業務を効率的に行うには、BPMが欠かせません。BPMが社内に浸透すれば、業務プロセスの見直しを習慣化して、継続的に業務改善を進められます。
しかし、BPMの具体的な効果がわからず社内導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、BPMのメリット・注意点をご紹介します。
- BPMの必要性を把握して社内で共有したい
- 現場社員が混乱しないようにBPMの注意点を踏まえて対策を実行したい
- BPMを効率的に進められるツールを導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、BPMのメリットがわかり、実施目的を明確化したうえで取り組めます。
目次
BPMとは
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは、業務プロセスを継続的に改善して最適化する手法を指します。
環境変化の激しい現代では、急速な変化に対応できる柔軟性が求められています。そこで、BPMによって業務プロセスの改善に取り組めば「作業効率の向上やコスト削減」につながり、結果として企業の競争力が高まるのです。
したがって、BPMは業務のムダを解消するために効果的だと言えます。実際に取り組みを進める際には、業務の流れを分析して課題を抽出し、業務プロセスを再構築するPCDAサイクル（Plan-Do-Check-Action）に沿って反復的に実施することが重要です。
BPMのメリットとは
以下では、BPMのメリットについて解説します。全社でBPMに取り組めば、部門を超えた業務プロセス改善や連携強化の実現が期待できます。
課題の発見
BPMを導入すると、個々の業務プロセスにある課題を発見して改善できます。
分業体制が定着していたり、業務プロセスが複雑化したりしていると、業務の全体像の把握は困難です。そこで、BPMによって業務プロセスが可視化されると、俯瞰的に分析可能になり、課題を発見しやすくなるのです。
業務が滞る要因が特定できれば、改善策を実行し作業効率の向上につなげられます。
連携の強化
メンバー同士の連携強化につながる点もメリットのひとつです。
BPMで業務の流れが明らかになれば、メンバーがどのように仕事に取り組んでいるかが分かり、結果的に互いにサポートしながら業務を進められます。また、業務プロセスの可視化によって相互理解が深まれば、部署間の連携強化も期待できるのです。
ただし、強引にBPMを導入すると業務で混乱が生じる恐れがあるので、現場社員の意見を取り入れながら進める点に注意が必要です。
コストの削減
BPMを行うと、コストの削減が可能です。
業務プロセスに無駄があったり属人化していたりすると、作業効率が低下してしまいます。そこで、BPMによって業務プロセスを最適化すれば、物流費や人件費などのオペレーションコストを削減して、業務の生産性を向上できるのです。
また、メンバーのスキル・設備・ITツールなどのリソース配分を可視化して最適化すると、必要以上のコストをかけずに、今あるリソースを有効活用できます。
BPMを行う際に注意すべきポイントとは
ここでは、BPMを行う際に注意すべきポイントについて解説します。現場社員の混乱を防ぎつつスムーズにBPMを導入するには、以下の内容に注意しましょう。
目的を明確にする
BPMを導入するには、目的の明確化が必須です。
目的が曖昧では現場の理解も得られず、実施後の評価も困難です。そのため、BPMを実施する場合は、具体的に数値化した目標を設定して、導入目的や目標を全メンバーで共有する点が重要です。
また、BPMの導入自体が目的となってしまうと業務プロセスが適切に改善されず、かえって業務を進めづらくする恐れがあります。したがって、導入の目的を明確にしつつ、業務改善が前提であると認識して進める必要があるのです。
優先順位をつける
BPMを進める際は、優先順位をつけることが重要です。
優先順位をつけずにすべてのプロセスを並行して改善しようとすると、プロセスの可視化に多大な負担がかかるうえ、マネジメント不足が生じやすくなります。したがって、BPMの継続的に実施するためにも、業務進行を妨げるプロセスから取り組みましょう。
また、限定した領域から効率的に取り組めば、プロセス改善の効果を実感しやすく、BPMに対する現場社員のモチベーション向上にもつながります。
PDCAサイクルを徹底する
BPMでは、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Action）に沿って進めることがポイントです。具体的には、BPMにおけるPCDAサイクルとして、以下の内容に取り組みましょう。
- 計画（Plan）：プロセスの可視化・課題の洗い出し・目標設定
- 実行（Do）：新しいプロセスの実行
- 評価（Check）：実行したプロセスの観察・評価・分析
- 改善（Action）：プロセスの改善
このように、サイクル実行後にフィードバックを行うことで、さらなる改善につなげられます。そのため、PDCAサイクルを繰り返し行えば、BPMを継続的に実施して業務プロセスを最適化できるのです。
BPMを効率的に進められるツール
以下では、BPMを効率的に進められるツールをご紹介します。
BPMに取り組むには、業務状況を記録・管理する体制づくりが大前提です。そのためには、進捗状況やノウハウを円滑に共有できる仕組みを構築して、情報共有の習慣を定着させなければなりません。
そこで「情報共有ツール」を使うと、ほかのメンバーの進捗状況をリアルタイムで把握して、チームの進捗管理を確実に行う体制が整えられます。ただし、操作方法が複雑なツールを導入すれば、現場社員が使いこなせずに業務が滞ってしまいます。
したがって、誰でも簡単に利用可能なツールを選びましょう。結論として、BPMの社内浸透を促進するには、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、シンプルに使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」にあらゆる情報をストックして共有できるだけでなく「フォルダ」で情報を見やすく管理できます。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいており情報が錯綜しないので、情報共有のストレスを感じずにBPMに取り組めるのです。
BPMにおける情報共有を効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
BPMのメリット・注意点まとめ
これまで、BPMのメリット・注意点を中心にご紹介しました。
BPMを導入すれば、業務プロセスの課題を発見・改善して、連携強化やコスト削減につなげられます。また、BPMはPDCAサイクルを回し続けて業務を最適化する取り組みのため、目的を明確化したり優先順位をつけたりして継続的に行うことが必要です。
とくに、BPMを効率的に進めるには、個々の進捗状況やノウハウを簡単に共有できる体制づくりが不可欠です。そこで、「すべての社員がストレスなく使える情報共有ツール」を導入すると、情報共有の効率化と業務プロセスの改善を並行して実現できるのです。
結論として、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心に150,000社以上が情報管理の効率化を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、情報共有を効率化しつつ継続してBPMに取り組みましょう。
