営業活動をするうえで、顧客管理は売り上げの継続・拡大のために必須の業務です。また、今日ではIT化の浸透によって、営業活動でもデジタルを活用して、パフォーマンスを最大化させる取り組みが広がっています。
とはいえ、なかには「手書きノートでの顧客管理や台帳の活用に慣れているため、デジタルへの移行に不安がある」という担当者の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、「手書きで顧客管理ノートをとるメリット・デメリット」と「アナログ管理からの脱却方法」を中心にご紹介します。
- 手書きで顧客管理ノートをとるメリット・デメリットを押さえたい
- 手書きから脱却して、顧客管理をデジタル化するメリットを知りたい
- 誰でも簡単に顧客管理をデジタル化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、手書きで顧客管理を実施するメリット・デメリットを把握でき、さらに効率の良い顧客管理の方法も見つけられます。
目次
顧客管理が重要な理由
顧客管理が企業にとって重要な理由は、営業やマーケティングにおいて、顧客のニーズ把握や最適な商品の提示で役立つからです。
正確な顧客管理によって、顧客の購入・閲覧履歴から、顧客のニーズに合わせた営業・マーケティングが可能になり、不必要な営業活動を削減できます。
一方で、顧客情報が更新しづらかったり、必要な情報をすぐに確認できなかったりすると、情報を十分に活用できません。そのため、顧客情報を日常業務の中で無理なく扱える仕組みづくりが、顧客管理を活かすうえで重要視されています。
顧客管理ノートに記載すべき必要な情報
ここでは、顧客管理に必要な情報をご紹介します。顧客管理ノートには、顧客の基本情報だけでなく、以下の内容も記録しておきましょう。
- 問い合わせ情報
- 商談情報
- 契約情報
顧客の問い合わせに関する情報を詳細に記載しましょう。顧客の要望や不満点などの情報から、製品・サービスの課題点を見つけられ、改善につなげられます。
商談内容を詳細に記載しましょう。また、案件ごとに「いつまでに何をしなければならないか」のタスクを設定すれば、対応漏れを防ぎ、正しい順序で効率的に業務を遂行できます。
顧客と実際に契約した内容を記載しましょう。顧客との契約内容の認識相違を防ぐためにも、適切に管理しなければなりません。
以上の項目を記録しておけば、担当者が不在の場合や退職してしまった場合でも、混乱することなく業務を引き継げます。
顧客管理ノートを手書きで作成するメリット
ここでは、顧客管理を手書きで作成するメリットをご紹介します。手書きは基本的には非効率な手法であるものの、以下のようなメリットが得られるのです。
（1）コストをかけずに管理できる
まず、コストをかけずに管理できるメリットがあります。
手書きの場合は、ノートと筆記用具さえあれば情報を残せるため、電子媒体よりも安価に管理できます。さらに、誰でも簡単に書き込める点から、導入・運用時の教育コストもほとんど発生しません。
ただし、紙での管理は属人的になりやすく、最悪の場合「必要な顧客データが見つからない」事態を招く可能性があります。そのため、管理方法に関する明確なルールを策定し、チームで共有しておく必要があるのです。
（2）即座に顧客情報を記載できる
さらに、即座に顧客情報を記載できるのも、顧客管理を手書きで作成するメリットです。
手書きであれば、ネット環境が整っていない状況でも即座に顧客情報を記載できます。また、入力のプロセスも不要で、直感的に文字に起こせるという利便性もあるのです。
また、抽象的で言語化が難しい内容を残しておく場合でも、スケッチを使っての記載も可能です。しかし、手書きであるため、後から見返したときに一目で何についての情報かわかりにくくなってしまう点に注意しましょう。
顧客管理ノートを手書きで作成する4つのデメリット
ここでは、顧客管理を手書きで作成するデメリットを4つご紹介します。手書きで顧客管理をしている場合は、以下のポイントを把握して管理体制を早急に見直しましょう。
（1）印刷コストがかかる
1つ目のデメリットは、印刷に関わるコストがかかってしまう点です。
顧客管理ノートを複数人へ共有する場合には、その都度印刷しなければならず非効率です。また、インク代やプリンターの維持費といったコストもかかってしまいます。
したがって、必要以上の印刷コストがかからないように記載内容の確認フローを確立させたり、まとめられる情報はまとめて共有したりする工夫が必要です。
（2）管理が属人的になりやすい
2つ目のデメリットは、管理が属人的になりやすい点です。
手書きで顧客情報を管理していると、チーム全体へのスムーズな情報共有が困難なため、管理が属人化しやすくなってしまいます。情報が正確に共有されなければ、情報の偏りによる認識齟齬も招きかねません。
