プロジェクトの原価管理では、見積と実績を比較したうえで、差分が生まれた原因を分析しなくてはなりません。そこで、たとえばExcelを利用すると数値の自動計算や分析、収支情報の蓄積ができます。
しかし、「どのようにExcelで原価管理すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの原価管理表テンプレートとExcelを使うメリット/デメリットを紹介します。
- Excelのテンプレートを使って原価管理したい
- Excelを使った原価管理を検討しているので、メリット・デメリットを把握したうえで判断したい
- Excel以上に簡単に原価管理ができるツールがあれば、自社に導入したい
という方は本記事を参考にすると、プロジェクトの原価管理にExcelを使うメリットとデメリットが分かるほか、自社に最適な方法で原価管理ができるようになります。
目次
原価管理の概要
以下では、予算管理との違いなど、原価管理の概要について紹介します。
プロジェクトにおける原価管理とは
プロジェクトにおける原価管理とは、業務活動に必要となる原価を算出して、利益を最大化するためにあらゆるコストを改善することです。
プロジェクトにおける原価管理では、はじめにプロジェクトの遂行にかかる原価を見積もって、「標準原価」を設定します。そして、実際にかかった「実際原価」を算出して、標準原価と比較したうえで、差分が生じた原因を分析するのです。
たとえば、人件費が見積を超えた場合には「工数の見積もりが甘く、想定以上に時間がかかった」「要件変更によって、メンバーを追加した」などが原因として考えられます。
このように、原価管理をすると、業務における課題が明らかになり今後の改善に活かせます。そのため、管理すべき項目は漏れがないように洗い出し慎重にチェックしましょう。
原価管理と予算管理の違い
“原価管理は予算管理の一部”であり、予算管理以上に狭義の管理と言えます。
予算管理は、企業の利益目標達成を目的としており、「売上や利益などの数値目標の管理」を指します。一方、原価管理は、予算管理に組み込まれた「原価の目標と実績の管理」を指すのです。
原価管理は、予算管理の1要素であるため、意味を混同しないように注意しましょう。
Excelで原価管理する際のコツ
以下では、Excelで原価管理する際のコツを2つ紹介します。
- ルール・マニュアルを作成する
- マクロ・関数を活用する
ルールやマニュアルの作成は、Excelで原価管理するうえで重要になります。たとえば、「原価管理用ファイルが複数あり、どのファイルが最新版か分からない」といった問題も、あらかじめファイル更新時のルールを用意しておけば防げるのです。
データの集計・分析などをする必要がある場合は、マクロや関数の活用をおすすめします。手作業での管理では、作業効率が低下するうえに、入力ミスなどの可能性も高まります。
Excelでの原価管理は、上記のコツを意識して効率よく進めましょう。
原価管理に使えるExcelのテンプレート3選（無料）
以下では、原価管理に使えるExcelの無料テンプレート3選をご紹介します。テンプレートを活用して、一から原価管理表をつくる手間をなくしましょう。
シンプルで見やすい原価管理表のテンプレート
こちらは、業種を問わず活用できるシンプルな原価管理表のテンプレートです。
材料費、加工費、経費、間接費の項目を合計すると、製品1単位当たりの原価を割りだせます。ただし、関数がほとんど入っていないため、社内のITリテラシーに合わせて関数を組み込んで手間を省きましょう。
製造業向けコスト計算表のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供するコスト計算表のテンプレートです。
直接費、間接費、一般および管理費に分けて費用を算出できます。また、製品原価と週当たりの生産単位数を入力すれば、合計生産原価も自動で計算されるので便利です。
飲食店向け原価率計算表のテンプレート
こちらは、飲食店向けの原価率計算表のテンプレートです。
商品ごとに単品で原価率を計算できるので、それぞれの商品に合った価格を算出できます。ただし、膨大な種類の食材を扱う場合は、料理ごとに原価を管理するなどの工夫が必要です。
Excelで原価管理をする3つのメリット
プロジェクトの原価管理にExcelを使っている企業は多数あります。そこで以下では、Excelで原価管理をする3つのメリットをご紹介します。
（1）教育コストがかからない
Excelで原価管理をするメリットとして、教育コストがかからない点が挙げられます。
Excelは多くの企業で導入されているため、新たに使い方を教える必要がなく、すぐに運用に移せます。また、操作が難しいといった理由で入力漏れ等が起こるリスクも少ないのです。
このように、操作に慣れている従業員が多い企業においては、ツールの使い方を説明する必要がありません。
（2）導入コストがかからない
Excelは会社のパソコンに搭載されていることが多く、導入コストがかかりません。
