報告書の作成・管理にあたり、紙媒体での書類を共有する場合であれば、作成に時間がかかってしまったり、瞬時にチーム全体での内容把握ができなかったりといった問題が発生します。
 
報告書は営業利益やプロジェクトの進捗状況など、重要な内容を記載しチーム全員が把握しておくものです。そのため、記載内容のミス防止やチーム内での確実な情報共有を促すには、クラウド型の報告書作成ツールの導入・運用が不可欠です。
 
しかし、導入・運用に際して「多岐に渡るツールの中からどのような軸で選定すべきか難しい」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、共有可能なクラウド型のおすすめ報告書作成ツール8選と選定ポイントについてご紹介します。
 
  • 数あるクラウド型報告書ツールの中から、自社にマッチするものを選定したい
  • クラウド型報告書作成ツールを導入し、社内での活発な情報共有を促進したい
  • ITに苦手意識を持っている社員でも簡単に扱えるツールを見つけたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると選定の際に意識すべきポイントがわかり、業務の効率化を図れるクラウド型報告書ツールを見つけられます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

クラウド型の報告書作成ツールとは

クラウド型の報告書作成ツールは、紙の報告書とは異なり、時間や場所を問わずシステム上で報告書作成・管理ができるツールのことを指します。
 
WEB上で業務が完結できるため、資料の印刷や郵送の際に発生するコストがかからなかったり、リアルタイムで顧客や取引先、チーム内メンバーなどとの情報共有ができたりといったメリットが得られます。
 
今日では、コスト削減やチーム全体で報告書の共有が効率的にできることから、多くの企業によってクラウド型の報告書作成ツールが導入・運用されています。


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クラウド型の報告書作成ツールの選定ポイント

クラウド型の報告書作成ツールには多くの種類があるため、闇雲に導入・運用してしまうと自社のシステムとのミスマッチや、ツールに対する社員の理解が及ばないといった事態を招くことになります。
 
導入・運用にあたって必要以上のコストを発生させないためにも、以下でご紹介する選定ポイントを確実に把握しておきましょう。

円滑な情報共有ができるか

ツールを使ってメンバー内で円滑な情報共有ができるかどうかを確認しましょう。
 
スムーズに情報共有ができる点は、認識齟齬の回避や迅速な意思決定の実現にもつながることから、ビジネスにおいて不可欠な要素です。
 
報告書に関する共有手段をひとつのツールに集約すると、一度に複数人が閲覧する場合でも社外・社内を問わず情報の分散が防げるのです。また、リモートワークなどやほかの拠点にいるメンバーでも内容を把握できるため、スムーズな意思決定を促進します
 
したがって、社内だけでなく顧客や取引先など、社外の人間とも報告書に関する円滑な情報共有ができるツールであるかをチェックしておくことが重要になります。

充実したサポート体制が整っているか

ツールを導入・運用するうえでは、サポート体制の充実度にも注視する必要があります。
 
ツールの運用時はもちろんトラブルが発生した際に、十分なサポート体制が整っていなければ業務に大きな支障をきたすことになってしまいます。
 
したがって、何かしらのトラブルやツールへの疑問点が発生した場合でも、早急に対応できるサポート体制があるかを確認しておく必要があります

扱いやすい機能が備わっているか

ストレスなくツールを運用するためには、非IT企業の社員でも扱いやすい機能が備わっていることも非常に重要となります。
 
報告書の作成や管理において、操作が複雑であれば社員から敬遠されてツールが利用されず、かえって運用コストばかりがかかるという非効率な状態が発生してしまうのです。
 
ユーザーである社員のリテラシーがどの程度かを把握し、ITツールに苦手意識をもった社員が多い場合は、社員の理解度に見合ったシンプルなツールが求められます。


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【無料あり】おすすめのクラウド型報告書作成ツール8選

以下では、おすすめのクラウド型報告書作成ツールを8つご紹介します。
 
クラウド型の報告書作成ツールを導入・運用すればオンライン上で業務が完結するため、書類の保管スペースが不要になります。また、ほとんどのツールに備わっているテンプレート機能やデータ管理機能により、煩雑な報告書の業務がスピーディーに進められます。
 
