進捗管理とは、プロジェクトや日々の業務が計画どおりに進んでいるかを把握し、遅延を未然に防ぐためのマネジメント手法です。担当タスクの状況、作業量、依存関係などを可視化し、必要な対処を早期に行えるようにする重要なプロセスといえます。
しかし、実際には「メンバーの進捗が把握できず、気づいたときには納期直前」「報告の粒度がバラバラで全体状況が読めない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理の具体的なやり方、進捗を見える化する方法、おすすめのツールを中心にご紹介します。
- 進捗遅延が起きる原因を特定したい
- チーム全体の状況をひと目で確認できる仕組みが欲しい
- 情報とタスクを一元化したい
という方はこの記事を参考にすると、遅延を早期に防ぐための具体的な管理方法から、チームで使える管理ルールの作り方まで理解でき、実践しやすい進捗管理の仕組みを整えられるようになります。
目次
進捗管理とは？
進捗管理とは、プロジェクトの進行状況を客観的に把握し、遅延やリスクを早期に発見できるようにするための仕組みです。
進捗管理を行うことで、タスクの着手状況・完了率・遅延の発生箇所などを整理し、トラブルや停滞のある箇所を正確に可視化できます。これにより、遅延が起きる前に追加リソースの投入や優先度の変更など、具体的な対策を迅速に行えるようになります。
一方で、進捗の確認方法がメンバー間で統一されていなかったり、情報が複数のツールに分散していると、「最新状況や実態が見えない」という事態が起こります。このため、進捗情報はルール・使用ツールをそろえて一元化することが欠かせません。
進捗管理を適切に行えば、遅れや課題が把握しやすくなり、必要な対策をすぐ判断できます。その結果、管理者の確認・調整作業が減り、本来の意思決定やリスク対応に集中できるようになります。
進捗管理と進行管理の違い
進捗管理と進行管理はどちらもプロジェクトの状況を把握するための手法ですが、目的と確認する内容が異なります。
進捗管理は「タスクの完了率・遅延箇所・担当者ごとの進み具合」といった作業結果を数値や実績で把握する仕組みです。一方、進行管理は「資料の準備状況」「関係者への共有の有無」「レビューや承認予定の確保」といった、作業を進めるための前提条件が整っているかを確認します。
両者を区別して確認することで、「完了していない理由」が結果の問題なのか、段取りの問題なのかを切り分けられます。たとえば、進捗が止まっているように見えても、原因がレビュー待ちであれば、進捗管理だけでは適切な対処にたどりつけません。
進捗管理と進行管理をセットで運用することで、遅延の発生源を正しく把握し、必要な対策を迷わず実行できるようになります。
プロジェクトを成功に導く進捗管理のやり方
ここでは、プロジェクトを前へ進めるための進捗管理の基本ステップを、実務でそのまま使える形で解説します。日々の状況確認に時間がかかっている方や、遅延の予兆を早くつかみたい方は必見です。
STEP1｜プロジェクト全体のタスクを洗い出す（WBS）
プロジェクトを正確に管理するには、まず全タスクを漏れなく洗い出し、工程ごとに整理して全体像をつかむことが不可欠です。
タスクを分解して構造化することで、作業の抜け漏れや認識のずれを防ぎ、後続のスケジュール設計や進捗管理の基準を正確に設定できます。
このとき用いる WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトを「上位の工程から下位の作業」へ階層的に分解する手法です。たとえばWebサイト制作では「要件定義」「デザイン」「コーディング」「テスト」といった工程を細かな作業単位まで分解します。
WBS を作成してタスクを整理しておくことで、「何を・どこまで対応するか」が明確になり、進捗管理に必要な基準と作業量が揃うため、プロジェクト全体を計画どおりに進めやすくなります。
STEP2｜タスクごとに担当者・期限・成果物を明確化する
次に、洗い出したタスクに「誰が・いつまでに・何を作るのか」を紐づけます。
担当者・期限・成果物を設定することで、各メンバーがやるべき内容を誤解なく把握でき、進捗状況の判断材料が明確になります。たとえば「顧客資料作成」という曖昧なタスクではなく、「顧客A向け提案資料（10ページ想定）を○月○日までに作成」というように具体化します。
