職場での情報共有は、連携のしやすさやリスクマネジメントなどを考えるうえで非常に重要です。そのためには、情報をストレスなく共有できる仕組みが必要です。
しかし、「職場で思うように情報共有がされず、どうすれば改善できるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、職場で情報共有がされない原因とリスク、解決策を中心に解説します。
- 職場で情報共有が進まない原因を把握したい
- 職場の情報共有を促すにあたり、効果的な方法を知りたい
- 情報がスムーズに共有される仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、職場で情報共有されない原因が分かり、具体的な解決策も見つけられます。
目次
職場での情報共有が大切な4つの理由
職場で情報共有が大切なのは、主に以下のメリットを得られるためです。
業務の効率化
必要な情報が社員全員に伝わっていないと、仕事上の迷いが起きやすくなります。
確認の手間が増えては仕事がなかなか進まず、業務が停滞してしまいます。また、メンバー間での確認の手間がかかってしまうと社員一人ひとりの負担にもなりかねません。
そこであらかじめ仕事の手順や注意点を共有しておくことで、迷ったり確認したりする手間がなくなり、スムーズに働けます。また、情報を正しく共有しておけば把握が簡単になるので、社員同士の連携もしやすくなるのです。
属人化の予防
俗人化の予防のためにも、情報共有は必須と言えます。
全ての社員が平等に情報にアクセスできる環境が整っていないと、提供するサービスの質が社員によって左右されることになるため、取引先の企業の信用を失うリスクもあります。
業務の属人化を予防するためには、あらかじめマニュアルを作成するなどして業務ノウハウなどの情報を共有しておくことが必要です。ナレッジやノウハウのように「形のないもの」でも、情報共有すれば知的財産として残ります。
メンバー同士でのサポートができる
情報共有を当たり前に行う環境があれば、メンバー同士でのサポートが可能になります。
仮に「タスクが期日までに終わらない」といった場合でも、メンバー間で円滑にやりとりができれば、すぐにサポートし合えるのです。
職場における情報共有不足が原因で、認識が一致しない状態で仕事をすることにより、結果的に業務トラブルに発展することもあります。メンバー同士でサポートできる環境があることにより、未然にトラブルを防ぐことができるだけでなく、人材の定着にもつながるのです。
スキルやノウハウの活用
スキルやノウハウを活用するうえでも、職場での情報共有は重要です。
顧客データや営業で得た情報は会社の重要な資産となります。これらを共有すればいち早くニーズを分析して適切な対応ができ、顧客満足度の向上にもつなげられるのです。
また、価値ある情報を全社員に共有することで、サービスの質を均一にすることができます。そのため、マニュアルを作ったり積極的に研修を行ったりすることによって、ノウハウやナレッジを蓄積していく職場作りを行っていくことが重要です。
情報共有がされない職場の4つの原因
ここでは、職場で情報共有がされない4つの原因をご紹介します。以下の項目に当てはまっている場合は、すぐに改善する必要があります。
（1）共有すべき情報が定まっていない
まずは、情報共有がされない職場の特徴として、共有すべき情報が定まっていないことが挙げられます。
共有する情報が明確でなければ、社員は伝えるべき情報の判断がしづらくなり、結果として情報共有がされなくなってしまうのです。
そのため、「商談では営業先と担当者、日時と内容の詳細を共有する」などと内容を具体化して、社員が何を共有すべきか簡単に分かるようにしましょう。
（2）社員が連携できていない
社員が連携できていないのも、情報共有されない職場の特徴です。
たとえば、営業部の社員の場合、商談などでオフィスにいないケースも多いです。しかし、紙やメールで情報共有をしていると、オフィスにいない社員との円滑なコミュニケーションが難しいため、結果としてチームの連携がとりづらくなってしまうのです。
したがって、「社外にいるメンバーとも気軽にやりとりができる仕組み」をつくり、チームの連携をとりやすくしましょう。
（3）情報の共有に手間がかかる
情報共有がされない職場には、情報の共有に手間がかかっているケースもあります。
たとえば、メールで情報共有している場合、挨拶や署名を記載したり、細かく宛先を入力したりする手間がかかります。また、電話の場合はすぐに共有できるとは限らないので、再度連絡し直すケースも珍しくありません。
そこで、より円滑に情報を共有するには、テンプレートやマニュアルを作成したり、“メッセージ機能”がついた情報共有ツールを使ったりすることも有効です。
（4）情報ツールや環境の整備不足
社内で情報共有を活発に行うためには、情報ツールを活用して環境整備を行なっていくことが不可欠です。
適切なツールがなく、情報の形式が統一されていないため、情報の共有や検索が困難になると、資産となる価値ある情報も活用されなくなってしまいます。
そこで、社内でITツールを活用すると情報共有した内容が残り、あとから見返しやすくなります。たとえば、「Stock」のように検索機能が備わった情報共有ツールだと、知りたい情報があったときに探しやすく便利です。
即実践！情報共有がされない職場の解決策3選
ここでは、情報共有がされない職場を改善する3つの解決策をご紹介します。活発な情報共有でチームワークを高めるためにも、以下の対策を実践しましょう。
解決策1｜情報共有にルールを定める
まずは、情報共有に対して明確なルールを定めましょう。