しかし、導入にあたり「報告内容や書類の種類が異なるため、多くの機能が必要」という先入観をもとにツールを選定すると、社内のITリテラシーが追い付かない場合はツールの浸透が停滞してしまうのです。
 
そのため、クラウド型報告書作成ツールを導入・運用する際には、社内の誰もが使いこなせる扱いやすいツールが必須です。たとえば、非IT企業の社員でも簡単に使える報告書管理ツールの「Stock」であれば、ツールが使えないことによるストレスを与えません。
 
Stockの「ノート」へテキストで報告書作成ができるのはもちろん、既成の報告書ファイルも簡単に管理します。また、作成した報告内容を「フォルダ」で管理してタグ付けをすれば、重要な書類や早急に確認したい書類を一目で把握可能です。

【Stock】チームの情報を最も簡単に残せるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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【Slack】世界最大規模のビジネスチャットツール

Slackの画像
 
SlackはアメリカのSlack Technology社が運営している世界最大規模のクラウド型ビジネスチャットツールです。

Slackの特徴

  • 多様な外部サービスと連携可能
  • SlackはGoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trelloなど、さまざまな外部サービスとの連携が可能です。Googleドライブに報告書の共有リクエストがあるような場合でも、あらかじめ連携させておけばSlackから通知を受け取れます。
  • 報告書のトピックごとの整理が可能
  • 報告書の内容に関連するメンバー、メッセージ、ファイルをすべて一箇所にまとめられ、トピックごとに明確な整理が可能です。
  • CCを付け忘れる心配が不要
  • Slackはメールとは異なり、グループに属しているメンバーであれば全員が報告内容を把握できるため、CCの付け忘れや別の人へメールを転送する心配が不要になります。

Slackの注意点

  • 簡単にチャンネルを作れるため、チャンネルが増えすぎて重要な情報を見逃してしまう恐れがある
  • Slackではチャンネルと呼ばれるグループを簡単に作成できます。しかし、チャンネル数が増えすぎてしまうと受け取る報告内容も大量になり見逃す恐れがあるため、必要なチャンネルを絞っておくようにしましょう。

Slackの機能

Slackの主な機能は、「チャット機能」、「検索機能」、「ファイル機能」になります。
  • チャット機能
  • 任意のグループの作成ややメンション機能などを利用し、報告書の内容を1度にメンバー全員に送信可能です。
  • 検索機能
  • 報告書の作成者、チャンネル、作成時期など、様々なジャンルごとに検索することが可能です。
  • ファイル機能
  • チャット内であっても必要な報告書ファイルのダウンロードやアップロード、プレビューが可能です。

Slackの料金体系

  • フリー:1ユーザーにつき無料/月での利用ができます。
  • プロ:1ユーザーにつき850円/月、960円/年での利用ができます。
  • ビジネスプラス:1ユーザーにつき1,600円/月、1,800円/年での利用ができます。
  • Enterprise Grid:ユーザー数、事業規模、オプションにより要見積もりになります。

【LINE WORKS】ビジネスシーンに特化したLINE

LINE WORKSの画像
 
LINE WORKSはLINEと同じ使い勝手で、ビジネスシーンに特化したクラウドツールです。

LINE WORKSの特徴

  • LINEと同じ感覚での操作が可能
  • LINEの機能やデザインを踏襲した部分が多いため、導入・運用にあたっての教育コストを削減できます。
  • 報告書業務に関わる機能が1つのツールに集約
  • 「トーク」から報告書の作成やチーム内への共有ができるうえ、機能の集約により報告書業務に必要な機能間の移動がスムーズに行えます。
  • LINE WORKSユーザーであれば社内・社外を問わずやり取り可能
  • LINE WORKSユーザーであれば、顧客や取引先など、外部の関係者ともやり取りできるため、即時性の高いコミュニケーションが可能です。

