どのような企業でも、情報共有や意思決定を行うためには会議は欠かせません。そして、会議を有意義なものにするためには、参加メンバー全員が発言をする必要があります。
しかし、「会議で発言せずに、ただ聞いている社員が多く困っている」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、会議で発言できない人の原因や対策を中心に解説します。
- 会議の生産性を高めるために改善点を見つけたい
- 会議に消極的な社員を減らす対策を知りたい
- 社員が会議で発言しやすい環境を整えたいが、なかなか上手くいかない
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、会議を活性化させるための方法だけでなく、会議に対する社員のモチベーションの上げ方も分かります。
目次
会議で発言しないと何が起こるのか
会議で発言しない状況が続けば、何も考えていない人と捉えられてしまい、意見を求められなくなります。
また、「会議で発言しない人」と周囲から認識されると、そもそも会議に関する情報が共有されなくなり、議論に参加できないなどの状況になる可能性もあるのです。
このように、「この人は何も考えていないから、意見を求めても意味がない」と判断されることを避けるためにも、自分の意見を会議で主張することは非常に大切だと言えます。
会議で発言しない人にありがちな3つの原因
以下では、会議で発言しない人にありがちな3つの原因を解説します。社員が発言しない原因を知ると、改善点が見えてくるので必ず押さえましょう。
人前だと緊張してしまう
1つ目に、会議で発言しない原因には、人前では緊張してしまうことが挙げられます。
大勢の前で話すことに苦手意識がある人は、そもそも会議で尻込みしてしまいます。また、「発言した内容を否定されたり、筋違いな意見を言ってしまい評価が下がったりしないか」など、さまざまな不安から余計に緊張して発言できないケースもあります。
このように、元々緊張しやすい性格である場合に加えて、「上司や同僚などの周囲から自分がどのようにみられているか」を過剰に気にして発言できないのです。
議題についての知識・理解が足りない
2つ目に、会議で発言しない原因には、議題についての知識や理解が足りていないことも考えられます。
そもそも、議題に関して事前にチェックしておかなければ、「的外れな発言をしてしまうのではないか」と考えてしまい、なかなか発言ができません。
このように、会議前に資料を確認できていないのは、「議題に関する資料を、チーム全体で共有できていない」、もしくは「社員が他の業務に追われて、事前に確認できない」など、社内体制に原因がある可能性もあります。
上司が否定的な態度を取っている
3つ目に、会議で発言しない原因には、「上司が否定的な態度を取っており、部下が発言できない」ということも挙げられます。
会議で部下が意見を出したとしても、上司が常に否定的な指摘していると次第に発言しづらくなります。ネガティブな返答は、社員のやる気を阻害するだけでなく、自信を損失させて仕事のパフォーマンスにも悪い影響を与えるのです。
とくに、経験が浅く、メンバー同士の信頼関係が成り立っていない新入社員は、上司から否定されることに恐怖心を持ちやすいので注意しましょう。
会議で発言できない人を減らすコツとは
ここでは、会議で発言しない人でも、意見が言いやすくなるコツを解説します。チーム全体で発言力を高めて、会議の生産性を上げるには以下の内容を確実に押さえる必要があります。
発言しやすい雰囲気をつくる
1つ目に、会議で発言できない人を減らすためには、発言しやすい雰囲気づくりをしましょう。
誰もが気軽に意見を交わせる環境が整っていれば、新人社員や緊張しやすい社員でも発言できる可能性があります。たとえば、会議のファシリテーションがうまく、全員の意見を引き出せる進行役を設けるだけでも、意見を出しやすい雰囲気になるのです。
このように、会議で発言を促すための環境づくりを工夫することが大切です。また、質疑応答の時間を設けて、質問や疑問を聞きやすくするのも良い対策になります。
事前にレジュメを配布する
2つ目に、会議で発言できない人を減らすためには、会議のレジュメを事前にメンバーへ配布しましょう。
レジュメを読んで、意見や質問をあらかじめメモしておけるため、会議当日には自信をもって発言できます。また、そもそも議題に関して何も知らない状態で会議に臨むよりも、事前に「何の話をするのか」を知っているだけでも発言のしやすさが違うのです。
以上のように、議題に関する情報は事前に社内共有して、社員が質問や意見を出しやすいようにしましょう。
メンバー全員の意見を管理・共有できるおすすめのツール
以下では、メンバー全員の意見を管理・共有できるおすすめのツールをご紹介します。
会議で発言しない人を減らすためには、事前にレジュメを配布したり、発言しやすい雰囲気づくりをしたりする方法がありました。また、会議資料を事前に共有して、社員が何も知らない状態で会議に参加しないようにしましょう。
ただし、会議資料や議事録などの「何度も振り返る情報」をWordで管理すると、「あのファイルはどこに保存されているのか」「どれが最新版なのか分からない」という問題が起こります。したがって、「最新情報へ簡単にアクセスできるITツール」が最適です。
結論、会議を活性化させるには、編集履歴が残るので複製をつくる必要がなく、わずかな操作で目的の情報にアクセスできる「Stock」一択です。
Stockには会議資料や議事録などを保存できる「ノート」があり、ノートは任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、ノートごとに「メッセージ」が紐づいているので、チャットツールのように複数の話題が入り乱れることがありません。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
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また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
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＜Stockの口コミ・評判＞
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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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会議で発言できない人の原因や対策まとめ
ここまで、発言しない人の原因や対策を中心に解説しました。
会議で発言できない原因には「事前に議題の詳細が分からないので、何も用意できない」という点も挙げられます。そこで、社内で誰もが発言できる環境に近づけるためには、社内情報を共有する仕組みが必要です。
しかし、紙資料やWordでは「会議をするたびにファイルが増える」「リアルタイムで共有できない」などの問題点があります。そのため、「あらゆる情報を1か所にまとめられて、瞬時に共有されるノート型ツール」が最適です。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」のように、あらゆる情報を共有できる「ノート」があり、ノートをまとめられる「フォルダ」も備えているツールを使うべきです。Stockは、非IT企業を含む200,000社以上に導入されています。
無料登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、会議の活性化を目指しましょう。
