働き方の多様化にともない、多くの企業でテレワークが導入されるようになりました。しかし、オフィスとは違い、離れて働く社員の状況を離れた場所から把握するのは簡単ではありません。
十分な準備がないままテレワークを始めると、誰が何の業務をどこまで進めているかがわからず、管理方法に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークの業務管理がうまくいかない原因と、現場に負担をかけない具体的な解決策を解説します。
- テレワーク導入後、メンバーの進捗が見えず、負担が増えて困っている管理職
- チャットやExcelで業務管理しているものの、情報が散らかり抜け漏れが発生している現場リーダー
- 複数のツールを導入した結果、かえって運用が複雑化し、悩んでいる業務改善担当者
上記に当てはまる方は、本記事を読んでいただくことで、離れた場所にいてもチーム全員の進捗がひと目でわかり、確認の手間を減らす方法が理解できます。
目次
【注意】テレワークの業務管理でよくある失敗例
以下では、テレワークの業務管理で起こりやすい失敗例を紹介します。自社の運用を見直したい方は、以下を参考にしましょう。
報告がないと進捗がわからない
テレワーク管理でよくある失敗の1つ目は、報告がないと進捗を把握できない状態になることです。
進捗確認を個別の連絡に頼る運用では、管理者の確認する手間が増え続けてしまいます。リモートワークでは、直接状況を見られないため、担当者ごとに聞き回る必要があり、確認だけで時間を消費します。
そのため、タスク状況を一覧で見える形にしなければ、業務管理は煩雑化してしまいます。
チャットで情報が流れてしまう
テレワークの業務管理でよくある失敗の2つ目は、日々の連絡をすべてチャットだけで済ませようとすることです。
なぜなら、チャットはリアルタイムの会話には向いているものの、過去の大切な情報がタイムラインの上方にどんどん流れていってしまうためです。たとえば、チャット上で「A案件の納期変更」や「提出書類の注意点」を伝えても、その後に雑談や別の連絡が重なると、数日後には完全に埋もれてしまいます。
結果として、現場スタッフは「あの指示はどこに書いてあったっけ」と、過去のログをさかのぼる不毛な捜索時間を強いられることになります。このように、流れていくチャット中心の運用だけでは、指示の確認漏れや言った・言わないのトラブルを防ぐのには限界があります。
ツールが複雑で定着しない
テレワーク管理でよくある失敗の3つ目は、機能が多すぎるツールを導入してしまうことです。
操作が複雑なツールは、一部の担当者しか使いこなせず、運用が属人化しやすくなります。たとえば、入力方法がわからず更新が止まった結果、最新情報を確認できなくなるケースも少なくありません。
そのため、誰でも迷わず使える仕組みにしなければ、ツールは現場に定着しないのです。
なぜテレワークの業務管理はうまくいかないのか？
以下では、テレワークの業務管理がうまく回らない原因を解説します。現場の負担を減らしたい方は、以下を参考にしましょう。
タスクが個人管理になっている
テレワークの業務管理がうまくいかない原因の1つ目は、タスク管理が個人任せになっていることです。
担当者ごとに管理方法が異なる状態では、周囲が進捗を把握しづらくなってしまいます。たとえば、個人のメモやチャット履歴だけで管理していると、他のメンバーが状況を確認できません。
その結果、確認作業の負担が増え続け、チーム全体の効率が低下してしまいます。
情報の保存場所が分散している
うまくいかない原因の2つ目は、情報の保存先が統一されていないことです。
資料や進捗情報が複数の場所に分かれると、必要な情報を探す時間が増えてしまいます。チャットや共有フォルダに情報が散在すると、最新内容の確認だけでも手間がかかります。
情報を一箇所へ集約しなければ、業務管理がさらに煩雑化してしまうので、注意が必要です。
運用ルールが統一されていない
うまくいかない原因の3つ目は、運用ルールが統一されていないことです。
報告方法や情報の残し方が人によって異なると、運用が属人化しやすくなります。たとえば、担当者ごとに使うツールや記録方法が違う場合、必要な情報をすぐに確認できません。
その結果、情報共有の負担が増え続けてしまうため、運用ルールの統一は不可欠です。
テレワークの業務管理を改善する方法
以下では、テレワークの業務管理を改善する方法を紹介します。運用の負担を減らしたい方は、以下を参考にしましょう。
タスクを一覧で見える化する
テレワークの業務管理を改善する方法の1つ目は、タスク状況を一覧で共有することです。
担当者ごとの進捗をまとめて確認できれば、個別確認にかかる負担を減らせます。具体的には、担当者や期限を一覧で管理すると、状況確認のための連絡が不要になります。
