ビジネスでは、経営戦略や顧客リスト、業務に関する知識など、多くの情報を扱っています。とくに、昨今のような情報化社会においては「情報共有」の体制を構築できているか否かで、組織の成長スピードが大きく異なります。
そのため、情報共有を最適化するのに、紙やエクセルから情報共有ツールに乗り換える企業が増えているのです。しかし、「情報共有ツールの導入を検討しているものの、どのようなツールを導入すればいいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有ツールを利用するメリット・デメリットやおすすめのツールを中心にご紹介します。
- メリットやデメリットを踏まえて情報共有ツールを使うか判断したい
- 情報共有ツールの種類や特徴が知りたい
- 自社に合った情報共有ツールの選び方が分からない
という方は今回の記事を参考にすると、情報共有ツールを利用する効果はもちろん、自社に最適なツールの選び方が分かります。
目次
情報共有とは？
ビジネスにおける情報共有とは、各社員やチームが業務を通じて得たナレッジやノウハウなどの情報を会社全体・チーム内で共有することを指します。
ただし、単純に情報を伝えるだけでは、ビジネスでの情報共有としては不十分です。会社・チームのメンバー全員がいつどこからでも情報にアクセスし、活用できるように「管理」しなければなりません。
もし、社内で情報共有が上手くいかなければ「業務の属人化」や「引き継ぎ時のトラブル」が起きやすくなってしまい、結果として、人の流動によって情報は失われてしまいます。したがって、社内で適切に情報共有できる体制を整える必要があるのです。
情報共有ツールとは？
情報共有ツールとは、社内のメンバーが個人で持っている業務情報を共有するために使用するツールのことです。
活用すれば、業務の関連情報をオンライン上で一元管理し、メンバーに必要な情報を円滑に共有することが可能です。社内のメンバーがいつ・どこでも情報を確認できるため、情報共有ツールはビジネスでの情報共有を手助けしてくれるのです。
情報共有ツールには、たとえば、チャット・ファイル共有・タスク管理などのさまざまな機能が備わっていることが多くあります。
情報共有ツールが必要な理由
情報共有ツールを導入することによって、業務の効率化が図れます。
たとえば、情報を共有する手段として、メールやチャットが使われますが「メッセージが流れる」「ほかのメールで埋もれる」などして、相手が見落としてしまうことも少なくありません。また、ファイルサーバーを介したファイル共有では「どこにあるのか分からない」という問題が起こりがちです。
以上のように、情報共有ツールを利用しない場合、メンバーへの情報が漏れやすく、「情報が分散してどこに何があるのか分からない状態」になります。そのため、「ナレカン」のような、必要な情報を適切に共有できる情報共有ツールが必須なのです。
情報共有ツールの種類
以下では、代表的な情報共有ツールの種類をご紹介します。
- ノート型ツール【一番おすすめ】
- チャットツール
- ファイル共有ツール
ノートに情報を直接書き込む形のツールです。ファイルを作成する手間がかからないのはもちろん、複数のメンバーと簡単に共有や編集ができます。
会話形式で情報を共有するツールです。気軽にコミュニケーションがとれる反面、重要な情報が流れて振り返りづらい点に注意が必要です。
WordやExcel、PDFといったファイルを保存・共有するツールです。ファイルを分かりやすい形で整理しておかなければ、アクセス性が悪くなってしまいます。
以上のように、情報共有ツールにはいくつかの種類があるので、自社の導入目的に最適なものを選びましょう。
情報共有ツールを導入するメリット4選
ここでは、情報共有ツールを導入するメリット4選をご紹介します。なかでも、ノート型の情報共有ツールに変更すると、以下の4点で役立ちます。
(1) 情報の共有・管理が楽になる
情報をツール内に保管すると、情報の共有・管理が簡単になります。
情報共有ツールでは、「フォルダ」を設置でき、カテゴリごとにフォルダを階層化して、情報を残すことが可能です。たとえば、士業のように複数の案件を担当する場合、クライアントごとにフォルダを分けて整理すれば、情報が混ざる心配がありません。
以上のように、ツールで情報が常に整理された状態を維持すれば、すぐに情報へアクセスできるようになります。そして、目的の情報を探し出すのにかかっていた業務時間が削減されるのです。
(2) 場所や時間を問わずアクセスできる
