提案書は、社外の取引先に自社製品をプレゼンするときに使われる書類です。提案が受け入れられるか否かは会社の業績にも関わるので、クライアントに刺さる提案書を作成する業務は重要だと言えます。
しかし、内容が伝わりやすい提案書を一から作るのは、簡単なことではありません。そのため、なかには「説得力のある提案書が作れない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝わりやすい提案書の書き方や構成例、失敗例を中心にご紹介します。
- 相手に伝わる提案書の書き方を知りたい
- 提案書の作成に時間がかかっているため、コツを把握して作業時間を短縮したい
- 「クライアントが納得する提案書」の作成手順を仕組み化したい
という方はこの記事を参考にすると、効果的な提案書を書くコツが分かり、相手に刺さる提案の実現につながります。
目次
提案書とは
以下では、提案書の重要性や企画書との違いについて紹介します。まずは、提案書の概要を確認しておきましょう。
提案書の重要性
提案書とは、「”クライアントまたは自社の課題解決に必要となる提案内容”をまとめた資料」を指し、極めて重要です。
とくに、クライアントに対する提案書は、自社製品・サービスを導入してもらう目的で作成します。したがって、社外向けの提案書を作成するときは、“自社製品・サービスがどのようにクライアントの課題へアプローチできるか”を意識することが重要です。
このように、提案書はクライアントのニーズに合致する解決策・提供する価値を伝えるために不可欠なのです。
提案書と企画書の違い
提案書と企画書では、記載内容に違いがあります。
提案書は、業務上やビジネス上の課題を提示し、「改善・解決するまでのプロセスを具体化したもの」を記載します。一方、企画書には「実行可能なアイディアやプラン」を記載するのです。
両者は混同しやすいため、上記の違いを押さえて区別しておきましょう。
伝わりやすい提案書の構成例
ここからは、伝わりやすい提案書の構成例をご紹介します。以下を参考にすれば、情報に抜け漏れのない提案書を簡単に作成できます。
基本事項
冊子や複数ページの提案書を作成する場合は、以下の基本事項を押さえましょう。
- 表紙（タイトル）
- 挨拶文
- 目次
- 提案概要
- 費用
- 提案概要
誰に向けた何の資料なのか、端的に記載します。
クライアントに対して、提案の機会を貰えたことへの感謝を伝えます。
どのような流れで提案をするのか、一目で分かるように記載します。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
ただ費用を記載するのではなく、提案内容や解決のメリットに照らして納得感を与えることがポイントです。
何をどのように解決できるのか概要を示し、相手の興味を引き立てます。
各項目では要点を押さえ、文章が冗長にならないように心がけましょう。
課題と原因
次に、クライアントが抱える課題と原因を記載します。
クライアントの課題を適切に伝えるには、相手にとって理想的な状態と現状とのギャップを定量的に示す方法が効果的です。なぜギャップを埋められず、理想的な状態にならないのか、客観的なデータを使って説明すると説得力が増します。
このように、提案書は、クライアントが置かれている状況を俯瞰できるように作りましょう。解決が必要な課題と原因を明確化することで、次に記載する解決策の有効性が伝わりやすくなります。
課題に対する解決策
課題と原因を示したら、課題に対する解決策を記載します。
解決策は、クライアントの課題へどのようにアプローチするか明確化したうえで、施策によってどのように改善されるのか、イメージしやすく書くべきです。なぜなら、クライアントにとってメリットがわからない提案は受諾に結びつかないためです。
解決策の信憑性を上げるには、「同様の施策を実行した他社の事例」を例示すると再現性をアピールできます。
提案書の構成例のまとめ表
伝わりやすい提案書の構成例をまとめた表を掲載します。
| 項目 | 記載事項 |
|---|---|
|
表紙
(タイトル) |
誰に向けた何の資料か、一目で分かるように書く |
|
挨拶 |
提案の機会を貰えたことへの感謝を伝える |
| 提案概要 |
何をどのように解決できるのか、相手の興味を引き立てる |
| 目次 |
どのような流れで提案するのか、全体の構成を示す |
| 課題 |
顧客の理想像と現状のギャップを示す |
| 原因 |
なぜギャップを埋められないのか定量的に示す |
| 解決策 |
施策を実行した事例を紹介しつつ、提案を受諾したときのメリットを定量的に示す |
| 費用 |
提案内容や解決のメリットに照らして、納得感を醸成しながら記載する |
| 会社概要 |
自社の所在地や事業内容を記載する |
以上の表を参照して、提案書に記載する項目や押さえるべきポイントの抜け漏れを防ぎましょう。
提案書の書き方と流れ
以下では、「提案書の書き方・流れ」を3つに分けて解説します。提案書は、以下のステップに沿って作成しましょう。
現状の課題の明確化と解決策の検討
まず、課題を明確にして解決策を考えましょう。
提案書の目的は、「クライアントの抱える課題に対する解決策を示す」ことなので、始めに課題を明らかにする必要があります。そのうえで、フレームワーク等を活用して、多様な観点から「課題に対する解決策」を検討します。
