総務省の発表によると、令和元年9月時点でテレワークを実際に導入している企業は、約20%(2118社)に及んでいます。
さらに、新型コロナウイルスの影響によって、今後「オフィス勤務」から「テレワーク」への移行が加速していくのは間違いないといえるでしょう。
しかし、一方で「テレワークのメリット・課題が分からず導入すべきか悩んでいる」「テレワークを導入したいけど手順が分からない」とお考えの方もいるのではないでしょうか。
そこで、今回の記事ではテレワーク導入によるメリットや課題、テレワークの導入手順についてご紹介します。
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目次
企業におけるテレワーク導入のメリットとは
テレワークは企業と従業員両方にメリットのある働き方です。
まずは、企業におけるテレワーク導入のメリットについて見ていきましょう。
固定費の削減
テレワークの種類にもよりますが、テレワークを導入することにより、オフィスの必要性が少なくなります。
そのため、「オフィスの解約・規模縮小」が行えるようになり、オフィス代を削減できます。
また、これまで従業員に支払っていた通勤費についても削減することができるので、固定費を大きく削減できるようになるでしょう。
事業継続体制の強化
地震や台風などの自然災害により交通網が麻痺してしまい、「オフィスへの出勤」が困難になる場合があります。
こうした場合に、テレワーク環境が整っていれば、普段と同じように自宅で業務をすることができ、事業を継続することが可能です。
企業におけるテレワーク導入の課題とは
では、テレワークを行う上で、企業にはどのような課題があるのでしょうか？
労働時間の管理
テレワークでは、オフィスで勤怠管理をできないため、労働時間の把握が難しくなります。
労働時間の管理を怠ってしまえば、”さぼり”や長時間労働に繋がる可能性が非常に高いです。
そのため、勤怠管理システムの導入や、上司に出退勤報告をするなど労働時間を管理するための対策を練る必要があります。
セキュリティ
テレワークでは、従業員がオフィス外で業務を行うため、フリーWifiからの情報漏洩や、盗み見などによるセキュリティ問題が発生します。
情報漏洩を防ぐためにも、安全にネットワークを接続するための「VPN」を利用したり、セキリティサービスを活用するなどの対策をする必要があるでしょう。
従業員におけるテレワーク導入のメリットとは
では、従業員においてはどのようなメリットがあるのでしょうか？
通勤時間の短縮
テレワークになると「通勤時間」が短縮されるため、プライベートの時間を確保できるようになります。
また、働く場所を自由に選べるようになるため、住んでみたかった国や場所で快適に勤務することもできるでしょう。
ワークライフバランスの確保
テレワークを行うことで、育児や介護のために離職をしなければならなかった従業員も、辞めることなく仕事を続けられる可能性が上がります。
また、テレワークによって「ワークライフバランス」を実現することで、優秀な人材を獲得することにも繋がります。
従業員におけるテレワーク導入の課題とは
従業員におけるテレワークの課題とはどこにあるのでしょうか？
コミュニケーション不足
テレワークになると、直接話す機会がなくなるため、上司に分からないことを質問する、同僚に気になることを相談するなどの「コミュケーション」が取りづらくなってしまいます。
コミュニケーション不足が続いてしまえば、仕事の効率を下げかねません。
そこで、ビジネス用の「コミュケーションツール」や「情報共有ツール」を活用し、コミュケーションを活発化させていくことが重要になります。
自己管理
人によりますが、自宅で作業をする場合「集中力」が高まらず、作業が遅れてしまい、結果として「生産性の低下」に繋がる恐れがあります。
生産性を高めるためにも、自宅で集中できる環境づくりが必要不可欠です。
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テレワーク導入のための7つのステップ
テレワークのメリットと課題がわかったところで、実際に導入の手順を見ていきましょう。ここでは、7つのステップに分けて導入の手順を解説します。
①導入目的の明確化
テレワークを導入する前に、まずは「導入目的」を明確にする必要があります。
なぜなら、目的を明確にしなければ、方向性や手段が定まらず、結果としてテレワークの導入自体が目的になってしまう恐れがあるからです。
そのためにも、前項で説明した「テレワーク導入のメリット・課題」を参考にして、何を目的とするかを考えることが重要です。
②現状と課題の把握
テレワークの前提条件が決まったら、今度はテレワーク時に起こりうる課題を把握します。
なぜなら、現状の規則や評価制度などではテレワークに対応できないため、最適なものに切り替える必要があるからです。
下記の項目を参考に「テレワーク導入の課題」を明確にしていきましょう。
・就業規則（始業・終業、給与や手当等）
・テレワーク実施者の労働時間制度
・人事評価制度の確認とテレワーク時の勤怠管理・業務管理の方法
・テレワーク実施に関する申請・承認方法
・テレワーク実施に関するセキュリティルール
・現在のICT環境の確認
③導入計画の策定
テレワーク導入の課題を把握できたら、今度は実際にテレワークを導入するための計画作成に入ります。
社内全体がテレワークの目的を把握して、効率的に導入計画が進むように体制を整えていきましょう。
そのためにも、テレワーク導入のための「プロジェクトチーム」を設置することがおすすめです。
プロジェクトチームのメンバーはテレワーク導入に関わる社内制度や施策を担当する部門を中心にすることで、テレワーク導入の課題で挙がった内容をすぐに改善できるようになります。
