みなさんはマニュアルを正しく活用できていますでしょうか?
「作りっぱなしになってしまい、いつの間にか情報が古くなっていた…」ということもあるかと思います。
 
そこで今回はマニュアルの意味や目的、活用するためのポイントとうまくいかない原因をご紹介させていただきます。
 
マニュアルの運用に失敗しないためにも、マニュアルの意味を正しく理解していただき、マニュアルを運用していただければと思います。
 
 


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「マニュアル」とは?

マニュアルの意味

「マニュアル」とは仕事で行う業務などの作業の手順をまとめたものです。
ビジネスにおいては「業務マニュアル」として多く耳にする機会があるかと思います。
 
マニュアルは行動規範を示すもので、作業の全体像やフローが記載されています。
そのため、マニュアルを読むことで作業しやすくなると同時に、人によって行う作業やスピードが違うといった問題を解決することができます。
 
作業の標準化を図ることができ、全てのメンバーが同じレベルで業務をすることが可能になります。

マニュアルの語源

「マニュアル」は英語の「manual」からきています。
意味は日本で使われている意味とほとんど同じで、英語のmanualはラテン語の「manuale」(本のカバーやケース)が語源だと言われています。
 
”manus”という「手」を表す単語と、”-al”という「〜の」が組み合わさった単語で、「手の、手先の、手動の」といった意味をもって生まれました。
 
ちなみに、英語のhandも「manus」から派生した古英語である「mund」からきている言葉です。
 
「manual」と「handbook」が同じ手順書という意味をはらんでいる理由がわかるかと思います。
 
関連記事: マニュアルの定義とは?マニュアル作成の目的とメリットもご紹介!


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マニュアルの類語

マニュアルには様々な類語があるので、ここでは類語の意味をチェックしていきます。

手順書との違い

「マニュアル」も「手順書」も作業を進めるための方法が記されている、というイメージがあり、同じようなものに思えるかもしません。
 
マニュアルと手順書の違いは、取り扱う作業の大きさにあります。
マニュアルは業務に関する全体のノウハウや作業方法が記入されています。
それに対し、手順書とは作業の工程や進め方をまとめたもので、規模としては1人で完了することができる作業となります。
 
このようにマニュアルは業務全体に関する大きい規模感であるのに対し、手順書は1人でもできるようない小さい作業の進め方が記されているという違いがあります。

手引き書、取扱説明書、ガイドブック

<手引書>

仕事のやりかた(要点・コツ・ノウハウ・テクニックなど)を指南(手引き)した指導書のことを言います。
案内書、入門書とも言われることがあります。

<取扱説明書>

機械装置や道具といった工業製品などの使用方法を説明した印刷物などのことを言います。
図と文章などを使って、解りやすく解説してあるのが一般的で、コンピュータの分野ではユーザーガイドと呼ばれることもあります。

<ガイドブック>

ある主題や事物の案内・解説・紹介・説明・入門・指南などを目的とした図書のことを言います。
そこから発展して、旅行者に特定の国・地域・都市・観光地について知識や情報を与えることを目的とした案内書もしくは、博物館や美術館などのイベントについて案内、紹介する図書やパンフレットのことを指す場合もあります。


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マニュアルの目的

「マニュアル」とは?意味から目的、活用するポイントを分かりやすく解説!

業務の品質を維持する

作業する人によって内容やレベルが違っていては、クオリティにばらつきが出てしまい、修正などの手間がかかってしまいます。
 
マニュアルに、業務に関する手順を記入し、作業する人が1つの作業を確実に終わらせていけば、作業のレベルを合わせることができます。
 
作業工程がきちんと把握できることにより、作業の抜け漏れを防げるため、結果として業務品質を維持することができるようになります。

業務に割く時間を減らす

マニュアルに手順が書いてあることで、業務中に手順が分からなくなって迷ったり、分かる人に聞く時間を減らすことができるため、作業時間を短縮することができます。
 
また新人であっても、マニュアルを見ることで業務を深く理解できるようになるため、教育する時間の短縮にもつながります。

業務に関して共通認識を持つ

マニュアルを作成することで、ナレッジの属人化を防ぐことができます。
例えば「あのメンバーにしかできない作業」「担当者しか分からない業務」が存在すると、担当者が休みの時などに業務に大きな影響が出てしまいます。
 
万が一その担当者がいなくても、マニュアルが作成しておくことで、誰でも業務を遂行することができるようになります。

引継ぎがしやすくする

退職や移動があった際に、業務の引き継ぎがうまくいかないと、全体の仕事に影響が出る可能性もあります。
事前にマニュアルを作成し次の担当者に引き継いでおけば、問題のない引き継ぎができます。
 
マニュアルさえあれば、次の担当者は、その業務が未経験のものであっても、手順に従い作業を行うことで業務ができるようになります。
 
関連記事: マニュアルをきちんと管理することのメリットとは?ツールを使って社内のノウハウを蓄積しよう!


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マニュアルを活用するためには?

