仕事をする上で、必要な情報をスピーディーに共有することは意外に難しいことです。
そんな時に役に立つのが、今回ご紹介する「ビジネスチャットツール」です。
 
今回はそんなビジネスチャットツールの基礎知識から活用法に至るまで、おすすめのサービスを含めてご紹介していこうと思います。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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ビジネスチャットツールとは

ビジネスチャットツールの基礎知識

まず最初にビジネスチャットツールとは、一体どういうものなのかをご紹介していこうと思います。
 
ビジネスチャットツールとはその名の通り、社内のコミュニケーションを活性化させる、チャットツールです。
一般的に広く利用されているSNSのように使いやすいという特徴があります。
 
ビジネスチャットでは、チャットを利用する際と同じように、使いやすく、スピード感のあるコミュニケーションが可能になります。
 
ビジネスチャットは使いやすいツールであることなどから、ビジネスシーンにおける迅速なコミュニケーションのハードルを下げてくれます。
また、ビジネスチャットは、日本の多くの企業で広がりつつあるツールであり汎用性も高いので、導入に関して支障となることは少ないでしょう。
 

ビジネスチャットツールの活用法

メールより迅速にコミュニケーションを取れる

ビジネスチャットがもたらす効果の1つとして、それまでメールや対面で行っていたコミュニケーションの円滑化が挙げられます。
 
連絡手段をビジネスチャットに置き換えることで、社内外問わず、円滑でスピーディーなコミュニケーションが取れるようになります
 

細かいグループ分けにより、質の高い、限定的なコミュニケーションも可能。

プロジェクト毎や役職毎にグループを作成し、伝えたい内容を的確なターゲットに素早く伝えることが可能です。
 
個人チャットのみならず、自分でカスタマイズして利用ができるため、ビジネス環境においては、非常に利便性の高いツールです。
 

音声やビデオ通話によるオンライン会議が可能

ビジネスチャットではテキストでのやりとりに加え、音声通話やビデオ通話が可能なサービスもあります。
 
そのため、画面を共有しながらの会議や、意見交換を場所を問わず実施できるため、リモートワークや、遠方の顧客との会談なども距離を感じさせないコミュニケーションが可能になります。
 

ビジネスチャットツールのメリット

同時に複数人とのコミュニケーションが取れる。

ビジネスチャットを利用すると、従業員、会社の双方に多くメリットがあります。
その一例が、複数人でのコミュニケーションを可能にすることです。
 
具体的な場面で例を挙げると、従来のやりとりの手法では、電話で話をするときは、1対1の形になるのが基本です。
しかし、ビジネスチャットを利用した場合、一度で複数の人に向けて情報の発信ができるようになります。
 

スピーディーなコミュニケーションが可能になる

今まで、メールの作成や送受信、確認などの作業に、費やしていた多くの時間を削減することができます。
 
ビジネスチャットの場合はパソコンだけでなくスマートフォンでも使えるため、移動先などでも常に情報をチェックすることができます。
このような使い方により、コミュニケーションの活性化が期待できます。
 

セキュリティの強化

ビジネスチャットはセキュリティが高いという点も大きな特徴です。
SNSをビジネスシーンで使った場合、情報漏洩やアカウントの乗っ取りなどの恐れがあるため、セキュリティ対策が心配されます。
 
ビジネスチャットの場合は、通信を暗号化していたりするものなど、さまざまなセキュリティ対策が施されています。
その為、ビジネスチャットツールは仕事の現場においても安心して利用することができます。
 

ビジネスチャットツールを利用する際の注意点

ビジネスチャットツールは非常に便利な機能ですが、効率的に運用するために押さえておくべきポイントがあります。
事前にポイントを確認して、導入後のリスクを回避しましょう
 

導入前に自社で活用法に関してのルールを決める

ビジネスチャットは便利なツールですがチャットの乱用はコミュニケーションを複雑にさせ、無駄なコストを生みます。
さらに、伝達方法や使用ツールがバラバラだと、情報共有が不正確になり、伝えたいことが正確に伝わらないという状況が起こります。
そのため社内で統一ルールを作り、情報伝達体制を一本化することが大切です。
 

セキュリティの仕組みを整える

ビジネスチャットは社外から様々なデバイスを用いて参加できるため、セキュリティにも注意を払う必要があります。
自社が定めるセキュリティポリシーに照らして、最適セキュリティの機能を整えましょう。


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関連記事: ビジネスチャットのメリットとデメリットは?チャットの問題点を解消するツールも紹介!
 
関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!

