「スケジュールが大幅に遅れて、残業や休日出勤をしても納期に間に合わない」など、プロジェクトの炎上は早急に原因を突き止めて対策すべきです。また、メンバーの作業状況を適切に把握すれば炎上そのものを防げます。
とはいえ、炎上プロジェクトの早急な立て直しをしたいが、炎上の原因や解決策が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクトが炎上する原因や火消しの方法を中心にご紹介します。
- プロジェクトが炎上する原因を知りたい
- プロジェクトが炎上したときの火消し手順を把握したい
- プロジェクトの炎上を防ぐのに役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、炎上したプロジェクトをスムーズに火消しできるようになるほか、炎上そのものを防ぐ方法も分かります。
目次
プロジェクトの炎上（炎上案件）とは？
プロジェクトの炎上とは、案件が計画通りに進まず、進捗や品質、コストなどに重大な問題が発生し、納期を守れない状況に陥ることを指します。
ここでは、炎上プロジェクトの特徴やあるあるについて解説します。炎上プロジェクトの概要をまずは押さえておきましょう。
炎上プロジェクトの特徴
炎上プロジェクトの特徴として、以下の3つが挙げられます。
- 情報が錯綜している
- 常にトラブル対応に追われている
- プロジェクトの雰囲気が悪い
炎上しているプロジェクトの多くは、プロジェクトに関する情報が一元化されておらず、正確な状況を把握できていません。また、共有される情報の粒度や内容がバラバラだと、プロジェクトの混乱を招きやすいです。
炎上プロジェクトでは、本来計画に基づいて進めるべき作業よりも、不具合の修正や緊急対応など、突発的なトラブル対応業務が優先されがちです。こうした状況だと、メンバーは先を見据えて業務に取り組めず、問題が繰り返されます。
炎上プロジェクトでは、プロジェクト全体に緊張感や不信感が蔓延され、メンバー間のコミュニケーションが滞っています。こうした雰囲気の悪化は、チームの一体感や連携を弱らせるため、炎上が長期化してしまうのです。
以上の炎上プロジェクトの特徴を理解し、自社のプロジェクトに問題がないかチェックしましょう。
炎上プロジェクトあるある
以下は、炎上プロジェクトに起きがちな、2つのあるあるです。
- 責任の追及だけで、炎上原因を突き止めない
- 人の入れ替わりが激しい
プロジェクトが炎上したときに、責任の追及ばかりで肝心な炎上原因を特定しないことが多いです。そのため、いつ・何が炎上原因になったのかを特定し、「今後のためになる炎上事例」として役立てるようにしておくと、二度と同じ炎上が起きません。
炎上プロジェクトでは、休日出勤や無理な労働を求められることが多く、退職者が続出することがあります。そのため、プロジェクトを進める人の入れ替わりが激しいですが、問題が多発しているため、丁寧な引継ぎはできません。
以上のように、炎上プロジェクトには共通した問題行動や傾向が存在することが分かります。
プロジェクトが炎上する原因
ここでは、プロジェクトが炎上する原因を3つご紹介します。炎上によるストレスを招かないためにも、以下の状態を放置しているチームは早急に改善しましょう。
（1）要件定義が不十分
まずは、要件定義が不十分なことが挙げられます。
プロジェクトの要件定義が明確でなければ、顧客との打ち合わせ最中に何度も方針転換が発生し、計画通りに作業を進められなくなります。また、方針転換により作業工数も増えるため、ストレスの原因にもなりかねません。
また、プロジェクトのゴールが不明瞭では、途中で顧客の要望が変化する可能性もあるので、スケジュールに余裕がなくなり炎上を招きやすいのです。
（2）スケジュールの見積もりが甘い
スケジュールの見積もりが甘いのも、プロジェクトが炎上する原因のひとつです。
納期までのスケジュール設定が疎かでは、納期の直前にタスクの抜け漏れが発覚し、大幅な遅れが発生するリスクがあります。そのため、必ずスケジュールを組む前にタスクを洗い出し、タスクごとに適切な作業時間を見積もるべきです。
