社内の文書を適切に保管しなければ、重要な資料が埋もれてしまったり、古い情報が混ざってしまったりするリスクが高まります。そこで、文書管理台帳に記録を残せば、社内で保管する書類を一覧化できるので整理しやすくなります。
しかし、なかには「文書管理台帳を作りたいが、記載すべき項目がわからない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート4選やおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 文書管理に便利なテンプレートを探している
- 文書管理台帳の作り方や記載すべき項目を教えてほしい
- 自社に最適な情報管理ツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、文書管理台帳を簡単に作成・管理する方法がわかります。
目次
文書管理台帳とは
文書管理台帳とは、社内文書の「文書名や作成・更新日、保存場所や保管期間」を記載した一覧表を指します。
台帳で文書を管理することで、「目的の文書の保管場所がわかりやすい」「期限を守って保存できる」メリットがあります。とくに、保存すべき期間が法律で決まっている法定保存文書は適切な管理と、慎重な取り扱いが求められるのです。
そこで、文書管理台帳で文書の情報を一元管理すれば、書類の整理がしやすくなります。
【エクセル】文書管理台帳の作成に便利なテンプレート4選
ここでは、文書管理台帳の作成に役立つエクセルテンプレートを4つご紹介します。短い時間で効率的に文書管理台帳を作成したい方は必見です。
記載項目が充実しているテンプレート
こちらは、文書に関する記載項目が充実しているエクセルテンプレートです。
ファイル名や保管場所だけでなく、作成部署や公開レベル（編集・閲覧の可否）まで記載可能です。また、各項目には絞り込み検索機能も備わっており、[▼]をクリックすると検索条件を設定できます。
改版日が5枠あるテンプレート
こちらは、文書の改版日が5枠設けられているエクセルテンプレートです。
文書管理において、改版日の記録は「最新の情報と古い情報を混同しない」点で重要です。このテンプレートは改版日も一覧で残せるので、該当の文書を開いて確認せずとも、文書管理台帳上で最新の改版日がわかります。
エクセルで契約書も管理できるテンプレート
こちらは、エクセルで契約書も管理できるテンプレートです。
保存期間や具体的な廃棄年月日を記載する項目が含まれており、該当の文書をいつまで保管すべきかがひと目でわかる仕様になっています。そのため、契約書の管理にも使えるうえ、不要な文書を残し続ける事態を防げるのです。
シンプルで使いやすい文書保存テンプレート
こちらは、シンプルで使いやすい文書保存テンプレートです。
上段に部署名、担当者名、保存満了日を、下段に文書No.と文書名を記載できます。シンプルな設計のため、職種を問わず、あらゆるシーンで使用可能です。
＜作り方＞文書管理台帳に記載すべき項目
文書管理台帳に記載すべき項目は以下の5つです。
- 作成日
- 文書の種類・タイトル
- 作成部署
- 保存期間
- 備考欄
文書管理台帳を作成するときは、いつ・誰が・どのように書いた文書か一目でわかるように項目を定める必要があります。項目数は任意ですが、他にも文書の概要、閲覧権限、保存場所などが項目としてあると、わかりやすい文書管理台帳が作成できます。
文書を上手に管理する5つのポイント
社内の文書を正しく保管するには、管理上で気を付けるべき点がいくつかあります。そこで以下では、文書管理のポイントを5つ紹介します。
ポイント1｜文書に管理番号を付ける
文書管理における1つ目のポイントは、文書に管理番号を付けることです。
文書に番号を付けると情報が番号に紐づくので、ITツールで管理する場合はとくに検索性が上がります。ただし、混乱を防ぐために採番基準を統一するようにしましょう。
たとえば、文書を作成した順番に通し番号を1から「00001、00002、00003…」とつけます。さらに部門ごとにアルファベットを付けて分類すると文書は「A00001、B00001、C00001…」と整理され、すぐに目的の情報を入手できるのです。
ポイント2｜マニュアルを作成する
文書管理における2つ目のポイントは、マニュアルの作成です。
文書管理に関わるマニュアルを作成し、共有しましょう。管理のルールを統一し、ナレッジとして蓄積すれば、社員は繰り返し参照できます。
また、新入社員は、マニュアルを読めば文書管理のルールがわかるので、わざわざ他の社員に聞く手間が省けるのです。
ポイント3｜関係者へ適切に共有する
文書管理における3つ目のポイントは、関係者へ適切に共有することです。
社内文書の中でも、顧客の情報や機密情報を含む重要な書類は、情報漏えい防止のため必要なメンバーにのみ共有するべきです。たとえば、「関係者のみが入室できる場所で保管する」「電子データの書類は閲覧・編集権限を設定する」などの対策が必要になります。
