社会人において必須スキルである「報連相」(報告・連絡・相談)は、事業における情報共有として不可欠です。「報連相」を正しく行うことで、今日のテレワーク下でも事業を円滑に進められます。
 
しかし、オフライン・オンラインの情報共有を問わず、効果的な報連相ができていない状況をすぐにでも改善したい担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、情報共有における報連相の具体例やビジネスで有効活用させるポイントを中心に解説します。
 
  • 社内での円滑な情報共有ができていないので早急に改善したい
  • 報連相の徹底がされておらず、メンバー間で認識齟齬が多発している状況に悩んでいる
  • 誰でも自発的に報連相ができるような環境構築をすぐにしたい
という方は今回の記事を参考にすると、「報連相」の重要性や活用方法を理解しながら、社内におけるスムーズな情報共有が実現できるようになります。


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報連相とは

「報連相」とは報告・連絡・相談のそれぞれの頭文字をとった略語であり、ビジネスシーンでの情報共有に不可欠です。たとえば、報連相の例として以下の内容が挙げられます。

  • 報告
  • 上司が部下に依頼した仕事について、部下が「業務完了」の報告をすること
  • 連絡
  • とあるプロジェクトに関わるチーム全体へ、自チームの進捗を連絡すること
  • 相談
  • 顧客折衝において、どのような提案をするかを上司に相談すること
このように、上司や部下の「タテ」の関係、およびチームや部署といった「ヨコ」の関係を横断して情報共有を進めるために、報連相が必須なのです。


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情報共有において報連相を活用するメリット

ここでは、報連相を活用して得られるメリットを解説します。情報共有をする際、報連相を適切に行っている職場やチームは、以下のメリットを「常に」得ながら業務を進めているのです。

タスクの割り振りが適切になる

報連相ができていれば、各メンバーへのタスクの割り振りが適切になります。
 
各メンバーの稼働状況が報連相によって見える化されるので、特定のメンバーに作業負荷が偏ることがなくなるからです。逆に、「だれが、どの仕事を、いつまでに仕上げるのか」の情報が見える化されていなければ、同じ業務を進めてしまったり、完了したタスクを取り組んだりしてしまうのです。
 
タスク配分におけるミスの防止や適材適所で業務を進めるためにも、適切な報連相が求められます。

問題の早急な対処ができる

業務上何らかのトラブルが発生した場合でも、報連相ができているチームは対応スピードを早められるのもメリットです。
 
たとえば、報連相にてチームメンバー間で正しく連携が取れていれば、業務における問題へも事前に対策を打てます。また、問題発生後であったとしても、該当の問題が深刻化することを防止できるのです。
 
一方、報連相のスピードが早いチームは紙や口頭などのアナログな手法ではなく、ITツールを用いて効率的に情報共有をしている、という共通点があるのもポイントです。

人材育成や部下の管理がしやすくなる

報連相が正しくできていれば人材育成はもちろん、部下の育成もしやすくなります。
 
オフライン・オンライン問わず、上司と部下の関係において、密にコミュニケーションが取れている状態が必須です。部下から上司への報連相ができていれば、業務上のアドバイスや精神的なケアができる一方、上司から部下への報連相が適切であれば、指示における認識齟齬の防止にも役立ちます。
 
このように、上司と部下の双方の関係においてメリットがあるので、報連相が円滑にできる仕組みが必須です。


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報連相ができていない具体例とは

ここでは、報連相ができておらずトラブルとなってしまった事例をご紹介します。以下のような事例が自社でも頻発しているのであれば早急な解決が必要です。

報告の事例

以下は、部下から上司への報告ができておらず、締め切りを過ぎてしまった事例です。

事例

ある日の朝、上司から明日締め切りの資料の作成を依頼されました。しかし、部下にもやるべきタスクがあるため、自身のタスクが終了後、依頼された資料を作成しようと考えました。
 
数時間後、上司は依頼した資料をはじめに作成していると思い提出を求めたものの、部下は「タスクが詰まっていたので資料を作成できなかった」ということもあり、結果として締め切りを過ぎてしまったのです。

原因と解決策

上司は部下に対して「何時までに仕上げて欲しい」など、時間や期限を具体的に”連絡”して指示するべきであり、部下も「タスクが詰まっているので、すぐには作成できない」ことを”報告”するべきでした。