LINE WORKSの注意点

  • チャットでの内容が流れてしまう
  • LINEと同じくチャットで共有した報告内容が流れていってしまうため、目的の文書をスムーズに見つけられない場合があります。
  • 既読機能を負担に感じる場合がある
  • 既読通知があると、多忙な時間であっても早急の返信を催促されたり、既読をしたもののスルーしてもよい内容であるのか悩んだりといったように、既読機能に対して負担を感じる場合があります。そのため、内容によっては返信不要などのルールを予め設定しておきましょう。

LINE WORKSの機能

LINE WORKSの機能の主な機能は、「トーク」、「掲示板」、「Drive」になります。
  • トーク
  • LINEと同じくスタンプによる気持ちの伝達ができるほか、報告内容の既読・未読機能や、任意のグループを設定しての情報共有も可能です。
  • 掲示板
  • 掲示板を利用することで、チャットでは見逃してしまう情報も特定の範囲での一括周知によっていつでも確認できるほか、テンプレート機能を活用した簡単な報告書の作成も行えます。
  • Drive
  • 報告書のファイルやデータの保存や、グループフォルダへのアクセスもDriveとの連携により直接行えるほか、Drive内の検索機能による迅速な文書の取り出しが可能です。

LINE WORKSの料金体系

  • フリー
  • 無料で利用でき、ユーザー数は100人まで、ストレージは5GBとなっています。
  • スタンダード
  • 1ユーザーにつき450円/月 (年額契約)で利用でき、ユーザー数無制限、ストレージは1TBとなっています。
  • アドバンスト
  • 1ユーザーにつき800円/月 (年額契約)で利用でき、ユーザー数無制限、ストレージは100TBとなっています。

【Pace】集計機能から営業内容や利益を可視化

Paceの画像
 
Paceは報告書の入力から、集計機能によって営業内容や営業利益の数値を可視化できるツールです。

Paceの特徴

  • 案件ごとの営業利益がリアルタイムで可視化
  • 案件の登録や報告書内容の入力によって案件ごとの営業利益の数値がリアルタイムで可視化されるため、業務の進行管理の判断材料にできます。
  • 報告書の提出から多角的な経営分析が可能
  • 報告書の提出から、サービスや案件区分に応じた課題の特定ができるなど、多角的な経営分析が可能です。
  • 機能制限なしでの30日間無料トライアルが利用できる
  • メールアドレスのみで30日間の無料トライアルが利用できるほか、デモアカウントによる実際の分析機能などの確認も可能です。

Paceの注意点

  • チャット機能が不足している
  • 分析や集計には優れていますが、チャット機能が不足しているため円滑な情報共有やコミュニケーションを図りたい場合には注意が必要です。

    Paceの機能

    Paceの主な機能は、「報告書入力」、「作業分析」、「集計機能」になります。
    • 報告書入力
    • 案件ごとに行った業務内容と作業時間を入力することで、案件に応じた工数単価が把握できます。
    • 作業分析
    • 報告書に登録されたすべての業務内容を検索できるため、業務の進捗状況や課題をの分析が可能です。
    • 集計機能
    • 全体や個別での営業利益の集計ができ、どの案件区分または顧客から利益がでているのかがわかるため、利益の目標管理も行えます。

    Paceの料金体系

    • 30日間の無料トライアルが可能です。
    • 1ユーザーにつき550円(税込)/月での利用が可能です。

    【サイボウズoffice】マネジメントに必須の機能を搭載

    サイボウズofficeの画像
     
    サイボウズofficeはサイボウズが提供する、マネジメントに必要な機能を搭載し、チーム力の強化を図るために適したクラウドツールです。

    サイボウズofficeの特徴

    • チーム力の強化に特化した機能を搭載
    • サイボウズofficeは報告書をはじめ、掲示板やファイル管理など、情報共有によってチーム力の強化を図れる機能を搭載しています。
    • 豊富なオプション連携ツールの完備
    • リモートサービスやセキュアアクセスなど、アクセスの利便性や安全性を高められるオプション連携ツールが充実しています。
    • リーズナブルな料金体系
    • クラウド版であれば初期費用無料、月額費用は1ユーザーにつき500円からで契約できます。ワークフローを含むツール内の全機能を利用可能です。

