情報共有を活発にやりとりするには、社内のコミュニケーション状況を改善し、社員同士が連絡を取り合える体制を企業が整える必要があります。
しかし、「職場のコミュニケーションに課題を感じているが、アプローチ方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有におけるコミュニケーションを活性化する方法や、活発になると得られるメリットを中心に解説します。
- 職場のコミュニケーションを活性化して密に情報共有ができる方法を探している
- コミュニケーションが活発になると得られる具体的なメリットを社内に伝えたい
- 職場のコミュニケーションが滞っている原因を知り、改善策を実行したい
という方は今回の記事を参考にすると、職場でのコミュニケーションを活性化する方法が分かり、社員同士の積極的な情報共有を実現できます。
目次
【重要】情報共有とコミュニケーションの違い
情報共有とコミュニケーションでは、扱う情報の種類や目的が異なります。そのため、職場の課題を正確に把握するためにも、まずはそれぞれの違いを理解しておきましょう。
（1）情報共有とは
情報共有では、主に「ストック情報（蓄積されていく情報）」を扱います。たとえば、以下の情報が「ストック情報」に該当します。
- 顧客情報
- マニュアル
- ミーティング議事録
商談の記録や提案資料や問い合わせ対応の記録、フォーム・メールの送信内容
トークスクリプトや業務手順書
営業活動の進捗報告やKPI管理、施策の改善案
これらの共有すべき情報を社員に周知させることで、後の情報共有や確認の手間を省いたり、業務の引き継ぎや連携をスムーズに実施したりすることができます。以上のことから、情報共有の目的は、業務の効率化を図ることだと言えます。
（2）コミュニケーションとは
コミュニケーションでは、「フロー情報（その場限りのやりとり）」を扱います。以下の情報が、フロー情報にあたります。
- 商談に関する細かな連絡
- 即時的なやりとり
- 案件を前に進めるやりとり
「明日〇時に〇〇に集合お願いいたします。」
「明日の商談にご同席いただけないでしょうか。」
「受注おめでとうございます」
「〇〇の資料を送付してください。」
顧客対応における確認や進捗の報告
以上のようにコミュニケーションは、社員同士の「会話」がベースになっていると言えます。つまり、コミュニケーションの目的には、話し合いを通じてお互いの信頼関係を向上させたり、問題解決や対立解消を目指したりすることがあるのです。
職場のコミュニケーションを活性化させる3つの方法
ここでは、職場のコミュニケーションを活性化させる方法を3つ紹介します。情報共有を円滑にするには、以下の対策を実施して社内コミュニケーションを改善しましょう。
（1）情報共有の文化を社内に根付かせる
まずは、情報共有に対する前向きな雰囲気や文化づくりに取り組みましょう。
情報共有を推奨する社風だと社員に伝われば、情報共有に対する心理的ハードルが下がり、共有の文化が社内に根付きます。
たとえば、新卒社員は社会人歴が浅く、周囲を気にして情報発信をためらう恐れがあります。しかし、情報共有が推奨される文化があると事前に分かっていれば、情報共有への不安を感じにくくできます。
したがって、業務に関する情報は積極的に発信するように、全社へ伝えることが大切なのです。
（2）会話できる機会を勤務時間内に設ける
社員同士が会話する機会を勤務時間内に設けると、コミュニケーションをとるきっかけが生まれます。
とくに、部署や役職をまたいだ社内のメンバーとは業務上の関わりが少なく、会話の機会が限られています。そこで、1on1やシャッフルランチなどの交流の機会を設けると、部署外の相手と話すきっかけが生まれて、業務で関わる際の緊張緩和を促せます。
部署間や役職を超えてコミュニケーションをとる機会があると、相手を知ることで信頼関係が強まる効果も期待できます。
（3）ITツールを利用する
コミュニケーション手段としてITツールを活用すると、円滑にやりとりできます。
ITツールのなかには。ノウハウの蓄積や社員同士のコミュニケーションができるものがあり、インターネットがあれば勤務場所に関係なく連絡が取れます。そのため、テレワークや出張先などの対面でやりとりができない際でも、スムーズなやりとりが実現可能です。
ただし、ツール選定時は、共有した業務情報が正しく管理できるかが大切です。たとえば、コミュニケーションに特化したチャットツールは、ほかのメッセージで流れやすく、会話内容が入り混じって情報が探しにくくなってしまいます。
したがって、企業の情報を整理するには「情報の蓄積」と「気軽なコミュニケーション」の両方ができるツールが必要です。
コミュニケーションが活発になると得られるメリット
以下では、コミュニケーションが活発になると企業が得られるメリットを紹介します。これらのメリットは、職場のコミュニケーションが業務の質向上に直接つながっています。
（1）「報連相」が定着する
コミュニケーションが活発になると、社内で「報連相」が定着します。
職場での業務は、些細な内容であっても状況を共有しなければミスやトラブルを生む恐れがあります。たとえば、業務の対応状況が共有されていなければ、二重対応や抜け漏れの原因となり、プロジェクトの進行が遅延するリスクが高まります。
そこで、コミュニケーションが活発になれば、社員間で連絡を取り合う機会が増えて、職場での「報連相」は当たり前にすべきだという考え方が社内に定着するのです。
