裁量の大きい仕事を任されたり、業務の量が増えたりした場合は仕事を効率的に回す必要があります。仕事を効率化すれば、時間に圧迫されるストレスもかかりません。
しかし「仕事を効率化したいが効果的な方法が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事を効率化できるアイデア7選とテクニックを中心にご紹介します。
- 日々の業務を効率化できる方法を知りたい
- すぐに効率化できるアイデアを教えてほしい
- 誰でも簡単に業務効率化を行えるツールを導入したい
という方は今回の記事を参考にすると、仕事を効率化させる効果的な方法が分かり、より多くの時間を確保できるようになります。
目次
業務効率化とは
業務効率化とは、無駄な業務をなくし非効率な作業を改善することです。業務の自動化やITツールの導入、フローの見直しなどの施策を行うことで、業務の効率化に繋がります。
業務が属人化していたり、情報が分散している状態では、確認や引き継ぎに時間がかかり、本来注力すべき業務に十分な時間を割けません。業務効率化によって作業の進め方を整理すれば、日々の無駄を減らし、安定した業務運用につなげられます。
そのため、業務効率化を実現するには、業務の流れや情報の扱い方を見直すことが重要です。
仕事を効率化できる8のアイデア
ここでは、仕事を効率化できるアイデア7選をご紹介します。現状の業務体制が非効率でストレスになっている方は必見です。
（1）朝一にタスクの優先順位を決める
まずは、仕事を効率化するアイデアとして、朝一にタスクの優先順位を決めることが挙げられます。
朝一の段階で「一日ですべきタスク」を洗い出して優先順位を付ければ、新しいタスクが出てくるたびにスケジュールを組み直す無駄な時間がかかりません。
ただし、優先度を決めるのは主観に頼るのではなく、各タスクにおける緊急性・重要性の高さを適切に判断する必要があります。
（2）重要度の高い仕事は午前中にする
次に、重要度の高い仕事は午前中にするのも大切です。
人間の「集中力が高まる時間」「思考に適した時間」は午前中とされています。また、優先度の高い仕事を午前中に完了させておくと心理的な安心感も得られるので、余裕を持ってタスクを進められるのです。
しかし、万が一集中力が切れてしまった場合は、簡単なタスクから片付けて集中力を取り戻しましょう。
（3）タスクを細分化する
次に、タスクを細分化するのも仕事の効率化につながります。
タスクを細分化すると中間目標が明確になるので、長期プロジェクトの場合でも全体の進捗管理がしやすくなります。その結果、ひとつのタスクへの集中力もアップするのです。
ただし、ひとつの締め切りに遅れると、その後の業務も連鎖的に滞りかねないので注意しましょう。
（4）終わりの時間を決める
終わりの時間を決めるのも仕事効率化に役立ちます。
仮に、終了時間を決めないまま作業を続けてしまうと、想定よりも多くの時間がかかって残業の原因になります。しかし、時間を決めれば逆算しながらタスクを進められるので、より効率的に作業が完了するのです。
ただし、各メンバーのキャパシティを考慮して、終了目安は必ず実現可能な範囲に設定すべきです。
（5）こまめに休憩を取る
こまめに休憩を取るのも、仕事を効率化するのに必要です。
長時間作業を続けてしまうと、集中力が低下してかえって業務のペースが滞る恐れもあります。したがって、効率的に業務を進めるためにはこまめに休憩を取り、集中力を回復させるのが大切です。
また、仕事と休憩の理想的なサイクルは「25分集中+5分休憩」とされているので、生産性を向上させるためにも積極的に実践しましょう。
（6）業務の進め方を見直す
効率良く仕事するには、業務の進め方の見直しも大切です。
たとえば、新しく引き継ぐ業務で「前任者と同じやり方で問題ない」としてしまうと、手順だけが形骸化し、実際は不要だったり簡略化できたりする作業を続けてしまう恐れがあります。
したがって、仕事の些細な部分に気を配るのはもちろん、業務の進め方そのものに改善点がないか確かめるのも重要なのです。
（7）ITツールを活用する
仕事を効率化するにはITツールの活用も欠かせません。
ITツールを使えば仕事の情報がすべて一元管理されるので、個人に確認しなければ分からない進捗状況も瞬時に把握できます。また、情報共有にわざわざメールや電話を使う手間も省けるのです。
ただし、多機能で複雑なツールだと、社員によっては使いこなせず、仕事が非効率になる恐れもあります。そのため、「Stock」のような、誰にとっても使いやすいツールを選択しましょう。
（8）人員の配置を見直す
業務効率化を図る上で、従業員のスキルや経験、適性に応じた最適な人員配置は欠かせません。
