工数管理は、プロジェクト業務に必要な人員や時間を可視化することです。そのため、工数管理を怠ってしまうと、最適な人員配置ができず、プロジェクトの進捗が滞ってしまう恐れがあります。
 
とはいえ、「ツールでプロジェクトの工数管理を効率化させたいが、どれが自社に最適かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、工数管理のメリットやおすすめのツールを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、工数管理の方法が分かり、効果的なプロジェクト運営が実現できます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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工数管理とは?

工数管理とは、プロジェクトに必要な作業時間や人数を把握し、最適な人員配置に役立てることです。ここでは、工数の計算方法やメリットを解説します。

工数の計算方法

工数管理では、「人数×作業期間」で作業量を表し、単位には、「人時(にんじ)」「人日(にんにち)」「人月(にんげつ)」が使われます。
 
たとえば「人月(にんげつ)」では、「人数×月数」で作業する人数と作業に必要な期間を月単位で見積もって、どれくらいの作業量かを可視化するのです。仮に10人が3ヶ月作業しなくてはならない場合は、「10(人)×3(ヶ月)=30(人月)」となります。
 
このように、あらかじめ工数を計算しておくことで、プロジェクトの達成までにどのくらいの期間が必要かを算出できるのです。

工数管理するメリット

ここでは、工数管理するメリットを3つご紹介します。
 
 
  • 損益計算ができる
  • 工数の計算によって、プロジェクトにかけた労務費が算出できます。売上から労務費といったコストを引くことで、プロジェクトの正確な利益を求められます。
     
  • 進捗の把握ができる
  • 工数管理をすることで、それぞれの作業にどれくらいの時間がかけられるかが明確になります。また、予定の工数と比較して、プロジェクトの遅延に対して早めに気づいて対応できます。
     
  • プロジェクト運営のナレッジを蓄積できる
  • 過去の工数を蓄積することで、類似したプロジェクトを参考にして工数見積もりの精度を高められます。そのため、計画的なプロジェクト運営につながるのです。
 
以上のように、工数管理によって、プロジェクトの利益や進捗を把握したり、次回以降の計画的なプロジェクト運営につなげたりするのです。


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適切に工数を計算してプロジェクト運営のノウハウを蓄積する方法

以下では、適切に工数を計算して、社内にプロジェクトの運営ノウハウを蓄積していく方法を解説します。
 
工数管理ツールを導入してプロジェクトを管理する場合、プロジェクトの各業務に必要な人員や工数を正確に見積もることは難しいです。とくに、メンバーのスキルを考慮したうえで必要な時間を算出しなくてはならない点に注意が必要です。
 
そのため、工数計算の精度を上げるには、メンバーの得意分野や過去のプロジェクト運営から得られた暗黙知をナレッジとして蓄積する必要があります。ただし、過去の事例を共有しても必要なときに見つけられなければ意味がありません。
 
したがって、効率的なプロジェクト運営に求められるのは、あらゆる情報を残し、超高度な検索機能で即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」には、画像・ファイルをはじめとしたプロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理できます。また、運用支援サービスが充実していて、ツール導入後も専任スタッフから自社に適した運用方法を提案してもらえる点が特徴です。

【ナレカン】プロジェクト運営のノウハウを共有できるツール

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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【Stock】メンバーのタスクを管理して進捗を把握できるツール

Stockは、ノート形式で社内のあらゆる情報を残せるツールです。
 
「Stock」には、タスク機能が備わっており、一覧でメンバーのタスクの進捗状況を把握できます。また、プロジェクト情報に紐づいたメッセージ機能により、話題が混在することなくスムーズなやり取りが実現できます。
 
Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら


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工数管理の注意点

以下では、工数管理をする場合に気を付けるべき点について解説します。
 
 
  • 就業時間をすべて作業時間として扱わない
  • 就業時間の中には、急な会議などが発生する場合があるので、すべて作業時間に当てられるとは限りません。そのため、工数の見積りでは、会議や商談といった時間を考慮して、作業時間を割り当てましょう。
     
  • メンバーの能力値を考慮する
  • 新入社員とベテラン社員に同じ仕事量を割り当てるとしても、かかる時間が異なることに注意が必要です。各メンバーの能力値を考慮して工数の見積りを実施しましょう。
 
このように、「誰が」「いつ」作業を進めるのかを踏まえながら、前もって現実的な工数を見積もることを意識しましょう。


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<無料あり>プロジェクトの工数管理におすすめのクラウド型ツール3選

ここでは、プロジェクトの工数管理におすすめのクラウド型ツールを3つご紹介します。工数管理を自動化させたい方は、参考にしましょう。

【Notion】チーム内のタスクやスケジュールを把握できるツール

Notionのトップページ画面

<Notionの特徴>

  • AIによる作業の効率化
  • NotionにはAIが搭載されており、文章の自動生成や要約が簡単にできます。
     
  • 外部のツールとの連携
  • 「Slack」や「GitHub」といった外部ツールの情報をNotionに一元管理できます。

<Notionの機能・使用感>

  • タスクの一覧機能
  • プロジェクトに必要なタスク項目や進捗を一目で確認できます。担当者も分かるため、進捗状況の確認もスムーズです。
     
  • チャート機能
  • プロジェクトの進捗具合を折れ線グラフで可視化できる機能があります。進捗の遅れを早期発見するのに役立ちます。

<Notionの注意点>

  • 使いこなすのに時間がかかる
  • ユーザーからは、「慣れるまでは、使いにくいと感じたことがあります。機能が多いからゆえに使いこなせない点は、個人の学習が必要」という声があります。(参考:ITrview
     