（2）ノウハウが積極的に共有される
コミュニケーションを頻繁にとると、個人の持つナレッジやノウハウが積極的に社内共有されます。
職場のコミュニケーションが活発だと、会話の流れで知識を共有する機会が発生します。そして、ノウハウがチーム内に伝われば質の良い業務が短時間でできるようになり、さらに業務の質やスピードを高めようと積極的に情報共有する好循環が期待できます。
ただし、口頭でのノウハウ共有は、結局のところ忘れてしまうので”テキスト”に残しておくようにしましょう。
（3）従業員のストレスの軽減
社員同士でコミュニケーションを取ることで、お互いの気分転換やストレス緩和につながります。
業務時間中に会話もなく働き続けることは、社員にとってストレスになりかねません。社員同士のコミュニケーションが活発になれば、お互いに不安や不満を相談することもでき、仕事上の悩みの解消につながるのです。
また、日常的にコミュニケーションがとれていれば、ほかの人に作業依頼を出すときに「いきなり作業をお願いするのは気が引ける」「相手が嫌な顔をするので頼みづらい」などの問題も起こりません。
職場のコミュニケーションが滞っている原因とは
以下では、職場のコミュニケーションが滞っている原因を紹介します。コミュニケーション不足は深刻な問題なので、自社が以下2つの原因に当てはまっている場合は早急に解決が必要です。
社内環境が整っていない
社員が情報共有できるような社内環境が整っていないと、コミュニケーションをとる機会が失われてしまいます。
業務に役立つ情報を得ても、社内に伝えられる雰囲気や手法が整っていなければ、社員が情報発信をためらうリスクが高まります。たとえば、日ごろから雑談をしない職場では、トラブルなど緊急性が高い内容以外の会話がしにくいと感じる恐れがあります。
したがって、コミュニケーションを活性化し業務を円滑に進めるには、企業側が「気軽な情報共有を推奨する」「発言に対してリアクションをとる」といった社内環境の整備が必要です。
レスポンスが遅い
社員からのメールの返信といったレスポンスが遅いと、職場のコミュニケーションが滞る原因となります。
リモートワーク下では、社内のコミュニケーション手段には、メールやチャットが使われます。しかし、メールでは、”重要なメール”が”迷惑メール”などに埋もれたり、チャットでは話の内容が流れたりして、メッセージを見落としてしまう可能性が高いです。
その結果、上司や先輩からの連絡に気づけず「レスポンスが遅くて話しのテンポが悪い」という状況が生まれてしまうのです。そのため、社内のコミュニケーション手段には、メールやチャットではなく「情報が流れることなく蓄積できるツール」を使いましょう。
たとえば、あらゆる情報を「ノート」に蓄積でき、ノートに紐づけて「メッセージ」できる「Stock」のような情報共有ツールがいすすめです。
職場のコミュニケーションを促す最もおすすめのツール
以下では、職場のコミュニケーションを促す最もおすすめのツールをご紹介します。
社内の情報共有を活性化するには、社員同士のやりとりの機会を生む必要があります。対策としては、コミュニケーションを取りやすい社内環境を整えることが有効であり、職場での情報共有を推奨する社内文化を根付かせましょう。
とくに、昨今は在宅での勤務も一般的になりつつあることから、企業での情報共有には、遠隔でもリアルタイムでコミュニケーションが取れるITツールの利用が必須です。ただし、複雑なツールだと社員が使いこなせず、やりとりが滞ってしまいます。
したがって、職場のコミュニケーションを活性化させるには、非IT企業の65歳以上でも使いこなせるシンプルな情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」に残したテキストやファイルはチャットツールのように流れずに記録されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使うと、話題が錯綜せずにコミュニケーションがとれて、社員間で情報を共有しやすい環境が整えられるのです。
社内の情報を最も簡単に共有・管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有におけるコミュニケーションを活性化する方法まとめ
これまで、職場のコミュニケーションを活性化させる方法を中心にご紹介してきました。
職場で情報共有の文化づくりや会話の機会を設けるように取り組むと、コミュニケーションが活発になり、業務のやりとりも促進されます。また、情報共有は「報連相の定着」「積極的なノウハウ共有」を生み業務品質を向上させるので、積極的に推奨しましょう。
仮に、コミュニケーションが不足している職場では、社内に情報発信がしづらいためです。そこで、ITツールを導入すると、勤務場所や相手の状況を問わずやりとりできるので、コミュニケーション延いては情報共有が活性化します。
ただし、ツールが難解だと社員が使いこなせず、新たなコミュニケーション手段の確立にはなり得ません。したがって、簡単な操作でストレスなくコミュニケーションが取れる情報共有ツール「StocK」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、職場のコミュニケーションを活性化しましょう。
