分かりやすい日報を作成すれば業務の進捗が正確に伝えられたり、日報を確認する上司の負担が軽減されたりとさまざまな効果が得られます。そのため、社内で日報を運用しているチームでは「分かりやすい日報」を目指すべきなのです。
 
そして、分かりやすい日報を作成するためには、複数の項目へ簡潔にまとめた内容を記入しなければなりません。しかし、「何をどのように書いていいか分からず時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、日報に必要な項目や日報作成の注意点・コツを中心に、例文も用いてご紹介します。
 
  • 日報に手間をかけたくないため、テンプレートを作って効率化させたい
  • 社員の日報に不足が多いため、基本項目を設けたい
  • 日報作成のコツを押さえて、作成時間を短縮させたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、分かりやすい日報を簡単に作成・共有できる方法が見つかります。


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日報を書く目的とは?

以下では、日報を書く目的について解説します。部下に日報作成の目的を正しく認識させることで、日報の内容の充実化・具体化が促進されます。

(1)1日の業務内容や成果の見直し

1つ目の目的は、業務内容や成果の見直しです。
 
1日に取り組んだ業務を日報に書き記す作業が目標の達成度を測ったり、改善点を見つけ出して解決策を練ったりすることにつながります。また、成果を見直す作業では「なぜその成果が得られたのか」と原因を客観的に分析できます。
 
内容・成果を見直しやすい日報にするために、5W1H(誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように)を意識して作成しましょう。

(2)上司への進捗報告

2つ目の目的は、上司への進捗報告です。
 
上司は日報から進捗を確認してメンバー間の業務を調整するため、ビズネスにおいて日報は必要不可欠なのです。進捗が遅れている場合は原因を探り、場合によっては分担やスケジュール調整などを行わなければなりません。
 
業務の遅れを早期に発見しカバーできるよう、作成した日報はすぐに提出しましょう。また、進捗に遅れがある場合は「何が原因で遅延が発生しているのか」と背景も記載するなど、分かりやすい報告を心がけましょう。

(3)その日に起きた出来事のメモ

3つ目の目的は、その日に起きた出来事のメモです。
 
業務中に生じた疑問点や改善点についてメモを取っておくと、上司からフィードバックが得られたり、チームで共有して解決策をノウハウとして蓄積できたりします。
 
複数に分散しがちなメモを日報という形で一か所にまとめることで見直しがしやすくなる効果もあります。
 
関連記事: 「日報」とは?意味やメリット、書き方のポイントなどを徹底解説!
 
関連記事: メール日報が面倒で非効率な理由とは?3者間でのデメリットも解説


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日報に必要な項目

分かりやすい日報を作成するために必要な項目は以下のとおりです。
 
  • 目標
  • 1日で達成すべき目標を記入します。数値を用いて、具体的で振り返りやすい目標を立てましょう。
  • 業務内容
  • 1日の業務内容を記入します。時系列で書くと読み手にも分かりやすくなります。
  • 良かった点・改善点
  • 業務から得た気づきを記入します。良かった点は背景も分析すれば業務に役立ちます。改善点は上司からの的確なアドバイスが得られるように具体的に記入しましょう。
  • 翌日の目標
  • 目標の達成度や改善すべき点を踏まえて、翌日の目標を記入します。
  • その他の共有事項
  • 上司への相談や獲得したノウハウなどの共有事項を記入します。
営業担当者や建設業従事者など、所属する部署・業界に応じて必要な項目を設け、自社に最適なテンプレートを作成しましょう。
 
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日報の注意点

以下では、日報の注意点について解説します。注意点を押さえて、無駄のない日報作成・共有の実現に近づきましょう。

(1)業務報告のみの内容にしない

1つ目の注意点は、業務報告のみの内容にしないことです。
 
事実だけを述べるのではなく所感や考察などを反映させることで、読み手は意図をくみ取りやすくなります。結果的に、上司と部下で円滑な意思疎通ができるようになるのです。
 
そのため、上司は単なる業務内容の報告書にならないように、部下の感じたことや考えを確認できる項目を作成しましょう。

(2)早めに作成・提出する

2つ目の注意点は、日報を早めに提出することです。
 
上司は日報を確認したあと、場合によってはチーム全体のスケジュール調整をするので提出遅れは厳禁です。また、上司からのフィードバックをもとに翌日以降の業務の計画を立てるためにも、早めの作成・提出は欠かせません
 
