働き方改革や感染症対策の一環として、企業規模の大小を問わずテレワークの導入に踏み切る企業が増えてきました。
一方で、これまでの働き方からテレワークに転換するのが難しく「具体的にどのように推進すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、中小企業でテレワークを導入する手順6ステップや成功事例を中心にご紹介します。
- テレワークの具体的な導入プロセスが分からない
- 出社での業務と遜色がないテレワーク環境を整えたい
- 失敗は避けたいので、テレワークが成功した企業事例やポイントを確実に押さえたい
という方はこの記事を参考にすると、テレワーク導入に必要な手順が明確になり、出社勤務からのスムーズな移行が実現できます。
目次
テレワークが自社に与えるメリット
以下では、テレワークが自社に与えるメリットを紹介します。テレワークは、感染症対策のほかにも企業の発展につながるメリットをもたらします。
生産性の向上
テレワークは、社員の生産性向上に有効です。要因として以下の3つが挙げられます。
- 通勤時間が削減される
- 業務に集中しやすくなる
- 労働意欲が向上する
テレワークになると、通勤時間がなくなり満員電車のストレスから解放されます。また、通勤時間が不要になれば時間の余裕が生まれ、業務が進めやすくなる点もメリットです。
オフィスでの仕事のようにほかの社員の話し声や電話の音などが聞こえないので、自身の業務に集中して取り組めます。
テレワークは仕事とプライベートの両立がしやすい働き方として注目されています。したがって、自社でテレワークが展開されれば現在働いている社員の労働意欲が向上し、結果として質の高い仕事が実現するのです。
以上のように、テレワークは業務に集中できる環境を生み出せる制度と言えます。
優秀な人材の確保
テレワークは優秀な人材の確保にも貢献します。
従来では「オフィスに通勤できる人材」しか採用できず、採用範囲が限られていました。しかし、テレワークでは子育てや介護などの家から離れられない事情がある人や、地方在住の人でも雇用可能になり、結果として優秀な人材確保につながるのです。
テレワークが可能になれば、柔軟な働き方を求める人材の応募が増え、優秀な人材と出会う機会が増える効果も期待できます。
費用の削減
テレワークは、大幅な費用の削減をもたらします。
出社の必要がなくなれば、オフィスの賃料や光熱費、社員の交通費などの費用が削減できます。また、オフィスの事務用品を利用する機会が減ることで、文房具や印刷紙といった消耗品の管理コストも減らせるのです。
このように、テレワークは、単純にオフィス以外の場所で仕事をするだけでなく、オフィス維持にかかるコストを削減する効果もあります。
【6ステップ】中小企業におけるテレワーク導入の手順
テレワークを実施する大企業は増えていますが、同様に多くの中小企業でも一般的な働き方になりつつあります。そこで以下では、中小企業がテレワークを導入する際の6つの手順をご紹介します。
(1)目的と基本方針を決める
はじめに、テレワークの実施目的と基本方針を定めましょう。
テレワークは、自社で解消すべき課題を明らかにしたうえで導入準備を進めることが重要です。なぜなら、テレワークには、生産性向上や通勤時間の削減、優秀な人材の確保などの効果があり、効果を最大限得るには課題に合わせた対策が必要だからです。
自社の課題が明確化したら「テレワークをどのように展開するか」の基本方針を決定します。自社の導入目的に合わせて、期間や実施方法を検討しましょう。
勤務形態が変われば経営判断にも影響が出るため、テレワークの目的と基本方針の決定は、社内で慎重に進める必要があります。
(2)導入プロセスと推進体制を整える
次に、テレワークの導入プロセスと推進体制を整えましょう。
テレワークの導入プロセスを策定すれば、以下のように「それぞれの段階で何をすれば良いか」が明確になります。
たとえば、「現状（業務）を把握する」には、現場社員へのヒアリングが必要だと分かります。また、「導入のための具体策」を立てる際には、情報システム部門による対応や人事によるテレワーク下での評価基準の設定といった、他部門の協力が不可欠です。
このように、導入プロセスを明らかにし、複数の部署が連携したプロジェクトチームを立ち上げて、テレワークの推進体制を整えましょう。
(3)テレワーク業務を分析する
次に、実際にオフィスで展開されている業務の分析を進めます。
テレワークの移行後もスムーズに業務を遂行するには、現状の分析が必須です。そこで、以下の要点を踏まえて業務分析を行います。
- 業務にかかっている時間
- 業務に関する文書の種類
- 社内情報の取り扱い方法
- 社内コミュニーションの方法
- 業務で利用しているツール
→「各業務にどの程度の時間がかかっているか」を分析する。
→「電子化が必要な文書はどの程度あるか」を分析する。
→「個人情報などの重要な社内情報の取り扱いに問題はないか」を分析する。
→「テレワークでも円滑な連絡がとれるか」を分析する。
→「テレワークでも利用し続けられるのか」を分析する。
以上5つの分析を通して、社内業務を「テレワークが実施できる業務」「対策すればテレワークでも対応できる業務」「テレワークでの実施が困難な業務」の3つに分類しましょう。そして、出社しなければ実施が困難な業務以外をテレワークの対象業務として導入準備を進めます。