分かりやすいマニュアルを作る

<5W1Hを意識する>

内容を具体的にするために5W1Hの「いつ・誰が・どこで・何を・なぜ・どのように」を埋めるようにマニュアルを作りましょう。
 
具体的であるほど、初めて業務を行う人でもイメージが膨らみやすく、作業を行いやすくなります。
 
マニュアルを作成する際には、5W1Hの要素が1つでも欠けてないかチェックしましょう。

<見やすくするが、デザインに時間をかけ過ぎない>

マニュアルを視覚的に見やすいものにすることも大切です。
視覚的に見やすいように、文字をあまり詰めすぎず、図や動画などを挿入したり、フローチャートを挿入しましょう。
 
また、強調したい部分は赤字にしたり、文字の大きさを変えると分かりやすくなります。
 
しかし、ここで重要なことは「いかに読者が分かりやすいか」ということなので、必要以上にデザインに時間をかけ過ぎてはいけません。
 
デザインに時間をかけてすぎて、逆に伝えたいことが伝わらなかったら本末転倒です。
デザインはシンプルに、必要な情報のみを伝えるように心がけましょう。

<読み手の立場になって作る>

マニュアルは自分だけが利用する手順書ではありません。
そのため、マニュアルを使う人の立場になって作成することが大切です。
 
大抵の場合、マニュアルを作成するのはその業務に対しての知識が豊富な社員です。
表記内容が作業をしたことがない人にも分かりやすい表記になっているかどうかという点に気を付ける必要があります。
 
例えば、「自分は理解できるけれど、難しい専門用語などがあり、新人には理解が難しい」という内容であれば、そのマニュアルは分かりやすいマニュアルだとは言えません。
 
どんな人がマニュアルを使うかを想定して、言い回しを変えたり内容を変えていきましょう。
 
どうしても使用しなければならない専門用語がある場合には、その言葉の簡単な意味を表記したり、解説を載せたりすることをおすすめします。

マニュアルを管理する担当を設置する

せっかくマニュアルを作成しても、マニュアルを管理する担当がいなければ、マニュアルが利用されているか、放置されているのかが確認できません。
 
「マニュアルが作成されたままになり、活用されていない」という事態を防ぐためにもマニュアルを管理する担当を設置しましょう。

マニュアル作成の意義を理解し、能動的に取り組む

マニュアルとはいわば、業務手順をまとめたものでしかありません。
 
マニュアルを活用するには、マニュアル作成の意義を理解して、そこからどのように運用していくのか、といったビジョンまではっきりする必要があります。
 
マニュアル作成後まで見通してマニュアル作成に取り掛かりましょう。
意義をきちんと理解することで、いわゆる「作成されただけのマニュアル」となるのを避けることが出来ます。
 
関連記事: 本当に使える正しい業務マニュアルの作成方法


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マニュアルを作ってもうまく活用できない原因

マニュアル作成することに力を入れ過ぎている

マニュアルを活用することではなく、「マニュアルを作ること」で満足してしまうことがあります。
 
マニュアルを作る前に、作成手段や内容、どれくらいの時間をかけて作っていくのか、決めてから作成していきましょう。
 
最初から100パーセントの精度のマニュアルを作成することを目標とせず、まずは業務に支障が出ない程度のリソースでマニュアル作成を行いましょう。
 
作成後、運用を繰り返しながら適宜改善し、マニュアルを更新していけば、精度が向上するうえ、現場での活用もスムーズになります。

内容の更新をしていない

マニュアルを作って満足してしまい、そのあとは放置されてしまうことがあります。
 
業務内容が変化しているのにマニュアルの更新を忘れていると、マニュアルの情報は古いままとなってしまい、実際の業務と異なるせいで活用できなくなってしまいます。
 
業務の内容に応じて、マニュアルを更新していくために、定期的に内容の見直しを行うなどルールを設定しておきましょう。

マニュアルが行き渡らない

マニュアルの作成後、どのようにマニュアルを配布してどのように管理するのか決まっていない場合も活用されなくなることがあります。
 
マニュアルが完成する前に、作成後にどのようにメンバーに配布して、どのように管理していくのか明確にすることにより活用しやすくなります。
 
関連記事: 業務マニュアルの作り方って?手順を分かりやすく解説!
 
関連記事: マニュアル作成の手順から運用まで!便利なツール6選もご紹介


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作成したマニュアルを効率的に管理するなら

マニュアルを効率的に管理するのであれば、情報共有ツールを利用することをおすすめします。
 
ツール内にマニュアルのデータを保管しておけば、誰でもどこからでもアクセスすることが可能になるため、マニュアルを最大限活用することができるからです。
 
今回は、作成したマニュアルを最も効率的に管理できる方法として、Stockというツールをご紹介させていただきます。
 
Stockはチームでの情報共有を簡単にできるツールで、操作性が高く、簡単に共有ができることからマニュアルの運用・管理にも向いています。

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Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: 【最新版】マニュアル作成ツール19選!経験やノウハウを蓄積しよう!


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
マニュアルの意味から目的、活用するためのポイントをご紹介させていただきました。
 
是非、記事を読んでマニュアルを作る正しい目的を認識し、マニュアルを活用していただければと思います。
 
関連記事: マニュアルとは?作成方法からポイントまで解説!
 
関連記事: 業務マニュアルを簡単に作れる!無料で使えるテンプレートサイト9選!
 
関連記事: わかりやすいマニュアルには構成が重要!作り方もご紹介