業務プロセスの可視化とは、業務の流れを明らかにする取り組みを指します。仕事の進め方を可視化すれば、作業時に発生するムダを把握し・削減につなげられるのです。
しかし、業務プロセスを可視化する具体的な方法が分からずに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務プロセスを可視化するメリット・方法を中心にご紹介します。
- 業務プロセスを可視化するメリットが知りたい管理職
- 業務プロセスの可視化に取り組みたい業務改善担当者
- 簡単に業務プロセスを可視化できるツールを探している責任者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、業務プロセスを可視化する具体的な方法が分かり、取り組みをスムーズに実施できます。
目次
業務プロセスの可視化とは？業務フローとの違い
業務プロセスとは「業務全体の流れと構造」を捉える考え方であり、業務フローは「作業手順を図で表したもの」です。
業務プロセスは、誰が・どの部署が・どの情報を使って・どのような目的で業務を行っているのかまで含めて整理します。一方、業務フローは、業務の順番や分岐といった作業の流れを中心に可視化するため、業務の背景や役割分担までは把握しにくいという違いがあります。
たとえば、見積作成業務を例にすると、業務フローでは「依頼受付→見積作成→上長確認→提出」といった手順が整理されます。しかし、業務プロセスの可視化では、どの部署が依頼を受け、どのシステムに情報を入力し、どの工程で待ち時間や手戻りが発生しているのかまで明らかにします。そのため、非効率な作業や属人化している工程も把握しやすくなります。
したがって、単に作業の流れを整理したい場合は業務フロー、業務全体を見直して改善につなげたい場合は、業務プロセスの可視化が重要だといえます。
業務プロセスを可視化する3つのメリット
ここでは、業務プロセスを可視化するメリットについて解説します。業務の流れを明らかにすれば、「業務の全体像の把握」「共通認識の形成」「属人化の解消」の3つが可能になります。
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業務の全体像を把握できる
業務プロセスを可視化することで、誰が・どの業務を・どのように進めているのかが明確になり、仕事の全体像を把握しやすくなります。その結果、業務上で発生しているムダな作業の削減にもつながります。 -
共通認識を形成できる
最終的な目標や、目標達成に向けて取り組むべきタスクが明確になるため、社員一人ひとりが業務の目的を意識しやすくなります。あわせて、業務品質の標準化にもつながり、同じ品質・スピードで業務を進められる体制を構築できます。 -
属人化を解消できる
業務プロセスを可視化して作業手順を共有すれば、誰でも同じ手順で業務に取り組めるようになります。担当者が不在の場合でも業務を継続できるほか、ミスやトラブルにも気づきやすくなり、迅速な対応が可能になります。
この3つのメリットにより、業務の流れを明らかにすることで、現場の無駄や課題に気づきやすくなります。さらに、組織全体で業務改善に取り組める体制の構築にもつながります。
業務プロセスを可視化しないことで起こるよくある問題
ここでは、業務プロセスを可視化しないことで現場で起こりやすい問題について解説します。引継ぎや日常業務のムダを減らしたい方は、ぜひ参考にしてください。
（1）引継ぎに手間がかかる
業務プロセスを可視化していない場合、引継ぎに多くの時間と工数がかかります。
なぜなら、作業手順や判断基準、使用しているツールや情報の所在が整理されておらず、担当者本人の経験や記憶に依存しているケースが多いためです。その結果、引き継ぐ側は業務内容を一から確認する必要があります。
例えば、担当者の異動時に、業務内容が口頭説明と個人メモのみで共有されている場合、処理手順の抜け漏れや確認ミスが発生しやすくなります。また、関係部署とのやり取りが分からず、業務が一時的に停滞するケースも少なくありません。
したがって、業務プロセスを可視化していないと、引継ぎに余計な負担が生じてしまうのです。
（2）無駄な作業が増える
業務プロセスを可視化していないと、無駄な作業が増えやすくなります。
業務の流れや役割分担、作業の前後関係が整理されていないため、同じ作業を複数人で行ったり、不要な確認や転記が発生しやすくなるからです。
たとえば、同じ顧客情報を営業部と事務部でそれぞれ別の管理表に入力していたり、すでに承認済みの資料を別部署でも確認し直す運用が続いていたりすると、実際の成果につながらない作業に時間を取られてしまいます。
そのため、業務プロセスを可視化しないままでは無駄な作業が蓄積し、本来取り組むべき業務に時間を割けず、他の仕事に着手できなくなる恐れがあります。
【図解あり】業務プロセスを可視化する方法
ここでは、業務プロセスを可視化する方法について解説します。仕事の流れを明確化したい企業は、以下の内容を実践するとスムーズに取り組みが進められます。
図表を作成する
業務プロセスを可視化する方法として、図表の作成が挙げられます。たとえば、業務プロセスを可視化できる図表として、以下の内容が挙げられます。
- フローチャート
- プロセスマップ
- スキルマップ
矢印・図形を使って、個々の業務の流れを図式化する表形式です。
業務の流れを図式化して、プロセス同士の関係性を可視化できる形式です。
社員個々のスキルを表にまとめて、人員配置・育成に生かせる表形式です。
たとえば、フローチャートを用いて図表を作成すると以下のようになります。
このように、図表を作成すると、可視化した業務プロセスを、誰でも直観的に把握できるようになります。業務の流れをまず整理したい企業や、現状の業務を洗い出す段階の企業には、図表による可視化が適しています。
業務状況を管理・共有する
業務状況を管理・共有すると、業務プロセスを可視化できます。
たとえば、進捗状況を共有できる仕組みをつくれば、ほかのメンバーの業務状況を把握しやすくなります。とくに、進捗表や業務棚卸表を作成すると、業務実態を把握して、「ムダなプロセス」や「過度な負担がかかっているプロセス」の発見が可能です。
