「共有の言葉の意味ってなに?」
 
「ビジネスの場でよく聞く、【ファイル共有ツール】ってなんだろう」
 
このようなお悩みを持っている方々に向けて、以下の2つをご紹介します。
 
「共有」という言葉の定義
ファイル共有ツールの紹介
 
「共有」の定義から、関連語の「ファイル共有」のためのツールまで一挙ご紹介いたします!
 
 

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目次

共有の定義とは?

① 1つの物を二人以上が共同で持つこと。「秘密を共有する」「共有財産」
② 共同所有の一形態で、二人以上の者が同一物の所有権を量的に分有する状態。最も個人的色彩の強いもの。
引用:デジタル大辞泉

上記の辞書における①と②では、意味のニュアンスが少し違います。
 
具体的には、①が「広義の共有」であり、②は「狭義の共有」になります。

「広義の共有」

「広義の共有」は、狭義の意味と明確な違いを表すため「共同所有」と言われることがあります。
 
「広義の共有」は、多数人で1つの物を共同で所有するので、共有持分の明確な決まりや割合がありません
 
具体的に説明すると、「情報の共有」や「共有スペース」といったものが「広義の共有」の使用例として挙げられ、これらは明確な持分が決まっているわけではありません。
 
IT関連だと、後ほどご紹介する「共有ファイル・フォルダ」や「共有ディスク」など、メンバー間での共有が挙げられます。

「狭義の共有」

反対に「狭義の共有」とは、共有するモノの持分を明確化し、各共有者の独立性が強いことを意味します。
 
不動産を共有する場合、各共有者に与えられる所有権の割合を「持分」といい、各共有者は持分の大きさにより、不動産の全てを使用することが可能です。
 
つまり、持分が多ければ多いほど、共有物の所有権限が強くなるということになります。

「IT用語としての共有」

「広義の共有」でご紹介した通り、ネットワーク上でコンテンツなどを複数の人が利用する場合にも「共有」という言葉を使います。
よく耳にする言葉としては、「ファイル共有ソフト」「動画共有サイト」といった使われ方になります。
 
また、ビジネスの現場では、「シェア」と言われることもあり、例えば「会議資料をアップデートしたので、メンバーにシェアする」のような形で使われます。


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共有の類語

分有との違い

共有の類義語として「分有」という言葉があります。
 
この「分有」は、「狭義の共有」に近い意味を持ちます。
例えば「土地を分有する」、「権利を分有する」などの使い方があります。

合有・総有との違い

合有
共同所有の一形態。各共同所有者はそれぞれの持ち分を有するが、共同目的のために拘束を受け、持ち分の処分や分割の請求には一定の制限がある。組合財産など。
引用:デジタル大辞泉

総有
共同所有の一形態で、最も団体的色彩の強いもの。財産の管理・処分などの権能は共同体に属し、その使用・収益の権能のみ各共同体員に属する。入会 (いりあい) 権など。
引用:デジタル大辞泉

簡単に「狭義の意味」と「合有・総有」の違いをまとめたのが下記の表です。
 
共有 持分 共有物の権限
狭義の共有 ある ある
合有 潜在的にある なし
総有 なし なし
 
「狭義の共有」「合有」「総有」の順番で、共有の持分や権限の内容が曖昧になっていることが分かります。


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ファイル共有ツール「Dropbox」とは?

Dropboxは、PDFや写真、ExcelやWordファイルなどを、クラウド上の1か所にまとめて作業や共有を円滑にする「ファイル共有ツール」です。


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Dropboxの特徴

Dropboxの特徴の1つに、「ファイルやフォルダを複数人で共有できる」ことが挙げられます。
 
今回はファイルやフォルダ共有について、どんな機能があるのかを説明します。

ファイル・フォルダを複数人で容易に共有できる

Dropbox内のファイル・フォルダを共有する時、共有相手がDropboxアカウントを所有していなくても簡単に共有することが可能です。
 
各ファイルやフォルダにはそれぞれwebページのリンクが割り当てられており、そのリンクを共有するだけで、動画やPDFファイルなどのデータの閲覧・編集等ができます。
 
従来のチャットやメールでのデータ送信と違い、共有するファイルのデータサイズにおける制限がないため、ストレスフリーなファイル共有を実現しています。

共有ファイルの更新を即座に確認できる

Dropboxでは、共有フォルダやファイルに対して、「誰が、いつ、何を変更したのか」といった履歴を正確に確認できます。
 
もし、ファイルの書き換えなどでトラブルがあった時に、責任の所在の把握することにも繋がります。
 
共有ファイルやフォルダを更新した際は、共有相手にもリアルタイムでその更新が反映されるほか、通知を送ることも可能です。
Dropboxを使ったファイル共有をすることで、チームの進捗を追跡して仕事を効率化し、チームの生産性を向上させることもできます。

