WBS(作業分解構成図)とは、Work Breakdown Structureの略称であり、プロジェクト管理の手法を指します。WBSに取り組み「作業」や、プロジェクトの結果として生成される「成果物」をベースにプロジェクトを分解すれば、チームのタスクを正確に把握して、プロジェクトを円滑に進められるのです。
しかし、運用の方法を誤ると意味のないWBSになってしまいます。そのため、なかにはどのようにWBSを運用すればいいか分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、意味のないWBSの特徴・防止する運用のコツを中心にご紹介します。
- WBSを作成しているが 現場で活用されず意味を感じないチームリーダー
- メンバーがWBSを守らず、タスク管理できていないことに悩むリーダー
- 複雑なWBSを作りすぎて 管理コストや作業時間だけが増えているチーム
上記に当てはまる方は、この記事を参考にすると、WBSの意味ない運用を防止する作成のコツを把握して、取り組みを効果的に実施できます。
目次
WBSが意味ないと言われる理由
以下では、WBSが意味ないと言われる理由について解説していきます。まずは理由をしっかり把握し、意味のないWBSを防止しましょう。
タスクの粒度がバラバラ
WBSが意味ないと言われる原因の1つ目は、タスクの粒度が統一されていないことです。
たとえば、「イベント準備」のような大きな作業と、「会場予約」「資料印刷」といった細かい作業が同じ階層に並んでいると、作業量や進捗を正確に把握できません。
その結果、担当範囲が曖昧になり、進捗管理が機能しなくなります。そのため、タスクの粒度をそろえることが重要です。
情報に過不足がある
WBSが意味ないと言われる原因の2つ目は、必要な情報の過不足があることです。
必要な情報が不足している場合、誰がどの作業をいつまでに行うのかが分からず、プロジェクトの進行が滞る原因になります。一方で、必要以上に細かい情報を詰め込みすぎると、WBSが複雑になり、現場で管理しづらくなるという問題もあります。
このように情報量のバランスが適切でない場合、WBSは形だけの管理表になってしまい、実務で活用されなくなります。
最終的なゴールが曖昧
WBSが意味ないと言われる原因の3つ目は、プロジェクトのゴールが曖昧なことです。
ゴールが曖昧なまま作業を分解すると、タスクの目的や優先順位が分かりにくくなり、メンバーが同じ方向を向いて作業できません。また、成果物の完成基準が明確でないため、進捗の判断も難しくなります。
WBSを有効に活用するためには、まずプロジェクトの目標や成果物を明確にし、そのゴールから逆算して作業を整理することが重要です。
現場で共有されず属人化している
WBSが意味ないと言われる原因の4つ目は、チーム内で共有されず属人化していることです。
特定の担当者しか内容を把握していない場合、他のメンバーは進捗や作業内容を確認できず、遅延や抜け漏れが発生しやすくなります。また、更新が一部の人に依存すると、情報が属人化してしまいます。
このように、WBSがチーム内で共有されていないと、管理ツールとしての役割を果たせず、「意味がない」と感じられてしまう原因になります。
【比較表】意味のあるWBSと意味のないWBSの違い
以下では、意味のあるWBSと意味のないWBSを比較して表にまとめています。現在社内で運用されているWBSはどちらに近いか確認し、改善のヒントとして参考にしてください。
| 比較項目 | 意味のあるWBS | 意味のないWBS |
|---|---|---|
| タスクの粒度 | タスクの大きさが適切で統一されている | タスクの大きさがバラバラで管理しづらい |
| 作業内容 | 作業内容が具体的 | 作業内容が曖昧で何をするか分からない |
| ゴールの明確さ | プロジェクトの成果物やゴールが明確 | 最終的なゴールが曖昧 |
| 担当者 | 各タスクの担当者が明確 | 誰が担当するか決まっていない |
| 進捗管理 | 進捗状況を定期的に更新・共有している | 作成しただけで更新されない |
| 情報共有 | チーム全体で共有されている | 特定の人しか把握していない |
| 運用方法 | タスク管理や進捗管理に活用されている | 形だけの資料になっている |
| ツール活用 | ツールなどで管理し更新しやすい | Excelや資料のまま放置される |
以上の比較表を見て、自分のプロジェクトのWBSが、タスクの粒度がバラバラ、情報に過不足がある、ゴールが曖昧などの項目に当てはまる場合、WBSは形だけの管理表になってしまっている可能性があるため、早急に見直しましょう。
運用でWBSを意味のあるものにする方法