また、途中で新たなタスクが発生する場合もあるので、スケジュールを組むときはバッファ（ゆとり）を持たせて柔軟に対応できるようにしましょう。
（3）進捗状況が把握できていない
作業の進捗状況を把握できていないのも、プロジェクトの炎上を招きます。
「現時点でメンバーがどれほどタスクを進めているか」が分からなければ、タスクが遅れている場合の発見・対応が遅れてしまいます。また、メンバーのキャパシティを超えたタスク配分をする恐れもあるのです。
以上のような状態を防ぐためにも、チーム内で情報を共有できる仕組みを整えましょう。
【3ステップ】炎上プロジェクトの火消し手順
ここでは、炎上プロジェクトの火消し手順を3ステップで解説します。以下の手順を踏めば、早急にプロジェクトを立て直せるため必見です。
（1）炎上の原因を把握する
まずは、プロジェクトが炎上している原因を把握します。
たとえば、システム開発においてシステムの複雑さに比べて工数の見積もりが少なく、人員や予算不足に陥っている場合があります。このような場面では、メンバーの増員や予算の拡充のほか、納期の延期交渉といった対策ができます。
以上のように、炎上の原因を詳細に把握すれば対策も明確になるので、課題の根本的解決につながるのです。
（2）火消しに必要なタスクを洗い出す
炎上の原因を特定したら、火消しに必要なタスクをすべて洗い出します。
タスクを洗い出せば、「どのタスクが炎上の解決につなげられるか」を明確化できます。しかし、タスクを洗い出しただけでは、何から手を付けるべきか分からないため、洗い出したあとは緊急度・重要度に応じて優先順位を付けましょう。
そうすることで、無駄な作業や混乱を減らし、炎上の早期収束を実現できます。
（3）スケジュールを調整してタスクを振り分ける
最後に、スケジュールを調整してメンバーにタスクを振り分けます。
やみくもにタスクを追加すると負担が増えかねないため、まずはスケジュールを調整するのが大切です。また、タスクを振り分けるときはメンバーの特性やスキルを考慮し、実現可能な量を設定する必要があります。
ただし、タスクを各メンバーに口頭で伝えたり、メールで依頼したりするのは時間がかかり、効率的ではありません。そこで、「Stock」のようなツールを使えば、ITツール上で簡単にタスクを依頼できます。
プロジェクト炎上の予防策
ここでは、プロジェクトの炎上を防ぐコツを4つご紹介します。炎上による無駄な負担を生まないためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。
（1）要件を明確にする
プロジェクト炎上を予防するには、要件を明確にすることが不可欠です。
要件が明確でないと、プロジェクトの参加メンバーそれぞれが、異なる完成像を思い描いたまま作業を進めてしまいます。結果、あとからメンバー間での認識のズレが表面化し、スケジュールの遅延を引き起こします。
そのため、プロジェクト開始前に要件を明確にし、顧客やチームメンバーも含め全ての関係者が要件を理解することで、プロジェクトの炎上を防げます。
（2）作業量を適切に振り分ける
作業量を適切に振り分けることも炎上を予防するコツのひとつです。
特定の人物に作業が偏っていれば、負担の大きさからスケジュールの遅れを招きかねません。そこで、作業量を均等に配分するには、各メンバーの抱えているタスク量を把握しておくのが重要です。
たとえば、週ごとに進捗会議を開催してメンバーの作業状況を共有すれば、追加タスクの割り振りもスムーズにできます。
（3）スケジュールを適切に管理する
スケジュールを適切に管理し、状況を把握することも炎上の防止策として挙げられます。
スケジュールを適切に管理し、チームの進捗状況を把握しておけば、計画よりも進捗が遅れていても、すぐに遅延が発覚するためすばやく対処できます。また、定期的にチェックポイントを設けて計画通りに作業が進んでいるか確かめると、確実に管理可能です。
