情報共有が活発な職場は、連携がしやすかったり認識の齟齬を防げたりと多くのメリットを得られます。そのためには、情報をストレスなく共有できる仕組みが必要です。
しかし、「職場で思うように情報共有がされず、どうすれば改善できるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報共有がされない職場の特徴とリスク、解決策を中心に解説します。
- 職場で情報共有がされない現状を改善したい
- 職場の情報共有を促すにあたり、効果的な方法を知りたい
- 情報がスムーズに共有される仕組みをつくりたい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有されない職場の特徴が分かり、具体的な解決策も見つけられます。
目次
職場ではなぜ情報共有が大切なのか
職場で情報共有が大切なのは、主に以下のメリットを得られるためです。
- より適切な対応ができる
- ナレッジやノウハウの属人化を防げる
- メンバー同士でのサポートができる
顧客データや営業で得た情報を共有すれば、いち早くニーズを分析して適切な対応ができます。その結果、顧客満足度の向上にもつなげられるのです。
ナレッジやノウハウのように「形のないもの」でも、情報共有すれば知的財産として残ります。そのため、業務の方法がばらつく心配もありません。
メンバー同士でのやりとりが活発になれば、仮に「タスクが期日までに終わらない」といった場合でも、すぐにサポートし合える職場づくりができます。
上記のメリットを得るためにも、職場では全員がストレスなく情報共有できる仕組みを整えましょう。
情報共有がされない職場の3つの特徴
ここでは、情報共有がされない職場の特徴を3つご紹介します。以下の項目に当てはまっている場合は、すぐに改善する必要があります。
（1）共有すべき情報が定まっていない
まずは、情報共有がされない職場の特徴として、共有すべき情報が定まっていないことが挙げられます。
共有する情報が明確でなければ、社員は伝えるべき情報の判断がしづらくなり、結果として情報共有がされなくなってしまうのです。
そのため、「商談では営業先と担当者、日時と内容の詳細を共有する」などと内容を具体化して、社員が何を共有すべきか簡単に分かるようにしましょう。
（2）情報の共有に手間がかかる
情報共有がされない職場には、情報の共有に手間がかかっているケースもあります。
たとえば、メールで情報共有している場合、挨拶や署名を記載したりCcやBccを入力したりする手間がかかります。また、電話の場合はすぐに共有できるとは限らないので、再度連絡し直すケースも珍しくありません。
そこで、より円滑に情報を共有するには、”メッセージ機能”で時間や場所を問わずに連絡できる「情報共有ツール」が効果的です。たとえば、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」を導入すると、操作のストレスなく情報共有ができます。
（3）社員が連携できていない
最後に、社員が連携できていないのも、情報共有されない職場の特徴です。
たとえば、営業部の社員の場合、商談などでオフィスにいないケースも多いです。しかし、紙やメールで情報共有をしていれば、オフィスにいない社員との円滑なコミュニケーションが難しいため、結果としてチームの連携がとりづらくなってしまうのです。
したがって、「社外にいるメンバーとも気軽にやりとりができる仕組み」をつくり、チームの連携をとりやすくしましょう。
即実践！情報共有がされない職場の3つの解決策
ここでは、情報共有がされない職場を改善する3つの解決策をご紹介します。活発な情報共有でチームワークを高めるためにも、以下の対策を実践しましょう。
解決策1｜情報共有にルールを定める
まずは、情報共有に対して明確なルールを定めましょう。
たとえば、業務報告の場合は「日時・場所・担当者名・業務の詳細」といった項目を事前に決めておくと、社員は迷うことなく情報共有ができます。
その結果、「何を共有すれば良いか分からない」となるのを防ぎ、円滑な情報共有を促せるのです。
解決策2｜情報共有ツールを導入する
次に、情報共有ツール導入するのも有効な対策です。
オンライン上で情報をやりとりできる「情報共有ツール」を導入すれば、時間や場所を問わずに情報を伝えられます。また、メールと異なり挨拶文や署名が不要なので、共有に手間がかかりません。
ただし、多機能な情報共有ツールを導入してしまうと、ITに詳しくない社員が使いこなせない恐れもあるので注意です。一方、必要な機能に過不足がなくシンプルな「Stock」であれば、非IT企業の65歳以上の社員でもすぐに利用できます。