このように、関係者が文書を正しく取り扱える体制を整えましょう。
ポイント4｜適切に情報を更新する
文書管理における4つ目のポイントは、適切に情報を更新することです。
マニュアルや社内規定などのルールを定めた文書は、企業の現状に合わせた定期的な見直しが欠かせません。また、改定を実施した場合は改定の日付や変更内容を正しく残す必要があります。
そこで、文書管理台帳を活用して管理すると、文書が一覧化されるので、どの資料の情報を更新すべきか一目でわかります。
ポイント5｜保存期間に合わせて書類を整理する
文書管理における5つ目のポイントは、保存期間に合わせて書類を整理することです。
文書によっては国税庁標準文書保存期間基準で保存期間が定められており、保存期間が満了になる前に廃棄すると税務調査で指摘が入ったり、控除の対象外になったりするリスクがあります。そのため、文書管理において保存期間の遵守は必須です。
そこで、「Stock」のようなITツール上で文書の保管場所や保存期間をまとめておくと、パソコン・スマートフォンからいつでも簡単に確認できるため、誤って書類を破棄するリスクを減らせます。
【注意】エクセルで文書を管理するデメリット
エクセルで文書を管理すると、複数人でのリアルタイムな更新や共有が難しい点がデメリットです。
前提として、文書管理の目的は「最新の情報をチーム全員がいつでも活用できる状態にすること」にあります。
しかし、エクセルでは「最新版がどれかわからない」「同時に編集できない」といった不便さがあり、更新されず、古い情報のまま放置されてしまうリスクがあります。
そこで、「Stock」のように、チーム全員でリアルタイムに情報を共有・更新できるツールを導入すれば、誰でも迷わず最新の情報にアクセスでき、管理の悩みを解消できるのです。
【必見】文書管理台帳を簡単に運用できるおすすめのツールとは
以下では、文書管理台帳を簡単に運用できるツールをご紹介します。
文書管理台帳はテンプレートを使用することで、作成の手間を省くことができます。しかし、台帳は「作って終わり」ではなく、チームで共有し、常に最新の状態へ更新し続けなければ意味をなしません。
そこで、社内文書を簡単に管理するには、「情報の共有・管理に最適なITツール」を導入しましょう。ただし、多機能なアプリを選ぶと、ITが苦手なメンバーは使いこなせないため、「誰でも使えるシンプルなツール」を選ぶべきです。
結論、社内の文書管理には、誰でも簡単に社内の情報の管理・共有ができるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、記録された情報はリアルタイムで共有されるため、円滑な情報の記録・共有が実現します。また、「ノート」にはファイルも添付できるため、エクセルなどで作成した文書管理台帳や他の資料の管理・共有を効率化するのに役立ちます。
エクセル管理の悩みを解消！社内の情報管理に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【番外編】文書管理台帳はISO9001の取得に必要？
ISO9001の取得には、文書管理台帳の作成は必須ではありませんが、認証を受けるのに役立つことがあります。
ISO9001は、一貫した製品・サービスの提供や顧客満足度の向上を目的とした、マネジメントシステムの規格です。認証には、マニュアルの文書化や記録用紙の整備が求められるため、文書管理台帳を使えば、これらを達成できます。
文書管理台帳を作成するときには、要求事項を確認しながらルールを定めましょう。また、文書管理が簡単にできる「Stock」のようなシステムを利用すれば誰でも効率的に作成が可能です。
文書管理台帳の作成に便利なテンプレート4選まとめ
これまで、文書管理台帳の作成に便利なテンプレート4選や、おすすめのツールを中心にご紹介しました。
文書管理台帳は、社内文書に関する情報をまとめた台帳であり「書類を探しやすくする」「適切な期間保存する」点で必要です。ただし、エクセルでの管理は「同時に編集できない」「更新が面倒」といった不便さから、形骸化しやすいため注意しましょう。
チーム内で台帳がリアルタイムに共有されていないと、最新の情報や保管場所がわからず、結果として業務が進まなくなってしまいます。そこで、文書管理台帳を含む社内の文書を、チーム全員が簡単に更新・共有できるITツールを活用することで、管理の負担を最小限に抑えることができます。
結論、誰でも簡単に操作可能かつ、チーム全員でリアルタイムに情報を共有できるツール「Stock」が最適です。文書管理台帳だけではなく、ほかの社内文書管理にも活用すれば、社内の情報をメンバー内で共有しやすい体制が整います。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「Stock」を使って、文書管理の悩みを解消しましょう。
