「人事管理」は、企業にとって大切な経営資源である「人材」を管理する業務です。企業が成長したり、競争力を高めたりするには、従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できる環境づくりが求められます。
しかし、「そもそも人事管理とは何か」「どのような業務があるのか具体的に分からない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、人事管理の役割や重要性、労務管理との違いを中心にご紹介します。
- 採用・評価・勤怠など業務が分散し、人事管理の全体像を把握できていない担当者
- 人事管理のために、何から手をつければ良いかわからない中小企業の管理職
- Excelや紙での人事管理に限界を感じているバックオフィス担当者
という方はこの記事を参考にすると、人事管理の業務や失敗してしまう原因を理解でき、会社にとって重要な「人材」のパフォーマンスを向上させる方法が分かります。
目次
人事管理とは
人事管理は、変化の激しい労働環境の中で組織の基盤を強くするために欠かせない取り組みです。
転職が一般化し、働き方の多様化が進む中で、企業は安定した人材の確保に課題を抱えています。だからこそ、個人やチームが能力を最大限発揮でき、公正に評価される環境を整えることが、人事管理のメインの役割となっています。
その一方で、給与計算や勤怠管理などの労務管理は人事管理の一部を構成する実務領域にあたります。
人事管理が欠かせない具体的な業務例
ここでは、人事管理において重要度の高い業務を紹介します。人事管理を成功させたい方は、まずは、以下の業務で改善できる点がないか参考にしましょう。
（1）採用管理
はじめに、人事管理の業務として採用管理があります。
現状の人員構成を把握したうえで事業計画に基づき、求める人物像を明確にして採用スケジュールを決めます。同時に「即戦力重視で中途採用をするのか」もしくは「育成重視で新卒採用をするか」という選択も必要です。
加えて、求人広告を出す媒体を絞り込むなど、自社が求める人材を採用するための大きな決断を何度もしなければなりません。以上のように、採用管理は人事管理に含まれる重要な仕事のひとつなのです。
（2）育成・マネジメント
次に、社員を育成するのも、人事管理の業務のひとつです。
たとえば、新卒社員に対しては、ビジネスマナー研修を実施して、社会人として前提となる基盤を教えます。さらに、中堅社員に必要なスキルを検討して、そのスキルを向上させる研修などを中長期的に計画する必要もあるのです。
ただし、それぞれの社員にマッチする業務でなければ早期離職のリスクを大きくするので、慎重に検討しなければなりません。以上のように、社員教育・マネジメントという仕事の基礎になる側面を、人事管理が担っているのです。
（3）配置戦略
最後に、配置戦略も人事管理の業務にあたります。
個々のスキルや適性、チームとの相性を踏まえた最適な配置であれば、従業員が能力を発揮しやすくなり、離職リスクの低減にもつながります。また、事業の成長段階や組織課題に応じて配置を見直すことで、企業は変化に強い体制を維持できます。
このように、配置戦略は組織の基盤を強くする中心的な役割を担っています。
人事管理が「機能していない」3つの原因とは
人事管理は組織基盤を構築するうえで重要な業務ですが、多くの企業では人事管理が機能していないのが実情です。以下では、人事管理がうまくいかない原因を解説します。
人事データが属人化している
人事管理が「機能していない」と言われる原因の1つ目の原因は、必要な情報が担当者の頭の中や個別のファイルに散在しているなど「情報の属人化」が起きていることです。
データが共有されていない状態では、異動や評価の判断材料が担当者ごとに異なり、組織として一貫した基準をもてません。また、担当者が変わるたびに情報の引き継ぎ漏れが発生し、過去の経緯や従業員の状況を正しく把握できないリスクもあります。
その結果、人事管理の質が安定せず、組織全体の人材活用が非効率になってしまいます。
人事データを意思決定に活かせていない
人事管理が「機能していない」と言われる原因の2つ目の原因は、人事データを意思決定に活かせてないことがあるためです。
組織として適切な人材配置や育成方針を決定するためには、従業員の傾向や組織の課題を客観的に把握し、戦略的な施策を立てることが求められます。しかし、データを収集していてもすぐに活用できる状態でなければ、判断は経験や感に依存しやすくなります。
その結果、問題が顕在化してから対応する「後追い型」の人事運用になってしまい、組織としての成長機会を逃してしまいます。
