社員名簿とは、労働者の情報をまとめた書類であり、企業の規模や職種を問わず作成が求められています。また、労働基準法では、作成した名簿を3年間保存することや、情報が変更した場合に「遅滞なく」訂正することが義務付けられています。
とはいえ、なかには「社員名簿の書き方や記載すべき項目が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社員名簿の書き方と無料で使えるテンプレートをご紹介します。
- 社員名簿の具体的な書き方を知りたい
- 社員名簿のテンプレートを使って効率的に業務を進めたい
- 誰でも簡単に社員名簿を管理できるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、社員・労働者名簿の概要が分かるだけでなく、スムーズに作成できる方法が見つかります。
目次
社員名簿とは
社員名簿とは、社員の氏名や生年月日などの個人情報を記した書類です。「労働者名簿」や「従業員名簿」と呼ばれることもあります。
労働基準法第107条では、社員名簿の作成が義務付けられており、記入事項に変更があった場合には「遅滞なく」内容を訂正する必要があります。また、社員名簿の対象者は、原則雇っている労働者全員で、アルバイトやパートタイム労働者も含まれます。
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。前項の規定により記入すべき事項に変更があった場合においては、遅滞なく訂正しなければならない。引用：厚生労働省＞労働基準法社員名簿を正確に作成・整備せずに、労働基準法第107条に違反すると、30万円以下の罰金刑に処される可能性があるため注意しましょう。社員名簿が必要な場面
以下では、社員名簿が必要となる具体的な場面を紹介します。
- 人事管理・労務管理
社員の情報を一元管理するうえで、社員名簿は重要な役割を果たします。休暇管理や給与計算などに必要となるため、最新の情報に更新し続けなければなりません。- 行政調査
社員名簿は、労働基準監督署といった行政機関から提出を求められることがあります。また、補助金や助成金の申請するときにも必要となるため、適切に作成・管理しなければなりません。どちらの場面においても、情報の更新が簡単で、欲しい情報へアクセスしやすい環境で社員名簿を管理することが求められます。【どこまで書くべき？】社員名簿の9つの必須項目
社員名簿では、以下の9つの項目の記載が義務付けられています。
- 氏名、生年月日、性別
労働者の基本情報を記載します。なお、社員名簿には戸籍上の氏名を記載する必要があるため、間違いがないよう気を付けましょう。- 住所
住民票に掲載されている住所と実際の住所が異なる場合には、連絡が取れるように実際の住所を記載します。- 履歴
記載範囲について法的な決まりはありません。移動や配置転換といった社内での履歴を原則とし、必要に応じて社外履歴や最終学歴などの情報を記載しましょう。- 業務の種類
社内で労働者が担う業務内容を記載します。ただし、労働者が30人未満の場合、記入は任意です。- 雇用年月日
労働者の雇用を開始した日を記載します。労働者の採用が決定した日ではないため、注意しましょう。- 退職の年月日及び理由
退職後のトラブルを防ぐために、退社日とその理由をきちんと書き残しておきましょう。会社側が解雇する場合は理由の記載が必須ですが、社員側の都合で退職した場合、理由の記載は必要ありません。- 死亡の年月日およびその原因
社員が事故や病気などで死亡した場合、死亡日と死亡原因を記載します。これは、労務において「死亡原因が労災に当たるか」という重要な項目です。社員名簿を作成するときは、以上の項目が記載されているか確認して、情報に漏れがないようにしましょう。【無料で使える】社員名簿のテンプレート4選
ここでは、社員名簿の作成に便利な無料テンプレートをご紹介します。テンプレートを使えば、一から名簿を作成する手間を省けるのでおすすめです。PDF｜法律に即したフォーマルなテンプレート
こちらは、厚生労働省が提供する労働者名簿の無料テンプレートです。厚生労働省の公式ホームページで配布されている政府推奨の労働者名簿なので、法律で規定された項目を漏らさずに記載できます。Excel｜写真付きで管理する分かりやすさ重視のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。ワンクリックで顔写真を入れられるので、従業員の顔と情報を一致させやすいです。また、表の色を自由に変更できるので、視覚的に見やすい名簿を作れます。Excel｜横書きでシンプル！汎用性の高いテンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する社員名簿の無料テンプレートです。シンプルで汎用性が高いテンプレートです。ただし、社員名簿として使う場合は、性別や雇用年月日などの項目を追加する必要があります。Word・Excel・PDF｜一目で分かりやすい情報量を記載できるテンプレート
