昨今はスマートフォンやIP電話(インターネット回線を経由し音声をデータ化してやりとりする電話)が普及しているため、固定電話がなくとも通話ができるのが当たり前の時代になりました。
しかし、在宅勤務の導入により、固定の電話機を設置する必要性に懸念があり、固定電話の廃止を検討している方も少なくないのではないでしょうか。
そこで今回は、会社に固定電話を設置するメリットとデメリットについてご紹介します。
- 既に固定電話があるが在宅勤務が中心となった今、使い続けるか悩んでいる
- 固定電話のメリットとデメリットを比較したうえで、業務効率を見直したい
- 会社に固定電話が必要ないのであれば効率的な手法をすぐ導入したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、法人における固定電話の必要性や効率的な情報共有の方法もわかります。
目次
固定電話があるメリット
まず、固定電話を設置するメリットを3つ紹介します。
総務省の電気通信サービスの提供状況・利用状況によると、固定電話の契約件数は2019年には2009年から半分以下となっているものの、固定電話には以下のメリットがあるので今日でも大企業を中心に設置されています。
(1)法人手続きが円滑になる
固定電話があると法人手続きの手間が軽減します。
電話番号が変更になるとさまざまな手続きが発生しますが、固定電話は「市外への移転」や「電話会社の変更」がなければ変動しないので、変更の可能性が少ない固定電話の方が手続きのやり直しリスクが低くなるのです。
たとえば、スマートフォンの番号を会社の電話番号として設定した際、キャリア変更や紛失が発生すると新しい電話番号へ切り替えなければなりません。また、再手続きだけでなく取引先へ変更を周知させるために、メールの送信やHPの更新が必要になります。
しかし、固定電話があれば変更手続きの手間が発生する可能性が低く、負担軽減にもつながります。
(2)社会的信用が高まる
会社として電話番号を所持すると、社会的信用が高まります。
固定電話番号があれば、会社の存在を証明し、電話を受け付ける人物がいるという裏付けになるため、信用する根拠が生まれるのです。
たとえば、法人口座の開設や法人用のクレジットカード作成の際、金融機関によっては信用性の確認として固定電話番号が求められる場合があります。そのほか、社外からの連絡先として固定電話番号があれば、新規顧客の信用も得やすくなります。
このように、企業の信用性の担保として、固定電話番号が必要になる場面があります。
(3)仕事とプライベートを切り分けられる
事業用の固定電話があれば、仕事とプライベートな電話を切り分けて管理ができます。
電話番号が分かれていれば、業務に関係のない電話が混ざらなくなり、結果として営業時間外における社員のプライベート保護につながります。
たとえば、電話情報も事業用の固定電話とプライベートの番号で分かれていると、それぞれの番号に紐づけて管理ができます。また、オフィス内に固定電話があれば退社後は電話に出られなくなるため、必然的にプライベートと切り分けられるのです。
以上のように、連絡の宛先を固定電話に限定すると、プライベートな時間が守られます。
固定電話があるデメリット
続いて、固定電話を設置するデメリットを3つ紹介します。固定電話のメリットがある一方、固定電話を導入していると必要になる対応もあるので、両者を考慮して導入および継続運用の可否を検討しなければなりません。
(1)出社して対応が必要になる
オフィス内の固定電話機で受電する場合、電話対応のための出社が必須になります。
リモートワークを導入している企業は、少なくとも1名以上の社員に出社を命じなければならないため、フルリモートでの業務実施は不可能になります。
仮に、他業務はすべて在宅でできたとしても、電話対応のみ社内で受ける必要があれば出社はなくせません。本来出社すべき社員が体調不良などで通勤が難しくなると、ほかの社員へ出社のしわ寄せが起こり、社員の不満が募ってしまいます。
したがって、リモートワークを導入する企業においては、固定電話機での受電対応は出社との兼ね合いを考慮するしなければならないのです。
(2)自社に必要のない営業電話がかかってくる
社内につながる電話番号が明確になると、営業電話が増える頻度も上がります。
固定電話へ直通の番号があると直接取引のない第三者にも伝わり、連絡のハードルが低くなってしまうためです。
電話対応において、既存顧客からの連絡と新規で契約を検討している顧客からの連絡は逃せません。しかし、不要な内容の営業電話がかかるようになれば、本当に自社で対応すべき連絡がつながりにくくなってしまいます。また、営業電話への受電が増えれば対応時間も増加し、本業務に集中できない事態に陥ります。
そこで、固定電話への営業電話には、電話機に社名を登録したりNG電話リストを作成して社内で共有したりと、対応が必要な会社からの連絡なのか判断できるように対策を立てる必要があります。
(3)利用料金のコストがかかる
固定電話の機器をオフィス内に設置すると、利用料金がかかります。