このように、提案書の作成では、最初に内容の核となる「課題と解決策」をはっきりさせるのです。
予算・期間の設定
次に、具体的な予算・期間を決定しましょう。
提案の内容自体は良くても、クライアントの想定を大幅に越える予算やタイトすぎる無理なスケジュールでは、実現が難しくなります。そのため、具体的かつ適切な数字を設定しましょう。
予算があれば、クライアントは「費用対効果」を推定できます。また、スケジュールについても、実際に取り組んだ時のイメージがしやすくなるため、提案を受け入れてもらえる可能性が高まります。
提案書の作成
最後に、提案内容をまとめて資料に落とし込みます。
提案書には、読み手が求める情報を過不足なく記載することが重要なので、情報の取捨選択を意識しましょう。また、専門的な知識を要する内容の場合は、注釈などを使いながら相手がスムーズに理解できる文章を心がけます。
以上のように、提案書作成の最後のステップでは、検討した内容を「相手にとって分かりやすいこと」を念頭にまとめるのです。
伝わりやすい提案書を書く5つのコツ
ここからは、伝わりやすい提案書を書く5つのコツを紹介します。クライアントへの提案を成功させるために、以下のコツを意識して提案書を作成しましょう。
（1）課題を正確に把握する
まずは、クライアントの課題を正確に把握することが重要です。
クライアントの課題を正確に把握していれば、的確な解決策を提示できます。また、課題を分析した結果も併せて提示すれば、説得力が増すので提案を前向きに検討してもらいやすくなります。
課題の正確な把握と分かりやすい提案書をつくるために、以下の3つのビジネスフレームワークを活用しましょう。
＜6w2h＞
分かりやすい提案書に共通しているのは、6W2Hが明確であることです。そのため提案書には以下の要素を落とし込みましょう。
- When（いつ）
- Who（だれが）
- What（なにを）
- Where（どこで）
- Why（なぜ）
- Whom（だれに）
- How（どのように）
- How much（いくら）
このように、6W2Hの項目を意識しながら文章を作成すれば、「課題と解決策」を具体化できるので、提案自体が伝わらないという最悪の事態を回避できます。
＜3c分析＞
3C分析は、論理的な提案書・企画書を書くときに効果的なフレームワークです。
- Customer（顧客）：顧客のニーズや市場環境
- Competitor（競合）：競合他社の強さ、市場シェア率などの現状
- Company（自社）：自社の強みやブランドイメージなどの現状
これらの3つの視点を持つことで、バランス良く現状を整理しながら「課題と解決策」を分析しやすくなります。
＜SWOT分析＞
SWOT分析とは、現状分析と提案の目的と全体像を把握するためのビジネスフレームワークです。
- Strength（強み）：内部環境のプラス要素となる自社の強み
- Weakness（弱み）：内部環境のマイナス要素となる自社の弱み
- Opportunity（機会）：自社に好影響を与える外部環境のプラス要素
- Threat（脅威）：自社に悪影響を及ぼす外部環境のマイナス要素
上記のように、内部と外部の両方の現状を把握することで、客観的に提案の目的や全体像を捉えることができます。
（2）提案を受諾するメリットを記載する
提案を受諾するメリットを記載することも、伝わりやすい提案書を書くポイントです。
メリットが伝われば、クライアントは提案を受け入れたときの状況を具体的にイメージできるようになります。提案書には数値を用いて情報を記載すると、客観的な視点からクライアントに提案のメリットを示せます。
したがって、提案書には必ず定量的なメリットを書くようにしましょう。
（3）実現性の判断材料を明記する
3つ目に、実現性の判断材料を明記しましょう。
新しい事業やプロジェクトを立ち上げる際は、周囲の理解や協力を得ることが事業推進の成功の鍵となります。そこで、実現可能性や費用対効果を判断材料にするのです。
そのため、提案内容の実現可否の判断材料として、スケジュールや費用などを提示して、相手が納得して判断できるようにしましょう。
（4）テンプレートを利用する
最後に、伝わりやすい提案書にするために、テンプレートを利用するのも有効です。
体裁が整っていない提案書では見づらく、クライアントは内容に集中できません。また、提案書を一から作成していると時間がかかるので、ほかの業務時間を圧迫する可能性もあるのです。
そのため、自社にマッチした提案書のテンプレートを利用しましょう。ただし、パワーポイントなどのファイルは管理が面倒なので、「ナレカン」のような情報共有ツールを使って、自作したテンプレートをすぐに呼び出せる仕組みを作るのがおすすめです。
（5）数字に落とし込む
最後に、数字に落とし込んで定量的な情報を記載しましょう。
提案内容の効果を齟齬なく伝えるために、数値や金額、効果を定量的なデータを用いて表します。例えば、「人件費を○％削減する」「売上を○％上げる」のように、できるだけ具体的に記載するのがポイントです。
また、効果など結果の要素は、正確な見積もりが難しい場合は「試算」の形式で記載しましょう。仮定している数値が間違っていれば、それに対するフィードバックも受けられるので、提案全体の精度や質が上がります。
