社内で作成する報告書のひとつに、その日の業務内容を報告する「日報」があります。
日報は、研修のレポートや営業報告など、さまざまな業務活動の報告に用いられますが、「何を書いていいのかわからない」と悩み、時間がかかってしまうことに悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
効果的な日報を作成することによって、上司は現場の現状を正確に把握でき、部下は自分の業務や成果を適切に上層部へ伝達できます。
そこで今回は、評価される業務日報の書き方を具体的に解説していきます。
・日々の日報の作成に時間がかかっている
・日報に何を書いたらいいかわからない
・上司に評価される日報を作りたい
と考えている人は必見です。
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業務日報を書く目的とは？
企業によって異なりますが、日報は報告のためだけに活用される訳ではありません。
そのため、日報の目的、つまり「日報をなぜ提出しなければならないのか？」という点について、作成者自身が認識しておくことが重要です。
目的が明確になっていると、日報を通じて自己成長はもちろん、円滑な業務遂行の手助けにもなります。そんな日報の目的には、代表的な以下の3つが挙げられます。
1日の業務内容や成果の見直し
日報には1日の業務内容、業務時間や成果などを主に記載しますので、後で見返したときに「誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように」業務に取り組んだのかがわかります。
特に、5W1Hを意識して作成することをおすすめします。
また、業務を通じて得られた成果についても記載することで「なぜその成果が得られたのか」といった原因を客観的に把握することができます。
上司への進捗報告
日報は部下から上司に提出することが一般的です。部下が研修や営業で外出していても、日報を通して部下が「その日に何をしたか」を把握できます。
そのため、日報の提出を義務付けることによって部下の適切なマネジメントにも繋げられます。
その日に起きた出来事のメモ
日報は「上司に提出するもの」という要素が強いですが、自分で行ってきた業務の整理をすることも可能です。
上司に提出するという心理的プレッシャーから書き方を意識し内容を整理するので、部下自身で見直したときにも「わかりやすく整理されたメモ」として活用することができます。
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業務日報がうまく書けない理由
日報をいきなり作成しようと思っても、作成途中で手が止まってしまうこともあるかと思います。
そこで、日報が上手く書けない理由とその解決方法もご紹介していきます。
ポイントを押さえることで作成スピードが上昇し、空いた時間を他に使うことができますので、ぜひ参考にしてみてください。
メモが取れていない
研修中に講師が説明した内容、先輩から教えてもらったノウハウ、営業中に顧客が話した内容など、業務においてメモを取るシーンは数多く存在します。
しかし、話した内容を全てメモしようとすると、メモを取ること自体が目的となってしまい、肝心の内容が頭に入っていないというケースに陥る可能性があります。
そのため、「自分にとって有益な、大事なポイント」を意識してメモを取るようにしましょう。
意識してメモを取ることによって、日報に書くべき内容も自ずと分かり、「日報作成時に、書くべき内容が思いつかない」という事態を避けることができます。
業務報告のみの内容となっている
日報は上司に業務内容を報告するものとしても使われますが、日報の目的は上述した通り「報告のみに使う」書類ではありません。
そのため、記載した業務内容から「自分は何を学んだのか」を明確にすることが重要です。
自分の所感を記載することにより、読み手に対し作成者の考えが汲み取りやすくなるので、社内の円滑な意思疎通を可能にします。
業務内容がまとめられていない
「その日の業務が多かったから」などの理由で業務内容をまとめず、冗長に作成してしまうと、読み手である上司にとって雑な報告書と捉えられてしまいます。
そのため、文の区切りや適切な改行を用いるなど、読み手を意識した日報の作成が必要です。
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【例文付き】業務日報を上手く書くコツ
読み手である上司を意識して見やすく、かつ要点を押さえた日報の作成は、上司からの評価を高めることにも繋がります。
以下では3つの「日報を綺麗に、見やすく書くコツ」をご紹介していきますので、実践してみましょう。
簡単にその日に何があったかの記録を残す
その日に何があったのかの記録をこまめに残していくことで、日報作成の際に振り返りがしやすくなります。
