ルーチンワーク業務は、作業内容や手順が決まっているため定着しやすいものの、作業が形骸化したり、ノウハウが属人化したりするデメリットも伴います。そのため、デメリットを回避しつつ、定型化できる通常業務を効率化しなければなりません。
しかし、効率化を目的にルーチンワーク化したい一方で、「どのようにアプローチすべきかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ルーチンワークを効率化するステップや、ツールの判断軸を中心に紹介します。
- チームの定型業務が膨大で、本来時間を割くべき業務に手が回っていないリーダー
- 具体的なツール選定や自動化の仕組み作りが分からず足踏みしている実務担当者
- シンプルかつ持続可能なルーチン構築の手法を探しているバックオフィス担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、ルーチンワークを効率化して生産性を高める方法が把握できるほか、おすすめのツールまで分かります。
目次
なぜ今「ルーチンワークの効率化」が必要なのか？
ルーチンワークの効率化は、日本社会全体が深刻な人手不足に直面しているために必要です。
今日、採用難と人件費の高騰により、単純作業を人が手作業でおこなうコストが高くなっています。また、限られた人員をルーチンワークに割いてしまうと、意思決定や対人コミュニケーションといった思考力が必要なタスクに注力できません。
そのため、ルーチンワークにかける時間を最小限に抑え、生産性の高い業務に時間を割くようにしましょう。
ルーチンワークを効率化する4ステップ
以下では、ルーチンワークを効率化する4ステップを紹介します。ルーチーンワークに多くの人手や時間がかかりお困りの方は必見です。
STEP1｜業務の可視化
まず、業務を可視化します。
定型業務の手順を動作レベルまで分解して書き出し、各作業の頻度と所要時間を記します。たとえば、単に「資料作成」と書くのではなく、「A表から数値を抽出する」「スプレッドシートに転記する」といった動作レベルまで分解しましょう。
これにより、普段は5分ほどで終えているような作業もチーム全体で見ると年間で膨大な損失になっていることがわかります。
STEP2｜ECRSフレームワークを適用
次に、ECRSフレームワークを使って、可視化した業務を整理します。ECRSフレームワークの項目は以下の通りです。
- Eliminate（排除）
慣習でおこなっている無駄な業務を廃止します。 - Combine（結合）
似たような作業を一度に済ませられないか検討します。 - Rearrange（入替）
作業の順番を入れ替え、待ち時間や手戻りを最小限にできないか検討します。 - Simplify（簡素化）
もっと業務を楽にできないか追及し、ITツールの導入を検討します。
いきなりITツールを導入しようとせずに、業務を減らすことを第一に考えましょう。
STEP3｜ツールの判断基準を設定する
次に、ツールの判断基準を設定します。
たとえば、多機能すぎるツールは、入力項目が増えて現場を疲弊させるため、誰でも必要事項を10秒で入力できるようなツールがおすすめです。また、チャットのように情報が流れずに、過去の経緯をすぐに参照できるかどうかも、重要な判断基準となります。
こうした判断基準をあらかじめ決めておけば、自社に本当に必要なツールを選定できるのです。
STEP4｜ノウハウの蓄積・マニュアル化
最後に、ノウハウを蓄積・マニュアル化します。
ノウハウが特定の社員に属人化していると、そのメンバーの離職や異動によって業務が回らなくなります。そのため、手順をマニュアルに残し、社内で共有するようにしましょう。
たとえば、「Stock」のようなITツールを導入すれば、マニュアルを簡単に管理・共有でき、ワークフローが変わってもスムーズに更新できます。
ルーチンワーク効率化ツールの判断軸
以下では、ルーチンワーク効率化ツールの判断軸を4つ紹介します。下記の事項を参照して、自社に最適なツールを導入しましょう。
誰でも使える操作性か
1つ目は、誰でも使える操作性かです。
社員のITリテラシーにはばらつきがあるため、あまりに多機能なツールを導入しても社内には定着しません。また、多機能なツールは教育に時間がかかり、かえって非効率を生んでしまうこともあるのです。
そのため、操作がシンプルで、マニュアルを読まなくても使えるようなITツールを導入しましょう。
テンプレート化できるか