そのため、チーム全体の進捗を見える形にすることが、業務改善には欠かせません。
情報を探せる形で残す
業務管理をする方法の2つ目は、情報を整理して探せる形で蓄積することです。
やり取りを会話だけで終わらせる運用では、必要な情報を探す負担が増えてしまいます。依頼内容や対応履歴を残しておける仕組みであれば、過去の経緯をすぐに確認できます。
そのため、情報を探せる状態で管理することが、確認作業の削減につながるのです。
誰でも使い続けられる運用に統一する
業務管理を改善する方法の3つ目は、誰でも使い続けられる運用に統一することです。
複雑なルールを増やしすぎると、一部の担当者しか運用できなくなってしまいます。実際、入力手順が多いツールでは更新が止まり、最新情報を共有しづらくなります。
そのため、誰でも迷わず使える運用へ統一することが、継続的な改善には重要です。
テレワークの業務管理の煩雑さを解消するのに最適なツール
以下では、離れた場所にいるメンバーの進捗をひと目で把握し、指示や連絡の抜け漏れを防ぐのに最も適したツールをご紹介します。
テレワーク下では相手の動きが見えないため、個別の進捗確認やチャットでのやり取りに頼りがちですが、これでは確認の手間が増える一方です。状況が見えない状態を放置すると、指示の聞き逃しやタスクの期日遅れが発生し、チーム全体の業務に支障が出かねません。
だからといって、Excelの共有ファイルや複数のチャットツールを組み合わせて自力で管理しようとしても、情報の保存場所が分散して現場が混乱します。個人のマメさや運用のルールだけに頼って、全員が常に最新の進捗を更新し続けることには限界があるのです。
そこで重要なのが、複雑な操作を必要とせず、日々のタスクと関連する情報を「誰でも一箇所で見返せる仕組み」を作ることです。特別なIT知識がなくても、チーム全員のタスク状況が自然と画面上に残る仕組みがあれば、確認の連絡は一切不要になります。
この条件に最も当てはまるのが、非IT企業の現場でも、その日から迷わずタスク・情報管理ができるツール「Stock」です。Stockは、気軽に情報を残せる「ノート機能」と、その横で直感的にタスクを管理できる仕組みを備えているため、テレワーク下でも業務が可視化されます。
最も効率よくテレワークの業務管理を最適化するツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
テレワークの業務管理に役立つツールを選ぶポイント
以下では、テレワークの業務管理に役立つツールを選ぶポイントをご紹介します。
- 進捗状況を可視化できるか
- メッセージ機能があるか
- シンプルな操作性か
- セキュリティ対策は万全か
タスクの担当者や進捗度合いを一覧で把握できるかは重要です。これにより、業務の漏れや遅延を防ぎ、管理者は全体の状況を効率的に把握できます。
ツール内で直接メッセージのやりとりができると、コミュニケーションが円滑になります。タスクに関連する連絡をツール内に集約することで、情報が分散するのを防げます。
ツールを導入しても、多機能で操作が複雑なものであれば、一部の社員が使いこなせず、導入コストが無駄になってしまいます。機能の豊富さだけでなく、操作性も考慮しましょう。
情報漏えいを防ぐために、セキュリティ対策が万全であるかを必ず確認しましょう。たとえば、「ISO27001(ISMS)」や「ISO27017」のような国際規格を満たしているものを選びましょう。
これらのポイントを押さえたツールであれば、テレワークの業務管理に十分に活用できるのです。
テレワークの業務管理の課題点と解決策まとめ
ここまで、テレワークの業務管理の課題点と解決策について解説しました。
テレワークの業務管理がうまくいかない原因は、情報共有やタスク管理の方法が統一されていない点にあるケースが多いです。社員一人ひとりの進捗を見える化しなければ、全体の業務に遅れが発生するケースがあるのです。したがって、テレワークの業務管理を円滑にするためにも、情報共有・管理に適したツールの導入が必要です。
ただし、全社で導入可能なツールでなければ社内で抵抗感が発生し、業務管理に支障が出る場合があります。そのため、テレワーク下の情報共有やタスク管理に必要な機能を過不足なく備えたツールを選び、誰でも迷わず運用できる環境を整えましょう。
たとえば、今回ご紹介した 「Stock」はテレワーク下における社員のタスク管理や情報共有が、シンプルに一元化できるツールです。必要な情報を探せる形で残しながら、チーム全体の進捗を自然に見える化できるため、非IT企業でもスムーズに定着します。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、テレワーク下の業務管理の効率化を図りましょう。
