ビジネスチャットとは、SNSのような使い勝手でメッセージのやりとりができるほか、タスク管理など、仕事で使ううえで必要な機能も備わっているコミュニケーションツールです。
プライベートで利用するSNSの感覚で気軽にチャットができることから、社内におけるコミュニケーション量を増やす効果があり、メールの代替ツールとしても利用されています。さらに、メールよりもスピード感をもったやりとりができるので、業務スピードの向上にも貢献します。
チャットツールは各社からさまざまな種類のツールがリリースされていますが、ツールによって特徴が違います。そのため、どんなツールがマッチしているかがわからず、ツールがなかなか決まらないという担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回の記事では、おすすめのビジネスチャットツールや選ぶ際のポイントを中心にご紹介します。
- チャットツールを用いて、社内のコミュニケーションを活発化させたい
- 有名なチャットツールではわかりづらいので、リテラシーが異なる社内でも使えるものを導入したい
- チャットツールでは情報が流れてしまうという問題を防止するサービスがあれば導入したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に必要なビジネスチャットツールが納得して選定でき、業務効率化が実現できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/
おすすめのビジネスチャットツール7選
以下では、おすすめのビジネスチャットツールを7選ご紹介します。
チャットツールでは、気軽なコミュニケーションが取れるので情報共有が活発化します。しかし、チャットツールの特性上、同じトークルーム内でやりとりを続けていると情報が流れてしまう問題があります。
そのため、以前の情報について確認したいとき、基本的には遡って情報を確認する方法しかありません。また、このような状況が複数のグループや個人間のやりとりで発生するとさらに混乱してしまい、情報を探すのに時間がかかってしまうでしょう。
したがって、ビジネスチャットするためのツール選定では、「情報が流れず誰でも簡単に必要な情報にアクセスできる」ことが不可欠です。
多くのチャットツールでは、別のツールで情報管理するなどの方法が挙げられますが、80,000社以上が導入するチャットツールのStockは、案件に紐づいた形でチャットができるので情報が流れてしまうというストレスがありません。
そのため、チャット形式でコミュニケーションを取りながらも、情報共有のストレスを解消したいという企業にはStock一択と言えます。
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
Slack
Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
他サービスとの連携が豊富なため、すでに何かしらのツールを使っている場合は効果的に利用できます。
＜Slackのポイント＞
- 他サービスとの連携が豊富
タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取れます。
- カスタマイズ性が高い
例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます。
＜Slackを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報は上に流れてしまいます
- ストック情報を管理できない
フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
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これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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チャットワーク
チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
今まで電話やメールで行なっていたやりとりからチャットにすることで、業務の効率化が期待できます。
＜チャットワークのポイント＞
- 気軽なコミュニケーションが可能
全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
- 既読を表す機能がない
メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります
＜チャットワークを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります。
- 無料プランだと累計7個までしかチャットグループを作れない
制限が厳しいためチャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
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Workplace from Facebook
Workplace from Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
個人のFacebookを利用している感覚で使えるため、導入のハードルが低くなります。
＜Workplace from Facebookのポイント＞
- Facebookと同様の操作性
Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作できます。
- 他サービスとの連携ができる
ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます。
＜Workplace from Facebookを使う上で気を付けておきたい点＞
- コミュニケーション機能が多すぎる
掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
- フィードの使い方が難しい
フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
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Typetalk
Typetalkは、ビジネス向けのチャットツールです。
プロジェクト管理ツール「Backlog」を提供しているヌーラボが開発しているため、同じアカウントで、BacklogとTypetalkを利用できます。
＜Typetalkのポイント＞
- Backlogも同じアカウントで使える
１つアカウントを作成すれば、同じアカウントでBacklogにもログインできます。
- ログイン履歴が分かる
ログインした場所を時間の履歴が分かり、不審な点があった場合には通知がきます
＜Typetalkを使う上で気を付けておきたい点＞
- 大事な情報が流れていってしまう
通常のビジネスチャット同様に、投稿した情報は上に流れてしまいます。
- ストック情報を管理できない
あくまでチャットツールのため、例えばタスクはBacklogで管理をしなければならないなど、Typetalkだけでストック情報を管理できません。
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LINE WORKS
LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能や掲示板機能が使えるグループウェアです。
＜LINE WORKSのポイント＞
- 慣れた使い勝手
チャット機能については、LINEと変わらないため、いつも使うような操作性で利用できます。
- 様々な機能が使える
チャット機能だけでなく、カレンダー機能やファイル管理もできるため、LINE WORKSだけで業務を完結できます。
＜LINE WORKSを使う上で気をつけたい点＞
- 利用開始の手続きが面倒
本人認証やワークスグループの作成など、使い始めるまでのステップが多いです。
- 使いこなせるまでに時間がかかる
チャット機能自体はLINEと同じ感覚のため簡単ですが、それ以外の機能が多く、使いこなすまでに時間を要します。