ビジネスチャットツール比較のポイント

機能面

会社にとって必要な機能が揃っているかどうかをまず初めに確認しましょう。
事前に検討しているツールにどのような機能が備わっているのかを確認し、自社に最適なものを選ぶのが良いでしょう
 
一般的にビジネスチャットのツールには、ビジネス管理機能やグループチャット機能、ファイル共有機能などは、あらかじめサポートされています
その一方で、アンケート機能や外部サービス連携機能、メンション機能などは、ツールによっては存在しないものもあるので注意が必要です。
 

価格

どのくらいのコストがかかるのかも、事前に確認しておきましょう。
 
ビジネスチャットの中には、導入費用だけでなく、月々の利用料金がかかるものがあります。
そのため、ツールの機能面との費用対効果が適切かどうかを、自社の金銭面と相談しコストパフォーマンスが最も良いものを選ぶのが良いでしょう。
 
また、無料プランは機能に制限がつくものが多いので、無料プランで利用できる機能を把握した上で、将来的に有料プランに移行するかどうかを検討しておくと良いでしょう。
 

使いやすさ

実際に利用するにあたっての操作性や、利便性の確認も大切にしましょう。
 
「実際に企業にとって使いやすい機能が備わっているか」、「適切なサポートが備わっているか」などの項目に着目してそれぞれのツールを確認してみると良いでしょう。
 
また、迷った際は実績がある人気のサービスを選ぶというのも1つの手段だと思います。
実績のあるものは、それだけ多くの企業に取り入れられているという証拠にもなるので、使いやすい可能性も高いです。


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関連記事: 【2020年最新版】ビジネスチャットおすすめ7選!各ツールの特徴をご紹介

これを選べば間違いない!ビジネスチャットツール5選

ここまで、ビジネスチャットツールの活用方法や、選ぶ際のポイントなどを解説してきました。
ここからは実際におすすめするビジネスチャットツールを5つご紹介していこうと思います。
 

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

 

Slack

Slackのトップページ

Slackはチャンネルベースのメッセージプラットフォームです。
チームのメンバーはチャンネルごとにやりとりをしながら仕事を進めていきます。

<Slackのポイント>

  1. 独自のチャンネル作成で部署間での情報共有がしやすくなる。
    会社全体のチャンネルの中にさらに細かくチームのチャンネルを作り、必要な情報を限定した人員に送ることができます。また、自分に関連のないチャンネルはミュートしておくこともできます。全体への共有事項から、個人宛のメンションまで、用途に応じて送り先を自在に変更することが可能です。
  2. 複数のデバイスで利用できる
    モバイルアプリ、デスクトップ版など使い分けることでPCやスマートフォン、タブレットなど端末を選ばず使用できます。外出の多い部署でも、出先からスマホ1つでいつでも情報の確認が可能です。場所を選ばずいつでも情報共有が可能なのもSlackの魅力と言えるでしょう。

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 参加人数が多すぎると使いずらい
    一方、デメリットとして、参加人数が増えると情報量が増え、混乱する可能性があります。チャットの履歴から必要な情報を探し出すのが大変になってしまうでしょう。そのため、適度にチャンネルの人数調整をする必要があります。
  2. チャットやメンションを見落としてしまう
    チャンネル自体の数が増えてくると、それに伴い未読のメッセージも増えてしまいます。結果的に重要なメッセージも見落としてしまう可能性もあるので、注意が必要です。

<Slackの料金>

Slackには下記の4つの料金プランがあります。
無料プランの場合、基本機能に加え、5GBまでのストレージが利用可能です。
スタンダードプランの場合、850円/月 で10GBまでのストレージ、さらには15名までのグループ通話が利用可能です。
プラスプランの場合、1,600円/月 でスタンダードの機能に加え、20GBまでのストレージが利用可能です。
Enterprise Gridの場合、金額については問い合わせが必要です。 1TBまでのストレージが利用可能です。
Enterprise Gridプランは、企業やチームなどで活用するためのプランになります。
 


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Chatwork

Chatworkのトップページ

Chatworkは国産のビジネスチャットツールです。
27万社以上の企業に導入され、ビジネスのさまざまな場面で発生するコミュニケーションを円滑にしやすくするための機能に特化しています。

<Chatworkのポイント>

  1. 国産なので使いやすく、信頼性も高い
    Chatworkは日本企業が提供するサービスなので、日本の企業にとっては使いやすく、英語対応などの必要がありません。サポートも当然日本語対応になります。国内導入企業も多いため、その信頼性が高いことも特徴です。
  2. タスク管理機能がついている。
    Chatworkにはタスク管理機能がついており、その中でタスク依頼をすることも可能です。期日と担当者を指定して、タスクを依頼することができます。また、「誰が」「いつまでに」「どのような」タスクを持っているのかの管理や確認もすることができます。

<Chatworkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. ツール利用の社内教育、ルール整備のコスト
    Chatworkに限った話ではないですが、やはりチャットツールを導入する際は、全員が慣れて使いこなせるまでにある程度時間がかかります。その為、ツールの使い方のレクチャーやある程度のルール設定を事前にしておかなければ、更なる非効率を招いてしまうでしょう。
  2. タスクのリマインド機能がない
    タスク管理や依頼できる機能があるのは非常に便利なのですが、受け取ったタスクをリマインドする機能がついていません。その為、逐一タスク一覧を確認していないと漏れてしまうリスクがあります。その意味でタスク管理ツールとしては少し不十分な点もあります。

