みなさんはマニュアルを正しく活用できていますでしょうか?
作りっぱなしになってしまい、いつの間にか情報が古くなっていた、、ということもあるかと思います。
 
そこで今回はマニュアルの意味や目的、活用するためのポイントとうまくいかない原因をご紹介させていただきます。
 
マニュアルの運用に失敗しないためにも、マニュアルの意味を正しく理解していただき、マニュアルを運用していただければと思います。
 
 

「マニュアル」とは?

マニュアルの意味

「マニュアル」とは仕事で行う業務などの作業の手順をまとめたものです。
ビジネスにおいては「業務マニュアル」として多く耳にする機会があるかと思います。
 
マニュアルは行動規範を示すもので、作業の全体像やフローが記載されています。
そのため、ニュアルを読むことで作業しやすくなると同時に、人によって行う作業やスピードが違うといった問題を解決することができます。
 
作業の標準化を図ることができ、全てのメンバーが同じレベルで業務をすることが可能になります。

マニュアルの語源

「マニュアル」は英語の「manual」からきています。
意味は日本で使われている意味とほとんど同じで、英語のmanualの語源はラテン語からきています。
 
”manus”という「手」を表す単語と、”-al”という「〜の」が組み合わさった単語で、「手の、手先の、手動の」といった意味をもって生まれました。

マニュアルの類語

マニュアルには様々な類語があるので、ここでは類語の意味をチェックしていきます。

手順書との違い

「マニュアル」も「手順書」も作業を進めるための方法が記されてる、というイメージがあり同じようなものに思えるかもしません。
 
マニュアルと手順書の違いは、取り扱う作業の大きさにあります。
マニュアルは業務に関する全体のノウハウや作業方法が記入されています。
それに対し、手順書とは作業の工程や進め方をまとめたもので、規模としては1人で完了することができる作業となります。
 
このようにマニュアルは業務全体に関する大きい規模感であるのに対し、手順書は1人でもできるようない小さい作業の進め方が記されていることが違いとしてあります。

手引き書、取扱説明書、ガイドブック

<手引書>

案内書、入門書

<取扱説明書>

機会や器具をどのようにして扱うかを説明している冊子

<ガイドブック>

旅行用の案内所、美術館や展覧会などのイベントについての案内

マニュアルの目的

「マニュアル」とは?意味から目的、活用するポイントを分かりやすく解説!

業務の品質を維持する

作業する人によって内容やレベルが違っていては、クオリティにばらつきが出てしまい、修正などの手間がかかってしまいます。
 
マニュアルに、業務に関する手順を記入し、作業する人が1つの作業を確実に終わらせていけば、作業のレベルを合わせることができます。
そして、作業の抜け漏れを防ぐことにつながり、業務の品質を維持することができるようになります。

業務に割く時間を減らす

マニュアルに手順が書いてあることで、業務中に手順が分からなくなって迷ったり、分かる人に聞く時間を減らすことができ、作業時間を短縮することができます。
 
また新人であっても、マニュアルを見ることで業務を深く理解できるようになるため、教育する時間の短縮にもつながります。

業務に関して共通認識を持つ

マニュアルを作成することで、ナレッジの属人化を防ぐことができます。
「あのメンバーにしかできない作業」「担当者しか分からない業務」があったら、担当者が休みの時などに大きな影響が出てしまいます。
 
万が一その担当者がいなくても、マニュアルを作成することで業務を遂行することができるようになります。

引継ぎしやすくする

退職や移動があった際に、業務の引き継ぎがうまくいかないと、全体の仕事に影響が出る可能性もあります。
そこで、事前にマニュアルを作成し次の担当者に引き継ぐことで、問題のない引き継ぎができます。
 
次の担当者は、その業務が未経験であっても、マニュアルの手順に従い作業を行うことで業務ができるようになります。

マニュアルを活用するためには?

分かりやすいマニュアルを作る

<5W1Hを意識>

内容を具体的にするために5W1Hの「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を埋めるようにマニュアルを作りましょう。
 
具体的であるほど、初めて業務を行う人でもイメージが膨らみやすく、作業を行いやすくなります。
マニュアルを作成する際には、5W1Hの要素が1つでも欠けてないかチェックしましょう。

<見やすくするが、デザインに時間をかけ過ぎない>

マニュアルが視覚的に見やすいかも重要です。
視覚的に見やすいように、図や動画などを挿入したり、フローチャートを挿入しましょう。
また、強調したい部分は赤字にしたり、文字の大きさを変えると分かりやすくなります。
 
ここで重要なことは「いかに読者が分かりやすいか」ということなため、デザインに時間をかけ過ぎないということです。
デザインに時間をかけてすぎて、逆に伝えたいことが伝わらなかったら意味がないので、デザインはシンプルに、必要な情報のみを伝えるようにしましょう。

<読み手の立場になって作る>

マニュアルを使う人の立場になって作成するのが大切です。
 
大抵の場合、マニュアルを作成するのはその業務に対しての知識が豊富な社員です。
自分は理解できるけど、難しい専門用語などがあり、新人が理解できなければ、そのマニュアルは分かりにくいものとは言えません。
 
どんな人がマニュアルを使うかを想定して、言い回しを変えたり内容を変えるようにしましょう。

マニュアルを管理する担当を設置する

マニュアルを管理する担当がいなかったら、マニュアルが利用されているか、放置されいるか確認できません。
マニュアルが作成されたまま、活用されていない、という事態を防ぐためにもマニュアルを管理する担当を設置しましょう。

マニュアル作成の意義を理解し、能動的に取り組む

マニュアルとはいわば、業務手順をまとめたものでしかありません。
マニュアルを活用するには、マニュアル作成の意義を理解して、そこからどのように運用していくのか、といったビジョンまではっきりする必要があります。
マニュアル作成後まで見通してマニュアル作成に取り掛かりましょう。

マニュアルを作ってもうまく活用できない原因

マニュアル作成することに力を入れ過ぎている

マニュアルを活用することではなく、「マニュアルを作ること」で満足してしまうことがあります。
マニュアルを作る前に、作成手段や内容、どれくらいの時間をかけて作っていくのか、決めてから作成していきましょう。

内容の更新をしていない

マニュアルを作って満足してしまい、そのあとは放置されてしまうということもあります。
業務内容が変化しているのにマニュアルの更新を忘れていると、マニュアルの情報は古いままとなってしまい、次にマニュアルを読む人は混乱してしまいます。
 
業務の内容に応じて、マニュアルを更新していくために、定期的に見直しを行う必要があります。

マニュアルが行き渡らない

マニュアルの作成後、どのようにマニュアルを配布してどのように管理するのか決まっていない場合も活用されなくなることがあります。
マニュアルが完成する前に、作成後にどのようにメンバーに配布して、どのように管理していくのか明確にすることにより活用しやすくなります。

作成したマニュアルを管理するツール

作成したマニュアルを最も効率的に管理できる、Stockというツールをご紹介させていただきます。
Stockはチームでの情報共有を簡単にできるツールで、操作性が高く、簡単に共有ができることからマニュアルの運用・管理にも向いています。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

「マニュアル」とは?意味から目的、活用するポイントを分かりやすく解説!

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

「マニュアル」とは?意味から目的、活用するポイントを分かりやすく解説!

https://www.stock-app.info/pricing.html

40ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
マニュアルの意味から目的、活用するためのポイントをご紹介させていただきました。
 
是非、記事を読んでマニュアルを作る正しい目的を認識し、マニュアルを活用していただければと思います。