    サイボウズofficeの注意点

    • サービスの構築に時間がかかる
    • ノーコードであることで1からサービスの設定をしなければならず、構築までに時間がかかるというユーザーの意見もあるため、注意が必要です。

    サイボウズofficeの機能

    サイボウズofficeの主な機能は、「報告書」、「掲示板」、「ファイル管理」です。
    • 報告書
    • 商談報告や議事録など、あらかじめ決めたフォーマットでの作成・共有が可能です。
    • 掲示板
    • 報告内容を、設定した任意のグループ内のメンバーに共有可能であるほか、リアクション機能による円滑な社内コミュニケーションも図れます。
    • ファイル管理
    • 報告書のデータを共有でき、更新履歴管理機能によって文書を誤操作で上書きしてしまった場合でも修正ができます。

    サイボウズofficeの料金体系

    • スタンダードコース
    • 1ユーザーにつき500円/月、5,880円/年での利用ができます。
    • プレミアムコース
    • 1ユーザーにつき800円/月、9,405円/年での利用ができます。

    【未来日報】顧客との関係構築に貢献するクラウドサービス

    未来日報の画像
     
    未来日報は、報告書の作成から顧客との人間関係の構築に繋げるクラウドツールです。

    未来日報の特徴

    • 顧客情報を管理できる
    • 顧客情報を蓄積していくことで、自動的に顧客に関するデータが管理されます。
    • リマインド機能による顧客へのアプローチが可能
    • 報告書に次のスケジュールを入力することで自動的に次のアクションが作成され、顧客とのアプローチを促進可能です。
    • マルチデバイスに対応
    • PCやタブレット、スマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているため、場所を問わずにアクセスでき、報告書業務を行えます。

    未来日報の注意点

    • 画像やファイルの添付ができない
    • 報告書に画像やファイルの添付ができないため、現場との連携を必要とする企業には不向きです。

    未来日報の機能

    未来日報の主な機能は「報告書」「顧客管理」「未来へのアプローチ」です。
    • 報告書
    • 報告書の共有によりチーム内からのリアクションを受け取れるほか、他のメンバーの報告書を閲覧することもできます。
    • 顧客管理
    • 自動的に蓄積された顧客情報から検索機能によって目的の顧客に関する報告書へとアクセスできるほか、プライベートタグを付けることによって重要な文書を可視化できます。
    • 未来へのアプローチ
    • 報告書に未来の予定を入力することで、リマインド機能によって次のアクションを管理できます。

    未来日報の料金体系

    • Aプラン
    • 1~20ユーザーで、6,600円(税込)/月での利用ができます。
    • Bプラン
    • 21~50ユーザーで、15,400円(税込)/月での利用ができます。
    • Cプラン
    • 51~100ユーザーで、28,600円(税込)/月での利用ができます。

    【Smart Message】高セキュリティによる安心の管理体制を実現

    Smart Messageの画像
     
    Smart Messageは高セキュリティであることに重点を置いたクラウド型ビジネスチャットツールです。

    Smart Messageの特徴

    • 金融機関も認める高度なセキュリティ
    • 端末単位でのセキュリティ管理制限など、細部にまで注視したセキュリティ機能が備わっています。
    • 自社のセキュリティポリシーに合わせて細かく管理・制限できる
    • 管理機能や機能制限を各企業独自のセキュリティポリシーに合わせ、報告書内容ごとの細かな管理・制限設定が可能です。
    • 直感的な操作性
    • 直感的な操作ができるシンプルなデザインとなっているため、ITに苦手意識を持った社員でも扱いやすいツールとなっています。

    Smart Messageの注意点

    • 端末ごとにセキュリティ設定をしなければならないため、時間がかかる
    • 管理システムのみの設定では端末ごとの設定には対応しないため、端末1つ1つのセキュリティ設定に時間がかかるというユーザーの意見もあり、注意が必要です。