  • 自由度が高く機能を十分に使いこなせていない
  • ユーザーからは「カスタマイズの幅が広く、機能を全て使いこなせない。最低限のメモ機能だけでも何となく完結できてしまうので、その他の機能やテンプレートを使いこなせずにいる」という声があります。(参考:ITrview

<Notionの料金体系>

  • フリー:0円
  • プラス:2,000円/ユーザー/月
  • ビジネス:3,000円/ユーザー/月
  • エンタープライズ:要問い合せ


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【Backlog】直観的な操作で工数管理ができるツール

Backlogのトップページ画面

<Backlogの特徴>

  • どの業種や業界でも導入しやすい
  • 使いやすいインターフェースであるため、幅広い業種・業界の企業に導入されている実績があります。
     
  • メンバーが増えても料金の心配は不要
  • 利用人数によって料金は変わらないため、メンバーが増えても気軽に追加できます。

<Backlogの機能・使用感>

  • ガントチャート機能
  • 常にプロジェクト全体の進捗状況を可視化できます。そのため、プロジェクトの遅れに対して早く対処できるようになります。
     
  • ファイル共有機能
  • プロジェクトに必要なファイル情報を一元管理するのに役立ちます。したがって、欲しい情報がどこにあるか分からないといった事態を防げます。

<Backlogの注意点>

  • ファイル管理が多階層
  • ユーザーからは、「ファイル共有機能が他のツールと比較して、階層が深く、実際のファイルにアクセスするために必要なクリック回数が多く、もう少しユーザビリティを改善して欲しい」という声があります。(参考:ITrview
     
  • 情報が埋もれやすい
  • ユーザーからは「通知機能が多く、重要な情報が埋もれやすいと感じる。また、プロジェクトが増えるとタスクや情報が見づらくなるため、ダッシュボードのカスタマイズ性を向上してほしい。」という声があります。(参考:ITrview

<Backlogの料金体系>

  • スターター:2,970円/月(30人まで)
  • スタンダード:17,600円/月
  • プレミアム:29,700円/月
  • プラチナ:82,500円/月


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【Lychee Redmine】プロジェクトの全体像を常に把握できるツール

Redmineのトップページ画面

<Lychee Redmineの特徴>

  • 柔軟なカスタマイズ
  • 自社に合わせた専用の拡張機能を利用することが可能です。
     
  • 安心なセキュリティ
  • 厳重なセキュリティ体制が整っており、安心して社内情報を一元管理できます。

<Lychee Redmineの機能・使用感>

  • 工数管理機能
  • 常に予定の工数と比較しながら、プロジェクト進捗を正確に把握できる機能が備わっています。そのため、作業の偏りや遅れをすぐに発見できます。
     
  • 予算管理機能
  • 予定のコストと比較して、コストの超過にすぐ気づけます。そのため、必要な対応をすぐに実施できるのです。

<Lychee Redmineの注意点>

  • 全社で使うのはハードルが高い可能性がある
  • ユーザーからは、「全社で共用するにはツールとしてのハードルが高すぎる。たとえば文字サイズなど視認性の高いテーマを用意すると、事務・経理系のスタッフともプロジェクトの共有がしやすい」という声があります。(参考:ITrview
     
  • PC以外での利用が難しい
  • ユーザーからは「スマートフォン・タブレット環境からのチケット発行やガントチャート編集をもっとやりやすくしてほしい」という声があります。(参考:ITrview

<Lychee Redmineの料金体系>

以下では、クラウド版とオンプレミス版に分けて料金プランをご紹介します。
 
<クラウド版>
  • フリー:0円
  • スタンダード:900円/ユーザー/月
  • プレミアム:1,400円/ユーザー/月
  • ビジネス:2,100円/ユーザー/月
<オンプレミス版>
  • スタンダード:800円/ユーザー/月
  • プレミアム:1,500円/ユーザー/月
  • ビジネス:2,300円/ユーザー/月


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<比較表>おすすめのクラウド型工数管理ツール

以下は、紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。(左右にスクロールできます)
 
Notion Backlog Lychee Redmine
特徴
チーム内のタスクやスケジュールを把握できるツール
直観的な操作で工数管理ができるツール
プロジェクトの全体像を常に把握するのに役立つツール
シンプルで簡単or多機能
多機能
多機能
多機能
検索機能
【〇】
【〇】
【〇】
チャット機能
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
使いこなすのに時間がかかる
情報が埋もれやすい
PC以外での利用が難しい
料金
・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月~
・無料プランなし
・有料プランは2,970円/月~
・無料プランあり
・有料プランは800円/ユーザー/月~
公式サイト
「Notion」の詳細はこちら
「Backlog」の詳細はこちら
「Lychee Redmine」の詳細はこちら
とくに、工数管理では常にプロジェクトの進捗状況がメンバーで簡単に共有できるかを重視すると、業務がスムーズに進みます。


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工数管理のメリットやおすすめのツールまとめ

これまで、工数管理のメリットやおすすめのツールを中心に解説してきました。
 
工数管理は、プロジェクトの正確な進捗把握や、今後の計画的なプロジェクト運営工数管理に役立ちます。ただし、プロジェクトに必要な人員や工数を正確に見積ることは難しいです。
 
したがって、工数計算の精度を上げるには、メンバーの得意不得意や過去のプロジェクト運営から得られた暗黙知をナレッジとして蓄積する必要があります。そのため、「プロジェクトの計画、運営の反省点や成功例を社内で共有できるツール」の利用が最適です。
 
結論、プロジェクト運営に利用すべきなのは、あらゆる情報を残し、超高度な検索機能で即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、効果的なプロジェクト運営を実現させましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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