こちらは、テンプレルンが提供する従業員名簿の無料テンプレートです。従業員4人分のデータを用紙1枚で記録します。また、Word・Excel・PDFから形式を選べるので、使いやすい書式で従業員名簿の作成ができます。個人情報！？社員名簿を管理するときの注意点
社員名簿は個人情報であるため、管理するときは法律に則り、以下の5点に留意しましょう。
- 個人情報のため取り扱いに注意する
社員名簿は、個人情報を含む重要な文書ですので、取り扱いには注意が必要です。個人情報保護法や関連する規制にのっとり、従業員の個人情報を適切に管理することが求められます。- 情報に変更があった場合は速やかに更新する
社員の雇用条件や勤務状況が変化した場合は、速やかに社員名簿を更新する必要があります。法令順守するためにも適切な情報を保持し、人事管理や労務管理の精度を高めることが大切です。- 社員名簿も作成目的について説明する
個人情報の重要性が注目されている昨今、社員名簿を作成する目的や利用方法について、社員や関係者を明確に説明することが重要です。社員が自身の情報がどのように利用されているのかを理解し、安心感を得られます。- 不必要な共有は避ける
社員名簿は個人情報が含まれるため、不必要な共有は避けましょう。必要な社内関係者や業務上の目的にのみ、適切な範囲で情報を共有するようにします。- セキュリティ対策を行う
社員名簿の管理においては、セキュリティ対策を行うことが重要です。特に電子情報として人事情報システムの一貫として運用している場合、情報漏えいや不正アクセスを防ぐために、アクセス制限やパスワード保護などの対策を行いましょう。このように、社員名簿は個人情報保護の観点から厳重に扱わなくてはなりません。そのため、高度なセキュリティを備え、情報を適切に管理できる「Stock」のようなアプリを導入しましょう。社員名簿の作成にテンプレートを使うメリット
ここでは、社員名簿の作成にテンプレートを使うメリットについてご紹介します。具体的にどのようなメリットがあるのか知りたい方は必見です。（1）金銭的・時間的コストがかからない
1つ目のメリットは、金銭的・時間的コストがかからないことが挙げられます。WordやExcelにある無料テンプレートを使うことで、金銭面のコストが省かれます。そしてテンプレートを活用すると、ゼロから作成する手間も省けるため、時間的コストも省かれます。このように、金銭的・時間的コストが省かれ、負担を軽くすることができるのです。（2）必要な要素の漏れを防げる
2つ目のメリットは、テンプレートには社員名簿に必要な項目が網羅されているため、必要項目の管理漏れを防げます。また、実際の活用事例をもとに、使いやすい書式に工夫されているため、内容を均一化でき、名簿作成の効率化にもつながります。そこで、厚生労働省などの公的機関や上場企業など、信頼性の高い組織が配布しているテンプレートを使うとより安心です。（3）電子媒体で管理できる
3つ目のメリットは、ダウンロードしたテンプレートはそのまま電子媒体として利用できるものが多いです。電子媒体は紙媒体と比較して管理・活用がしやすい点がメリットです。メールやファイルサーバーなどを利用して共有できるので、作業をする時に保管場所へ出向く必要がなくなります。そこで、「Stock」のような、ダウンロードした社員名簿のテンプレートを管理・即共有できるツールを使うことで、作業も管理も簡単になります。このように、テンプレートを使うことで様々なメリットが存在します。自身の業務効率を上げるためにも是非活用してみましょう。社員名簿をExcelで管理する5つのデメリットとは
ここでは、社員名簿をExcelで作成・管理するデメリットについて解説します。手軽に使えるExcelですが、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。（1）管理が属人化する
Excelを使うと、社員名簿の管理が属人化しやすいです。Excelなどの計算ソフトは、関数やマクロを組み込むことで作業を効率化できる反面、使いこなせる社員が限られてしまい管理が属人化します。そのため、担当者が異動や退職した場合に、従来通りに名簿を運用できなくなる事態につながるのです。とくに、ITに慣れていない社員が多い場合は、Excelよりも簡単かつ効率的に名簿を管理できるツールを使いましょう。（2）セキュリティ面に不安がある
セキュリティ面に不安があることもExcelのデメリットです。Excelは本来、表計算を目的としているため、情報管理において大切であるセキュリティ面は万全ではありません。具体的には、ファイルの誤送信による情報漏洩や、外部からの不正アクセスといったリスクが伴うのです。社員名簿は住所や生年月日などの個人情報を扱うので、セキュリティに不安が残るExcelでの管理は控えましょう。（3）権限の設定がしづらい