情報共有ツールを利用すると、時間や場所を問わずデータへアクセス可能です。
クラウド型の情報共有ツールの場合、インターネット環境さえあればどこにいても情報にアクセスできる環境がつくれます。なかでも、「マルチデバイス対応」のツールを選ぶことで、PCのほかスマホからでも、情報を共有したり確認したりできるようになります。
そのため、「会社にいないと何もできない」という状況がなくなり、移動中や外出先からでも必要な情報に瞬時にアクセスできるのです。
(3) 円滑なコミュニケーションが期待できる
情報共有ツールを導入すると、円滑なコミュニケーションが実現できます。
情報共有ツールにはやりとりするための「メッセージ機能」や「コメント機能」、「質問機能」などが搭載されているものが多くあります。コミュニケーションが円滑になれば、報告漏れや認識の齟齬を防げるのです。
また、社内でのコミュニケーションが円滑になれば、これまで関係性の薄かった社員同士や部署間でのやり取りも増え、組織としての一体感が生まれます。
(4) ナレッジとして蓄積できる
情報共有ツールは、社内のナレッジを蓄積する場所としての役割も果たせます。
各社員が業務を通じて得た知見は、貴重な情報資産となります。特に、ベテラン社員が持つ業務に関するノウハウは、”ナレッジ”として確実に共有しなければ、会社にとって重大な損害になりかねません。
したがって、あらゆる情報を簡単に蓄積でき、超高精度の検索機能も兼ね備えた「ナレカン」のような情報（ナレッジ）管理に特化したツールを導入しましょう。
＜解消法あり＞情報共有ツールの導入によるデメリット
ここでは情報共有ツールの導入によるデメリット3点について解説します。ツールの導入を検討する企業は、以下の内容を踏まえて事前に対策を講じましょう。
(1) 対面コミュニケーションが減少する
チャット機能が搭載されている情報共有ツールを導入すると、対面での会話が減少することでかえって業務が進みにくくなる可能性があります。
チャットは時間を問わずやりとりできる一方で「口頭での会話が減少し認識がずれる」「チャットを見逃してトラブルにつながる」事態を招く恐れがあります。
そのため、チャット機能があるツールの場合は「すぐに回答を得たい場合は対面で共有する」「メッセージをみたらリアクションをする」といったルールを定めて、確実に意思疎通を図れるように工夫が必要です。
(2) 通知が増えて自分の仕事に集中できない
メッセージの受信時や情報更新時の「通知」が多いと、業務の集中力を乱す原因となります。
通知機能は、メールで起こりがちな情報を見落とすリスクを減らせます。一方で、通知の頻度が多いとかえって情報過多になり、結果として仕事が進めにくくなってしまい、情報共有をうざいと感じる人がいてもおかしくありません。
そのため、業務で使うツールは通知の有無や頻度などを詳細に設定できるサービスを選びましょう。
(3) 情報量が多くなり、必要な情報を探し出せない
情報共有ツールの導入により、必要な情報を探すのに時間がかかる恐れがあります。
ツールは情報へのアクセス性を高めるために有効ですが、運用方法を工夫しなければ、情報量が増えたときに混乱を招きます。たとえば、チャットツールだと情報が流れ、ファイル管理ツールではファイルが煩雑化して探しづらくなるリスクを伴うのです。
そのため、「検索性が高い」情報共有ツールを導入しましょう。たとえば、「ナレカン」のような超高精度な検索機能を搭載しているツールであれば、目的の情報をすぐに探し出せます。
【担当者必見】社内の情報共有に最適なツール
以下では、社内の情報共有を最適化するツールをご紹介します。
社内の情報共有にツールを活用すれば、全社的に業務効率化を図れます。情報共有にはさまざまな種類がありますが「ファイルがすぐに見つからない」「情報が流れて困る」という悩みの解消には、あらゆる情報を蓄積できるノート型のツールを選ぶべきです。
ただし、検索性が低いツールでは、目的の情報をすぐに探し出せないため、運用にストレスを感じてしまいます。したがって、ツールを選ぶうえでは、「検索性に優れているか」を重視する必要があるのです。
結論、最もおすすめな情報共有ツールは、超高精度な検索機能で目的の情報に即アクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストや画像・ファイルのほか、チャットやメール上のやりとりまで”ナレッジ”として一元化できるので、社内の情報共有が簡単にできます。また、ファイル内検索も可能な「ヒット率100%」の検索機能によって、社内のナレッジに即アクセスできるのです。