工事費用をはじめとした導入と、継続それぞれに料金が必要なため、コスト削減を目指す企業には負担になってしまうのです。また、利用開始後も通話料や電話番号維持における月額料金が発生するので、電話量に関わらず一定の料金は支払う必要があります。
したがって、固定電話の利用には導入・継続に費用が発生すると理解し、自社の状況に合わせて利用を検討しましょう。
固定電話の必要性とは
ここでは、これまでの固定電話導入のメリットとデメリットを踏まえて、固定電話がいる会社といらない会社について説明します。固定電話の必要性は、会社の状態によって異なります。
固定電話がいる会社
固定電話が必要な会社は、今後会社規模を拡大させる予定のある企業や、業務上固定電話を使わざるを得ない企業になります。
主に金融機関の手続きにおいて信用を求められる場面が多いため、会社規模を広げて事業を行う企業はあらかじめ固定電話番号を取得すると信用性の担保ができます。
また、「コールセンター」「FAXをはじめとしたアナログな情報共有が浸透しきっている企業」なども固定電話が必要です。ただし、固定電話が日々の情報共有で必須となっている場合、電話応対した後の情報「管理」の方法を工夫しなければ、業務上のトラブルへと発生する可能性があるので注意しましょう。
固定電話がいらない会社
固定電話が不要な会社は、「固定電話以外の情報共有における手段が確率されている企業」になります。
実際に、固定電話がなくとも営業活動をしている企業も多いです。また、リモートワークを導入中の企業は、固定電話機をなくし、固定電話番号にかかってきた連絡をIP電話で受電する方法もあります。
そして、非IT企業でも「Stock」のような非IT企業向けの情報共有ツールを活用して、固定電話がなくとも情報共有の手法を確立させている企業が多いのも事実です。
【重要】電話メモをはじめとした情報管理で大切なこと
電話メモをはじめとした情報管理においては電話の記録が確実に残せる仕組みがあることが重要です。
固定電話の有無に関わらず、問い合わせ内容や会話メモといった情報を社内に共有する場面は必ず発生するからです。
たとえば、固定電話があれば、一次対応した人が担当者へ連携する必要があります。そして、固定電話がない場合、個人番号でのやりとりになり、個々人で得た情報を社内に共有しなければなりません。
しかし、電話の内容がメモとして適切に管理されていなければ、情報共有のミスが発生し重大なトラブルにつながってしまう可能性もあります。そのため、情報管理では社内のいかなる人でも情報が簡単に残せる仕組みが必須なのです。
電話メモを最も簡単に管理できるおすすめのツール
ここでは、電話メモの管理におすすめのツールをご紹介します。
電話は音声のやりとりなため、文字の証跡が残りません。しかし、証跡が残っていなければトラブルへのリスクが高まるので、電話メモは情報として正しく社内に蓄積させておかなければなりません。
とはいえ、個人単位でメモを取ってしまうと情報が見つけにくくなり、社内での情報管理には不向きです。そのため、社内全体で情報が管理できる「ITツール」が固定電話の有無を問わず必須と言えます。
しかし、使い方を覚えるのが難しいツールでは放置され、従来のアナログな情報管理に戻ってしまうのです。したがって、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせる情報共有ツール：「Stock」で大切な電話メモを管理・共有しましょう。
Stockはリアルタイムで任意のメンバーへ共有される「ノート」に残したメモを、直感的な「フォルダ」で簡単に管理できるため、見直したい電話メモをすぐに探し出せます。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」で、電話メモに関連するコミュニケーションの活性化やタスク管理も簡単です。
最も簡単に情報管理・共有ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
会社に固定電話を設置するメリット・デメリットのまとめ
ここまで、固定電話を設置するメリット・デメリットを中心に、固定電話の必要性についてご紹介しました。
固定電話があることで手続きの負担減少や信用性の担保、プライベートとの切り分けが実現できるメリットがありますが、その一方で出社や営業電話、料金コストというデメリットも併せ持っています。
さらに、固定電話が必要な会社は状況によって異なるため、自社に固定電話が必要かはメリットとデメリット両方の側面から検討しましょう。しかし、いずれの場合でも電話を受けた場合の情報管理を確立させておかなければ、情報を探すことに無駄な時間を取られ、スピード感がある業務は実現しません。
したがって、電話のように証跡が残らない情報は「情報共有ツール」を使って管理しましょう。たとえば、Stockのように即日で利用できるほどシンプルな情報共有ツールを利用すれば、電話メモはもちろん社内のあらゆる情報を簡単に管理できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で電話メモが一元管理できる業務フローを構築しましょう。