各業務に必要なスキルや人員数を把握し、適切な人材を適切な部署やポジションに配置することで、業務の質とスピードが向上します。
従業員の適性を活かした配置は、モチベーション向上や離職率の低下に繋がります。人員配置の最適化は、組織全体のパフォーマンス向上に寄与する重要な施策です。
仕事を効率化する3つのテクニック
ここでは、仕事を効率化する3つのテクニックをご紹介します。ひとつの作業に無駄な時間をかけないためにも、以下のテクニックを必ず実践しましょう。
コツ1｜仕事の期日・目的を明確にする
まずは、仕事を効率化するコツとして目標を明確にすることがあります。
「いつまでに作業を完了させるか」「期日までにどれほどのタスクを終わらせるか」といった目標があれば、逆算によって仕事をスムーズに回せるようになります。さらに、組織で共通意識を持てることから、質やスピードのばらつきが減ります。
以上のような環境をつくるためにも、あらかじめ仕事の最終目標を明確にしたうえで組織内で共有しましょう。
コツ2｜必要な情報がすぐに見つかるようにする
必要な情報がすぐに見つかるようにするのも、仕事を効率化するコツです。
書類などのデータを整理して必要なときにすぐに見つかるようにすれば、目的の情報を探し出す時間が削減されるので仕事の効率化につながります。
また、書類が散在しなくなれば集中力アップも図れるので、顧客ごとに資料をファイル化するなど情報は適切に整理しましょう。
コツ3｜チームで活発な情報共有をする
最後に、チームで活発な情報共有をするのも必須です。
チームでの情報共有が円滑であれば、各人のタスクの進捗状況やスケジュールもリアルタイムで把握できます。そのため、期日直前までタスクの遅れに気づかず、慌ててスケジュール調整やタスクの再配分をする事態を防げるのです。
ただし、メールは埋もれてしまい、電話ではメモをしなければならないので面倒です。一方、チャットであれば、メールより手軽にやりとりできるうえに、リアクション機能で即座に反応できます。
なかでも、「Stock」のように、チャット機能を備えながらも機能に過不足のないツールであれば、誰でも円滑にコミュニケーションがとれます。
【担当者必見】仕事が効率良く進められる方法とは
以下では、仕事が効率良く進められる方法をご紹介します。
業務の進め方が非効率な現状を改善するには、ITツールを導入しましょう。なぜなら、WordやExcelなどのアナログな手法で仕事をしていては、「情報共有に手間がかかる」「ファイル管理が煩雑になる」といった課題を解消できないためです。
そこで、仕事の基本となる「情報の共有・管理を効率化できるITツール」を選択するべきです。ただし、多機能すぎるツールを導入しても、うまく使いこなせず、結果的に業務の効率化を下げてしまっては本末転倒です。
したがって、自社に導入するべきツールは、誰でも簡単に操作でき、スムーズに社内情報などを共有・管理できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に直接情報を書き込むことで、その都度ファイルを開かずとも、即内容の確認・編集ができます。また、「ノート・メッセージ・タスク」の情報共有に過不足がない機能のみが備わっているので、操作性もシンプルでスマホからでも使いやすいのです。
社内情報を効率的に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
業務効率化のメリット
ここでは、業務効率化のメリットについてご紹介します。業務効率化を行うことで得られるメリットを知りたい方は必見です。
- 生産性の向上
- 利益率の向上
- 労働時間の減少によるコスト削減
- 属人化を解消
- 従業員満足度の向上と離職率の低下
業務の無駄やばらつきを減らすことで、限られた時間や人員でもより多くの成果を出せるようになります。たとえば、手作業だった集計業務を自動化するだけで、毎日30分＝月間10時間以上の工数削減が可能になります。
業務効率化で人件費や管理コストを抑える一方で、営業活動や商品開発など、利益に繋がる仕事に時間や人材を振り向けられるようになります。その結果、売上が増え、かかるコストを抑えられるため、会社に残る利益の割合が高まります。
定型業務や重複作業を見直して不要なプロセスを減らし、マニュアル整備によって「聞く・迷う」時間を削減することで、業務時間そのものを短縮できます。業務のスリム化は、従業員の負担が軽くなり、コストと生産性のバランスが向上します。
特定の人の経験や知識に依存していると、引き継ぎも難しくなり、組織としての安定性が損なわれます。そこで、業務マニュアルやテンプレートを整備し、手順や判断の基準を明確にすると、誰でも同じ品質で業務を進められる体制が実現します。