【必見】提案書の作成から管理までに役立つおすすめのツール
以下では、提案書の作成から管理までに役立つおすすめのツールを紹介します。
クライアントに伝わる提案書を効率的に作成するには、相手に納得感を与えるように順序だてていくことが大切です。ただし、一から作成するのは困難なので、フレームワークやテンプレートを活用して効率的に「刺さる提案書」を作成しましょう。
また、信憑性の高い提案書にするには、グラフや集計データなど数値に落とし込んだ資料も必須です。そのため、「テキストはもちろん、図やグラフなどのデータも簡単に残すことができるツール」で提案書するのが望ましいと言えます。
結論、刺さる提案書の作成・管理には、あらゆる情報を書き残すことができ、テンプレート機能を兼ね備えたツール「ナレカン」一択です。
ナレカンで作成した提案書には、画像・ファイル・動画等を添付でき、クライアントにとって分かりやすい提案書を作成できます。さらに、ナレカンには「顧客情報」や「商談記録」も蓄積可能なので、顧客情報を簡単に振り返って説得力のある提案書を作れるのです。
蓄積した顧客情報から効果的な提案書が作れるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
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圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【注意】提案が上手くいかない3つの失敗例とは
ここでは、提案書の失敗例3つをご紹介します。以下の例を参考に、クライアントに伝わりやすい提案書の作成を意識しましょう。
（1）伝えたい内容が不明瞭
失敗例として、何を伝えたいか不明瞭になっているケースが多くあります。
「何をどのように解決するのか」を明確化しなければ、クライアントにとってその提案を採用する価値がわかりません。そのため、提案書を一読するだけで提案内容を全て理解できるように、解決策を明瞭に記載することが求められます。
そこで、文章を簡潔に書くのはもちろん、6W2Hを使って意図が相手に伝わりやすくしましょう。
（2）提案書の作成自体が目的となっている
2つ目の失敗例として、提案書を作成すること自体が目的となっているケースも散見されます。
提案書はあくまで提案を受諾してもらうために提示する書類です。そのため、提案が採用された後のプロセスや対応も含めて記載されなければ、今後の動き方やコミュニケーションに悪影響を与えかねません。
そこで、提案書はプロジェクトを始動させるための「手段」であるという意識があれば、プロジェクトの進行も見据えた提案ができるのです。
（3）提案が非現実的
提案が相手にとって非現実的になっているケースも失敗例のひとつに挙げられます。
クライアントの理想を叶えられる抜本的な解決策を提案しても、実際に実行できなければ採用されません。提案の採用率を上げるには、許容可能な予算内に抑えたり、事業の閑散期に実行したりするなど、クライアントに寄り添った提案をする必要があります。
つまり、クライアントを第一に考え、現実的な提案をするには、顧客情報を十全に管理する体制が整っていることが大前提なのです。
そこで、昨今では「ナレカン」のような、顧客ごとの情報をノートに見やすくまとめられるツールを活用して、顧客情報と提案書を一元管理する企業が増えています。
クライアントごとの情報管理に成功した事例
以下では、ITツールを使って「クライアントごとの情報管理」に成功した事例を紹介します。クライアントごとの情報管理を徹底し、効果的な提案書を作りたい方は必見です。
税務や会計に関するサービスを提供する会計事務所の税理士法人ユニヴィスでは、クライアント情報のスプレッドシートでの管理に限界を感じていました。
そこで、情報へのアクセス性を高めることを目的に、「Stock」を導入しました。すると、クライアントの定性情報を深く把握できるようになり、会話や提案内容の質が劇的に上がったのです。
また、テンプレート機能を活用することで、会計事務所でよくあるルーティン業務の手間を省くことができました。最終的には、Stockが会社全体のインフラになり、効果的な「クライアントの情報管理」に成功しました。
伝わりやすい提案書の書き方やコツまとめ
ここまで、提案書の書き方のポイントや注意点を中心に解説しました。
6W2Hを使ったり提案のメリットを記載したりすれば、クライアントに伝わる提案書になります。さらに、テンプレートを使えば一から構成を考えることなく、体裁が整った見やすい提案書を簡単に作成できます。
しかし、提案書は作成して終わりではなく、提案後のプロジェクト進行を見据えて、”管理”にも目を向ける必要があるのです。そこで、「情報管理の機能が備わったITツール」を使い、目的の情報をすぐに探し出せるようにしましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、提案書作成を効率化するテンプレート機能の付いた「ノート（記事）」があり、クライアントごとの情報まで一括管理できる『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を使って、提案書の作成から管理までを効率化しましょう。
