「テレワークを導入したいけど手順が分からない」
こんなお悩みを持っている方々に向けて、
・テレワークの導入手順
今回の記事では、上記2つをメインにご紹介します。
総務省の発表によると、令和元年9月時点でテレワークを実際に導入している企業は、約20%(2118社)に及んでいます。令和元年通信利用動向調査の結果(総務省)
さらに、新型コロナウイルスの影響により、「オフィス勤務」から「テレワーク」への移行が今後加速するのは間違いないです。
その中で、テレワーク導入を考えている方に、今回ご紹介する「テレワークのメリット・課題」「テレワークの導入手順」がお役に立てば幸いです。
また、テレワークにおすすめな「情報共有ツール」もあわせてご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください！
目次
テレワーク導入のメリット・課題
・従業員
企業側へのメリットを求めていたり、従業員だけがメリットを得ることだけを考えていては、どちらかにデメリットが偏り、テレワークを導入しても長続きはしません。
そこで、双方のメリットと課題を明確にして、できるだけ最小限のリスクで最大限のメリットを得られるようにする必要があります。
そのために、テレワークのメリットと課題を押さえ、テレワーク導入「意思決定」の判断材料にしてください。
メリット
■企業
テレワークの種類にもよりますが、オフィスの必要性が少なくなるので「オフィスの解約・規模縮小」によりオフィス代を削減できます。
また、通勤費も削減することができるので、固定費を大きく削減することが可能です。
●事業継続体制の強化
地震や台風などの自然災害により交通網が麻痺してしまい、「オフィスへの出勤」が困難になる場合があります。
その際に、テレワーク環境が整っている場合、普段と同じように自宅で業務をすることができ、事業を継続し続けることが可能です。
■従業員
テレワークになると「通勤時間」が短縮されるので、プライベートの時間を確保できます。
また、働く場所を自由に選ぶことも可能なので、住んでみたかった国や場所で快適に勤務することもできるでしょう。
●ワークライフバランスの確保
テレワークを行うことで、育児や介護のために離職をしなければならなかった従業員も、辞めることなく仕事を続けられる可能性が上がります。
また、テレワークによって「ワークライフバランス」を実現することで、優秀な人材を獲得することにも繋がります。
課題
■企業
テレワークでは、オフィスで勤怠管理をできないので、労働時間の把握が難しくなります。労働時間の管理を怠ってしまうと、さぼりや長時間労働に繋がる可能性が高いです。
そのため、勤怠管理システムの導入や、上司に出退勤報告をするなど対策をする必要があります。
●セキュリティ
テレワークになると、従業員がオフィス外で業務を行うので、Wifiからの情報漏洩や、盗み見などによるセキュリティ問題が発生します。
ですので、安全にネットワークを接続するため「VPN」を利用したり、セキリィティサービスを活用するなどの対策をする必要があるでしょう。
■従業員
テレワークになると、直接話す機会がなくなるので、上司に分からないことを質問したり、同僚に気になることを相談するなどの「コミュケーション」が取りづらくなります。
そこで、ビジネス用の「コミュケーションツール」や「情報共有ツール」を活用し、コミュケーションを活発化させることがおすすめです。
●自己管理
人によりますが、自宅で作業をする場合「集中力」が高まらず、作業が遅れ、「生産性の低下」に繋がる恐れがあります。
そのため、自宅で集中できる環境づくりをして、生産性を高めることが必要です。
テレワーク導入手順
②現状と課題の把握
③導入計画の策定
④テレワーク環境の整備
⑤テレワークの実施と評価
今回のテレワーク導入手順は、総務省が配布している「テレワーク導入手順書」を参考にしています。
参考:情報システム担当者のためのテレワーク導入手順書
①導入目的の明確化
テレワークを導入する前に、「導入目的」を明確にする必要があります。
なぜなら、目的を明確にしなければ、方向性や手段が定まらず、テレワークの導入自体が目的になる恐れがあるからです。
そのためにも、上記で説明した「テレワーク導入のメリット・課題」を参考にして、何を目的とするかを考えることが重要になります。
また、テレワークの「対象者」「頻度」もあわせて考えましょう。
②現状と課題の把握
なぜなら、現状の規則や評価制度などではテレワークに対応していないからです。
ですので、下記の項目を参考に「テレワーク導入の課題」を明確にしましょう。
・就業規則（始業・終業、給与や手当等）
・テレワーク実施者の労働時間制度
・人事評価制度の確認とテレワーク時の勤怠管理・業務管理の方法
・テレワーク実施に関する申請・承認方法
・テレワーク実施に関するセキュリティルール
・現在のICT環境の確認
③導入計画の策定
社内全体がテレワークの目的を把握して、効率的に導入計画が進むようにしましょう。
そこで、テレワーク導入のための「プロジェクトチーム」を作り、テレワーク導入の課題で挙がった「評価制度」や「規則」などを改善することを目的とします。
他にも、このプロジェクトチームは後に説明するテレワーク実施の評価なども担当することになります。
④テレワーク環境の整備
労務管理
テレワークを導入することで、オフィス出勤時とは異なる労務管理が必要になるでしょう。
近年、クラウド型の労務管理ツールが多く存在しているので、条件に合ったツールを導入することがおすすめです。
ICT環境
■リモートデスクトップ方式
オフィス内のデスクトップを、別デスクトップから遠隔で操作。
■仮想デスクトップ方式
サーバが提供する仮想デスクトップに、別デスクトップから遠隔でログインして利用。
■クラウド型アプリケーション方式
オフィス内外や利用端末の場所を問わず、Web上からクラウド型アプリにアクセス。
■会社PCの持ち帰り方式
会社で使っているPCなどを持ち帰って利用。
セキュリティの確保
そのため、ファイアウォールやウイルス対策ソフトの導入による「ウイルス・不正アクセス」の防止、またUSBキーを使い、PCを盗難されても使えないようにするなどの対策をする必要があります。
⑤テレワークの実施と評価
そして、テレワークの実施期間が終了したら、導入目的を達成できているかを確かめます。
その時に、従業員にアンケートを取り、テレワークの課題や効果を共有するのも重要です。
導入の際のポイント
助成金を活用
厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金（テレワークコース）」では、テレワーク導入にかかる一部費用を国が負担してくれます。
また、公益財団法人東京しごと財団でもテレワークや働き方改革の導入に、一部条件付きで補助金の支給があります。
ツールを使う
他にもコミュニケーションツールやタスク管理ツールなど、チームでの情報共有を活発にするツールもあるのでぜひ活用してみてください。
テレワークにおすすめなクラウドツール
また、情報共有だけでなく「チャット機能」や「タスク管理」も行うことができ、テレワークの課題である「コミュケーション不足」や「自己管理」も解消することができます。
現在60,000社に導入されており（2021年1月末現在）、幅広い規模や業界の企業への導入実績を持っています。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
まとめ
今後もテレワークへのシフトが加速されると予想される中、今回の「テレワークの導入メリットと課題」「テレワークの導入手順」がお役に立てれば幸いです。
