてしまいます。
 
ビジネスチャットツールはツールの特性上、情報が上に流れるので情報の蓄積が困難です。そのため、チャットが増えていくと、情報の見逃しや確認漏れが発生する場合もあります。
 
そのような事態を防止するには、「重要な内容についてはマークアップ・タスク化する」、「ファイルなどの情報は別途ストックしておく」などの管理が必要です。
 
したがって、コミュニケーションのとりやすさ以上に情報を確実にストックできる「Stock」のようなツールであると、情報の見逃しや抜け漏れを阻止できます。
 
関連記事: ビジネスチャットのメリットとデメリットは?チャットの問題点を解消するツールも紹介!
 
関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!


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ビジネスチャットツール比較のポイント

ビジネスチャットツールを導入する前に比較しておくべきポイントは以下の3つになります。ポイントを確認し自社の利用にマッチしたツールで、社内の情報共有の効率化を実現しましょう。

必要な機能が備わっているか

自社にとって必要な機能が揃っているかどうか確認しましょう。
 
一般的にビジネスチャットツールには、ビジネス管理機能やグループチャット機能、ファイル共有機能などは、あらかじめ備わっているものが多いです。一方で、アンケート機能や外部サービス連携機能、メンション機能などは、ツールによっては存在しないものもあるので注意が必要です。
 
また、機能も多く一見自社にマッチしているツールであっても、実際に使用してみると利用していない機能が多く使いづらかったというパターンもあります。
 
そのため、運用に必要な機能が過不足なく備わっているツールであるかどうかの見極めが重要です。

価格は自社に合っているか

どのくらいのコストがかかるのかも、事前に確認しておきましょう。
 
ビジネスチャットの中には、初期費用以外にも、ユーザー数によって月々の利用料金や利用したい機能のオプション料金がかかるものなど料金体系がさまざまです。そのため、最大の費用対効果を得るには、自社の規模や実際に利用する社員に合ったツールであるか見極める必要があります。
 
また、社員に対して講習しないと使いこなせないツールであったり、導入から利用していくまでの設定が面倒であったりすると、教育コストがかかってしまう可能性もあります。
 
無料プランは機能に制限がつくものが多いので、無料プランで利用できる機能を把握した上で、将来的に有料プランに移行するかどうかを検討するとスムーズな運用に繋がりやすくなります。

使いやすいか

実際に利用するにあたっての操作性や、利便性の確認も行いましょう。
 
簡単な操作で利用できるツールであると、非IT企業や社内のITリテラシーにばらつきがある場合でもツールの浸透がされやすくなります。
 
たとえば、「メッセージを送信するまでがスムーズ」、「プッシュ通知がある」、「ファイルの管理やメッセージのタスク化ができる」など、アクションの操作が素早くできたり、使いたい機能を1クリックで利用できたりするツールであると、情報の共有や管理が簡単に行えます。
 
決裁権のある社員だけでなく、利用する社員がすぐに使いこなせるツールであるか確認し、継続的な運用に繋げましょう。
 
関連記事: 【2020年最新版】ビジネスチャットおすすめ7選!各ツールの特徴をご紹介


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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ビジネスチャットツールのまとめ

ここまで、おすすめのビジネスチャットツールやメリット・デメリット、比較ポイントをご紹介しました。
 
ビジネスチャットツールを比較・検討するべきポイントは機能やコスト、使いやすさがありました。しかし、ツールによって管理者権限・アクセス権限の設定やセキュリティのレベルは異なるので、「自社のセキュリティポリシーを満たしているか」は大前提です。
 
一方で、ビジネスチャットはチャットツールの性質上、共有した情報が上に流れていってしまい、見返したいときに必要な情報になかなかたどり着けないといったケースもあります。そのため、情報共有やコミュニケーションのしやすさ以上に、確実に情報がストックできるツールであると情報が流れず、必要な情報へ素早いアクセスが可能です。
 
今回ご紹介したツールのひとつであるStockは、シンプルな操作で直感的に利用でき、社内の確実な情報共有を可能にします。
 
利用は無料かつ登録も1分で完了するので「Stock」で社内の情報共有やコミュニケーションをスムーズに行いましょう。
 
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