近年、「働き方改革」が推進されるなかで、仕事における時間を有効活用する方法が注目を集めています。たとえば、「時間管理のマトリックス」は、タスクを4領域に分類することで、優先順位を適切に判断できる時間管理の手法として取り入れられています。
しかし、「時間管理のマトリックスの概念をもとに、どのようにタスクを管理していけばいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、時間管理のマトリックスの具体例や管理方法を中心にご紹介します。
- 時間管理のマトリックスを理解しタスク管理を徹底したい
- タスクの優先順位を明確にしチームで認識を合わせたい
- 誰でも簡単にタスク管理を効率化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、時間管理のマトリックスにおけるタスクの管理方法が分かり、業務を円滑に進められます。
目次
時間管理のマトリックスとは
時間管理のマトリックスとは、『7つの習慣』の著者であるスティーブン・R・コヴィー氏が提唱した、時間管理の手法を指します。
時間管理のマトリックスでは、「重要度」と「緊急度」の2軸から構成されたマトリックス表（行列形式で情報を整理する表のこと）を活用したタスク管理方法です。タスクは「必須」「効果性」「錯覚」「浪費・過剰」という4つの象限に分けられます。
このように、時間管理のマトリックスを活用することで、タスクの優先順位が分かり、時間的リソース（資源）を適切に分配できるようになるのです。
【領域別】時間管理のマトリックスにおけるタスクの振り分け例
ここでは、時間管理のマトリックスにおけるタスクの振り分け方について解説します。タスクの具体例も併せてご紹介しているので、自社での取り組みを円滑に進めたい方は必見です。
〔第1領域〕重要度と緊急度が高いタスク
第1領域には、重要度と緊急度が高いタスクが振り分けられていて「必須」の事象に該当します。具体的なタスク例は以下の通りです。
- 納期が迫っているプロジェクト
- 重要な会議への参加
- クレームなどのトラブル対応
このように、第1領域には、即時対応を求められるタスクが当てはまります。第1領域のタスクを放置していると、大きな損害につながってしまう恐れがあるので、最優先に取り組む必要があります。
〔第2領域〕重要度が高く緊急度が低いタスク
第2領域は「効果性」という象限に位置し、重要度が高く緊急度が低いタスクを振り分けます。
第2領域のタスクは、緊急度が低いので後回しになりがちです。しかし、将来のビジネスに大きな影響を与えるので、長期的な仕事の成果を得るには欠かせない活動と言えます。具体的なタスク例は以下の通りです。
- 中長期事業計画の策定
- 新規事業の計画
- 人材育成
- 商品開発
- 業務改善
- 取引先・発注先の検討
- 商材の品質改善
- リスク対策
さらに、第2領域のタスクは、問題の根本的な解決につながるので、結果として第1領域のタスクを減らす効果もあります。したがって、タスク全体を円滑に処理するためにも、第2領域のタスクに計画的に取り組む点が重要です。
〔第3領域〕重要度が低く緊急度が高いタスク
第3領域は「錯覚」という象限で、重要度が低く緊急度が高いタスクを振り分けます。具体的なタスク例は以下の通りです。
- 日々の電話・メールの対応
- 重要ではない会議への参加
第3領域は、とくに緊急度が高いため「重要度も高い」と錯覚してしまうケースが多いです。しかし、第3領域のタスクの処理に時間を割きすぎて、第1・2領域のタスクに割く時間がなくなっては本末転倒です。
そのため、ルーティン作業を自動化できる仕組みをつくるなど、第3領域のタスクの発生を防ぐ工夫が求められます。
〔第4領域〕重要度と緊急度が低いタスク
第4領域は「浪費・過剰」と呼ばれ、重要度と緊急度が低いタスクを振り分けます。具体的なタスク例は以下の通りです。
- 雑談・噂話
- 意味のない電話・メール
- 待ち時間・移動時間
- 長時間の休憩
第4領域のタスクは、最も優先度が低い活動です。したがって、第4領域のタスクに時間を割いていないか客観的に確認し、無駄な時間を削減しましょう。
時間管理のマトリックスを使うメリット
時間管理のマトリックスを使うメリットは「不要なタスクが明確になり、効率的に作業を進められる」という点です。
締切日が近いからといって、優先度が高いとは限りません。最も優先すべきなのは「緊張度」と「重要度」の両方が高いタスクになるため、時間管理のマトリックスを使った客観的な判断が必要になります。
加えて、「緊張度」と「重要度」のどちらも低いタスクがわかれば、”不要なタスク”として洗い出せます。その結果、無駄な工数や時間を削減でき、優先度の高い別の業務にリソースを割けられるので業務効率化につながるのです。
【注意点】時間管理のマトリックスにおける優先順位とは
時間管理のマトリックスの概念をもとにすると、優先度は以下に順位づけできます。
- 重要度と緊急度が高いタスク（第1領域）
- 重要度が高く緊急度が低いタスク（第2領域）
- 重要度が低く緊急度が高いタスク（第3領域）
- 重要度と緊急度が低いタスク（第4領域）