    Smart Messageの機能

    Smart Messageの主な機能は「チャット」「ファイル共有」「総合検索」になります。
    • チャット
    • 任意のグループ内で報告内容やファイルを作成でき、他のグループへ文書を転送することも可能です。
    • ファイル共有
    • 提出した報告書ファイルはチャット内の「ファイル一覧」に集約されるため、目的の文書をスムーズに取り出せるほか、プレビュー表示の機能によって内容を確認してから保存できます。
    • 総合検索
    • 報告書のファイル名の記憶が曖昧な場合でも、グループ名や社員名、作成日などさまざまな条件を組み合わせて検索することで探し出せます。

    Smart Messageの料金体系

    • 1か月間の無料トライアルを利用できます。
    • 1ユーザーにつき300円/月での利用が可能なほか、契約形態にあわせた利用料金の設定ができます。

    【Nipo】最小限の機能による報告書の作成に完全特化したサービス

    Nipoの画像
     
    Nipoは報告書のテンプレートに内容を入力するだけの、報告書作成に完全特化したクラウドツールです。

    Nipoの特徴

    • 報告書テンプレートを自由にカスタマイズ可能
    • 100種類以上の報告書テンプレートの中から、内容にマッチした仕様へと自由にカスタマイズができます。
    • 報告内容をもとにデータの集計やグラフ化が可能
    • 集計機能やグラフ化によりチームのメンバーの営業利益などのデータが一目で把握できるほか、NIPOで蓄積した報告書のデータをエクセルやデータベースソフトに移行可能です。
    • 報告書の提出漏れや提出枚数を一覧表で確認可能
    • 提出の一覧表を確認することで、誰がどの現場の報告書を何枚提出したかがわかり、提出漏れや内容不備などの問題を回避できます。

    Nipoの注意点

    • 利用できる人数に制限がある
    • Nipoには1度に利用できる人数に制限があります。そのため、社内全体への運用ノウハウの共有が難しい場合があります。

    Nipoの機能

    Nipoの主な機能は「報告書テンプレート」、「報告書提出状況一覧」、「エクセルダウンロード」になります。
    • 報告書テンプレート
    • 100種類以上にわたる豊富なテンプレートが用意され、報告書内容に応じたテンプレートを選び項目に沿って入力するだけで報告書を作成できます。
    • 報告書提出状況一覧
    • 報告書提出状況一覧を確認することで提出状況を把握でき、プレビュー機能によって内容の修正も行えます。
    • エクセルダウンロード
    • 報告書のデータをエクセルにダウンロードでき、営業利益の集計や分析も可能です。

    Nipoの料金体系

    • 無料プラン
    • 基本機能はすべて利用可能ですが、テンプレート枚数が3枚までなど、いくつかの機能に制限があります。
    • GOLD PLAN
    • 1ユーザーにつき200円~500円/月での利用が可能になり、テンプレート枚数は100枚までとなります。


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    おすすめのクラウド型報告書作成ツールまとめ

    ここまで、おすすめのクラウド型報告書作成ツールと選定ポイントについてご紹介してきました。
     
    クラウドツールの導入・運用により「円滑な情報共有の実現」や「文書管理の煩雑さを解消」というメリットが得られる一方、報告書は作成から管理まで一元化されることで情報資産としての価値を持ちます。仮に、導入予定のツールの作成が簡単でも、報告書の数だけ管理が複雑になってしまえば意味がありません。
     
    そのため、作成業務の効率化に重きを置きがちですが、その後の管理や報告書を軸とした情報共有の効率化も合わせて検討してツールを選びましょう。
     
    つまり、報告書に関わる業務全体を効率化するのであれば、今回ご紹介したStockのように、シンプルな操作性かつ非IT企業の社員でもストレスなく管理ができるクラウドツール一択です。実際に非IT企業を含む90,000以上が導入し、管理・共有のストレスを解消しています。
     
    利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で報告書業務における情報共有の円滑化を進めていきましょう。
     
    関連記事: 【失敗しない】報告書の書き方やテンプレート7選を紹介!
     
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