人事データを更新できていない
人事管理が「機能していない」と言われる原因の3つめの原因は、人事データが更新されていない状態になっているためです。
スキルや評価などの情報が古いままだと、従業員の現状と配置や育成の方針に乖離が生まれてしまい、従業員の成長機会を適切に提供できません。また、組織としてどの領域に強みや課題があるのかを見誤り、必要な施策を打つタイミングを逃してしまいます。
その結果、人材活用の方向性が現状と噛み合わず、組織の力を十分に引き出せなくなるのです。
人事管理を機能させるためのポイント
以下では、人事管理を機能させるためのポイントを3つご紹介します。
誰でも管理できる運用設計にする
誰でも管理できる運用設計にすることは、人事管理を安定して機能させるための重要なポイントです。
担当者ごとに判断が分かれないようにするためには、記入基準や判断ルールを明確にし、迷わず同じ手順で進められる業務フローが必要です。さらに、必要な作業や確認ポイントを標準化し、誰が担当しても同じ品質で処理できる状態をつくると、属人化を防げます。
こうした仕組みを整えることで、人事管理が継続的かつ安定して運用されるようになるのです。
人事データをシンプルに一元化する
人事データをシンプルに一元化することは、人事管理を正確かつ効率的に進めるための重要な基盤になります。
そのため、評価・スキル・勤怠・異動履歴などの情報を必要な項目に整理し、同じ形式で蓄積できる仕組みを整えましょう。さらに、複数の管理方法を統合し、どのデータも1つの場所から迷わず確認できる状態にすることで、運用の手間と判断のばらつきを防げます。
こうした人事データの一元化によって、人事情報を組織全体で正しく活用できるようになるのです。
自社の人事管理に最適なツールを選定する
自社の人事管理に最適なツールを選ぶことは、人材活用をより戦略的に進めるための重要な要素です。
そのためにはまず、自社の人事業務で扱う情報や運用フローを整理し、必要な機能を明確にしましょう。そして、評価・配置・育成などプロセスごとの設計を踏まえ、操作性やデータ連携のしやすさを基準に比較すると、自社に合ったツールを選べます。
こうした選定プロセスを踏むことで、人事管理ツールがより実態に合った形で運用できるようになります。
【担当者必見】効果的な人事管理を実現するツール
以下では、人事情報の分散や属人化を防ぎ、評価・配置・育成に必要な情報をチームで一元管理できるツールをご紹介します。
人事業務では、評価シートが担当者ごとにバラバラに管理されていたり、過去の配置判断の根拠が共有されていなかったりするケースが少なくありません。結果、異動や組織変更のたびに判断基準がリセットされ、評価の不公平や配置ミスが起きやすくなります。
しかしこうした状況を改善しようとExcelを統合したり、管理項目を増やしたりしても、入力や更新の手間が増えるだけで現場に定着しないことがほとんどです。
つまり人事管理において重要なのは、情報をシンプルに一元化し、日々の業務の中で自然に蓄積・更新され、誰でもすぐに参照できる仕組みを作ることなのです。このような環境があれば、評価や配置の判断もデータに基づいてスムーズにできます。
こうした条件に最も当てはまるのが、分散しがちな人事情報を一元管理できるシンプルな情報管理ツール「Stock」です。Stockは社員情報や評価内容、配置の背景などをテーマごとに整理して蓄積し、誰でも簡単に追記・参照できるため、人事情報を意思決定に活かせる状態が実現します。
あらゆる人事情報を一元管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
人事管理の業務と役割まとめ
これまで、人事管理の概要や労務管理との違い、人事管理が機能しない原因を中心にご紹介しました。
会社の業績を左右する「人材」のあらゆる業務に関わる人事管理では、従業員それぞれの人事情報を適切に管理しなければなりません。そして、人事情報をもとに人材配置や人事評価、働く環境の整備をしていくことが大切です。
ただし、人事情報が複数のツールやファイルに分残していたり、属人化したりして業務に活用できていないと、人事管理は機能しません。そのため、膨大な人事情報を一元管理して簡単に情報を探せるツールを使うべきです。
これらの条件に最も当てはまるのは、従業員の情報を一元管理でき、誰でも使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、社員のパフォーマンスを最大化する人事管理をしましょう。