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トークノート
トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内イベントの情報など、ビジネスに関係のない連絡が多い場合には、使いやすいツールです。
＜トークノートのポイント＞
- シンプルなデザイン
誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね！」を気軽に残すことができます。
- 管理機能が充実
既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています。
＜トークノートを使う上で気を付けておきたい点＞
- 導入のための費用が高い
導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます。
- 情報が流れてしまう
タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れてしまい、見逃してしまう可能性があります。
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ビジネスチャットツールを選ぶポイント
今日では各社からさまざまなチャットツールが出ていますが、担当者は多くの中からひとつを選ぶ必要があります。しかし、選定ポイントがわからなければ、間違ったツールを選定してしまう可能性もあります。
以下では、ビジネスチャットの選定ポイントを解説していきます。
操作性
使うメンバー全員が「使いやすい」と思う、操作性の高いツールを選びましょう。
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「メッセージの送信がしやすい」「通知設定がある」「受け取ったメッセージを保存＆タスク化できる」など、各アクションの操作がしやすいことで、継続的に社内で使われるツールとなります。
そのため、ツール選定は現場の社員にも使用してもらい、使い勝手をヒアリングする必要があります。
いくら機能が豊富でも、メンバーが使いこなせなければ導入した意味がなくなってしまううえ、コストも無駄になってしまうでしょう。多機能なツールは、その分高価格に設定されています。そのため、選定したツールは現場の社員にも使用してもらい、使い勝手をヒアリングする必要があります。
メンバーのITリテラシーを考慮し、チームに浸透しやすいツールを検討しましょう。
セキュリティの強固さ
セキュリティがどの程度強固かも確認しましょう。ビジネス向けにセキュリティが強化されているビジネスチャットですが、ツールによってセキュリティ機能や権限設定機能のレベルは異なります。
またプランによっても、セキュリティのレベルや設定できる権限の柔軟さは変わります。
自社のセキュリティポリシーでは、どれくらいのセキュリティ対策が必要なのかを確認し、慎重に検討する必要があります。
料金
導入時の料金も確認すべきポイントのひとつです。「初期費用」の有無や、月々の「利用料金」、「オプション機能」の有無は、ツールやプランによって様々です。
「どのような機能が必要で、◯人使う」と実際にイメージして、具体的に試算することが重要です。
また、無料プランやお試し期間があるツールも多いので、無料で試してみた後に、導入するかどうかを予算と照らし合わせて検討しましょう。
注意点として、実際に使い始めるまでの設定が面倒であったり、社員に対して研修を行わないと使いこなせないようなツールだと、「導入コスト」がかかってしまうので注意が必要です。
過不足のない機能性
過不足のない機能を備えているか確認しましょう。機能は多過ぎても社員が複雑で使いこなせない状況になる一方、少なくても機能不足と感じてしまったりする可能性があります。
ビジネスチャットは、チャット機能以外にも音声/ビデオ通話やタスク管理機能も提供しているツールが一般的です。しかし、多機能なものではなく、自社にある課題を解決できる「過不足のない機能を持つ」ツールを慎重に検討する必要があります。
たとえば、チャット機能だけでは、メッセージのやりとりだけになってしまうため、それだけで業務を完結することが難しくなってしまいます。そのため、タスク管理やドキュメント管理などの機能があると、受信したメッセージの内容を次のアクションに繋げやすくなります。
マルチデバイスに対応しているか
チャットをスマホやタブレット端末で確認できると、外出先でも気軽にコミュニケーションが取れます。
また、共有された情報に関しても「帰社しなければ確認できない」というストレスがなくなります。スマホでの動作が安定しているか、あるいはスマホで利用できる機能に制限はないかを確かめましょう。
サポートはあるか
何か問題や障害が発生した際に、充実したサポート体制があるかどうかも重要なポイントです。
ビジネスチャットの中には、海外製のものもあるので、日本語でのサポートに対応していないツールもあります。サポートデスクが英語しか対応していない場合、自社に英語が堪能な社員がいなければトラブルを解決できません。
ツールを長く安心して使うためにも、日本語サポートがあるビジネスチャットを選ぶのがおすすめです。
他ツールとの連携
自社で導入している、ほかのツールと連携できるかも重要なポイントです。ツールの連携ができれば、他ツールの通知がビジネスチャット上に来るように設定できます。
ほかのツールやアプリとの親和性の高いビジネスチャットを導入すると、相乗効果が期待できます。
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ビジネスチャットツールを使うことのメリット
ビジネスチャットツールが効果的に活用できれば、以下でご紹介するメリットが得られます。
気軽でスピーディなコミュニケーション
チャットはメールと比較すると、定型文も不要であり通知機能も充実しているためメッセージに気付きやすく、スピーディーかつ気軽なコミュニケーションが可能になります。
ほかにも、ccやBccなどの設定も不要なうえ、一度送信したメッセージでも編集できるので、気軽でスピーディなコミュニケーションができます。
また、「了解です」「あとで確認します」といった内容のメッセージが送りやすいため、いわゆる「即レス」がしやすい環境になります。
1対多数によるリアルタイムコミュニケーション
メールでも1対多数のコミュニケーションができますが、チャットを使うことで、よりリアルタイムに近い形でのコミュニケーションが可能となります。
具体的には「グループチャット」というトークルームを設定でき、メッセージを送信したい相手に対して「メンション（通知）」を送ることもできます。
そのため、やりとりをログとして残しながら進めることができるため、他の方法に比べても、後から情報の振り返りもしやすくなります。
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おすすめのビジネスチャットツールまとめ
これまで、おすすめのビジネスチャットツール5選や選定ポイントなどについてご紹介してきました。
チャットツールはメールのようなやりとりから、気軽にコミュニケーションができるツールではありますが、情報管理についてはExcelもしくはWordをはじめとした、別ツールでの管理が必要になってしまいます。
このように、「チャット」と「情報」を別で管理してしまうと、ツールの横断が複数回発生し、ファイル共有の度にチャットが流れてしまうのです。
そのため、初めてビジネスチャットツールの導入を検討している場合、情報ストックとメッセージ、それに付随したタスク管理ができるビジネスチャットツールのStockが情報共有のストレスを解消します。
利用は無料からでき、登録も1分で完了しますので、ぜひ「Stock」で社内のコミュニケーションを活性化させ、情報共有のストレスをなくしましょう。
1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ（現：株式会社Stock）を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル（VC）から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
