ビジネスチャットと呼ばれる多くのツールがあり、既に何かしらのツールが導入されている企業も多いのではないかと思います。
 
しかし、チャットによるコミュニケーションが増えると、様々な内容の情報が錯綜し、大事な情報がどこかにいってしまったり、作業効率に支障が出たりすることもあります。
 
そこで今回の記事では、このような状況に陥らないよう、ビジネスチャットツールを選ぶ際のポイントや、おすすめのツールをご紹介させていただきます。
 
まだビジネスチャットを導入していない方、導入しているものの情報管理にお困りの方は是非参考にしてみていただければと思います。

 
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ビジネスチャットとは?

ビジネスチャットとは、SNSのような使い勝手でメッセージのやり取りができる他、タスク管理など、仕事で使う上で必要な機能も備わっているコミュニケーションツールです。
 
プライベートで利用するSNSの感覚でチャットができることから、社内におけるコミュニケーション量を増やす効果があり、メールの代替としても期待されています。
 
関連記事: チャットとメールの違いって?両者の特徴とオススメのツールをご紹介!
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ビジネスチャットを使うことのメリット

気軽なコミュニケーション

チャットを使えば、メールに比べ気軽なコミュニケーションが可能になります。
そのため、社内のコミュニケーションが活発になり、円滑な情報共有に繋がります。

スピーディーなコミュニケーション

ツールを使うことで通知機能も充実しているためメッセージに気付きやすく、スピーディーなコミュニケーションが可能です。
また、「了解です」「あとで確認します」といった内容のメッセージが送りやすいため、いわゆる「即レス」がしやすい環境になります。

1対多によるリアルタイムコミュニケーション

メールでも1対多のコミュニケーションができますが、チャットを使うことで、よりリアルタイムに近い形でのコミュニケーションが可能となります。
そのため、やり取りをログとして残しつつ、円滑にやり取りを進めることができるため、他の方法に比べても、後からの振り返りもしやすくなります。
 
関連記事: ビジネスチャットのメリットとデメリットは?チャットの問題点を解消するツールも紹介!
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ビジネスチャットツールを選ぶときのポイント

チャット以外の機能

チャット機能だけでは、メッセージのやり取りだけになってしまうため、それだけで業務を完結することが難しくなってしまいます。
そのため、タスク管理やドキュメント管理などの機能があることで、受信したメッセージの内容を次のアクションに繋げやすくなります。

操作性

気軽なコミュニケーションを可能にするのが、ツールの操作性です。
「メッセージの送信がしやすい」「通知設定がある」「受け取ったメッセージを保存&タスク化できる」など、各アクションの操作がしやすいことで、継続的に社内で使われるツールとなります。

コスト

もちろん1人あたりの利用料金も大事ですが、導入までの手間のようなコストに注目することも大事です。
実際に使い始めるまでの設定が面倒であったり、社員に対して研修を行わないと使いこなせないようなツールだと、「導入コスト」がかかってしまうので注意が必要です。
 
関連記事: 【無料・有料】ビジネスチャットツールを徹底比較!本当に使えるツールとは?
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おすすめのビジネスチャットツール7選

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用できます。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

Slack

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Slackは、ビジネス向けのチャット形式のコミュニケーションツールです。
他サービスとの連携が豊富なため、すでに何かしらのツールを使っている場合は効果的に利用することができます。

<Slackのポイント>

  1. 他サービスとの連携が豊富
    タスク管理ツールやスケジュールとの連携など、あらゆるサービスからの通知を受け取ることができます
  2. カスタマイズ性が高い
    例えば、独自の絵文字を作ったり、定期ポストをしたりなど、専門知識があれば様々なカスタマイズができます

<Slackを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャットワーク同様に、チャットツールのため、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. ストック情報を管理できない
    フロー情報を扱うツールのため、タスク機能がなかったりと、ストック情報を管理することができません
 
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チャットワーク

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チャットワークは、ビジネス向けに特化したチャットツールです。
今まで電話やメールで行なっていたやり取りからチャットにすることで、業務の効率化が期待できます。

