WBS(作業分解構成図)とは、Work Breakdown Structureの略称であり、プロジェクト管理の手法を指します。WBSに取り組み「作業」や、プロジェクトの結果として生成される「成果物」をベースにプロジェクトを分解すれば、チームのタスクを正確に把握して、プロジェクトを円滑に進められるのです。
しかし、誤った方向で作ると運用の意味のないWBSができあがってしまいます。そのため、なかにはどのようにWBSを作成すべきか分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、意味のないWBSの特徴・防止する作成のコツを中心にご紹介します。
- 意味のないWBSの特徴を理解し、対策したい
- 作成のコツを把握して、スムーズに取り組みを実施したい
- タスクを管理してWBSの意味ない運用を防止できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、WBSの意味ない運用を防止する作成のコツを把握して、取り組みを効果的に実施できます。
目次
WBSのメリットとは
ここでは、WBSのメリットについて解説します。以下の内容を把握して、WBSを作成する目的を明確化しましょう。
作業を明確化できる
WBSを作成するメリットとして、作業の明確化が挙げられます。
WBSを作成すると、作業を洗い出して明確化できます。そのため、メンバーがプロジェクトの全体像を把握して、作業をスムーズに進められるようになります。
また、WBSによって作業を明確化すれば、個々の役割が明瞭になり、メンバーが責任感を持って作業に取り組めます。したがって、作業の抜け漏れ・重複を防ぎつつ、互いに協力し合ってプロジェクトを進められるのです。
進捗管理がしやすくなる
WBSの作成は、進捗管理にも有効です。
WBSを作成すると、プロジェクト中に発生するタスクをすべて可視化できます。そのため、進捗状況をタスクごとに把握し、進捗を管理しやすくなるのです。
ただし、スムーズに進捗管理を行うには、洗い出すタスクの粒度(作業にかかる工数)を揃える点に注意しましょう。タスクの粒度を揃えることで、進捗管理の精度を高められます。
意味のないWBSの特徴とは
ここでは、作成しても意味のないWBSの特徴について解説します。WBSを作成する際は、以下の内容に注意しなければなりません。
情報に過不足がある
情報に過不足があると、意味のないWBSになってしまいます。
情報の粒度が細かすぎると、運用しづらくミスが起こりやすくなります。一方で、内容に具体性がなく情報が不足していると、着手後に抜け漏れが発覚する恐れがあります。
そのため、意味ない運用を回避するには、WBSに必要な情報を十分に収集し、過不足なく記載することがポイントです。
最終的なゴールが曖昧
意味のないWBSの特徴として、最終的なゴールが曖昧であることが挙げられます。
WBSは、プロジェクトの作業を分解して構造化したものです。そのため、プロジェクトそのものの最終的なゴールが曖昧だと、適切なWBSは作れません。
したがって、プロジェクトにおける作業範囲や成果物を明確にチーム内ですり合わせてから、WBSの作成に取り組みましょう。
意味のない運用を防ぐ！WBS作成のコツ3つ
ここでは、意味のない運用を防ぐ、WBS作成のコツ3つについて解説します。プロジェクト管理の失敗を防止したい企業は以下の内容を把握してWBSを作成しましょう。
(1)作業を洗い出す
まず、作業を洗い出します。
作業を洗い出す際は、プロジェクト中に対応するタスクをすべて書き起こす点が重要です。タスクに漏れがあると、プロジェクトを正しく把握できず、進捗に影響を及ぼす恐れがあります。
ただし、洗い出すタスクが細かすぎると、管理しづらくなるので注意しましょう。そこで、「大分類→中分類→小分類」の3段階に分けて考えると、細分化しやすくなります。
(2)作業の順序を整理する
次に、作業の順序を整理します。
作業の順序を整理する際は、作業同士の関連性を意識しましょう。たとえば、作業の順序を整理する際に意識すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
- 最初に取り組むべき作業
- ほかの作業が完了してから取り組むべき作業
- 同時進行で取り組める作業
また、作業の順序を整理するとともに、現状の業務フローが問題ないか確かめることがポイントです。業務フローそのものに問題がある場合は、業務フローを根本的に改善する必要があります。
(3)作業を構造化する
作業の順序が決まったら、作業を構造化します。
作業の構造化とは、仕事の内容を階層(レベル)ごとにまとめることを指します。構造化する際は、同じ階層の作業負担の粒度を統一しましょう。
一方で、構造化すると同時に、作業担当者や期日を適切に設定する点も重要です。とくに、作業担当者を明確にしておけば、ミスが発生した場合でも、スムーズに対応できます。
タスクを管理してWBSの意味ない運用を防止できるツール
以下では、タスクを管理してWBSの意味ない運用を防止できるツールをご紹介します。
WBSにおける意味のない運用を防止するには、WBSで構造化したフローに沿って、各作業におけるタスクを適切に管理する点が欠かせません。
そこで、「情報共有ツール」を使うと、進捗状況をリアルタイムで共有できるので、確実にタスク管理を行えます。ただし、操作方法が複雑だと利用にストレスが発生してツールの利用が定着しないので、「操作しやすいシンプルなツール」を導入しましょう。
結論、WBSの意味ない運用を防止するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」の利用一択です。
Stockの「ノート」では、タスク管理に関する情報をストックしてリアルタイムで共有し、かつ「フォルダ」で部署ごとに管理できます。また、「メッセージ」「タスク」がノートに紐づいているので、タスク管理に関するやりとりをしても情報が錯綜しません。
タスク管理における情報共有を効率化するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
意味のないWBSの特徴・防止する作成のコツまとめ
これまで、意味のないWBSの特徴・防止する作成のコツを中心にご紹介しました。
WBSを作成すると、作業が明確になり、進捗管理がしやすくなります。ただし、情報に過不足があったり、最終的なゴールが曖昧だったりするとWBSを作成・運用する意味がなくなってしまうので、「作業を漏れなく洗い出す」「業務フローに問題がないか確認する」「作業担当者・期日を適切に設定する」ことがポイントです。
一方で、WBSの全体像をチームで共有できなければ、成果物が生まれるまでのプロセスをメンバーが理解できません。そのため、作成したWBSは情報として残しておくことが必要です。
したがって、WBSの共有には誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、意味のないWBSの運用を防ぎましょう。