④テレワークに関する社内ルール作り
プロジェクトチームを編成できたら、テレワーク導入に向けた社内のルールを作ります。
テレワークは「いきなり全社で全ての業務で」実施するのは難しいため、まずはテレワークを導入する範囲から決めていきます。
範囲を決めたら、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス」などの、どの形態を採用すべきか考えましょう。
また、テレワークによって働き方が変わってしまうため、就業規則にテレワーク勤務に関する規定を盛り込むことも大切です。
就業規則と実際の働き方に大きく差がある場合、労働基準法違反になる恐れもあるので注意しましょう。
⑤テレワーク環境の整備
テレワークにはICT環境の構築が必要不可欠です。
新しく導入する方法もありますが、自社にある資産を活かして構築することも可能です。
まずは、以下のどれかのシステムが自社にあるかどうかを確認しましょう。
■リモートデスクトップ方式
オフィス内のデスクトップを、別デスクトップから遠隔で操作。■仮想デスクトップ方式
サーバが提供する仮想デスクトップに、別デスクトップから遠隔でログインして利用。■クラウド型アプリケーション方式
オフィス内外や利用端末の場所を問わず、Web上からクラウド型アプリにアクセス。■会社PCの持ち帰り方式
会社で使っているPCなどを持ち帰って利用。
また、テレワークを導入することで、オフィス出勤時とは異なる労務管理が必要になるため、クラウド型の労務管理ツールを導入したり、コミュニケーション不足を補うためにチャットツールを導入したりもこの環境の構築で行うべき内容となります。
セキュリティ対策の実施
テレワークでは、社外のネットワーク環境でPCなどを使い作業をするので、不正アクセスによる情報漏洩や、PCの紛失の恐れがあります。
そのため、「ファイアウォールやウイルス対策ソフトを導入してウイルスや不正アクセスの防止をする」「USBキーを使い、PCを盗難されても使えないようにする」などの対策をする必要があります。
技術的なセキュリティと物理的なセキュリティ両方を取り入れることで、情報漏洩のリスクを下げることができるでしょう。
⑤テレワークの実施と評価
テレワークの実施期間は、少なくとも3ヶ月以上にし、導入した労務管理ツールや規則に慣れることができる期間設定にしましょう。
そして、テレワークの実施期間が終了したら、当初に立てた導入目的が達成できているかを確認します。
この時に、従業員にアンケートを取り、テレワークの課題や効果を共有するのもテレワークを普及させるために重要です。
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導入の際のポイント
ここでは、実際にテレワークを導入する際に押さえておくべきポイントについて解説します。
助成金を活用
中小企業に限定されることが多いですが、テレワーク環境を整備するための「助成金」が国から支給される場合があります。
厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」では、テレワーク導入にかかる一部費用を国が負担してくれます。
また、公益財団法人東京しごと財団でもテレワークや働き方改革の導入に、一部条件付きで補助金の支給があります。
導入を検討しているのであれば、こうした助成金の活用も頭にいれておきましょう。
経費についての取り決め
テレワークによって発生する通信費や光熱費の負担は原則会社が負担しますが、混乱を避けるためにも事前に会社と従業員との間で取り決めを結んでおきましょう。
また、このような取り決めが行われた場合は、テレワーク対象者のみではなく在籍する全社員に共有するようにしましょう。
オフィスで働く従業員がそのことについて知らない場合、テレワーク対象者との共同作業で、認識のズレが起きてしまう可能性があるからです。
ツールを使う
一部紹介しているように、勤怠管理や給与計算などを自動で行ってくれるクラウド労務ツールがあります。
他にもコミュニケーションツールやタスク管理ツールなど、チームでの情報共有を活発にするツールもあるため、こうしたツールを適宜導入することで、テレワークの課題を解決していきましょう。
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テレワークにおすすめなクラウドツール
今回ご紹介するクラウドツール「Stock」は、ノート単位でチームの情報共有ができる「情報共有ツール」です。
また、情報共有だけでなく「チャット機能」や「タスク管理」も行うことができ、テレワークの課題である「コミュケーション不足」や「自己管理」も解消することができます。
現在70,000社に導入されており、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。
テレワーク導入に際し、まずは1つツールを取り入れたいとお考えの方におすすめのツールです。
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「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
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まとめ
いかがでしたでしょうか。
新型コロナウイルスの影響が続き、引き続きオフィス勤務からテレワークへの移行が注目されています。
今後もテレワークへのシフトが加速されると予想される中、今回の「テレワークの導入メリットと課題」「テレワークの導入手順」がお役に立てれば幸いです。
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