また、顧客情報が分散してしまい、管理業務の引継ぎ時にも時間がかかる恐れがあります。このように、手書きでの顧客管理は属人的な管理を招きやすく、トラブルを生む恐れもあるのです。
（3）作成に時間がかかる
3つ目のデメリットは、手書きでの顧客管理ノートの作成には、時間がかかってしまう点です。
顧客情報の記載ミスがあった場合、手書きであれば消しゴムや修正液を使わなければならず、修正に時間がかかってしまいます。また、同時に複数人での書き込みも困難なので、作成そのものがスピーディーにできません。
そのため、情報をデータ化して、記入ミスがあった場合でも瞬時に修正が可能な体制を構築しておくと、作成者の混み合いを防ぎながら作業時間も短縮できます。
（4）破損・紛失リスクがある
4つ目のデメリットは、破損・紛失のリスクが生じる点です。
手書きで顧客管理をしていれば、煩雑な管理からノートが埋もれやすいため、破損や紛失に繋がります。また、紛失によって顧客情報の漏洩の恐れも考慮しなければなりません。
一方で、顧客情報をデータ化して管理すれば、手書きの管理にはない「バックアップ機能」によって顧客データの破損・紛失リスクを防止できます。
顧客管理をデジタル化する4つのメリット
以下では、顧客管理をデジタル化するメリットを4つご紹介します。デジタル化した管理には、手書きによる管理では得られないメリットがあるので、今日では管理手法を移行する企業も増えているのです。
（1）生産性が向上する
1つ目のメリットは、生産性が格段に上がることです。
手書きの管理では、全ての顧客情報をいちから書きだす必要があります。たとえば、テンプレートを使えるデジタルツールであれば、作成の手間を省けるうえ、情報の抜けや漏れを防ぎ、体裁の整った資料を作れるのです。
さらに、ファイルやリンクを活用すれば情報をまとめて管理できます。蓄積された顧客情報から、正確なニーズを把握したり需要を予測したりするときに見落としを防げるので、過不足のない最適な顧客対応が実現するのです。
（2）リアルタイムで情報共有できる
2つ目のメリットは、リアルタイムでの情報共有が可能になることです。
顧客情報がリアルタイムで更新されれば、営業活動の状況や、商談状況の迅速な把握に役立ちます。また、複数人が離れた場所からでも編集・修正ができるため、仮にトラブルが発生した場合でも、スピーディーな対応が可能なのです。
さらに、「Stock」のようなマルチデバイス（スマホ・PC・タブレット問わず利用可能）に対応しているツールを使用すれば、場所・時間を問わず情報共有できるので、顧客情報の確認作業が迅速になるのです。
（3）欲しい情報にすぐにアクセスできる
3つ目のメリットは、欲しい情報にすぐにアクセスできることです。
手書きの顧客台帳は、情報が増えていくとどこに何の情報があるのか分からなくなってしまいます。一方で、検索機能に優れたシステムであれば、名前や企業名で検索して必要な情報をすぐに確認できるのです。
また、マルチデバイス対応でスマホからもアクセスできれば、時間や場所を問わず顧客情報を確認・編集できるため、たとえば営業の前後に情報を確認できます。
（4）業務改善につながる
4つ目のメリットは、デジタル上に顧客情報と合わせて、社内のナレッジを蓄積すると業務改善に繋がることです。
手書きノートでは、迅速な情報共有が難しく、加えて属人化しやすいので、ナレッジの共有には不向きです。しかし、デジタル上で、顧客情報と合わせて「成約した要因」「改善点」を共有・蓄積すれば、今後の業務改善にも貢献します。
以上のように、社内全体で顧客情報や付随するナレッジを共有することで、営業活動での成約率向上なども見込めるのです。
手書きの顧客管理台帳から脱却する方法とは
ここでは、手書きノートの顧客管理から脱却する方法をご紹介します。
脱アナログの手法はツールの利用が一般的ですが、ツールにもさまざまな種類があります。そこで、管理の煩雑さを解消するためにも、以下の選択肢から最適な手法を選択しましょう。
Excelを使う
手書きの顧客管理から脱却する方法としてまず有効なのが、Excelの使用です。
Excelは多くの企業で利用されていることから、導入・運用時における教育コストを比較的抑えられます。また、アクセス権限も付与できるので、外部から顧客情報へ不正アクセスされる心配もありません。
ただし、リアルタイムでの情報共有ができず、顧客情報を確認する度にファイルを開く手間が発生するデメリットもあります。そのため、ファイルが乱立したときに「情報へのアクセス性」において非効率な状態が発生する点に注意です。
会計ソフトを使う
会計ソフトを使用することも、手書きの顧客管理から脱却するのに効果的です。
会計ソフトを使えば、金銭の記録や受発注処理の管理を通じて、顧客情報や顧客との取引情報も取り扱うため、顧客管理に役立てられます。さらに、数値情報の入力や複雑な会計処理による負担も軽減可能です。