共有フォルダの分類

多くのファイルを使うプロジェクトの場合、ファイルを一つずつ共有するのではなく、チームメンバーでのプロジェクト用の共有フォルダを作るのがおすすめです。
 
共有フォルダ1つで「チームのプロジェクト進行を効率的に行う」ことができます。
 
また、Dropboxには「グループ機能」があり、チームメンバーをグループごとに分けることができます。
「グループ機能」を使えば、ファイルとフォルダを共有した際に、そのグループメンバーに自動でファイル等へのアクセスを許可することが可能です。

共有範囲の決定

チームメンバーとDropbox内で共有しているフォルダの共有範囲の設定ができます。
 
例えば、各メンバーに「読み取り専用」権限や「編集権限」を付与することができます。また、フォルダ全体に共有権限を付けるのではなく、特定のサブフォルダに共有権限を付けることも可能です。
 
また、URLを送信してDropbox内のデータを共有する場合ですが、リンクの有効期限の設定やリンクを閲覧するためのパスワード設定にも対応しているので、社外にデータを共有する時も安心して使えます。

共有フォルダの一元化

様々な場所に存在しているフォルダを整理し、共有する作業はとても労力がかかります。
 
しかしDropboxでは、フォルダやファイルの全てを一元的かつ安全に保存するストレージがあります。
 
どこにどのファイルやフォルダがあるのかを把握でき、検索機能も付いているので、データの整理を簡単に行うことが可能です。


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ファイル共有ツール「Google Drive」とは?

写真
 
Google Driveは、Googleが提供するオンラインストレージサービスです。
データの保存や共有はもちろん、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントの利用など、ビジネスのための様々なサービスを使うことができます。
 
ここでは「Google Drive」でのデータの共有方法についてご紹介します。


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Googleドライブでのファイルの共有方法

進め方①:共有ファイルを選ぶ

単一のファイルを共有する場合、まずGoogleDriveを起動し、共有したいフォルダやファイルを右クリックします。
 
その後、「共有」という項目が表示されるのでボタンを押します。

進め方②:共有相手と権限の設定

先ほどの「共有」ボタンを押した後、「ユーザーやグループと共有」という項目が表示されます。
 
共有方法には、「共有相手のメールアドレスを入力」「リンクの送信」の2種類があります。
 
メールアドレスで共有する場合、共有相手のメールアドレスを入力し、右側にある権限設定ボタンで「閲覧者」または「編集者」を設定します。
リンクでの送信の場合、左下に表示される「権限の変更」をクリックし、閲覧者・編集者の設定を行えます。
 
※企業や大学で取得したGoogleアカウントでは、組織外の人との共有ができない場合もあるのでご注意ください。

【発展】100人以上とファイル共有

Googleドキュメント、スプレッドシートなどでは、最大100人までの同時閲覧・編集が可能です。
 
同時に100人を超えるユーザーがファイルをの閲覧などをする場合、ファイルのオーナーと編集権限のある一部のユーザーのみがファイルを編集できます。
 
今回は100人以上とファイル共有する方法を発展編としてご紹介します。

ファイルをweb上に公開する

100人以上のユーザーがファイルを閲覧する場合、そのファイルをWebページ上に公開し、リンクを作成して共有相手に送ります。
 
Webページ上に共有できるのは、Googleが提供しているサービス「スプレッドシート」「ドキュメント」「スライド」の3つで、「ファイル」項目からWebページでの公開が可能です。
 
この時、Web上の全ての人がファイルを閲覧できるようになるので、個人情報等に気をつけてください。
企業や大学で取得したアカウントでは、閲覧権限を変更できる場合もあります。