ここでのポイントは「簡単に」という点です。
もちろん、詳細に何があったのかのメモを残していくことも重要ですが、メモを全てとるには時間がないこともあります。
その際には、見出しや目次のような形でその日の出来事をまとめておくことをおすすめします。
例文：客先訪問、○月分月次資料作成、新規問い合わせ確認、〇〇プロジェクトに関するミーティング、○○に関するCS対応
数字を使って定量的な記載をする
数字を使って定量的な記載をすることも非常に効果的です。
時刻や数量、件数などさまざまな内容に数字を用いることで誰が見てもその人の業務内容が把握しやすくなります。
以下は例ですが、時系列でその日の出来事をまとめると見やすくなります。
・10：00〜契約書4件作成
・11：00〜提案資料３件準備
・13：00〜取引先〇〇と〇〇で商談が2件
・16：00〜帰社
・17：00〜新規プロジェクトに関するミーティング
・18：00〜退社
箇条書きを使ってテンプレートを作成しておく
あらかじめテンプレートを作成しておくことで、次回以降の日報作成にかかる時間を削減できます。
テンプレートを作る際に、箇条書きで書くべき内容をまとめておくと、作業がスムーズに進みます。
例えば、以下の項目を参考にまとめると良いでしょう。
・訪問場所と訪問目的
・時間ごとの業務内容
・業務を通じてえた成果や進捗度合い
・業務目標を達成するための計画・対策
・気づいたことや懸念点
・明日の活動予定と目標
これらの項目と時系列を合わせてまとめることにより、記載内容が明確になります。
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業務日報のメリットとは？
今日では、日報を出すことが形骸化してしまい、単なる情報共有の手段としてしか日報を利用していないという現場も少なくありません。
しかし、日報をわかりやすく作成し、活用することにはさまざまなメリットがあります。
日報を活用することによるメリットを見ていきましょう。
PDCAサイクルが回せる
ビジネスシーンでよく使われるフレームワークに「PDCAサイクル」がありますが、日報はこのPDCAサイクルの各項目に当てはめることができます。
・今日の目標や業務で達成したいこと=Plan
・今日行った業務内容=Do
・業務を行ってみての所感や気づき=Check
・次の日や、案件に対する行動案や改善案=Action
このように、日報を作成することでPDCAサイクルを回し、業務内容の改善や顧客への新たな提案などへの反映が可能です。
新たな課題を見つけやすくなる
業務内容によっては、日報の作成者である部下にとって理解が難しい、難易度の高い課題に直面するときもあります。
そのような課題に対し、上司の知見やスキルによって解決できるものもあれば、日報を通じて出た案が意外な解決策となる可能性もあるのです。
そのため、日報を単なる報告としてではなく、提案書としての意識も持ちながら作成することで、自身の評価やモチベーションの向上にも繋がります。
上司と部下の縦のコミュニケーションに繋がる
日報はコミュニケーションツールとして使うことも可能です。
上司と部下は、日々の業務をやりながらコミュニケーションを行わなければならないので、上司の意図が部下に伝わっていないというケースがありがちです。
逆に、部下の考えが上司に伝わっていない可能性もあります。
しかし日報を用いて、作成者である部下は業務についてどのように感じているのか、課題に関してどのように思っているのかを上司に伝えることが可能です。
コミュニケーションツールとしての日報の活用は、上下関係の形成にも大きく貢献します。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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まとめ
これまで日報の目的や上手く書けない理由、効果的な書き方についてご紹介してきました。以下が今回のまとめになります。
・日報は進捗報告だけではなく、業務内容の見直し、成果の確認などさまざまな目的で利用可能。
・日報にあらかじめ箇条書きでテンプレートを作成したり、大事なポイントをメモしておくだけでも、日報の作成時間を削減することができる。
・日報を応用してPDCAサイクルを回したり、上司とのコミュケーションツールとしての利用もおすすめ。
日報は通常WordやExcelなどを用いて作成することがメジャーですが、弊社がリリースしている「Stock」では、見出しを効果的に使って日報形式で上司と部下でコミュニケーションをすることができます。
情報がストックされるので、作成した日報はいつでも振り返ることができ、チャットを使って日報に関するやりとりをすることも可能です。
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