昨今、業務効率の向上を目的に、業務内容のマニュアル化に取り組む企業が増えており、旅館をはじめとする宿泊業においてもマニュアル化の重要性が注目されています。
しかし、業務のマニュアル化にはコストがかかるため「十分なリソースが割けず、取り組めていない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、旅館の業務をマニュアル化するメリット・デメリットや注意点を解説します。
- 旅館での業務にマニュアルを活用するメリット・デメリットをあらかじめ把握したい
- 失敗したくないので、業務マニュアルを作成するときの注意点が知りたい
- 旅館での業務マニュアル作成を効率化できる、おすすめのツールを活用したい
という方は今回の記事を参考にすると、旅館での業務にマニュアルを活用するメリット・デメリットを理解したうえで、業務マニュアルを効率的に作れるようになります。
目次
旅館での業務にマニュアルを活用するメリット
ここでは、旅館での業務にマニュアルを活用するメリットを解説します。属人的な業務が多い場合は、以下のメリットを得るためにも早急な取り組みが必要です。
作業が標準化する
旅館で業務にマニュアルを活用すると、作業を標準化できます。
マニュアルがない状態で作業すると、経験やスキルによってサービスの品質に差が生じやすくなります。そのため、顧客から「担当者によって対応が違う」といった印象を持たれる原因になってしまうのです。
一方、業務にマニュアルを導入すれば、マニュアルを基準に従業員の作業品質を揃えられるので、経験の差を問わず同じクオリティでサービスを提供できます。
新人教育が簡単になる
マニュアルを導入すれば、新人教育を円滑に進められます。
業務内容がマニュアル化されていれば、従業員が実行すべき内容が明確になります。そのため、新入社員が入ってきたときでも、マニュアルに沿って指導すれば良いので、スムーズに教育を進められるのです。
このように、新人教育にかかるコストを削減できることがメリットと言えます。
コストを削減できる
コストを削減できることも、マニュアルを活用するメリットです。
マニュアルを利用せずに業務を進める場合、個人のやり方に沿って作業するので、実行者によっては無駄な作業が発生している可能性があります。
一方、マニュアルを作成するときには、業務内容の洗い出しと作業工程の確認が必要なため、業務上の無駄を明確化できます。結果、無駄を省いた効率的な業務進行が可能となり、コスト削減につながるのです。
評価がつけやすくなる
マニュアルは、評価制度にも活用できます。
従業員のモチベーションを維持するには、従業員の働きぶりに応じた評価制度の導入が有効です。しかし、業務のやり方が定型化しておらず、従業員によって進め方が違う場合、働きぶりや成果が可視化できず、正当な評価がしにくくなってしまうのです。
一方で、業務にマニュアルを活用し、作業を標準化しておけば、該当業務に対する個々の社員の働きぶりが可視化できるようになります。
旅館での業務にマニュアルを活用するデメリット
ここからは、旅館での業務にマニュアルを活用するデメリットを解説します。以下を把握しておかなければ、マニュアルの運用が長続きしない可能性があるので、あらかじめ確認して対策を講じましょう。
モチベーション低下につながりやすい
マニュアルを活用するデメリットは、モチベーションの低下につながりやすいことです。
マニュアルを活用すると、業務が標準化されるメリットがあります。しかし、内容が細かく記載されたマニュアルでは、従業員が「マニュアル通りの対応をしなければならない」とストレスを感じ、業務へのモチベーションが低下する可能性があるのです。
このように、マニュアルの活用によってモチベーションの低下を招く可能性があるので、内容を細かく記載しすぎないことが重要です。
作成に時間がかかる
マニュアル活用による2つ目のデメリットは、作成に時間がかかることです。
旅館の業務は多岐に渡るため、すべての業務をマニュアル化しようとすれば、多くの時間と労力がかかります。とくに、人手不足で十分なリソースが割けない中小規模の旅館では、時間のなさを原因に取り組みが進まないケースも多いのです。
したがって、「Stock」のような、簡単にマニュアル作成・管理ができるツールを活用し、作成上の手間を最小限に減らす工夫をしましょう。
旅館におけるマニュアル作成時の注意点
ここでは、マニュアル作成時の注意点を解説します。以下のポイントを押さえ、業務を円滑に進めるのに役立つマニュアルを作成しましょう。
ホスピタリティとサービスを分ける
マニュアルを作成するときは、ホスピタリティとサービスを明確に分けましょう。
サービスとは「報酬に対する労働」を指し、ホスピタリティは「自主的かつ利他的な行動」を意味します。たとえば、顧客を単に部屋へ案内するのはサービスですが、年配の方に配慮して移動負担の少ない低層階へと案内するのはホスピタリティに当たります。
とくに、ホスピタリティは顧客に喜んでもらいたいという気持ちから出る行動なので、両方をマニュアル化すれば顧客満足度が高まるわけではありません。そのため、サービスのマニュアルで接客の基盤を作り、ホスピタリティが生まれる仕組みを構築するのがおすすめです。
マニュアル更新を負担にさせない
マニュアルの更新が、従業員の負担にならないように注意しましょう。
マニュアルは作って終わりではなく、定期的な修正や改善が必要不可欠です。しかし、手書きやエクセルなどのソフトを利用して作成した場合、更新作業に時間がかかるうえ、基本的には共同編集もできません。
したがって、マニュアル作りはITツールを活用し、作成から修正までの手間を減らすように心がけましょう。また、マニュアルの共有までがツール内で完結できると、別途ツールを併用して連絡する必要もなくなり、効率的な運用が実現します。
旅館での業務マニュアル作成に役立つおすすめのツール
以下では、旅館での業務マニュアル作成に役立つおすすめのツールをご紹介します。
マニュアル作成・運用の負担を軽減し業務を効率化するには、ITツールの活用は避けられません。ITツールは手書きに比べて短時間で視認性の高い記載ができ、テンプレート機能などを利用すれば、体裁の整ったマニュアルを誰でも簡単に作れます。
しかし、特定の従業員しか利用できない難しいツールの導入は、マニュアル運用の属人化を招く恐れがあるため、操作性の十分な確認が必要です。一方、誰でも使いこなせるツールであれば、属人化を防ぎマニュアル運用の活性化が期待できます。
結論、旅館の業務をマニュアル化するには、直感的な操作でマニュアルをはじめとした情報管理・共有が最も簡単にできる「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」に作成したマニュアルは、業務内容ごとに「フォルダ」でまとめられるので、必要な情報を取り出しやすくなります。また、ノートに紐づく「メッセージ」で、業務に関するやりとりがテーマごとに簡単にできる点が大きな特徴です。
情報管理・共有が最も簡単にできるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
旅館での業務をマニュアル化するメリットやデメリットまとめ
ここまで、旅館業務をマニュアル化するメリット・デメリットや注意点を解説しました。
旅館での業務をマニュアル化すると作業の標準化やコスト削減につながる一方、作成に時間がかかるデメリットもあります。そのため、ITツールの導入によって、作成の負担を最小限に留める工夫が必要です。
しかし、全従業員が簡単に使いこなせるITツールを選ばなければ、次第に使われなくなり、マニュアルの運用が長続きしなくなってしまいます。
したがって、Stockのように、誰でも簡単にマニュアルの作成・共有ができるITツールが必須なのです。現在、非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、マニュアル運用をはじめとした情報共有の円滑化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社のマニュアル運用を成功に導きましょう。