日報に時間をかけないためには、テンプレートを利用して作成しそのまま共有できる「Stock」のような日報管理ツールの利用が最適です。
 
関連記事: 業務日報は無駄で意味がない?メリット・デメリットや必要性も解説


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【例文付き】日報を上手く書くコツ

以下では、日報を上手く書くコツを3つご紹介します。見やすく、かつ要点を押さえた日報を作成するためにすぐに実践できます。

(1)メモを取る

1つ目のコツは、メモを取ることです。
 
日報作成が進まない原因の一つに、「何を書けばよいかわからない」ことが挙げられます。業務ごとにメモを取っておくと、1日の最後にまとめるだけで良いため簡単です
 
また、箇条書きで見出しを作り、見出しごとに1~2文程度メモを取っておくと、後から書式を整えるだけでそのまま日報として提出できます。以下のような見出しを設けておきましょう。
 
例文:客先訪問、○月分月次資料作成、新規問い合わせ確認、○○に関するCS対応

(2)定量的に記載する

2つ目のコツは、定量的に記載することです。
 
件数・割合など、可能な限り数字を使って表すことで、誰が見ても分かりやすい日報に近づきます。とくに、1日の目標は定量的な表現にすると達成度が測りやすくなり、改善や分析が促進されます。
 
以下のように時系列にすると、より効果的です。
 
例:
  • 10:00〜契約書4件作成
  • 11:00〜提案資料3件準備
  • 13:00〜取引先〇〇と〇〇で商談が2件
  • 16:00〜帰社
  • 17:00〜新規プロジェクトに関するミーティング
  • 18:00〜退社

(3)テンプレートを作成しておく

3つ目のコツは、テンプレートを作成しておくことです。
 
あらかじめテンプレートを作成しておくと、日報の構成・内容を考える時間を削減できます。また、テンプレートは「何が、どこに記載されているか」がすぐに分かるので、何人もの部下の日報を確認する上司の負担が減るのです
 
以下は営業担当者のテンプレート例です。以下のように、自社に必要な情報をまとめたテンプレートを作成しましょう。
 
例:
  • 訪問場所と訪問目的
  • 時間ごとの業務内容
  • 業務を通じてえた成果や進捗度合い
  • 業務目標を達成するための計画・対策
  • 気づいたことや懸念点
  • 明日の活動予定と目標
関連記事: 【テンプレート付き】日報に書くべき内容5選!種類に合わせた文章例も解説!


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日報作成におすすめのツール

以下では、日報の作成を効率化できるおすすめのツールをご紹介します。
 
日報の作成時間はテンプレートで短縮できます。エクセルテンプレートを利用するのも1つの方法ですが、「ファイルを開く、作成する、保存する」と手間がかかります。さらに、スマホからは使いづらいため外回りのある業種には向いていません。
 
また、作成した日報の提出には、メールやチャットツールなどさまざまな方法があります。しかし、どちらも情報を更新するたびに該当ファイルが流れてしまいアクセス性が悪く、日報の作成・共有に別々のツールを利用するのは非効率と言えます。
 
結論、日報の作成・提出を効率化してストレスを取り除くツールは、誰でも簡単に日報を作成でき、かつ流れずに蓄積される日報管理ツールの「Stock」一択です。
 
Stockのテンプレート機能を用いて「ノート」に日報を作成すると、そのまま上司に共有できます。ノートに紐づいた「メッセージ」でフィードバックも可能です。

【Stock】日報作成に最も役立つツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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日報の書き方のまとめ

ここまで、日報に必要な項目や日報作成の注意点・コツを中心にご紹介しました。
 
日報作成時は、基本項目に沿って定量的に記入することで分かりやすい内容になり、上司からのフィードバックや適切な評価が期待できます。項目はテンプレート化すると時間短縮になります。
 
さらに、日報の作成・提出が一か所で完結するツールを活用すれば、さらに面倒な作業が減るので業務効率化が期待できます。
 
今回ご紹介したStockは、チームに合わせて複数の日報テンプレートを作成でき、作成した日報が確実に蓄積される日報管理ツールです。非IT企業向けの仕様であるため、紙やエクセルで日報を管理しているチームでもすぐに使いこなせます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」で分かりやすい日報を効率的に作成・共有できる環境を整えましょう。
 
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