倉庫管理とは、商品の入出庫や在庫状況の把握・最適化し、業務効率化やコスト削減が期待されます。また、発送ミスや仕入ミスが発生しないように商品の数量は正しく管理していなければなりません。
しかし、倉庫管理における在庫の把握や管理がうまくいっておらず、どのようにアプローチすべきかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、倉庫管理の概要から課題、解決策まで網羅的に解説します。
- 適切な倉庫管理の方法を知りたい
- 倉庫管理をデジタル化するメリットを教えてほしい
- 自社に最適な情報管理・共有ツールを探している
という担当者の方は本記事を参考にすると、倉庫管理の概要はもちろん、倉庫管理における注意点や効果的な方法がわかるうえ、効率的な情報管理のヒントも得られます。
目次
倉庫管理とは
以下では、倉庫管理における目的や役割、重要性をそれぞれ解説します。現場メンバー間と管理者で認識が異なるとトラブルの原因にもなるため、注意が必要です。
倉庫管理の目的とは
倉庫管理の目的は、商品の受け入れから出荷までの一連の物流プロセスを適切に管理することです。
目的を達成するために倉庫管理では、在庫の管理・調整、受発注処理、物流プロセスの調整・改善など、さまざまな役割があります。具体的に、在庫の過不足を防ぐには、定期的に棚卸しをしたり、商品の保管場所を最適化したりすることが挙げられます。
また、倉庫管理に関わる受発注処理においては、注文の入力や発注書の発行、納品書の確認など、正確かつ迅速な処理が求められるので注意しなければなりません。
このように、適切に倉庫管理がされると、顧客満足度の向上やコスト削減などの効果が期待できるのです。ただし、倉庫管理には、正確かつ迅速なデータ管理と物流の知識が重要なポイントであり、適切なツールの活用も求められます。
倉庫管理の重要性とは
倉庫管理は商品を抱える企業にとって、業務ミスを発生させないために重要な業務です。
なぜなら、倉庫は商品の保管や出荷に関わる場所であり、管理状況の良し悪しが企業の業務効率や顧客満足度に大きく影響するからです。
たとえば、商品の在庫数を正確に把握できなければ、顧客からの注文に対応できず、顧客満足度が低下する可能性があります。また、商品が適切な状態で保管されていない場合は、品質が劣化する恐れがあるので、そのまま発送しては企業の信頼性に悪影響を及ぼしてしまうのです。
したがって、倉庫管理は企業経営において欠かせない重要な要素であると言えます。
倉庫管理と在庫管理の違いとは
倉庫管理と在庫管理の違いは以下の通りです。
- 倉庫管理
- 在庫管理
倉庫管理は、物流センターなどの倉庫での物品の入出庫や保管方法の設計、倉庫員の配置などを実施します。倉庫内の物品の適切な配置や保管方法の設計、入出庫のスケジュール管理、倉庫員の勤務管理などがあります。
在庫管理は、在庫の数量や位置、移動などを管理し、品質管理や受発注との紐付けなども実施します。具体例としては、在庫のリアルタイム管理、在庫の受発注紐付け、在庫の棚卸しや期末調整などが挙げられます。
以上のように、在庫管理と倉庫管理は、物流業界において密接な関係がありますが、それぞれ異なる役割を持ちます。しかし、物流の効率化を図るためには、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、在庫管理と倉庫管理の情報を共有し、統合的に管理することが求められます。
WMS（倉庫管理システム）とは
以下では、WMS（Warehouse Management System）について解説します。倉庫管理の複雑化や人手不足によって、現代の物流に欠かせないシステムになっています。
WMSの概要
WMSとは、商品の入荷から出荷までをデジタルで一元管理し、倉庫管理の作業をスムーズにするための仕組みです。
現場にある在庫の動きを正しく記録することで、数え間違いなどのミスを減らし、誰でも同じ手順で働けるようになります。この後に紹介するバーコードやRFIDといった技術と組み合わせれば、さらに手軽に情報の入力ができるようになります。
無駄な作業を省いて効率良く荷物を動かせるため、結果として倉庫を運営するための費用を大きく削減することに貢献します。
WMSを導入するメリット
WMSを導入することで、経験に頼らなくても、新人のスタッフでも迷わず正確に作業を進められるようになります。