連絡の事例

以下は、報連相における連絡を怠ってしまったために発生した事例です。

事例

先方との重要な打ち合わせの予定がありましたが急遽変更になり、打ち合わせの時間が「現場の担当者間」で変更になりました。
 
部下は上司にその旨を連絡しようとしましたが、多忙かつ進行中のタスクがあったため連絡を怠った結果、上司が変更前の時間に合わせて打ち合わせへ向かってしまったのです。

原因と解決策

上記の例では、部下が速やかな連絡を怠ったために、上司が打ち合わせの中止の連絡を知らないまま、時間を無駄にしてしまったという事案です。そのため、打ち合わせ時間の変更があった段階で部下はすぐに上司へ”連絡”すべきだったのです。

相談の事例

以下は、資料作成における相談ができなかったため発生した事例です。

事例

ある日、部下は上司に明日締め切りの資料作成を依頼されます。しかし、資料作成に取り掛かろうとすると、今までに担当したことのない範囲の資料作成でした。
 
部下は自力で作成しようとしますが、結局作成できず、資料が未完成のまま当日を迎えてしまったのです。

原因と解決策

部下が知見のないこと、分からないことを上司へ相談しなかったために、資料の作成ができなかったという事案です。そのため、部下は資料作成時点で、知見がなく時間がかかるかもしれないことを正直に”相談”するべきでした。


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報連相をビジネスで有効活用する重要ポイント

事例でご紹介したトラブルへと発展しないように、以下ではミスを防ぐ報連相のポイントをご紹介します。また、報連相が有効活用できる環境を構築するには、全社で報連相(情報共有)の重要性を理解する必要があります。

報連相の粒度を考慮すること

報連相は大切ですが、伝える情報の「粒度」を正しく考慮する必要があります。
 
報連相で共有する「情報」が細かすぎると、必要以上のコミュニケーションコストがかかり、かえって業務遂行に悪影響が出てしまうのです。たとえば、報連相を行う相手にとって「周知の事実」を共有しても、受け手側のメリットがありません。
 
したがって、報連相を行う際は「誰に」「どのような情報」を共有するべきかを吟味しましょう。また、あらかじめ報連相で用いる情報の粒度に関する「ルール」をあらかじめ定めておくのも有効です。

ITツールを用いた環境を整えること

報連相を過不足なく円滑に行うためには、ITツールの活用も必須です。
 
報連相の手段が紙や口頭の場合、即座に情報共有ができないうえ、トラブルが起きた際も「言った言わない」「聞いた聞いていない」の無駄なやりとりが発生してしまうのです。そのため、報連相で共有した情報を”確実に残しておけるITツール”で管理しましょう。
 
とくに、「Stock」のような、誰でも報連相の情報を残しつつスピーディな情報共有を実現するツールを用いると、教育コストをかけずに報連相ができる環境が構築できます。


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情報共有の報連相に使えるおすすめのツール

以下では、誰でも的確に報連相ができる環境を簡単に構築するツールをご紹介します。
 
オフライン・オンライン問わず、報連相を効率化するにはITツールが必須です。しかし、報連相のトラブルが発生しないように「共有した情報を時間や場所を問わず確認できる」「報連相の心理的ハードルを下げられる」ツールでなければなりません。
 
とくに、前者は情報がリアルタイムで伝わらなければ、情報のタイムラグが発生し情報の新旧が混在するので注意です。そして後者は、ITツール自体の活用が直感的にできなければ抵抗感が発生し、ITツールを使った報連相がされない事態になってしまうのです。
 
そのため、報連相を効率化できる機能に過不足がない、非IT企業の65歳以上のメンバーでも即日で使える「Stock」の活用が必須です。
 
Stockの「ノート」にテキストやファイルの情報をスピーディに残せるうえ、任意のメンバーへすぐに共有されます。また、「メッセージ」はノートに紐づいているので、報連相の話題が錯綜するストレスがありません。

最も簡単に報連相を効率化させるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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報連相を使った情報共有の概要まとめ

ここまで、情報共有における「報連相」のメリットや具体例、活用するポイントを解説してきました。
 
チーム間で報連相が正しくできていると、タスクの割り振りが適切になりマネジメントもしやすくなります。そのため、トラブルが発生したとしても早急な対処ができるのです。
 
また、適切に報連相ができない事例では「情報の粒度が考慮されていない」「即座に情報共有ができない」背景がありました。とくに、紙や口頭での情報共有といった非効率な方法では、認識齟齬や共有漏れも発生します。
 
したがって、Stockのように、簡単な操作で報連相のスピードも飛躍的に向上させながら、共有した情報も確実に「蓄積」できるツールを使いましょう。実際に非IT企業を中心に100,000社以上が、情報共有の効率化を実現しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でチームの報連相を即日で効率化させましょう。