昨今では、働き方の多様化によりオフィス外での勤務が増え、対面でのやりとりが減りつつあります。それに伴い、オンラインコミュニケーションが必須となりましたが、場所を問わずやりとりできるため、対面に比べ迅速な情報共有が可能になります。
一方で、”認識齟齬が発生する”などオンラインコミュニケーションならではの問題も起こるため、「円滑にオンライン上でやりとりできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインコミュニケーションの種類やメリット・デメリットを中心に解説します。
- オンラインコミュニケーションの概要を把握し、自社での取り組みを検討したい
- オンラインコミュニケーションのメリット・デメリットを知りたい
- チーム内のやり取りが円滑になる情報共有ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、オンラインコミュニケーションのメリットやデメリットだけでなく解決方法も分かり、円滑なコミュニケーションを実現できます。
目次
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションとは、スマホやタブレット、PCなどの端末を利用し、インターネット上でのコミュニケーションのことです。
対面のコミュニケーションとは違い、相手と直接会うことはないため、オフィスのように同じ場所にいなくてもやりとりができます。そのため、コロナ禍を機に多くの企業で急速に普及してきています。
ただし、オンラインコミュニケーションをするにあたってはツールの導入が不可欠となりますが、さまざまな種類があるため、用途に合わせて適切なツールを選定することが大切です。
オンラインコミュニケーションの種類
オンラインコミュニケーションは以下の3つに分類できます。そのため、漠然とオンラインコミュニケーションの活性化に着手するのではなく、分類別のアプローチが必要になる点に注意しましょう。
ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションは、電話や通話アプリなどによるコミュニケーションを指します。
緊急性の高い内容の伝達に適した方法であり、文面では伝えにくいニュアンスの情報共有に最適です。また、ボイスコミュニケーションは、1対1でやりとりする場面に適していると言えます。
一方、ボイスコミュニケーションは相手の作業を中断させるため、頻繁に利用すると業務効率が低下させる恐れがあります。したがって、連絡前には情報共有する内容を吟味し、ボイスコミュニケーションを通じて即座に伝えるべきかどうかを検討することが大切です。
ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションは、ZoomなどのWeb会議システムやビデオ通話を利用して、声と動画でやりとりする方法です。
実際に会わずとも相手の表情を見ながら会話できるため、対面でのコミュニケーションに最も近い方法です。たとえば、顔を合わせられることを活かして朝礼やミーティング、面接に取り入れられるうえ、資料を共有しながらやりとりできる点がメリットです。
一方で、テキストコミュニケーションやボイスコミュニケーションと比較すると「インターネット環境に影響されやすい」「人数が多くなると誰が発信したかわかりづらい」というデメリットもあります。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは文章でやりとりをする方法であり、一般的にはチャットやメールなどを利用します。
テキストとして記録が残るため時間を問わず確認できるというメリットがあります。一方で、チャットでは情報が流れたり、文章の書き方によっては認識に齟齬が生じたりするというデメリットもあるのです。
そのため、テキストコミュニケーションには、「Stock」のように伝達事項が過不足なく伝えられ、情報が正しく蓄積されるツールを利用するとデメリットを解消しながらやりとりができます。
オンラインコミュニケーションのメリット3選
以下では、オンラインコミュニケーションのメリットについて解説します。メリットを得るためには、全社でオンラインコミュニケーションの目的や機能の理解を共通認識とすることが前提である点に注意しましょう。
（1）場所を問わずやりとりができる
1つ目のメリットは、インターネット環境さえあれば、場所を問わずに社員とやりとりできる点です。
たとえば、複数の拠点を跨ぐメンバー間でもコミュニケーションが取れるので、場所の制限がありません。また、今日のトレンドである情報共有ツールを導入すれば、テレワークにも対応できるので多種多様な働き方の選択も可能になります。
とくに、テキストコミュニケーションであれば、移動中・外出中における「隙間時間」を利用してスマホやタブレットから返信できるようになる点もポイントです。
（2）時間・経費の削減ができる
2つ目は、移動時間や経費を削減できる点です。
離れた場所にいる相手とコミュニケーションをとる場合でも移動する必要がなくなるため、空いた時間を有効活用できます。
たとえば、毎日の通勤時間を削減すると社員にとっては移動時間、会社にとっては交通費を支給する必要がなくなるため、不要な出費や時間的コストの削減にもつながるのです。