すると、タスク担当者も管理するメンバーも先々のスケジュールがわかり、のちの遅延リスクを減らすことができます。
STEP3｜進捗率の判断基準・更新ルールを統一する
その次に、進捗管理を機能させるためには、チーム全体で「進捗率をどう判断し、いつ更新するのか」を統一する必要があります。
たとえば、あるメンバーは「5ページ中1ページ作成＝20%」、別のメンバーは「全体の方向性が固まったから50%」と判断するなど、進捗の基準がバラバラだと正確な状況把握ができません。そこで、「対応ステータスの基準」や「更新タイミング」をチームで揃えましょう。
基準が統一されていれば、進捗が遅れているのか予定どおりなのかを正しく判断でき、管理の迷いがなくなります。
STEP4｜マイルストーンを設定してゴールを見える化する
さらに次に、プロジェクトの節目となるマイルストーンを設定し、全体のゴールに向けた進捗を見える化しましょう。
マイルストーンがあると、現在のフェーズや進捗の位置づけがひと目でわかり、計画とのズレにも早期に気づけます。設定例としては、要件定義の完了、初回プロトタイプの提出、顧客レビューの終了などのタイミングが挙げられます。
フェーズごとの達成状況を区切って確認できるため、遅延の兆候を早期に発見しやすくなります。
STEP5｜定例レビューでリスク・課題を早期に可視化する
最後に、週次・隔週などの定例レビューを設け、最新状況をメンバー全員で共有します。
レビューでは、進捗率だけでなく「止まっている理由」「追加の調整が必要な作業」「今後発生しそうなリスク」などを確認します。たとえば、資料作成が進んでいない理由が「レビュー待ち」なのか「情報不足」なのかで、取るべき対処は変わります。
定期的なレビューがあることで、問題が大きくなる前に手を打てるため、プロジェクト全体の安定した運行につながります。
進捗を見える化する主な方法
ここでは、プロジェクトの進捗を把握する際によく使われる3つの方法を紹介します。自社のチーム体制や運用状況に合った手段を選ぶことで、状況確認の手間や情報の抜け漏れを防げます。Excel・スプレッドシート
プロジェクト進捗を見える化する方法1つ目は、Excel・スプレッドシートです。
Excel・スプレッドシートは、タスクや進捗率を一覧で整理し、柔軟に管理できる点が最大の特徴です。たとえば、タスク名・担当者・期限・進捗率といった項目を自分たちでカスタマイズして作成できるため、小規模プロジェクトでも即日運用を開始できます。
また、関数や条件付き書式を使えば、遅延タスクを自動で強調したり、完了率を可視化したりできます。その一方で、プロジェクトが大きくなると手動更新の負担が増え、最新状況を維持しづらくなるため、運用ルールを明確にしておくことが重要です。
メール・チャット
プロジェクト進捗を見える化する方法2つ目は、メールやチャットです。
メールやチャットは、日々の進捗報告をスピーディに共有できる点で効果的です。たとえば、「今日の完了タスク」「遅れが発生している作業」「明日の予定」を短いメッセージで共有するだけで、チーム全体の状況を素早く把握できます。
ただし、情報がメッセージログに埋もれやすいため、重要な状況は別途一覧に整理するなど、記録の残し方を工夫する必要があります。
プロジェクトマネジメントツール
プロジェクト進捗を見える化する方法2つ目は、プロジェクトマネジメントツールです。
プロジェクトマネジメントツールは、進捗の可視化・タスク管理・コミュニケーションを一元化できるため、最も効率的にプロジェクト全体を把握できます。たとえば、タスクのステータス変更がリアルタイムで反映され、ガントチャートやカンバン形式で状況を視覚的に確認できます。
ただし、高機能なツールほど設定や運用ルールが複雑になり、チーム全員が使いこなせないケースもあります。プロジェクトの規模やチームのITリテラシーに合わせて、誰でも直感的に使えるシンプルなツールを選びましょう。
簡単に進捗を見える化できるマネジメントツール
以下では、プロジェクトの進捗をだれでも簡単に見える化できるマネジメントツールをご紹介します。
進捗管理が失敗する多くの原因は「タスク・資料・会話が複数のツールに散らばり、最新状況が追えないこと」にあります。たとえば、依頼内容はチャット、資料はメール添付、進捗はExcelと複数のツールで管理していると、どの情報が最新なのかを毎回探す必要が生じ、遅延の原因になります。