Googleサイトの使用

無料でWebサイトを作成できる「Googleサイト」を使用することで、100人以上との情報共有が簡単に行えます。
 
「Googleサイト」では、「スプレッドシート」や「ドキュメント」などのGoogleが提供しているサービスを直接埋め込むことが可能です。
 
そのため、ファイルを簡単に共有でき、多くの人との情報共有を手軽に実現します。

ファイル共有の問題が発生した場合

多くの人とファイルを共有する場合、更新時間が長くなったり、クラッシュしたりするときがあります。
その時は、以下の解決方法を実行してみてください。
 
  • 古い情報を削除して、新しいファイルに移動する。
  • 共有ファイルを使用していない時は、タブを閉じるようにする。
  • ファイルのデータ量を減らす。写真をGoogleフォトに入れたりして、データを分散させて共有するようにする。
  • ファイルの編集権限を有する人数を少なくする。
  • 複数ファイルから情報を集める時、新たに読み取り専用ファイルを作り、多数のユーザーと共有をする。


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Googleドライブのファイル共有を停止・制限・変更する

上記では、「Google Drive」内のファイルを共有する方法をご紹介しました。
 
ここでは、ファイルの共有相手の制限や変更、共有の停止方法をご説明いたします。

ファイルの共有を制限する

共有相手のファイルのダウンロード・コピー等を制限する

共有ファイルの編集権限を所有している場合、以下のことが可能です。
 
・ファイルの共有相手の選択権限
・特定の共有相手の追加と削除
・共有ファイルのコピー・ダウンロード
 
ファイルの編集権限を持たない「閲覧者」や「コメント投稿者」が、ファイルをコピーまたはダウンロードすることを禁止する手順を示します。
 
①Googleスプレッドシートやドキュメント等の、制限する「ファイル」を1つ以上選択し、「共有」ボタンをクリックします。
②上部の設定アイコン「⚙」 をクリックし、「閲覧者と閲覧者(コメント可)に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」をオフにします。
③保存ボタンを押すと、制限設定は終了です。

自身の共有ファイルの共有設定を他のユーザーに変更させない方法

自身のファイルを共有する際、編集権限を付与されている共有相手は、ファイルの共有設定を自由に変更することが可能です。
 
もし、他のユーザーにファイルの共有設定を変更されたくない場合は、以下の手順で共有設定を変更できないようにすることが可能です。
 
①Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。
②設定アイコン「⚙」をクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます]」をオフにします。
③そして、「完了」をクリックすると、共有設定は完了です。

ファイル共有を停止する

ファイルを共有している場合、編集権限を付与されているユーザーは、当然ファイルにアクセスすることが可能です。
 
共有相手に対してファイルへのアクセスを不可能にするためには、ファイル公開の停止を行います。

ファイル共有を止める

①Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリック。共有を止めるユーザーを探します。
②名前の右下にある「削除」をクリックし、「保存」を押すことで変更は終了です。

リンク共有を制限する

リンク共有の設定を 「制限付き」に変えることで、「ユーザーやグループと共有」で直接登録している共有相手のみとファイル共有をすることができます。
 
①Google Driveやドキュメントを開いて「共有」をクリックし、「リンク取得」を押します。
②リンク取得で「↓」ボタンを押し、「制限付き」をクリックすることで、設定の変更は終了です。

共有ファイルの削除

自分がオーナー権を所有している「共有ファイル」を削除すると、一度ゴミ箱にファイルが移動します。
その状態では、編集権限を所有している共有相手は、ファイルのコピーをすることが可能です。
 
ゴミ箱にある共有ファイルを完全に削除することで、共有相手は閲覧とコピーが不可能になります。
 
自分がオーナーではない「共有ファイル」を削除する場合、自分の「Google Drive」上からは削除されますが、他の共有相手は引き続きファイルの閲覧等が可能です。

企業や大学で取得したGoogleアカウントで可能な設定

一般的なGoogleアカウントの場合とは違い、企業や大学で取得したGoogleアカウントではファイルに有効期限を設定することができます。
 
①Google Driveやドキュメントを開き、「共有」をクリックします。
②ここで、ファイル共有の一時的な権限するユーザーを決めますz
③「↓」ボタンから「一時的なアクセス権を付与をする」をクリックします。
④「アクセスの有効期限」 横の日数を選択し、期限日を変更したら「保存」をクリックし、設定変更の終了です。


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ファイル共有ツール「OneDrive」とは?