以下では、運用でWBSを意味のあるものにする方法をご紹介します。現在のWBSが「意味のないWBS」になっている場合でも、運用次第で変えられます。
WBSとタスク管理を連携させる
WBSを意味のあるものにする方法の1つに、WBSとタスクを連携させる方法があります。
WBSで分解した作業をタスクとして、担当者や期限、優先度と紐づけることで、進捗状況を具体的に把握できるようになります。これにより、作業の抜け漏れや遅延を防ぎ、プロジェクトを計画通りに進めやすくなります。
そのため、WBSではなるべく細かい単位にタスクを分解し、担当者と紐付けて運用することが必要です。
情報を一元管理する
WBSを活用するためには、関連情報を1か所にまとめて管理することが重要です。
紙やメール、個人のメモに情報が散らばっていると、確認作業に時間がかかり、進捗管理も煩雑になります。WBSに紐づくタスクや成果物、関連資料が整理されることで、チーム全体で効率よく作業を進めることができ、進捗の遅れや誤解も防げます。
また、誰でも同じ情報にアクセスできるため、新人や別チームのメンバーもスムーズに作業に参加できます。その結果、引継ぎの手間が無くなり、全体の業務効率の向上が期待できます。
チーム全員に共有する
WBSを意味あるものにするには、WBSをチーム全員に共有することも重要です。
WBSを作成しても、担当者だけが把握している状態では意味がありません。たとえば、チーム全員が同じツール上でタスクや進捗状況をリアルタイムで把握できる状態にすれば、認識のズレや対応漏れを防げます。
たとえば、「Stock」のようなシンプルなツールであれば、ノートにまとめた情報をチーム全員でリアルタイムに共有でき、タスクや進捗も同じ場所で管理できます。そのため、WBSで整理した内容をそのまま実務に反映でき、共有漏れや認識ズレを防げます。
【脱WBS！】意味のないWBS運用を防止できるツール
以下では、WBSよりもチームでタスク管理しやすく、実務で活用できるツールをご紹介します。
WBSを作成しても、その後の進捗や担当者が共有されていない状態では、タスクの抜け漏れや遅延が発生しやすくなります。また、管理が形骸化すると、WBS自体が更新されなくなり、プロジェクト全体の状況が把握できなくなります。
こうした課題を解決しようと、Excelやスプレッドシートで管理しても、更新の手間や共有の遅れが発生しやすく、運用が定着しません。運用ルールだけで改善しようとしても、属人化や管理負担を根本的に解消するのは難しいのが実情です。
つまり、「形だけのWBS管理を続ける」のか、「進捗やタスクをリアルタイムで共有できる仕組みを取り入れる」のかを見直すことが重要です。
この条件に最も当てはまるのが、業務内容もタスクも1か所にまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、残しておきたい情報を話題ごとに「ノート」に蓄積しながら、「タスク」もノートに紐づけて管理できるため、担当者や抜け漏れをチーム全体で把握でき、運用を定着させられます。
タスク管理における情報共有を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
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「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
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作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
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意味のないWBSの特徴・防止する運用のコツまとめ
これまで、意味のないWBSの特徴・防止する運用のコツを中心にご紹介しました。
WBSを作成すると、作業内容をタスク単位で明確にできます。ただし、チームでの共有ができていなかったり、優先度が曖昧だったりするとWBSを運用する意味がなくなり、形骸化しかねません。
そこで、WBS運用においては、「タスク管理と連携させる」「情報を一元管理する」「チーム全員に共有する」ことができるツールを使うのが成功のポイントです。
したがって、WBSの共有・管理には誰でも導入即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした250,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、意味のないWBSの運用を防ぎましょう。