そこで重要なのは、プロジェクトに関わるタスク・ファイル・やり取りをひとつの場所で確認できるシンプルなツールを選ぶことです。また、情報の更新や共有が直感的にできれば、「ツールが難しくて進捗報告が面倒になる」事態を防げます。
したがって、プロジェクトの進捗と情報をまとめて見える化するには、誰でも使えるシンプルなマネジメントツール「Stock」一択です。
Stockは、タスクだけでなく関連資料・議事録・チャットのやり取りまで1つの「ノート」にまとめられるため、情報が分散しません。また、担当者の変更や期限の調整も「タスク」一覧で簡単に更新できます。
最も簡単にプロジェクトの進捗と情報を一元管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
進捗管理を徹底できるチームの特徴
ここでは、どのようなチームが安定して進捗管理を徹底できるのか、その共通点を紹介します。進捗が見えにくい、遅れの原因が把握できないと悩むチームは、以下のポイントを押さえて進捗把握や遅延の早期発見につなげましょう。
情報共有が遅延しない仕組みがある
進捗管理を徹底できるチームは、必要な情報を「どの手段で・いつ共有するか」を明確に定め、伝達の遅れを防いでいます。
たとえば、タスクの遅延理由や不足資料をチャットツールの指定チャンネルで即時共有するルールがあれば、関係者全員が同じ場所で状況を確認でき、対応が止まる時間を最小限にできます。一方、連絡手段がメンバーごとに異なると、情報を探す手間が増え、状況把握が遅れます。
共有場所をひとつに統一し、進捗に関わる更新は発生時に必ず記録するという運用を徹底することが、遅延の連鎖を防ぐ鍵となります。
ルールとフォーマットが統一されている
進捗管理を徹底できるチームは、進捗の入力ルールや記録フォーマットが統一されています。
たとえば、タスク名の書き方・進捗率の定義・コメントの記載ルールが担当者ごとに異なると、管理者は内容を解釈するのに時間がかかり、正確な状況判断も困難です。逆に、共通のテンプレートを使えば、誰が更新しても同じ基準で情報を読み取れます。
入力ルールを明文化し、全員が同じ形式で更新できる状態を作ることが、進捗管理の精度を左右します。
担当・期限・進捗率の更新が簡単にできる
進捗管理を徹底できるチームは、担当者が「すぐに情報を更新できる仕組み」を整えています。
たとえば、担当者が作業中に数クリックでステータス変更できれば、状況がリアルタイムで記録され、管理者は常に最新の情報に基づいて判断できます。一方、更新操作が複雑なツールだと、入力が後回しになり実態との差が生じやすいです。
更新の手間を最小限にすることで、記録漏れを防ぎ、全体の進捗精度を安定させましょう。
ツールがシンプルで属人化しない
進捗管理を継続的に機能させるには、誰でも使えるシンプルなツールを選び、運用が担当者に依存しない状態を作ることが重要です。
操作が複雑なツールでは、特定のメンバーしか使いこなせず、更新が滞ったり運用が止まったりしてしまいます。たとえば、設定項目が多すぎたり、ガントチャートの編集に専門知識が必要なツールは、チーム全体が活用しづらく、運用が定着しません。
そのため、初めて触る人でも迷わず使えるシンプルなツールを選ぶことで、進捗管理を確実に運用し続けられるチーム体制がつくれます。
成功する進捗管理のやり方とツールのまとめ
これまで、効果的な進捗管理の手順、見える化の方法、進捗管理を徹底できるチームの特徴を中心にご紹介しました。
進捗管理を成功させるには、タスク整理や担当者・期限の明確化などでリスクを早期に把握することが重要です。さらに、遅延しない情報共有の仕組みやルールを整えることで、進捗遅れの早期検知や対応漏れを防げる運用基盤を築けます。
ただし、進捗管理を継続的に正しく行うには、誰でも簡単に情報の更新・共有ができるツールが不可欠です。ツールが複雑すぎると運用が止まってしまうので、シンプルで情報が一本化され、属人化しないツールを選びましょう。
結論、進捗管理と情報共有を一か所に集約できるのは、操作が直感的で誰でも使いこなせる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、「情報が散らからず、全員が迷わず最新状況を把握できるチーム体制」を実現しましょう。
