今日では、収納棚がカルテの管理場所として多く用いられています。棚はアナログな管理方法ではあるものの、カルテを患者ごとに区分けしたり、収納の指定位置を決めておいたりといった工夫をすれば、必要なカルテを取り出しやすくできるのです。
 
しかし、なかにはアナログな管理方法ゆえに「目的のカルテがスムーズに探し出せない」「指定位置にカルテを収納するのが面倒」と悩む方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、カルテ管理におすすめの収納棚3選を中心にご紹介します。
 
  • 棚を活用し、カルテを案件ごとにわかりやすく管理したい
  • 数ある収納棚の中から、使い勝手の良いものを見つけたい
  • カルテをさらに効率よく管理できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、カルテ管理に適した収納棚を見つけられ、カルテを効率よく管理する方法もわかります。


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カルテ収納棚の有効な使い方とは

カルテ収納棚の有効な使い方は、カルテを部署別や患者別にセクション分けしたうえで、一目でファイルの内容が把握できるように側面にタイトルを記載することです。
 
さらに、あらかじめカルテの収納場所を指定しておけば「カルテの保管場所がわからない」「誤ったスペースに保管していた」といった事態も防げます。
 
このように、棚を使ったカルテ管理はアナログな手法ではあるものの、使い方の工夫次第でカルテを取り出しやすい環境構築ができるのです。


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カルテの管理に使えるおすすめ収納棚3選

以下では、カルテの管理に使えるおすすめの収納棚を3つご紹介します。使い勝手の良い棚を見つけ、カルテのファイル検索の時間を省きましょう。

Ceha カルテラック

Ceha カルテラックの画像
 
「Ceha カルテラック」は、大量のカルテにも適したワイドタイプのカルテ収納棚です。
 
価格:¥35,900(税込)
サイズ:幅600〜×奥行400×高さ1850mm
 

スギモト産業 カルテワゴン

スギモト産業 カルテワゴンの画像
 
「スギモト産業 カルテワゴン」は、可動式のため持ち運びの負担が少ないカルテ収納棚です。また、20冊までのカルテファイルを収納できます。
 
価格:¥72,742(税込)
サイズ:幅670×奥行360×高さ970mm、100mmキャスター
 

プラス フラットライン カルテラック

プラス フラットライン カルテラックの画像
 
「プラス フラットライン カルテラック」は、鍵がかけられる扉付きのカルテ収納棚です。
 
価格:¥45,900~¥71,900(税込)
サイズ:幅700×奥行450×高さ1100mm、棚板厚20mm
 


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棚でカルテを管理するデメリット

ここでは、棚でカルテを管理するデメリットを3つご紹介します。棚でのカルテ管理による煩雑さを解消するためにも、以下のデメリットをチーム全体で共有しておきましょう。

設置スペースや持ち運びが必要

棚でカルテを管理するデメリットにまず挙げられるのが、設置スペースや持ち運びが必要な点です。
 
カルテが大量になれば、その都度棚を増設するため、設置スペースを逐一確保する必要があります。また、場合によっては指定の設置場所へ棚を持ち運ばなくてはなりません。
 
さらに、十分な設置スペースが確保できなければ、棚に収まりきらないカルテが散在し、紛失を招く恐れもあります。このように、棚でのカルテ管理には設置スペースの広さを選んだり、持ち運びの負担が発生したりといった不便さがあるのです。

ファイルを探すのに時間がかかる

棚でのカルテ管理には、ファイルを探すのに時間がかかるデメリットもあります。
 
棚でカルテを管理する場合、カルテの指定収納位置をあらかじめ把握していなければ、目的のカルテがほかのファイルに埋もれてスムーズな検索が行えません
 
また、目的のカルテをわかりやすくするために付箋をはったり、指定位置に戻したりといった作業もメンバーにストレスを与える原因となるのです。

スムーズに情報共有できない

さらに、棚でカルテ管理をするとスムーズな情報共有もできません。
 
たとえば、あるカルテの記載内容に変更点があった場合、情報をチーム全体で共有しないと迅速な対応が困難です。その際、口頭やメールで情報を伝えたとしても、該当のカルテ内容を複数人が同時に確認できません。
 
このような状態を放置すると、新しいカルテ情報もスムーズに伝達されないことから、患者への対応が遅れる可能性もあるのです。したがって、棚でカルテ管理をしている場合は、情報共有の観点から早急に見直すべきと言えます。


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棚よりも効率的にカルテを管理する唯一の方法

棚よりも効率的にカルテを管理する方法としては、ITツールの導入・運用の一択です。
 
棚でのカルテ管理は設置スペース・持ち運びが必要なだけでなく、ファイル検索や情報共有もスピーディーに行えないというデメリットがありました。
 
このようなデメリットによるストレスを取り除くには、「棚でのカルテ管理における作業負担を解消しながら、情報の検索・共有も円滑化できる」環境構築をすべきなのです。
 
そこで、ITツールを活用すれば棚でのカルテ管理による負担や、情報の検索・共有における非効率さを完全に排除できます。ただし、ツールの運用時におけるルールを設けないと、管理方法がメンバーごとに異なってしまう恐れもあるため注意しましょう。


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オンラインのカルテを最も簡単に管理できるツール

ここからは、オンラインのカルテを最も簡単に管理できるツールをご紹介します。
 
ツールを選定するにあたり「機能性に富んでいる」「知名度があるから安心」といった定性的な判断を軸にするのはおすすめできません。多機能なツールは操作が複雑な場合が多く、ITに不慣れなメンバーがいればカルテ管理が適切にされない恐れもあるからです。
 
そのため、ツール選定の際は「直感的な操作が可能なツールか」を最優先に考慮しましょう。誰もが簡単に操作できるツールであれば、導入・運用時の教育コストが抑えられるうえ、カルテ管理・情報共有におけるストレスも発生しません。
 
そこで、非IT企業の社員でも即日で使いこなせる「Stock」を使えば、操作にITリテラシーが不要なので、誰でも簡単にカルテの管理・共有ができます。
 
Stockの「ノート」にカルテを記載・蓄積し、任意のメンバーへスムーズに共有可能です。また、直感的な「フォルダ」で案件ごとにわかりやすく情報を振り分けられるため、必要なカルテの検索に時間がかかる心配もないうえ、棚にかけていたコストを0にできます。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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棚よりも効率的にカルテを管理する方法まとめ

これまで、カルテ管理におすすめの収納棚から、棚よりも効率的にカルテを管理する方法までご紹介しました。
 
棚でのカルテ管理は、使い方の工夫によって必要なカルテファイルを取り出しやすくもできます。とはいえ、アナログな管理方法ゆえに無駄な作業が発生したり、情報の検索・共有において非効率であったりといった大きなデメリットもあるのです。
 
この無駄なデメリットを解消するには、ITツールの導入・運用が必須です。ただし、操作が複雑なツールだとメンバーの抵抗感を生み、カルテ管理もかえって煩雑化しかねないため、「ITリテラシーを問わずに使えるツールか」に注視して選定しましょう。
 
今回ご紹介したStockは、ITに不慣れな65歳以上の社員でも即日でカルテ管理・情報共有ができるツールです。シンプルな使い勝手が評価され、非IT企業を中心に100,000社以上の情報管理におけるストレスを解消しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、棚でのカルテ管理によるストレスを解消しましょう。
 
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