2つ目は、テンプレート化できるかです。
毎回白紙から資料を作るのは非効率なうえ、担当者によって内容の質や体裁に差が生じます。必要な項目を記したテンプレートを登録し、資料作成時に呼び起こせるようなツールを導入しましょう。
一方、テンプレートの中身も運用するなかで定期的に更新が必要になるため、誰でも簡単に情報更新ができるツールがおすすめです。
情報共有がしやすいか
3つ目は、情報共有がしやすいかです。
資料をPCのフォルダで管理してチャットツールで共有すると、情報共有に工数がかかるうえ、資料を探すのに時間がかかります。そのため、情報共有がしやすく、必要な情報に即座にアクセスできるようなツールを導入しましょう。
たとえば、「Stock」のようなITツールでは、「ノート」を任意のメンバーにリアルタイムで共有でき、高精度な検索機能で必要な情報に即アクセス可能です。
スモールスタート可能か
4つ目は、スモールスタートが可能かです。
最初から多額の予算を組んで全社導入を進めようとすると、失敗したときに多大な影響が及んでしまいます。また、ツール導入の目的やメリットを教諭できていない場合、ITリテラシーに自信のない社員からも反感を買う恐れがあるのです。
そのため、最初はツール導入を一部の部署に限定し、「残業時間が〇時間減った」というような具体的な効果を共有しましょう。これにより、他の部署にも導入の必要性を納得してもらえ、ツールがより定着しやすくなります。
ルーチンワークを削減して生産性を高める方法
以下では、ルーチンワークを削減して生産性を高める方法を紹介します。
ルーチンワークを整理しないと、毎日単純作業に時間をとられてしまい、本来取り組むべき改善業務や戦略立案に手をつけられなくなります。
しかし、Excelやファイルで業務手順を管理しようとすると、更新のたびに修正が必要になり、最新の情報が共有されないまま属人化してしまいます。その結果、同じ確認作業や手戻りが発生し、ルーチンワークが減らない原因になります。
そこで重要なのが、業務手順やテンプレートを一元管理できるITツールの導入です。ツールを使えば、業務の流れを統一できるため、繰り返し発生する作業を削減できます。
こうした条件に最も当てはまるのが、誰でも簡単にノウハウを蓄積できるツール「Stock」です。Stockでは業務手順をテンプレートとして登録できるため、繰り返し発生するルーチン業務を誰でも同じ品質で実行できます。
誰でも簡単にノウハウを蓄積できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【比較表】主要ツール徹底比較
以下では、ルーチンワークの効率化におすすめな主要ツールの比較表を紹介します。（表は左右にスクロール可）
| Stock | Notion | Excel | チャットツール | |
|---|---|---|---|---|
| 操作性 | 極めてシンプル | 複雑 | 複雑 | 良い |
| テンプレート化できるか | 【〇】 | 【〇】 | 【〇】 | 【×】 |
| 情報共有のしやすさ | 最適 | 難しい | 難しい | 難しい |
| スモールスタート可能か | 【〇】 | 【×】 | 既に持っている | 【〇】 |
ルーチンワークを円滑に進めるには、操作性がシンプルでテンプレート化やスモールスタートも可能な情報共有ツール「Stock」が最適です。
【Excel】ルーチンワークの管理に使える無料テンプレート
こちらは、ルーチンワークの予定や実績が書き込める無料のエクセルテンプレートです。
1日単位で記入でき、管理表を用いることで業務のやり忘れを防いだり、改善点が可視化されたりするので便利です。
ルーチンワークを効率化するステップとツールの判断軸まとめ
これまで、ルーチンワークの効率化が必要な理由や、ルーチンワークを効率化するステップ、ツールの判断軸を中心に紹介しました。
ルーチンワークを効率化するには、業務を可視化して削減・結合し、ツールの判断基準を定め、ノウハウをマニュアル化することが大切です。
とくに、ルーチンワーク業務のマニュアルは社内で共有し、定期的に更新していく必要があります。業務の属人化を防ぐためには、ITツールにマニュアルを保管することが不可欠なのです。
なかでも、ルーチンワークを効率化するには、社内情報を簡単に作成・管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、組織の生産性を高めましょう。