2023年のキーマンズネットの発表によると、回答したうち98％の企業で導入されています。つまり、Excelを使えばツールの導入コストなしで、原価管理表の作成をすぐに始められるのです。
このように、Excelを利用している企業は、原価管理の専用ツールを導入せずとも運用を始められるメリットがあります。
（3）テンプレートが使える
テンプレートが使える点もExcelのメリットです。
インターネット上ではExcelの無料テンプレートが多く公開されており、自社に合ったテンプレートを簡単に見つけられます。そのため、一から原価管理表をつくる手間がかからず、効率よく作業を進められるのです。
また、社内で共通のテンプレートを使うことで、統一された様式で原価管理できる点もメリットです。ただし、複数のテンプレートを保存しておける「Stock」のようなツールを使えば、テンプレートを都度ダウンロードすることなく、わずかな操作で呼び出せます。
Excelで原価管理をする3つのデメリット
ここでは、Excelで原価管理をする3つのデメリットを紹介します。以下を参考にメリットとデメリットを比較検討して、自社に合っているか見極めましょう。
（1）管理が属人化してしまう
Excelのデメリットの1つとして、「複雑な関数やマクロを使うと、管理の属人化を招いてしまう問題」があります。
関数やマクロを組み込むと、さまざまな処理が自動化して作業が効率化します。一方で、関数に慣れていない方が多い企業では、使いこなせるメンバーが少ないため、管理作業が属人化してしまうのです。
そのため、担当者が異動や退職した場合に従来の管理ができなくなり、業務に支障が出る可能性が高いです。
（2）管理に手間がかかる
次に、「管理に手間がかかる点」もExcelのデメリットです。
多くのプロジェクトにおける原価管理表をひとつのシートでまとめるのは困難です。そこで、複数のシートやファイルを作成すると、管理が煩雑になり、どこに保管したか分からなくなる恐れがあるのです。
そこで、プロジェクト管理ツールを導入すれば必要な情報が見つからない事態を解消できます。たとえば、あらゆる情報を一元管理できる「Stock」のようなツールであれば、高度な検索機能で目的の情報をすぐに見つけられるのです。
（3）更新に手間がかかる
最後に、Excelの原価管理には、「更新に手間がかかる」というデメリットもあります。
Excelファイル形式の管理では、情報を更新するたびにファイルを開く手間がかかります。また、基本的に共同作業が難しいため、更新したファイルはメールで共有したり、最新のバージョンを管理したりしなくてはなりません。
そのため、「更新した情報がリアルタイムで共有されて、複数人で利用できるツール」を導入して、更新作業を円滑にしましょう。
【これで解消】Excelよりも簡単に原価管理ができるおすすめのツール
以下では、Excelよりも簡単に原価管理ができるおすすめのツールをご紹介します。
Excelの原価管理では、更新のたびにファイルを開かなければならず、ファイルが増えると必要な情報へすぐにたどり着けません。一方、プロジェクト管理ツールであれば、原価管理の情報をすべて一元管理できるうえに更新もスムーズです。
ただし、多機能なツールでは現場の社員が使いこなせず、社内に浸透しないうえ、管理作業の属人化にもつながります。そのため、「誰でも簡単に操作できるプロジェクト管理ツール」が必要です。
結論、自社が導入するべきツールは、わずかな操作で情報へアクセスできるうえ、ITに詳しくない65歳でも導入したその日から使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には「テンプレート」を使って簡単に原価管理表を作成できるうえ、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、高度な「検索機能」によって目的の情報をすぐに見つけられるので、管理作業の効率化も実現するのです。
非IT企業の社員でも導入したその日から使えるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの原価管理をExcelで行うメリット・デメリットまとめ
ここまで、原価管理表のテンプレートやExcelのメリット・デメリットを中心に紹介しました。
Excelテンプレートがあれば、一から原価管理表をつくる必要がないうえ、社内で様式を統一できるメリットがあります。一方で、ファイルの管理が煩雑になったり、作業が属人化したりして業務が滞るデメリットもあるのです。
そのため、「フォルダで見やすく情報を管理でき、誰でも簡単に使いこなせるプロジェクト管理ツール」を導入しましょう。
結論、プロジェクトの原価管理には、ITに詳しくない65歳でも使いこなせて、直感的に目的の情報を見つけ出せる「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心に200,000社以上がStockを導入して、効果的な管理を実現しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、原価管理表を適切に運用しましょう。