さらに、タスクの進捗状況だけでなく、発生している問題点も把握すれば、問題の深刻化を防げるため、定期的にプロジェクトの現状を把握するようにしましょう。
（4）コミュニケーションを円滑化する
炎上防止には、コミュニケーションを円滑化するのも重要です。
コミュニケーションが十分にとれていなければ、業務進捗などあらゆる情報の共有が遅れ、事態の悪化につながってしまいます。しかし、電話やメールでは、チームでの情報共有に時間がかかり、迅速な情報共有が実現しません。
そこで、チームでリアルタイムにやりとりできる「プロジェクト管理ツール」であれば、炎上リスクの報告をすぐにできます。たとえば、あらゆる情報を簡単に残せる「Stock」を使うと、チャットツールと異なり目的の内容が埋もれる心配もありません。
【これで安心】プロジェクトの炎上回避に最適なツール
以下では、プロジェクトの炎上回避に最適なツールをご紹介します。
プロジェクトが炎上する大きな原因のひとつは、タスクや進捗の情報がチーム内で共有されず、誰が何をいつまでにやるかが見えないことにあります。しかし、電話やメール、紙での情報共有は、複数人への共有に時間がかかるため、非効率です。
そこで、”プロジェクト管理ツール”を使えば、メッセージ機能によってタスクの進捗を瞬時に確認・共有できるため、事態の悪化を防ぎやすくなります。とはいえ、チャットツールのように情報が流れるツールでは、過去の情報をさかのぼりにくく、炎上リスクを拭えません。
結論、プロジェクトの炎上を未然に防ぐには、誰でも簡単に情報を蓄積し、ノートに紐づいたメッセージ機能でリアルタイムなやり取りもできるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」で各自の進捗状況を記録すれば、チームへ簡単に共有できます。また、ノートはリアルタイムで社内に共有されるほか、「タスク」「メッセージ」が紐づいているので、炎上の原因となるスケジュール漏れやコミュニケーション不足も防げます。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
炎上プロジェクトの火消しに必要なスキルとは
以下は、炎上プロジェクトの火消しに必要な3つのスキルです。
- 要件を整理するスキル
- コミュケーションスキル
- 問題解決スキル
炎上プロジェクトにありがちな曖昧な要件を整理するスキルが必要です。また、整理した要件から、具体的なタスクに分解するスキルもあると、炎上を長期化させる前に火消しできます。
業務の進捗状況など報連相を徹底し、円滑な人間関係を築くスキルです。とくに、炎上プロジェクトではチームの雰囲気が悪くなっていることが多いので、必須のスキルと言えます。
問題が発生したときに、感覚や場当たり的な対応に頼るのではなく、原因を整理し、適切な解決策を導き出して実行するスキルです。炎上プロジェクトでは、トラブルが次々と発生するため、問題解決スキルが問われます。
炎上プロジェクトの火消しには以上のスキルが必要なため、普段の業務からトラブルを想定した準備や振り返りをしておきましょう。
プロジェクトの炎上要因と防止のコツまとめ
これまで、プロジェクトの炎上要因や防止のコツを中心にご紹介してきました。
プロジェクトの炎上は、要件定義やスケジュールが甘かったり、作業進捗を把握できていなかったりするのがおもな原因です。また、炎上を防ぐには原因を把握したうえで必要なタスクを洗い出すのはもちろん、必ずこまめにコミュニケーションをとりましょう。
そこで、常にリアルタイムでのやりとりができる”プロジェクト管理ツール”があれば、進捗報告の遅れを招きません。ただし、情報が流れるツールではさらなる炎上リスクもあるため、「あらゆる情報が確実に蓄積されるツール」を使うべきなのです。
結論、プロジェクトの炎上回避には、ノートへ情報を簡単に残せるうえ、メッセージ機能でコミュニケーションを促進できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、プロジェクトを適切に管理できる環境をつくりましょう。