Excelでは閲覧者や編集者の範囲が大きく、細かい権限の設定がしづらいです。Excelでは、パスワードを設定して閲覧や編集を制限できますが「シート内の一部の情報は管理者のみ閲覧可能」といった細かな権限設定はできません。そのため、特定の情報のみを共有したい場合は別のファイルを作る必要があり、管理が複雑になりやすいのです。とくに、社員名簿には個人情報が含まれるので、必要に応じて閲覧権限を設定する必要があります。そのため、フォルダごとにメンバーもしくは部署単位で、閲覧・権限を簡単に設定できるITツールを使うと便利です。（4）情報がすぐに見つからない
Excelでの管理では、情報がすぐに見つかりづらく不便です。たとえば、探したい情報があるときに、いちいちファイルを開いて検索しなければなりません。また、部署ごとに分けるなどして複数のファイルで情報を管理していると、なおさら手間や時間がかかってしまいます。以上のように、Excelは検索性に乏しく、業務がスムーズに進まない恐れがあるので、検索性の優れた管理方法を検討するのがおすすめです。（5）更新が滞りやすい
Excelで社員名簿を管理している場合、内容の更新に手間がかかります。具体的には、Excelのようなファイル形式のものは、ファイルが開くまでにタイムラグが生じるため、社員にとってストレスとなりやすいです。そのため、更新作業が後回しになってしまい、最新情報に更新できていないことがしばしば起こり得るのです。また、Excelでは適切に管理できる情報量に限界があるので、とくに社員数が多い大企業においては、どこに・どの社員情報があるかが把握しづらいです。したがって、人事異動などで変更があったときにスムーズ更新できるような、ITツールを活用するのがおすすめだと言えます。【必見】社員名簿を簡単に管理・共有できるツールとは
以下では、社員名簿を簡単に管理・共有できるツールをご紹介します。社員名簿を作成するときは、Excel・Wordなどのテンプレートを使用すると効率よく作成できるうえ、必須項目が抜け漏れる心配もありません。しかし、ファイル管理が煩雑になりやすく、情報の更新が面倒な点がデメリットです。そこで、社員名簿をリアルタイムで共有・更新できるITツールを導入することで、管理の手間を大幅に削減できます。ただし、社員情報は重要な社内データであるため、すぐに共有できることに加え、セキュリティ体制が整っていることが重要です。したがって、自社が社員名簿の管理に導入するべきは、シンプルな操作性で社員名簿を管理しながら、即共有できるツール「Stock」一択です。Stockでは、「ノート」に紐づかれている「メッセージ」を使うことで、作成した社員名簿を社内メンバーに即共有できるのです。また、フォルダ単位でアクセス権を限定できるため、関係のない社員による閲覧や、誤って社外に共有してしまうリスクを防げるのです。誰でも簡単に社員名簿を管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0
弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0
特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
★★★★★ 5.0
元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。
社員名簿の記入例とポイント
以下は、Stockで社員名簿を作成したイメージ図です。Stockの「ノート」には、テキストや画像を残せるほか、表を作成することも可能です社員名簿は法令を遵守し、必要な項目を正確に記載するのが重要です。また、情報が最新の状態でないと、情報を実際に利用するときに不都合が生じてしまうため、一定の期間を経たら社員全員の情報を確認するなどの対策が必要です。しかし、社員情報を複数の端末やファイルで管理していると、どれが最新か分からない、必要な情報にすぐにアクセスできないなど、確認や更新のたびに社員の負担が増えてしまいます。したがって、社員情報を一元管理し、誰でも迷わず目的の情報にたどり着ける「Stock」のようなツールを導入し、情報の利便性を高めるのが最適だと言えます。社員名簿の書き方やテンプレートまとめ
これまで、社員名簿の書き方やテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。法律で作成が義務付けられている社員名簿は、テンプレートを使うと効率よく作成業務を進められます。しかし、Excelで管理すると、作成のたびにテンプレートを探す手間がかかるだけでなく、セキュリティの観点からも不安が残るのです。そこで、社員名簿の管理には「テンプレート機能が搭載されており、編集制限やアクセス制限をかけられるツール」を使いましょう。ただし、操作性がシンプルで、必要な社員情報へすぐにアクセスできるツールでなければ、業務の遅延に繋がります。結論、社員名簿の作成と管理に最適なツールは、シンプルな操作性で社員名簿を管理しながら、セキュリティ対策も万全なツール「Stock」一択です。ぜひ「Stock」を導入して、正しく社員名簿を運用しましょう。