<チャットワークのポイント>

  1. 気軽なコミュニケーションが可能
    全体的にデザインが明るく、絵文字機能などで、気軽なコミュニケーションが促進されます
  2. 既読を表す機能がない
    メッセージを自分のタイミングで確認できるため、チャットに余計な時間を割く必要が無くなります

<チャットワークを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    チャット形式のため、投稿した情報は流れてしまい、後から見返すのが難しくなります
  2. 無料プランだと累計14個までしかチャットグループを作れない
    制限が厳しいため、チャットを使いこなすには、有料プランにする必要があります
 
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Workplace by Facebook

Workplace by Facebookのトップページ

Workplace by Facebookは、Facebookが提供している社内SNSです。
個人のFacebookを利用している感覚で使えるため、導入のハードルが低くなります。

<Workplace by Facebookのポイント>

  1. Facebookと同様の操作性
    Facebookを使ったことがあれば、迷うことなく操作することができます
  2. 他サービスとの連携ができる
    ビジネス向けのFacebookのため、他サービスとの連携ができます

<Workplace by Facebookを使う上で気を付けておきたい点>

  1. コミュニケーション機能が多すぎる
    掲示板やイベントなど、コミュニケーションに関する機能が多いため、それぞれの機能をどのように使えばいいか迷うことがあります
  2. フィードの使い方が難しい
    フィードを使えば最新情報の閲覧ができますが、どの情報が重要なのかを判断しにくいため、見逃しが多くなってしまいます
 
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Typetalk

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Typetalkは、ビジネス向けのチャットツールです。
プロジェクト管理ツール「Backlog」を提供しているヌーラボが開発しているため、同じアカウントで、BacklogとTypetalkを利用することができます。

<Typetalkのポイント>

  1. Backlogも同じアカウントで使える
    1つアカウントを作成すれば、同じアカウントでBacklogにもログインすることができます
  2. ログイン履歴が分かる
    ログインした場所を時間の履歴が分かり、不審な点があった場合には通知がきます

<Typetalkを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 大事な情報が流れていってしまう
    通常のビジネスチャット同様に、投稿した情報はどんどん流れてしまいます
  2. ストック情報を管理できない
    あくまでチャットツールのため、例えばタスクはBacklogで管理をしなければならないなど、Typetalkだけでストック情報を管理することができません
 
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LINE WORKS

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LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能や掲示板機能が使えるグループウェアです。

<LINE WORKSのポイント>

  1. 慣れた使い勝手
    チャット機能については、LINEと変わらないため、いつも使うような操作性で利用することができます
  2. 様々な機能が使える
    チャット機能だけでなく、カレンダー機能やファイル管理もできるため、LINE WORKSだけで業務を完結することができます

<LINE WORKSを使う上で気をつけたい点>

  1. 利用開始の手続きが面倒
    本人認証やワークスグループの作成など、使い始めるまでのステップが多いです
  2. 使いこなせるまでに時間がかかる
    チャット機能自体はLINEと同じ感覚のため簡単ですが、それ以外の機能が多く、使いこなすまでに時間を要します
 
 
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トークノート

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トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内イベントの情報など、ビジネスに関係のない連絡が多い場合には、使いやすいツールです。

<トークノートのポイント>

  1. シンプルなデザイン
    誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます
  2. 管理機能が充実
    既読・未読の管理やメンバー管理など、会社で使う上での必要な機能が備わっています

<トークノートを使う上で気を付けておきたい点>

  1. 導入のための費用が高い
    導入には初期費用がかかる他、毎月の月額料金やオプション機能も発生するため、多くのコストがかかってしまいます
  2. 情報が流れてしまう
    タイムライン形式で表示されるため、投稿した情報が流れていってしまい、見逃してしまうことがあります
 
 
関連記事: 【2021年最新版】主要ビジネスチャットツール徹底比較!
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まとめ

ビジネスチャットを使うメリットは円滑なコミュニケーションの点で多くあるものの、同時に情報が錯綜したり、流れていってしまう危険性もあります。
 
是非今回ご紹介させていただいた内容やツールを参考にしていただき、活用方法を検討していただければと思います。
 
関連記事: 【2021年最新】ビジネスチャット12選を徹底比較!無料プランのあるツールを紹介!