ムダの多い業務や、非効率な体制が続くと、従業員のモチベーションは低下しやすくなります。業務効率化によって作業負担が軽減されることで、働きやすさや仕事への納得感が向上し、従業員満足度が高まります。
このように、業務効率化を行うことで、生産性や利益率の向上、属人化の解消など、様々なメリットが存在します。
AIを使って仕事を効率化する方法
ここでは、AIを使って仕事を効率化する方法を2つ紹介します。以下の内容を実践すると、人数が少ない企業でも仕事をスムーズに進められます。
（1）対話型AIサービスを使う
1つ目の方法は、対話型AIサービスを使うことです。
対話型AIサービスとは、ChatGPTやGeminiなどのチャットサービスを指します。対話型AIは、人間のように自然な会話が可能なAIなのです。
そのため、専門的な知識がなくとも簡単に、データ分析や資料の作成・知りたいことが調べられる点が特徴です。
（2）AI機能が備わったビジネス向けツールを使う
2つ目のAIを使って仕事を効率化する方法は、AI機能が備わったビジネス向けツールを使うことです。
AI機能を備えたツールとしては、Copilotなどが挙げられます。ビジネス向けのツールのため、業務の効率化に役立つAI機能だけに絞り込まれています。
また、ビジネスでの利用に適したセキュリティ基準で社内情報が守られるため、安心して導入できます。
仕事を効率化できる人の特徴
ここでは、仕事を効率化できる人の特徴を3つご紹介します。スムーズに仕事を回せているチームとの差分を埋めたい方は必見です。
特徴1｜正しく目標設定する
まずは、仕事を効率化できる人の特徴として、正しく目標設定している点があります。
仕事を効率的に進められる人は、与えられた仕事に対して最初に目標を設定します。そして、設定した目標から逆算したうえで「いつまでに、どれほど仕事が完了していなければならないのか」を可視化するのです。
以上のように事前に目標を設定すれば、仕事の方向性が途中で逸れる心配もありません。
特徴2｜助けを求められる
助けを求められるのも仕事を効率化できる人の特徴です。
仕事を効率的に進められる人は、仮にタスクが遅れている場合でも余裕のある人に助けを求められます。その結果、チーム全体の進捗が滞る事態を防げるのです。
部署やプロジェクトチームなど、日々の仕事は常に組織で進めるケースが大半です。そこで、日常的にコミュニケーションをとっていれば、トラブルが起きた際にすぐに助けを求められる環境をつくれます。
特徴3｜取捨選択をすぐに判断する
仕事を効率化できる人は取捨選択をすぐに判断する特徴もあります。
仕事を効率化するには”やるべき仕事”と”やらなくても良い仕事”の判断が重要です。取捨選択の判断が早ければ、重要度の低い仕事に時間をかける心配もありません。
したがって、効率良く仕事をするためには、優先順位をつけながら作業の取捨選択をスピーディに進める必要があります。
特徴4｜こだわりが強すぎない
最後に、効率良く仕事ができる人にはこだわりが強すぎない特徴もあります。
仕事に対して必要以上のこだわりを持ってしまうと、本質とは関係のない部分にも注力して無駄な時間が発生します。しかし、効率的に仕事を進められる人は、妥協点を作りながら生産性が落ちない手前で仕事を切り上げています。
そのため「書類作成では細かい文言の修正に時間をかけ過ぎない」など、完璧主義にならない意識を持ちましょう。
業務効率化の8原則とは
業務効率化の8原則とは、労働時間を削減し、働き方を見直すための考え方を示したものです。業務効率化を行う時、まずは、以下の8原則について考えましょう。
日常的に行われている業務をこの原則と照らし合わせて、改善できるポイントがないか洗い出すのが基本的な考え方です。
仕事を効率化するアイデアやテクニックまとめ
これまで、仕事を効率化するアイデアやテクニックを中心にご紹介してきました。
仕事を効率化するには、事前に目標を明確にしたうえでタスクの優先順位を付け、チームで活発なコミュニケーションを取っていく必要があります。また、あらゆる情報が一元化される”ITツール”を使うと、情報共有にかかる時間も大きく減らせるので効果的です。
ただし、複雑なツールでは操作方法を教えるのに無駄な時間がかかり、かえって仕事が非効率になりかねません。このような事態を防ぐためには「ITリテラシーが低くても説明なしで使えるシンプルなツール」が必須なのです。
結論、仕事を効率化するには、誰でも簡単に操作でき、スムーズに社内情報などを共有・管理できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」であらゆる仕事を効率化し、日々のストレスを解消しましょう。