ただし、会計ソフトは顧客との金銭的やりとりの管理に特化したツールであるため、「顧客情報そのもの」の管理には不向きな点に注意しましょう。
情報管理ツールを使う
情報管理に特化したITツールを使うのも、手書きの顧客管理から脱却するのに欠かせない方法です。
顧客情報をツール内で一元管理し、チーム全体へ瞬時に共有できれば、データに変更があった場合でも伝達の遅れを防げるほか、ミスの指摘・修正もリアルタイムで可能です。そのためにも、顧客情報の蓄積・スムーズな共有ができる「ITツール」を使いましょう。
ただし、操作が複雑なツールだと顧客情報が適切に管理されない恐れもあります。そこで、「Stock」のような操作が簡単なITツールを使えば、誰でもすぐに顧客管理・情報共有が可能なのです。
手書き管理とデジタル管理の違いをまとめた比較表
以下は、手書き管理とそれぞれのデジタル管理の違いをまとめた比較表です。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 手書き |
・コストがかからない
・ネット環境がなくても即座に情報を記入できる |
・印刷にコストがかかる
・スムーズな情報共有が難しいので、管理が属人化する
|
| Excel |
・教育コストを抑えられる
・アクセス権限を付与できる |
・リアルタイムでの情報共有ができない
・ファイルを開く手間が発生する |
| 会計ソフト |
・金銭の記録や受発注処理・取引情報をまとめて管理できる
・数値情報の入力や複雑な会計処理による負担を軽減できる |
・「顧客情報そのもの」の管理には不向き
・操作が複雑で難しいものがある |
| 情報管理ツール |
・顧客情報を一元管理し、即アクセスできる
・リアルタイムでの情報共有が可能 |
・コストが高いものがある
・操作が複雑で難しいものがある |
以上のように、顧客管理は手書きではなく、デジタル化すべきです。とくに、無料で登録できて、初めてツールを導入する場合でもすぐに使いこなせるほどシンプルで簡単な「Stock」のような情報管理ツールを導入すれば、スムーズに社内に浸透します。
手書きの顧客管理ノートからの脱却に最適なツール・アプリ
ここからは、手書きの顧客管理ノートからの脱却に最適なツールをご紹介します。
手書きでの顧客管理は、ミスの修正や作成そのものに時間がかかったり属人的な管理になりやすかったりと、大きなデメリットがあります。そのため、社員に負担がかかるだけでなく、チームで円滑に情報共有していくうえでは不向きだと言えるのです。
このような事態を防ぐには、顧客情報を蓄積し、チーム全体へスムーズに共有できる「ITツール」が不可欠です。とはいえ、ツールの操作が複雑だと顧客情報の入力・管理ができず、最悪の場合ツールの運用が頓挫し、月額費用だけ無駄にかかる恐れもあります。
結論、手書きの顧客管理ノートからの脱却に最適なのは、ITに不慣れな社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな顧客管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した顧客情報は、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、「フォルダ」で顧客案件ごとに情報を分けられるうえに、「高度な検索機能」が備わっているため、必要な顧客データへスムーズにアクセス可能なのです。
顧客情報を最も簡単に管理・活用できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの顧客管理に便利な機能＞
以下は、Stockで作成した顧客管理資料の画面です。
Stockの「ノート」には、自作の「テンプレート」を使って、テキストや表、ファイルや画像で情報をまとめられます。また、ノートには「メッセージ」が紐づいているため、情報の周知ややり取りが可能です。
手書きでの顧客管理のデメリットや脱却方法まとめ
これまで、手書きでの顧客管理のデメリットや脱却方法を中心にご紹介してきました。
手書きでの顧客管理は、誰でも即座に作成できる一方で、作成の手間や印刷コスト、属人的な管理による認識齟齬の発生リスクなど、大きなデメリットも抱えています。
そして、デメリットを解消するには、顧客管理ノートの作成の手間を省きながら円滑な情報共有もできる「ITツール」が必須です。ただし、社内のITリテラシーを考慮し「誰でもストレスなく顧客管理できるツール」が求められる点に注意しましょう。
結論、手書きの顧客管理ノートからの脱却には、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に顧客情報を蓄積・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、非効率な手書きでの顧客管理から脱却しましょう。