また、勤怠管理に取り組んで、社員の労働状況を把握することも業務プロセスの可視化において有効です。「長時間労働」や「有給休暇の取得率」から、業務の実態について定量的に判断できます。
そのため、複数人で業務を分担している部署や、進捗の遅れや業務量の偏りに課題を感じている企業には、業務状況の管理・共有が適しています。
マニュアルを作成する
マニュアルを作成することも、業務プロセスを可視化する手法のひとつです。
業務プロセスをマニュアル化して共有すれば、すべての社員が手順を把握して同じ品質で業務に取り組めます。
また、マニュアルを作成したら、定期的に更新して、常に最新の状態を保つように注意しましょう。とくに、マニュアルの活用が浸透している企業は、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使って、社内の情報共有を円滑化しているのです。
業務品質のばらつきや引き継ぎの負担に課題を感じている企業には、マニュアルによる可視化が適しています。
【初心者でもできる】業務プロセスが簡単に可視化できるツール
以下では、業務プロセスの可視化を効果的に進められるツールをご紹介します。
業務プロセスの可視化に取り組まないままでは、各メンバーの進捗や業務の流れが分からず、属人化が進んでしまいます。その結果、無駄な作業や二重対応が発生し、改善点にも気づけなくなります。
進捗を口頭報告やバラバラの資料で管理しているだけでは、情報が分散して全体像を正確に把握できません。また、複雑なツールを導入しても、操作が難しければ現場に定着せず、結局は形だけの可視化に終わってしまいます。
そこで重要なのが、誰でも直感的に使え、情報を一か所に集約できる情報共有ツールを導入することです。ツールを活用すれば、進捗共有やマニュアル整備がスムーズになり、業務プロセスを自然に可視化できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT企業における65歳以上のメンバーでも、簡単に使える情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、ノートに進捗や業務フローをまとめて共有し、フォルダで部署ごとに整理できます。そのため、情報が錯綜せず業務プロセスの可視化をスムーズに進められます。
社内の情報共有を効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
わかりやすい業務プロセス図の書き方
わかりやすい業務プロセス図を書くには、業務の開始点を1つにすることが重要です。
開始点が1つであると、業務の流れが明確になり直感的に理解しやすくなるうえ、業務の流れが一本化され、全体像を簡単に把握できます。
複数の開始点があると、どこから業務が始まるのかが不明確になり、混乱を招く可能性があります。したがって、業務プロセス図では開始点を1つにし、プロセス全体をシンプルかつ関係者全員が容易に理解できるようにすることが必要不可欠です。
業務プロセスを可視化するうえで重要な3つのKPIとは
業務プロセスを可視化するには、KPI(重要業績評価指標)の設定が有効です。KPIを設定すると、目標を明確化して、取り組みを客観的に評価できます。
そこで以下では、業務プロセスを可視化するうえで重要な3つのKPIについて解説します。
(1)業務時間
1つ目は、業務時間です。
業務プロセスを可視化して、作業時間や進捗状況を記録・共有して分析すると、業務遂行に必要な時間を予測できます。そのため、必要以上に時間がかかっている業務を発見し、改善できるのです。
実際に、【HR総研：「働き方改革」への取り組み実態調査【2】労働時間】によると、「労働時間短縮のための運用」として4割以上の企業が「業務プロセスの見直し・改善」を挙げており、多くの企業が労働時間を短縮するために、業務プロセスの改善に取り組んでいることが分かります。
このように、業務時間をKPIとして設定して、業務プロセスの可視化・改善に取り組むことも手法のひとつです。
(2)残業時間
2つ目は、残業時間です。
残業時間を削減するには、残業が発生している原因を特定する必要があります。例として、「業務量が多すぎる」「人員配置が適切でない」などの原因が考えられます。
そこで、残業時間にKPIを設定し、業務プロセスを可視化・改善すれば、結果として労働時間を適正化できます。このように、残業時間を削減すると、働きやすい職場環境を整えて、社員のモチベーションを向上できるのです。
(3)納品までのリードタイム
3つ目は、納品までのリードタイム(必要な時間)です。
納品までのリードタイムをKPIとして設定して業務プロセスを可視化すれば、時間がかかっているプロセスを特定・改善して、リードタイムを削減できます。また、リードタイムを削減すると、以下のメリットを得られます。
- 製品をスピーディーに納品して、販売機会を増やせる
- 在庫の回転率を高めて、廃棄のリスクを削減できる
- 顧客満足度を向上できる
このように、納品までのリードタイムをKPIとして設定して削減すれば、業務を効率的に進められるだけでなく、競合他社と差別化できるのです。
業務プロセスを可視化するメリット・方法まとめ
これまで、業務プロセスを可視化するメリット・方法を中心にご紹介しました。
業務プロセスを可視化すると、業務の全体像を把握しつつ、共通認識を形成したり属人化を解消したりできます。また、業務プロセスを可視化するうえで、「業務時間」「残業時間」「納品までのリードタイム」をKPIとして設定すると、目標を明確化してプロセスを改善できるのです。
一方で、業務プロセスを効果的に可視化するには、進捗状況やマニュアルを共有できる情報共有の仕組みづくりが必須です。そこで、「全社員が簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入すれば、社内の情報共有を徹底して、全社で業務プロセスの可視化に取り組めます。
したがって、業務プロセスの可視化には、誰でも導入即日で活用できるほどシンプルな情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした240,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入し、業務プロセスの可視化に取り組みましょう。
