コロナ禍の影響や働き方の多様化により、昨今では多くの企業がテレワークを導入しています。テレワークではオフィスでの業務と比べ社員一人ひとりの管理が難しいため、独自の業務管理方法をとる必要があります。
とはいえ、準備なくテレワーク独自の業務管理に移行するのは難しく、正しいテレワークの業務管理方法がわからず悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの業務管理の課題点と解決策を中心に解説します。
- テレワーク中の適切な業務管理方法を教えてほしい
- テレワークの業務管理を改善して、業務効率を向上させたい
- テレワークの業務管理に役立つツールを探している
といった担当者の方は本記事を参考にすると、テレワークにおける正しい業務管理の仕方を理解しながら、自社のテレワークの業務効率化を図れます。
目次
テレワークにおける業務管理とは
テレワークにおける業務管理とは、「テレワーク中の社員が、どの業務にどれほどの時間を費やしたかを明確にして管理すること」です。
業務管理の目的としては、社員が課せられたタスクを効率的にこなせているかを管理し、企業利益を追求することです。業務管理により、作業者は日々の業務が明確になるうえ、管理者としても業務に遅れがないかを一目で確認できるのです。
ただし、テレワークの業務管理の場合、対面でのやりとりがないため社員の進捗確認が困難です。そのため、テレワーク下では「タスク管理や社員間のやりとりがしやすいツール」を導入し、テレワークに適した業務管理を実施するべきです。
テレワークの業務管理の課題点
ここでは、テレワークの業務管理の課題点について解説します。自社のテレワークが以下の内容に当てはまっている場合は対策が必要です。
社員が何をしているかが分かりづらい
テレワークでは進捗確認ができず、社員が何をしているかがわかりづらいです。
オフィスでの業務では、誰がどの業務を行なっているか、誰と誰がコミュニケーションしているかが自然にわかります。しかし、テレワークでは個人やチームの状況を把握しづらく、指示やアドバイスが出しにくいのです。
社員一人ひとりの状況を把握できなければ、メンバー同士での連携も取れず、業務効率が下がる点に注意しなければなりません。
労働時間が正確に把握できない
テレワークでは退社確認後でも働けるため、実働時間が把握しづらいです。
オフィスで業務していれば、退社時間を基準に実働時間を把握できますが、テレワークにおける残業時間は社員からの報告がない限り把握できません。仮に、サービス残業を行い体調を崩してしまった社員がいた場合は労務関係のトラブルに発展します。
逆に、勤務時間中にさぼる人が出る可能性もあるため、適切に時間管理しなければ、公平な人事評価ができません。
コミュニケーション不足に陥りやすい
テレワークではコミュニケーションが不足しやすく、円滑な情報共有が困難な場合があります。
テレワークではメールやチャットツールを用いたテキストコミュニケーションが中心ですが、表情や声色が分からないため、意図が伝わりづらくなります。そのため、指示内容に認識齟齬が発生しやすく、業務進捗に悪影響を与える可能性があるのです。
また、認識齟齬や「言った言わない」の無駄を頻繁に発生させてしまうと、テレワーク下でのコミュニケーションがさらに鈍化するので注意すべきです。
テレワークの業務管理の課題点を解決するには
以下では、テレワークにおける業務管理の課題点を解決する方法を解説します。テレワークの課題が解決できると、出社時と遜色なく業務を進められるうえ、柔軟な働き方を実現できます。
社員のタスク管理を見える化する
社員のタスク管理を見える化すると、チームメンバーのタスク状況の確認が可能となり、チーム全体の業務進捗が把握しやすくなります。
一人ひとりのタスク状況がわかると、チームメンバーがどこで困っているのかが明白になり、指示やアドバイスが出しやすくなります。定期的に報告し、業務進捗を確認すると人手の足りていないタスクが把握でき、適切な業務の割り振りが可能になるのです。
また、簡単に情報共有やタスク管理ができるツールを利用すると、一人ひとりのタスクが可視化され、進捗報告しやすい環境を構築できます。
勤怠報告の体制を整える
勤務報告の体制を整えると、社員のサービス残業やさぼりを防止し、正しく労働時間を管理できます。勤怠管理の方法として、以下のようなものがあります。
- 電話やメール
- Excelやスプレッドシート
- 勤怠管理システム
- テレワーク監視ツール
- プロジェクト管理ツール
始業開始と終業時に社員が上司に電話やメールで連絡します。導入コストが不要な一方で、個別での対応に時間がかかる点に注意です。
Excelやスプレッドシートに社員が勤務時間や作業内容を入力します。導入コストが不要ですが、入力漏れなどのリスクもあります。