上記のように、2番目に優先度が高いのは第2領域の「重要度が高く緊急度が低いタスク」です。しかし、必ずしも第2領域のタスクを優先するのではなく、緊急度も考慮しつつ他のメンバーとタスクの優先順位を擦り合わせていくことが大切になります。
そこで、「Stock」のような簡単に情報共有できるツールを使い、チームでコミュニケーションをとりながらタスク管理を徹底しましょう。
時間管理のマトリックスでタスクを効率化させるコツ3選
ここでは、実際に時間管理のマトリックスを用いてタスクを効率化させるコツを3点ご紹介します。
（1）タスクを詰め込み過ぎない
1つ目のコツとして、タスクを詰め込み過ぎないことが挙げられます。
タスクの優先順位が明確になっていても、タスク量が多すぎると、かえって生産性や業務の質を下げる事態になりかねません。そのため、自身のキャパシティーに見合ったタスクを設定し、確実に業務を遂行しましょう。
さらに、優先順位の低いタスク（第4領域）は極力減らすことで、その他のタスクに時間を回せるようになります。以上のように、各メンバーは力量や状況に応じて適切なタスクを分配する必要があるのです。
（2）チーム単位でタスクを共有・管理する
2つ目のコツは、チーム単位でタスクを共有・管理することです。
チームでタスクを共有・管理しておけば、作業進捗が遅れてもメンバー同士でサポートしながら業務を進められます。そのため、タスクの優先順位を決めたら、すぐにチーム内で取り組むタスクを共有しておきましょう。
このように、タスクをチーム全体で共有すれば、メンバー間の連携を強化しつつ、時間管理のマトリックスを最大限に活用できるのです。
（3）タスク管理ツールを使う
3つ目のコツとして、タスク管理ツールを活用しましょう。
Excelやスマホの標準機能である「リマインダー」は、手軽に始められる点がメリットです。しかし、Excelは進捗を更新するのにファイルを開く手間がかかり、リマインダーは個人でのタスク運用に偏ってしまうため、メンバー間の連携がとれません。
そこで、「Stock」のようなツールを使えば、事前に共有した「ノート」と紐づけて「タスク」を設定できるため、チーム内の状況も把握できます。また、期限が迫ると「通知」で知らせてくれるので、タスクの抜け漏れも防げるのです。
【必見】優先順位を踏まえてタスクを確実に管理する方法とは
以下では、優先順位を踏まえてタスクを確実に管理する方法をご紹介します。
時間管理のマトリックスをもとに優先順位を設定したら、抜け漏れを防ぐために、期限や対応状況を管理する必要があります。しかし、Excelでは進捗を更新するのに手間がかかるうえ、スマホアプリは個人のタスク管理向けなので、チームでの利用には不向きです。
一方、時間管理のマトリックスで決めた優先順位の共有と、タスクを両方管理できるITツールを使えば、チームのタスク管理が最適化できます。ただし、使い方が複雑だと使いこなせないので、誰でも簡単に使いこなせるシンプルなツールにしましょう。
結論、優先順位を踏まえてタスクを確実に管理するには、非IT企業でも、簡単に使える情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、時間管理のマトリックスで決めた優先順位を書き込んでストックしつつ、チーム単位で共有できます。また、ノートには、期日や担当者を設定した「タスク」を紐づけられるので、チームで認識を揃えながら確実に作業を進められます。
社内の情報共有を効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのタスク機能＞
Stockでは、あらゆる情報を書き込める「ノート」と紐づけて「タスク」を設定可能です。以下は、Stockの「タスク」機能を使って進捗管理した例になります。
上記の画像のように、「タスク」は日時や担当者などを細かく設定できるうえ、期日が近づくと「通知」が飛ぶようになっています。そのため、タスクの抜け漏れも事前に防げるのです。
さらに、設定したタスクは「自分が依頼したタスク」と「全員のタスク」に分けて一覧表示されます。そのため、個人・チームごとに完了していないタスクが一目で確認可能です。
時間管理のマトリックスの具体例や管理方法まとめ
これまで、時間管理のマトリックスの具体例や管理方法を中心にご紹介しました。
時間管理のマトリックスでは”重要度”と”緊急度”の高さから、4領域にタスクを振り分けることで、正しく優先順位をつけて作業を進められます。ただし、タスクを確実にこなすには、タスクの期限や対応状況をチームで共有しておかなければなりません。
そこで、「時間管理のマトリックスで決めた優先順位とタスクを両方管理できるITツール」を導入すれば、チームのタスク管理がスムーズになります。ただし、ITに不慣れな方が使いこなせなければ、対応漏れが起こるリスクが高くなるので注意しましょう。
したがって、チームのタスク管理を最適化するには、非IT企業の方でも簡単に使いこなせるシンプルなタスク管理ツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、全社で時間管理のマトリックスに取り組みましょう。