(4)テレワークの対象者・形態を決める
テレワークの対象業務が決定したら、テレワークの対象者と勤務形態を決定します。
対象者を選定する際は、最初に「育児や介護をしている社員」「対策があればテレワークでも対応できる業務に従事する社員」に協力を依頼すると、テレワーク勤務の効果や課題点を測定しやすくなります。
また、テレワークには自宅で仕事をする「在宅勤務」だけでなく、コワーキングスペースなどで働く「サードプレイスオフィス勤務」もあり、社員の状況に応じてテレワークの形態を決定しましょう。
テレワークの対象者や形態は、業務が円滑に進められるように、業務内容や家庭事情などの要素を踏まえて総合的に判断することが重要です。
(5)社内制度・ルールを整備する
次に、テレワークに関連する社内制度とルールを整備しましょう。具体的には以下の社内制度・ルールを見直しましょう。
- 就業規則
- 勤怠管理
- 安全衛生
- 社内教育・研修
テレワークはオフィス勤務とは異なる環境のため、社外でも社員が問題なく働ける環境を整える必要があります。仮に、テレワークのルールを決めずに運用を始めると、業務の停滞や、セキュリティの不備による情報漏えいのリスクが高まってしまいます。
(6)社内教育・研修をする
最後に、社員に対しテレワークに関する教育や研修を実施しましょう。
テレワークを社内に浸透させて効果を最大限に引き出すには、社員が導入目的を理解し、出社時と変わらず勤務できる体制を整えることが必須です。テレワークの開始前に教育や研修を実施すれば、事前に知識を持った状態で始められて、業務が滞るリスクを防げるのです。
とくに、ITに詳しくない社員に対しては「手厚くフォローする」「業務の情報が共有できる簡単なツールを導入する」と効果的にテレワークが進められます。
中小企業がテレワーク導入に成功するポイント3つ
ここでは、中小企業がテレワーク導入に成功するポイントを3つ紹介します。以下の点を抑えて導入準備を進めると、テレワークの導入に失敗しません。
働きやすい環境づくりを徹底する
社員が働きやすい環境づくりを徹底しましょう。
社内でテレワークを推進しても「テレワークだと働きにくい」「評価が下がるのではないか」と社員が懸念する状況では誰も活用しなくなってしまいます。そこで、制度やルールを整えて、社員が問題なく業務を進められる環境を整えなければなりません。
また、職場の人間関係からテレワークを選択しづらい社員がいることも想定されるので、たとえば「マネジメント層が積極的にテレワークを活用する」など行動で示すと、社内での利用が促進されます。
テレワークに関する助成金・補助金を申請する
助成金や補助金を申請すると、テレワークの導入費用を捻出できます。
政府は企業のテレワーク活動を支援する助成金制度を設けており、たとえば、厚生労働省の「令和4年度人材確保等支援助成金テレワークコース」や、経済産業省の「IT導入補助金」などが利用可能です。また、県や市単位で支援制度を設ける地域もあります。
助成金や補助金を活用すればテレワーク導入の課題である初期費用や、その後の継続的な運用にかかるコストなどをカバーできます。
目的に合ったITツールを選択する
最後に、自社のテレワーク目的に合ったITツールを選択しましょう。
テレワークでは、遠隔でも複数人で情報を確認できる体制を整える必要があり、そのためにはITツールの利用が不可欠です。ツール選定の際に、自社のテレワークが円滑に進む機能を備えたものを選ぶと、出社時と変わらない業務が実現できます。
たとえば、「情報共有」は業務を進行するうえで必須の要素です。そこで、「Stock」のような仕事の情報を蓄積できるシンプルな情報共有ツールを利用すると、デジタルが苦手な人でも簡単に利用可能で、テレワークでの業務が滞りません。
テレワークを導入した企業の事例
以下では、テレワークの導入に成功した企業の事例をご紹介します。各社はテレワークを円滑に進めるために、独自の工夫を行っています。
弥生株式会社
引用：弥生株式会社トップページ
弥生株式会社は、会計ソフトウェアの開発や事業支援サービスを実施する企業です。
同社では、プロジェクトごとに常時Zoomをつなげて、コミュニケーションの円滑化を図っています。また、メンバーのメンタルケアを重視しチェックリストを見直しています。
株式会社あしたのチーム
株式会社あしたのチームはAIを活用した人事クラウドサービスを提供する企業です。
同社ではサテライトオフィスを地方に設置し、地方採用を強化することで柔軟な働き方を実現するだけでなく、地域創成にも貢献しています。
カルビー株式会社
カルビー株式会社はスナック菓子を販売している日本の菓子製造業メーカーです。
同社では、管理職の社員に対して積極的な在宅勤務を推奨することで、現場社員にも利用を働きかけています。
株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムはオリジナルの健康食品を製造し、ネットショップ販売を行う企業です。
同社では情報共有ツールを導入したことで社内のあらゆる情報が可視化され、テレワークでも業務の対応状況がすぐに分かる体制を整えられています。