たとえば、業務報告の場合は「5W1H」を意識しましょう。「日時・場所・担当者名・業務の詳細」といった項目を事前に決めておくと、社員は迷うことなく情報共有ができます。
その結果、「何を共有すれば良いか分からない」となるのを防ぎ、円滑な情報共有を促せます。
解決策2｜コミュニケーションをしやすくする
次に、社員同士でコミュニケーションをしやすくするのも大切です。
職場によっては、社員と対面でのコミュニケーションが難しい場合もあります。そこで、時間や場所を問わずにやりとりができれば、万が一タスクが遅れていてもスムーズな対応が実現するのです。
そのため、リアルタイムで簡単にコミュニケーションができツールを導入して、連携をとりやすくするのがベストです。また、多くの情報共有ツールには「メッセージ機能」が備わっており、メールのように宛先を細かく設定する必要がありません。
解決策3｜情報共有ツールを導入する
最後に、情報共有ツールを導入するのも有効な対策です。
オンライン上で情報をやりとりできる「情報共有ツール」を導入すれば、時間や場所を問わずに情報を伝えられます。また、メールと異なり挨拶文や署名が不要なので、共有に手間がかかりません。
ただし、多機能な情報共有ツールを導入してしまうと、ITに詳しくない社員が使いこなせない恐れもあるので注意です。一方、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」であれば、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに利用できます。
【これで安心】職場の情報共有を最も効率化するツール
以下では、職場の情報共有を最も効率化するツールをご紹介します。
情報共有がされない職場では、情報が属人化したり仕事が遅れたりと致命的な状況を招きます。そこで、気軽に情報をやりとりできる「情報共有ツール」が求められるのです。
情報共有ツールであれば、時間や場所を問わず利用できるうえ、メールと異なり挨拶文や複雑な宛先を入力する必要もありません。ただし、多機能な情報共有ツールでは社員が使いこなせず、チームに定着しないので「シンプルに使えるか」が必須条件です。
結論、職場の情報共有を促すのは、非IT企業の65歳の方でもすぐに操作できるほどシンプルな「Stock」一択になります。
Stockの「ノート」に残した情報は、ほかのメンバーへリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば円滑なコミュニケーションをとれるので、職場の情報共有が大幅に促進されるのです。
ITが苦手な65歳の社員でもすぐに使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
職場で情報共有がされないリスク
ここでは、職場で情報共有がされないリスクを3つご紹介します。以下のような事態を防ぐためにも、情報を円滑にやりとりできる仕組みづくりが必要です。
（1）社内にノウハウが蓄積されない
まずは、社内にノウハウが蓄積されないリスクがあります。
情報共有がされない職場では、ノウハウは各社員に属人化するのでチームとして残すことができません。そのため、人によって業務のやり方が異なる恐れがあるのです。
また、各人が別々の方法で仕事を進めていると、新入社員は正しい進め方が分からず、成果も上がりづらくなってしまいます。人によって異なる対応では、顧客や取引先の企業の信用を失うことにもつながりかねません。
（2）必要な情報を見つけられない
次に、情報共有がされない職場では、必要な情報を見つけられないリスクもあります。
情報を共有しなければ、顧客データなどもすべて各社員が持っている状態になるので、必要なときに見つからない恐れがあるのです。とくに、目的の情報を持つ社員が異動や退職をした場合は、引き継ぎにかなりの手間がかかります。
したがって、情報の属人化を防ぐためにも「情報共有ツール」を使い、いつでも、誰でもアクセスできるようにすることが重要です。とくに、「ノート」にあらゆるデータを残せる「Stock」であれば、大切な情報が流れずに蓄積されます。
（3）仕事のスピードが下がる
最後に、情報共有がされない職場では仕事のスピードも下がってしまいます。仕事を効率的に行うためにも情報共有は必須と言えます。
情報共有ができなければ情報は属人化するので「〇〇さんが不在なので資料がなく、仕事を進められない」といった事態も起こりかねません。また、最悪の場合、プロジェクトの期限に遅れてしまう恐れもあるのです。
したがって、限られた時間で仕事を進めるためにも、こまめな情報共有をすべきです。
職場で情報共有がされない原因・リスク・解決策まとめ
ここまで、職場で情報共有がされない原因と解決策を中心に解説しました。
職場で情報共有がされない背景には、情報を簡単に共有できる仕組みがないことがあります。このような状態では、情報が属人化してノウハウを蓄積できず、仕事の進捗も大きく遅れる事態になりかねません。
そこで、時間や場所を問わずにアクセスできる”情報共有ツール”を導入すれば、メールにありがちな定型文を入力する手間を省けます。また、情報共有ツールには「メッセージ機能」が備わっているので、気軽にコミュニケーションがとれるのです。
なかでも、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ITに詳しくない65歳の社員でもすぐに活用できる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」で情報を手間なく共有できる仕組みをつくり、職場の情報共有を促進しましょう。