解決策3｜コミュニケーションをしやすくする
最後に、社員同士でコミュニケーションをしやすくするのも大切です。
職場によっては、社員と対面でのコミュニケーションが難しい場合もあります。そこで、時間や場所を問わずにやりとりができれば、万が一タスクが遅れていてもスムーズな対応が実現するのです。
そのため、リアルタイムで簡単にコミュニケーションができる「情報共有ツール」を導入して、連携をとりやすくするのがベストです。また、多くの情報共有ツールには「メッセージ機能」が備わっており、メールのようにCcやBccを設定する必要がありません。
【これで安心】職場の情報共有を最も効率化するツール
以下では、職場の情報共有を最も効率化するツールをご紹介します。
情報共有がされない職場では、情報が属人化したり仕事が遅れたりと致命的な状況を招きます。そこで、気軽に情報をやりとりできる「情報共有ツール」が求められるのです。
情報共有ツールであれば、時間や場所を問わず利用できるうえ、メールと異なり挨拶文やCc、Bccを入力する必要もありません。ただし、多機能な情報共有ツールでは社員が使いこなせず、チームに定着しないので「シンプルに使えるか」が必須条件です。
結論、職場の情報共有を促すのは、非IT企業の65歳の方でもすぐに操作できるほどシンプルな「Stock」一択になります。
Stockの「ノート」に残した情報は、ほかのメンバーへリアルタイムで共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば円滑なコミュニケーションをとれるので、職場の情報共有が大幅に促進されるのです。
ITが苦手な65歳の社員でもすぐに使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
情報共有がされない職場のリスク
ここでは、情報共有がされない職場のリスクを3つご紹介します。以下のような事態にならないためにも、情報を円滑にやりとりできる仕組みづくりが大切です。
（1）社内にノウハウが蓄積されない
まずは、社内にノウハウが蓄積されないリスクがあります。
情報共有がされない職場では、ノウハウは各社員に属人化するのでチームとして残すことができません。そのため、人によって業務のやり方が異なる恐れもあるのです。
また、各人が別々の方法で仕事を進めていると、新入社員は正しい進め方が分からず、成果も上がりづらくなってしまいます。
（2）必要な情報を見つけられない
次に、情報共有がされない職場では、必要な情報を見つけられないリスクもあります。
情報を共有しなければ、顧客データなどもすべて各社員が持っている状態になるので、必要なときに見つからない恐れがあるのです。とくに、目的の情報を持つ社員が異動や退職をした場合は、引き継ぎにかなりの手間がかかります。
したがって、情報の属人化を防ぐためにも「情報共有ツール」を使い、いつでもアクセスできるようにするのが得策です。とくに、「ノート」にあらゆるデータを残せる「Stock」であれば、大切な情報が流れずに蓄積されます。
（3）仕事のスピードが下がる
最後に、情報共有がされない職場では仕事のスピードも下がってしまいます。
情報共有ができなければ情報は属人化するので「〇〇さんが不在なので資料がなく、仕事を進められない」といった事態も起こりかねません。また、最悪の場合、プロジェクトの期限に遅れてしまう恐れもあるのです。
したがって、限られた時間で仕事を進めるためにも、こまめな情報共有をすべきです。
情報共有がされない職場の特徴・リスク・解決策まとめ
ここまで、情報共有がされない職場の特徴とリスク、解決策を中心に解説しました。
職場で情報共有がされない背景には、情報を簡単に共有できる仕組みがないことがあります。このような状態では、情報が属人化してノウハウを蓄積できず、仕事の進捗も大きく遅れる事態になりかねません。
そこで、時間や場所を問わずにアクセスできる”情報共有ツール”を導入すれば、メールにありがちな定型文を入力する手間を省けます。また、情報共有ツールには「メッセージ機能」が備わっているので、気軽にコミュニケーションがとれるのです。
なかでも、必要な機能に過不足がなくシンプルで、ITに詳しくない65歳の社員でもすぐに活用できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で情報を手間なく共有できる仕組みをつくり、職場の情報共有を促進しましょう。