社員がパソコンやスマートフォンで勤務時間を記録します。給与計算ソフトなどとの連携が可能ですが、システム導入や運用にはコストがかかります。
テレワーク監視ツールを用いれば、ログを抽出することで社員の稼働状況を把握できます。しかし、過度な管理体制を敷くと、社員の精神的ストレスにつながる恐れがあるため、社員側の負担が大きくならないような配慮が必要です。
プロジェクト管理ツールで業務の進捗状況を管理・共有します。社員の進捗度を把握でき、チャット機能が付いているツールなら、始業・終業時の報告も可能です。
このように、勤怠管理の方法には様々なものがあるので、自社に最適な方法を取り入れましょう。
コミュニケーションがしやすいツールを導入する
テレワーク中の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためには、ツールの導入が必要不可欠です。
テレワークではメールもしくはチャットツールを用いるのがトレンドです。しかし、メールには情報共有に工数がかかるというデメリットがあり、チャットツールには情報が流れやすいという大きなデメリットがあるのです。
そのため、双方のデメリットを解消し、情報を蓄積しながらスムーズなコミュニケーションが取れる「Stock」のようなツールを使うと、スムーズな情報共有・管理が実現しまます。
テレワークの業務管理に最適なツール
以下では、テレワークの業務管理に最適なツールをご紹介します。
テレワーク下ではメンバー間の距離が離れているので、タスク管理や情報共有が欠かせません。しかし、「メール」「チャットツール」いずれの方法でも情報が錯綜するうえに、タスク管理ができないものが多いです。
また、「多機能で便利そう」などの理由でツールを導入すると、使わない機能にまで費用をかけることになり、導入コストを無駄にしてしまう恐れがあります。そのため、タスクを含む情報共有・管理が過不足なくでき、”誰でも簡単に”できるツールが役立ちます。
結論、テレワークの業務管理に最適なツールは、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日でタスク・情報管理ができる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では画像やファイルを含む社内情報を残せるうえ、「メッセージ」で円滑に情報共有できます。また、「タスク」では個々の業務漏れを防ぎ、管理者は全体の業務を一元管理できるため、テレワークでも効率的な業務管理が可能なのです。
最も効率よくテレワークの業務管理を最適化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの業務管理に役立つツールを選ぶポイント
以下では、テレワークの業務管理に役立つツールを選ぶポイントをご紹介します。
- 進捗状況を可視化できるか
- メッセージ機能があるか
- シンプルな操作性か
- セキュリティ対策は万全か
タスクの担当者や進捗度合いを一覧で把握できるかは重要です。これにより、業務の漏れや遅延を防ぎ、管理者は全体の状況を効率的に把握できます。
ツール内で直接メッセージのやりとりができると、コミュニケーションが円滑になります。タスクに関連する連絡をツール内に集約することで、情報が分散するのを防げます。
ツールを導入しても、多機能で操作が複雑なものであれば、一部の社員が使いこなせず、導入コストが無駄になってしまいます。機能の豊富さだけでなく、操作性も考慮しましょう。
情報漏えいを防ぐために、セキュリティ対策が万全であるかを必ず確認しましょう。例えば、「ISO27001(ISMS)」や「ISO27017」のような国際規格を満たしているものを選びましょう。
これらのようなポイントを押さえたツールであれば、テレワークの業務管理に十分に活用できるのです。
テレワークの業務管理の課題点と解決策まとめ
ここまで、テレワークの業務管理の課題点と解決策について解説しました。
テレワークの業務管理で発生する問題は社員との情報共有に原因がある場合が多いです。社員一人ひとりの進捗を見える化しなければ、全体の業務に遅れが発生するケースがあるのです。したがって、テレワークの業務管理を円滑にするためにも、情報共有・管理に適したツールの導入が必要です。
ただし、全社で導入可能なツールでなければ社内で抵抗感が発生し、業務管理に支障が出る場合があります。そのため、テレワーク下の情報共有・管理に必要な機能を過不足なく搭載したツールを使い、ストレスなく業務管理を行いましょう。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」はテレワーク下における社員のタスク管理や情報共有が、即日で効率化できるシンプルなツールです。テレワーク下の業務管理に必要な機能に過不足がないため、非IT企業こそ必須です。
ぜひ「Stock」を導入してテレワーク下の業務管理の効率化を図りましょう。