たとえば、荷物の動きをコンピューターで追いかけることで、誤送などのトラブルを防ぎ、顧客からの信頼を守ることが可能です。また棚に何を置くかをデータに基づいて決められるため、倉庫の中の空きスペースを無駄なく使い切れるようになります。
常に最新の数字が確認できるので、現場のリーダーは状況の変化に合わせて、スタッフへ素早く的確な指示を出すことが可能になります。
代表的な倉庫管理の方法とは
ここでは、倉庫管理において使われる手法の種類について解説します。企業によって管理手法が異なるものの、基本的には以下の手法を併用して管理する企業も多いです。
手動管理
手動管理は、システムの導入やメンテナンスにかかる初期費用を最小限に抑えられますが、効率的な倉庫管理のためには向いていない手法です。
手書きによる在庫管理では、記録の正確性に欠けたり、在庫数が増減した場合には逐一記録を変更する必要があります。具体的には、商品到着時にスタッフが手作業で確認し、在庫数を手書きで記録する運用では、情報更新の遅れや人為的なミスを完全に防ぐことは困難です。
以上のことから、手動管理は初期費用を抑えられるものの、管理の効率性を高めるためには手動管理を見直し、ツールによる自動化を推進することが重要です。
コンピューター管理
コンピューターによるデータ管理は、手動管理に比べて効率的かつ正確なので、現代の倉庫管理において欠かせない手法となっています。
入出庫データの記録や在庫照会といった業務をコンピューターで自動化することにより、作業時間の短縮と人為的なミスの軽減を実現できます。たとえば、デジタルデータとして情報を蓄積すれば瞬時に必要な在庫を探し出せますが、定期的なバックアップやウイルス対策などのセキュリティ対策が必要です。
このように、コンピューター管理は業務効率を向上させる一方で、データの消失を防ぐための適切なコンピューターの設置場所や使用環境を整えることも重要です。
バーコード・RFID管理
バーコードやRFIDを利用した管理は、手作業に頼らず正確な在庫把握を実現するための、自動識別システムです。
専用の機器で情報を読み取るため、手書きや目視による数え間違いを減らせるうえに、リアルタイムで在庫状況をデータ化が可能です。バーコードは一つずつスキャンする手間がある一方で安価に導入でき、RFIDは高価ですが電波を利用して、一括読み取りができるため、検品や棚卸しの時間を短縮できます。
このようにスキャン技術は便利ですが、導入には専用機器やタグの購入といった高いコストがかかるため、自社の予算に合わせて最適な方法を選ぶことが大切です。
ロケーション管理
ロケーション管理とは、倉庫内の「どこに・何があるか」を正確に把握し、作業効率を向上させるための運用ルールです。
荷物の置き場所がルール化されていないと、目当ての商品を探し回る無駄な時間が発生し、出荷ミスにも繋がってしまいます。場所を固定する「固定ロケーション」や、空き棚を活用する「フリーロケーション」を、在庫の特性に合わせて使い分ることが求められます。
自社に最適な管理ルールを定めて現場で共有することで、経験の浅いスタッフでも迷わず作業を進められるようにしましょう。
【非IT企業必見】倉庫管理を効率化する情報共有ツール
以下では、倉庫管理を効率化する情報共有ツールをご紹介します。
倉庫管理では在庫の不足や、受注数の見積もりに誤差が発生することがあるうえ、商品が適切な場所に置かれていない場合、必要な品物がすぐに見つからず、時間の無駄になることもあります。そのため、管理している在庫情報や受発注情報は、一元化して管理しておくべきです。
しかし、紙やExcelで情報を管理していては、正しく情報が更新されず、スタッフ間でスムーズなコミュニケーションができません。そこで、情報共有ツールを使えば、在庫管理や発注業務など、倉庫管理全般の業務情報を正確に管理・共有できます。
ただし、複雑な在庫管理システムではITリテラシーの高くないメンバーにとって使いづらく、操作ミスが重篤なトラブルを引き起こす可能性もあるのです。したがって、倉庫管理をシンプルかつ簡単に管理するには、非IT企業における６５歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツール：「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に在庫情報や受発注情報をまとめて管理できるうえ、直感的な「フォルダ」で情報の整理も簡単です。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐付けられるので、話題が混ざらず類似商品に関するコミュニケーションが取れたり、倉庫管理で発生したタスクの抜け漏れも発生しません。