（3）業務が円滑に回るようになる
3つ目は、作業の無駄がなくなり、結果として業務が円滑に進められるようになります。
たとえば、オンラインコミュニケーションでは、テキストメッセージに加えて、業務に必要な資料などもまとめて共有できます。そのため、わざわざ人数分の資料を印刷したり、配布したりする手間や時間をなくせます。
また、受け取る側のタイミングで資料を確認でき、確認後はそのままフィードバックを送れるようになります。以上のように、オンライン上でのやりとりにシフトすると、無駄な作業をなくせたり、円滑に業務を進められるようになるのです。
オンラインコミュニケーションのデメリット3選
以下では、オンラインコミュニケーションのデメリットについて解説します。デメリットを認識すると同時に解決方法も把握し、円滑なオンラインコミュニケーションを実現させましょう。
（1）気持ちや話のニュアンスが伝わりづらい
1つ目のデメリットは、自分の気持ちや話のニュアンスが相手に伝わりづらい点です。
非対面では、対面時と比べて得られる情報量が少なくなります。たとえば、対面であれば表情や声の調子、身振り手振りによって気持ちやニュアンスを伝えられますが、非対面では細かいニュアンスが伝わらず、誤解が生じる可能性があるのです。
そこで、リアクション機能があるツールを選べば、気持ちを伝えやすくなったり認識のずれを解消したりすることが期待できます。また、テキストコミュニケーションでは、適度に絵文字を使うと情報を補足する効果があるので便利です。
（2）コミュニケーションのテンポが悪い
2つ目は、コミュニケーションのテンポが悪くなることがある点です。
たとえば、ビデオコミュニケーションでは発言のタイミングが難しく、テキストコミュニケーションでは返信が来るまで話題が進展しません。そのため、対面時と比べてコミュニケーションのテンポが遅くなってしまうのです。
そこで、ビデオ会議では、はじめに進行役を決めてコミュニケーションが滞るのを防ぎましょう。加えて、メッセージが埋もれないように「通知機能」があるシンプルな情報共有ツールを導入して、円滑なコミュニケーションを促進すれば返信漏れも起きません。
（3）ITに慣れない人が億劫に感じる
3つ目は、ITの知識がない社員がツールの使用を億劫に感じてしまう点です。
スムーズなやりとりを実現するにはツールを使いこなす必要があります。しかし、多機能で複雑なツールを導入した場合、ITに不慣れだとコミュニケーション自体を面倒に感じてしまい、連絡が滞ったり業務に支障をきたしたりする恐れがあるので逆効果です。
そのため、「Stock」のように誰でも即日で使いこなせるほどシンプルなツールを導入すれば、ITに不慣れな社員もスムーズにやりとりできるようになります。
【これで解決】ITに不慣れでもオンライン上のやりとりを円滑にできるツール
以下では、オンラインコミュニケーションを簡単に円滑化するツールをご紹介します。
オンラインでのやりとりはテキストコミュニケーションが中心です。しかし、文章のやりとりにメールやチャットを利用すると、メールでは定型文やCCの設定に時間がかかり、チャットでは情報が流れて情報へのアクセス性が悪くなる点に注意が必要です。
そこで、共有したい情報に紐づけてメッセージを送れるツールを活用すれば、情報が流れないうえ、メールほど堅苦しい印象をなくせます。ただし、直感的に操作できないと社内全体に運用が浸透しない点に注意しましょう。
したがって、オンラインコミュニケーションに最適なツールは、機能に過不足がなく、ITに不慣れでも簡単に使いこなせる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はチャットのように流れないので、情報が錯綜することなく蓄積・共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」でテンポの良いやりとりができるほか、ワンクリックでリアクションを返せるので、オンラインコミュニケーションが負担になりません。
円滑なオンラインコミュニケーションを実現できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインコミュニケーションの種類やメリット・デメリットまとめ
これまで、オンラインコミュニケーションの種類やメリット・デメリットを中心に解説してきました。
オンラインコミュニケーションにはテキスト・ボイス・ビデオの3つの種類があります。どの手法も場所を問わずにやりとりできるうえに業務の生産性が向上しますが、ITに慣れていないと使いこなせない点がデメリットです。
とくに、「ボイス」「ビデオ」に関しては、社員の自主的な参加が前提となります。そのため、すぐにでも全社でオンラインコミュニケーションを実現する場合は、誰でも簡単に「テキストでの情報共有・蓄積」へ着手できるツールが必要になります。
結論、オンラインコミュニケーションに最適なのは、ノートに正しく情報を蓄積でき、65歳以上のメンバーでも気軽にやりとりが可能なツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、スムーズなオンラインコミュニケーションを図りましょう。