このように、IT企業はもちろん、非IT企業でも適切な対策を実行した企業は、テレワークの導入に成功しています。
テレワークを導入する際の4つの課題
以下では、テレワーク導入の4つの課題を紹介します。業務の進行が停滞しないように、課題に対し対策を考慮して実施する必要があります。
導入費用が高い
テレワークを実施するにあたって障害となるのが、導入費用の高さです。
テレワークを運用すればさまざまな費用が削減できる一方で、導入時には環境整備に多くの初期費用がかかります。たとえば、パソコンなどの情報機器やWi-Fiルーターなどの通信環境設備、そしてITツールが必要なものとして挙げられます。
情報機器や通信環境設備のコストを大幅に削減するのは困難ですが、クラウド型ITツールはインターネットがあれば利用できるので、ツール以外に社内サーバーなどを準備する必要がなく、導入コストを抑えられます。
社内のマネジメントが難しい
テレワークでは、出社時よりも部下のマネジメントが難しくなります。
なぜなら、テレワークでは「部下がどの作業をどこまで完了しているか」を把握する手段が限られているためです。メールやチャットツールで進捗報告をする方法もありますが、情報を確認するには履歴をさかのぼる手間が発生してしまいます。
したがって、テレワーク中に少ない負担で部下のマネジメントを実施するには、従来の共有方法をそのまま活用するのではなく、進捗が共有できるツールの利用が不可欠です。
セキュリティの脆弱性に懸念がある
テレワークを実施する環境のセキュリティが不十分だと、脆弱性が生まれてしまいます。
テレワークでは、オフィス以外から情報にアクセスするため、従来よりも情報漏えいのリスクが高まります。仮にセキュリティ対策を行わないままテレワークを始めると、ウイルスに感染したり第三者の不正アクセスが発生する恐れがあるのです。
したがって、厳格なウイルス対策ソフトが搭載されたパソコンを利用し、第三者からの不正アクセスを確実にブロックできるツールを採用しましょう。とくに、国際基準の要件を満たした、強固なセキュリティを保ったツールがテレワークでの利用に適しています。
情報共有が難しい
「情報共有」は、テレワークの最大の課題です。
テレワークでは、オフィスでの勤務よりも会話の機会が限られており、社員同士の連携が不足する懸念があります。情報共有の仕組みが整備されていないと連絡漏れにより認識の齟齬が発生し、最悪の場合、重大な業務ミスを引き起こしてしまうのです。
したがって、円滑な情報共有はテレワークの実施に不可欠です。そこで、ITツールを活用すると、遠隔でもスムーズに情報が共有できる仕組みが構築可能です。
中小企業のテレワーク実施に有効な最もおすすめのツール
以下では、中小企業のテレワーク導入におすすめのツールをご紹介します。
テレワーク導入における課題は主に「コスト面」と「運用面」にあります。とくに、中小企業がテレワークを効果的かつ安定的に運用するには、低コストで業務を円滑に進行できる仕組みを整えることが重要です。
そこで、ITツールを利用すると運用コストを抑えつつ、遠隔でも複数人で情報を共有する体制を実現できます。ただし、一人あたりの業務量も多い中小企業が複雑なツールを選んでしまうと、教育コストが必要以上にかかり、使いこなせない社員が出て浸透しません。
したがって、誰でも説明なしで使いこなせるほどシンプルなツールを選びましょう。結論、テレワークでも業務を円滑に進めるには、非IT企業の65歳以上でもマニュアルなしで利用できる情報共有ツールの「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に記録した内容は任意の相手に即反映されるので、テレワーク中でも情報共有が滞りません。また、コミュニケーションがとれる「メッセージ」や、作業を管理する「タスク」がノートに紐づいており、関連情報が混ざらずに管理可能です。
テレワーク中でも情報を最も簡単に共有できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
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中小企業におけるテレワークの導入手順まとめ
これまで中小企業でテレワークを導入するための6ステップや導入事例、ポイントをご紹介してきました。
テレワークの導入手順において「導入目的を明らかにして推進体制を整える」「業務や社員の状況を踏まえてルールを作成する」ことは重要なポイントです。また、テレワークの導入に成功した企業は、自社の課題に合わせて運用方法を工夫しています。
とくに「情報共有の難しさ」は、テレワークを実施している多くの企業が直面している課題です。情報共有は業務の進行や質に直結する要素であるため、企業は遠隔でも簡単に情報が共有できる仕組みを整える必要があります。
そこで、直感的に操作できるシンプルな情報共有ツールのStockを導入すると、社内情報が簡単に共有・管理でき、テレワークでも問題なく業務が進められます。実際に、非IT企業を中心とした120,000社が、ストレスのない情報共有を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、円滑なテレワーク体制を構築しましょう。