最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
情報共有ツールの選定ポイント3選
ここでは、情報共有ツールの選定ポイント3選をご紹介します。情報共有ツールの導入を検討している方は必見です。
(1) 誰でも簡単に使いこなせるか
1つ目は、誰でも簡単に使いこなせる操作性であるかです。
多機能で複雑な情報共有ツールでは、ITに慣れていないベテラン社員が使いこなすのは難しく、教育コストがかかったり、慣れるまでに時間がかかったりしてしまいます。結果的に、ツールが社内に浸透せず、放置される事態になりかねません。
そのため、必要な機能に過不足がなく、簡単に使いこなせるツールを選びましょう。
(2) 検索性に優れているか
2つ目は、検索性に優れていることです。
情報共有ツールは、社内のあらゆる情報を集約しているため、膨大な量の情報を管理しています。そのため、検索機能が弱いツールであれば、目的の情報にたどり着くのに時間がかかり、業務が停滞してしまいます。
したがって、スムーズに必要な情報を探し出すために、高精度な検索機能は必須な要素であると言えます。
(3) サポート体制が充実しているか
3つ目は、サポート体制が充実していることです。
情報共有ツールは導入するだけでなく、社内に定着させなければ意味がありません。そのときに、担当者の力だけでデータを移行したり、ツールの使い方を教育したりすると膨大な労力と時間がかかってしまいます。
そこで、企業ごとに最適な「運用体制の提案」「既存データ移行支援」など手厚いサポートを受けられる「ナレカン」のようなツールであれば、スムーズに社内に定着できます。
また、ナレカンでは、他社のナレッジ管理ツールとの違いも紹介できるので、ツール選びに悩んでいる状態でも相談を受けられます。
情報共有ツールを導入するときの注意点
以下では、情報共有ツールを導入するときの注意点について解説します。ツールを社内に浸透させるために、しっかり把握しておきましょう。
- 導入する目的を明確にする
- 運用のルールを決めておく
社員一人ひとりがツールを導入する目的を把握していなければ、適切に使用することができません。そのため、ツールを利用し始めるときには、導入目的をしっかり教育しましょう。
ツールを運用するにあたってルールを決めておかなければ、プライベートで使用する社員が出てくる可能性があり、セキュリティ面での不安もあるため、運用のルールを社内で統一させましょう。
以上の点を踏まえてツールを導入し、スムーズに運用に乗せましょう。
情報共有を行う際に気を付けるべきポイント
情報共有を行う上で、気を付けるべきポイントは「情報共有に対する理解を全員が深める」ことと「情報共有しやすい環境づくり」の2点です。
- 情報共有に対する理解を全員が深める
- 情報共有しやすい環境づくり
情報共有に対して理解の格差をなくすことは、社内で情報共有を行う上でとても重要なことです。数人だけが情報共有に努めても広がりに限界があるため、社内のメンバー全員が情報共有に対する理解を深める必要があります。
社内で情報共有をうまく行っていくには、情報共有しやすい環境づくりが非常に重要です。
情報共有をしても誰からの反応も貰えなければ、情報共有しようと思う人は減っていきます。社内での情報共有をしやすい環境にするために、情報共有がされたら必ずリアクションや意見を伝えましょう。
社内の情報共有を活発化させるには、社内全体で取り組むことが重要です。
情報共有ツールのメリットや効率化に役立つツールまとめ
ここまで、情報共有ツールを利用するメリット・デメリットやおすすめツールを中心にご紹介しました。
情報共有ツールを使えば、情報のアクセス性が高まったり円滑にコミュニケーションがとれたりする効果が得られます。ほかにも、社内のノウハウやナレッジを1か所に蓄積できるため、情報共有の仕組みが整っていない非IT企業こそツールを活用すべきなのです。
ただし、情報共有ツールのなかでもチャットツールだと情報が流れてしまい、ファイル管理ツールではファイルを開く手間がかかります。したがって、チャットツールやファイル管理ツールのデメリットを解消する「ノート型ツール」を選びましょう。
結論、自社の情報共有を最適化するには、最も簡単に情報共有・管理ができるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内の情報共有の悩みを解消しましょう。