OneDriveとは、エクセルやワードを提供しているMicrosoft社が開発したファイル共有ツールです。
Microsoftアカウントがあれば、すぐに利用ができます。
個人のファイル管理としてだけでなく、ビジネスにおいてもファイル共有の場所として利用されています。


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Onedriveでのファイルやフォルダの共有方法

リンクをコピーしてテキストメッセージやWebサイトに貼り付ける方法

①ページの上部にある「共有」をクリックします。
②オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。
 
  1. 編集の許可設定
    編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。
  2. 有効期限の設定
    有効期限を設定することで、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有ができなくなります。
  3. パスワードの設定
    パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。
③生成されたリンクをコピーします。
④テキストメッセージやWebサイトに貼り付けて共有します。

メールでリンクを送信する方法

①「名前またはメールアドレスを入力」の項目に、共有したい方のメールアドレスを入力します。
②必要があれば、共有したい方へのメッセージを入力します。
③オプションで下記の設定ができるため、必要に応じて設定します。
 
  1. 編集の許可設定
    編集を許可すると、共有された人は「ファイルの編集」「共有フォルダへのファイル追加」ができるようになります。
  2. 有効期限の設定
    有効期限を設定することで、設定した日時以降にアクセスされた場合には、ファイルの共有できなくなります。
  3. パスワードの設定
    パスワードを設定しておけば、ファイルを開く前にパスワードの入力が求められるため、万が一第三者にリンクが漏れたとしても安全です。
④オプションの設定後、「適用」をクリックして設定を保存し、「送信」をクリックします。


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ファイル共有ツール「iCloud」とは?

iCloudは、Apple社が提供しているオンラインストレージサービスです。
MacやiPhone利用者が主に利用していますが、Windowsパソコンでも利用することができます。
Apple製品を使っている人であれば、端末間の共有が非常にスムーズになります。


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iCloudでのフォルダの共有方法

iPhoneやiPadの場合

iPhoneやiPadを使って、iCloudでフォルダを共有する場合、「iOS13.4」か「iPadOS13.4以降」が必要になります。
 
①端末の「ファイルApp」を開きます。
②「ブラウズ」タブから、「場所」>「iCloud Drive」をタップします。
③「選択」をタップし、共有したいフォルダをタップします。
④「共有」 をタップし、「人を追加」をタップします。
⑤「共有オプション」をタップし、共有する人とアクセス権を設定します。
※共有する人は、「参加依頼した人だけ」「リンクを知っている人全員」のように設定できます。
⑥対象の方に参加依頼を送ります。

Macの場合

①「Finder」を開き、「iCloud Drive」をクリックします。
②共有したいフォルダをクリックします。
③「共有」ボタンをクリックし、「人を追加」をクリックします。
④参加依頼の送信方法を選択します。
※送信方法は「メール」「メッセージ」「リンクをコピー」「Airdrop」などから選択できます。
⑤「共有オプション」をクリックし、共有する人とアクセス権を設定します。
※共有する人は、「参加依頼した人だけ」「リンクを知っている人全員」のように設定できます。
⑥「共有」をクリックし、参加依頼をする人の連絡先情報を追加します。

Windows パソコンの場合

Windowsパソコンでフォルダを共有するには、Windows用iCloudのバージョン11.1以上が必要です。
 
①エクスプローラーから「iCloud」を開きます。
②共有したいフォルダを右クリックし、「iCloud共有」をクリックします。
③「メンバー」から、共有したい人のメールアドレスを入力します。
④「共有オプション」をクリックし、共有する人とアクセス権を設定します。
※共有する人は、「参加依頼した人だけ」「リンクを知っている人全員」のように設定できます。
⑤「適用」をクリックします。


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チャット機能付き!情報共有ツール「Stock」

今回ご紹介するツール「Stock」は、先ほどの「Dropbox」や、共有サービスである「OneDrive」、「iCloud」のような「ファイル共有」ができるだけなく、「チャット機能」や「タスク管理」など、ビジネスの場でも活用できる機能を持ち合わせています。
 
また、現在70,000社に導入されており、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。

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Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 




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まとめ

今回の記事では、「共有」の言葉の定義、「ファイル共有ツール」をご紹介しました。
 
■まとめ
・共有とは「1つの物を二人以上が共同で持つこと」
・「Dropbox」と「Google Drive」はファイル共有ツール
・「Stock」はファイル共有だけでなく、チャットもできる
 
ぜひ、「Stock」を使用してみてください!