現場の情報を最も簡単に情報共有・管理ができる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
倉庫管理の種類とは
ここでは、倉庫管理における管理手法の種類について解説します。手法ごとにやるべき業務は大きく異なるので、担当メンバーを適材適所に振り分けることが求められます。
入出庫管理
入出庫管理は、商品の在庫状況を正確に把握する業務であり、取引先との信頼関係を守るためにとても重要な管理になります。
入出庫の記録が漏れて在庫数に誤差が生じると、欠品による販売機会の損失や誤配送を招く危険性があります。そこで入荷時にシステムで数量を細かく更新すれば、実際の在庫とデータが一致し、受注ミスを未然に防げます。
正確な在庫状況を常に把握するためにも、作業のたびに情報を更新し、定期的な確認を怠らないことが重要です。
棚卸し管理
棚卸し管理とは、倉庫にある物品の在庫数や品質を確認する作業のことです。
定期的に実物を確認することで、データとズレがあった場合には在庫数を調整できるだけでなく、商品の劣化にも早期に発見して対処することが可能になります。そのため、作業スケジュールを策定し、計画に沿ってチェックリストを活用すれば、数え間違いを防ぎながら効率的に作業を進められます。
作業後は結果を報告書にまとめて改善につなげることで、より効率の良い倉庫管理の体制を築くことが可能になります。
梱包管理
梱包管理は、配送中の破損などのトラブルを防ぎ、お客様の手元に商品を安全に届けるために欠かせない役割を担っています。
配送中に商品が損傷した場合、梱包が適切でないことが原因となるケースも多いため、丁寧な管理が欠かせません。衝撃を防ぐスチロールや商品を保護するフィルムなどの資材を正しく使い分け、商品のサイズに応じた包装をする必要があります。
そのため、梱包作業を担当するスタッフには、商品の特性や運送ルート、輸送手段などを考慮したうえで、最適な梱包方法を選定する能力が求められます。
在庫管理
在庫管理は、不必要な在庫を抱えずに、必要な時に必要な分だけ商品を確保するために重要な業務です。
在庫が切れると納期遅れの原因となり、逆に多すぎると商品の劣化や廃棄といったリスクが高まってしまいます。そのため、自社に最適な在庫基準を決めて発注をシステムで自動化すれば、手作業によるミスを防ぎ、効率的な管理が可能になります。
現場での情報共有をスムーズにし、常に適切な在庫量を維持できる体制を整えることが、安定した倉庫運営の成功に直結します。
検品管理
検品管理は、商品の品質を維持・管理し、顧客満足度を向上させるために欠かせない重要な作業です。
不良品を確実に取り除くことができれば、企業の信頼性を高められるだけでなく、後から発生する返品対応のコストも抑えられます。たとえば、ある食品メーカーでは、食品の傷や古い製造日を見逃さず、検品で不良品として取り除き、常に高品質な商品の提供ができる体制を構築しています。
検品管理には、正確で迅速な検品が求められるので、検品スタッフが十分なトレーニングや教育を受け、企業側が検品業務の適切なマニュアルを用意することが必要です。
倉庫管理の目的や在庫管理との違いまとめ
これまで倉庫管理の目的から代表的な管理手法まで紹介しました。
重要なポイントとして、倉庫管理においてさまざまな管理業務の種類や管理手法があるため、自社の商品や体制に合わせた管理手法を選択しなければなりません。一方、非IT企業がコストを抑えて倉庫管理の効率化を実践するには、倉庫管理で発生する「情報」を管理するだけでも効率化できるのです。
ただし、一般的に導入されがちな在庫管理システムは多機能なものが多く、仮に導入したとしても操作の複雑さから、ミスが発生したり使われなくなったりしてしまいます。
そこで、Stockのように、導入即日で誰でも倉庫の情報管理が簡単に効率化できる情報共有ツールを使うと、非効率であった管理手法もシンプルになり、情報がどこにあるかわからなくなるストレスも発生しません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、倉庫管理における運用上のストレスを解消しましょう。