<Chatworkの料金>

Chatworkには下記の3つの料金プランがあります。
フリープランの場合、基本的には個人利用向けのツールとして活用可能です。グループや企業で活用するとなると機能的に少し物足りないでしょう。
スタンダードプランの場合、500円/(1ユーザー/月) で基本機能に加え、10GBまでのストレージ、広告の非表示などの追加機能が利用可能です。
エンタープライズプランの場合、800円/月 で全ての機能が利用可能です。
エンタープライズプランは、管理機能を強化したい企業のためのプランになります。
 


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Microsoft Teams

Microsoft Teamsのトップページ

Microsoft Teamsは、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。
チャットだけではなく、映像・音声によるWeb会議にも対応しています。

<Microsoft Teamsのポイント>

  1. Office製品との連動性
    Teamsならビジネスに欠かせないExcelやWordと言った他のOffice系のアプリケーションとの連携が可能です。連携をすることで、チーム内でOfficeファイルの共同編集が可能になるといったメリットがあります。
  2. 最大250人での同時オンラインビデオ通話が可能
    Microsoft Teamsにはビジネスチャットとしての基本的な機能は網羅されており、非常に利便性の高いツールとなっております。特にオンライン通話は最大250名の参加が可能で、規模の大きなオンライン会議を開くことも可能です。

<Microsoft Teamsを使う上で気を付けておきたい点>

  1. ビデオ通話の性能が高くない
    ビデオ通話をしている際の懸念点として、タイムラグや、通信環境によって接続が安定しないという様な事があります。Microsoft Teamsにおいても同様で、機能面やオンライン通話の使用感に関してはZoomの方が優れているなと感じます。
  2. ブレイクアウトのような機能がない
    こちらも ビデオ会議機能に関してになりますが、セミナーなどにおいて少人数のグループに分かれてディスカッションなどを行うことができません。会社としての大きな会議を開く分には問題ありません。

<Microsoft Teamsの料金>

Microsoft Teamsには下記の3つの料金プランがあります。
無料プランの場合、基本機能は利用可能ですが、管理、監査機能などは備わっておりません。
essentialsプランの場合、540円/(1ユーザー/月) で基本機能に加え、1TBまでの個人用ストレージ、管理機能が利用可能です。
premiumプランの場合、1,360円/月 で全ての機能が利用可能です。
基本的な機能に差はありませんが、有料版では管理機能など、セキュリティ面が強化されています。
 


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LINE WORKS

LINE WORKSのトップページ

LINE WORKSはLINEのビジネス版チャットツールになります。
その使いやすさから多くの業界で利用されています。

<LINE WORKSのポイント>

  1. LINEと同じ使用感で使いやすい
    法人向けのコミュニケーションツールとして、LINEと同じようなトーク機能を始め、独自の音声・ビデオ通話などが利用できます。
  2. セキュリティ・サポート体制が整っている
    LINEWORKSの通信は強力に暗号化されていて、そこに24時間365日体制のモニタリング機能もプラスされています。さらに、スマートフォンでの利用に対応した充実のセキュリティ機能が備わっているのも魅力の1つでしょう。

<Microsoft Teamsを使う上で気を付けておきたい点>

  1. グループにおいて大切な情報が流れやすい
    グループチャットは大人数でのやりとりが可能になり、便利な機能ですが、大切なファイルや情報が、チャットによって流れやすいというマイナスポイントが挙げられます。
  2. 新しいサービスのため情報が少ない
    まだ、サービスがローンチしてからあまり時間が経っていないので、実際に問題が起きた際に頼れる情報が少ないという点がデメリットとして挙げられます。これは実際に使用してみないと分からないことでもありますが、万が一のことを考え、注意しておくべきポイントでしょう。

<LINE WORKSの料金>

Microsoft Teamsには下記の4つの料金プランがあります。
無料プランの場合、基本機能が利用可能で、最大100人までが利用可能です。
ライトプランの場合、300円/(1ユーザー/月) でユーザー制限が解除され、ほぼ全ての機能の利用が可能になります。
ベーシックプランの場合、500円/月 でライト機能に加えて、より大容量のストレージが利用可能です。
プレミアムプランの場合、1,000円/月 で全ての機能に加え、セキュリティ面の機能が向上します。
 


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まとめ

いかがでしょうか。
今回はビジネスチャットツールに関して、具体的な活用法から、おすすめのツール紹介までさせていただきました。
 
ぜひ、自社にマッチしたツールを見つけ、検討してみてください。
 
関連記事: 【2021年最新版】主要ビジネスチャットツール徹底比較!
 
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