社内の書類はすべてが重要な情報であるため、メンバーが簡単にアクセスできるように管理しながらも、厳格な管理体制を築かなければなりません。
しかし、「どのように書類管理をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、書類管理の基本やコツ、おすすめの管理アプリを紹介します。
- 書類管理を効率化したい
- 書類管理が上手くできないのでコツを知りたい
- 競合他社も電子化を進めているので検討している
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、書類をどのように管理すれば良いかが分かるほか、誰でも簡単に実践できる方法も見つかります。
目次
書類管理とは
以下では、書類管理の目的や基本、メリットを中心に解説します。働きやすい職場環境をつくるためには、書類管理とは何かを理解するのが一番の近道です。
書類管理の目的
書類管理とは「社内情報を厳格に管理して、すべての社員がアクセスできる環境を築くこと」を指します。
たとえば、書類の保存ルールを定めれば、目的の情報が管理されている場所もすぐに分かります。その結果、書類を探すのにムダな時間がなくなり、業務負担が軽減する副次的な効果も得られるのです。
このように、あらゆる業務に良い影響をもたらすのが書類管理であるため、社内情報を適切に管理できていない企業は早急な対応が必要になります。
書類管理の基本
以下は、書類管理における2つの基本事項です。
- ライフサイクルがある
- 保管期間が定められている
書類には作成、活用、保存、処分のライフサイクルがあります。ライフサイクルごとに管理方法も変わります。
法定保存年限が定められている書類も存在します。そのため、古くなったから処分するのではなく、書類に合わせた管理が必要です。
上記のライフサイクルや保管期間のことを頭に入れておくことで、書類がどのように管理されるべきかを決められます。
書類管理のメリット
書類をまったく管理していない企業と比較すると、書類管理を実施している企業には以下のメリットがあります。
必要な情報が見つけやすくなる
書類管理には、必要な情報を見つけやすくなるメリットがあります。
たとえば、書類を電子化すればスマホやパソコンから確認でき、保管場所は必要ないので運用がしやすくなるのです。また、電子化された書類は検索機能で探し出せます。
情報漏えいのリスクが低い
書類を厳格に管理すれば漏えいリスクは抑えられます。
社内にある書類には個人情報などの重要なデータが含まれているため、紛失・漏えいさせてしまった場合には顧客や取引先からの信頼を失うことになり大きな損失を被るのです。
一方、書類を厳格に管理する体制が敷かれていれば心配ありません。たとえば、高度なセキュリティ要件を満たしたアプリで書類を管理すれば、漏えいのリスクは限りなくゼロになるのです。
書類の種類と法的なルール
以下は、法律で保存期間が定められている代表的な種類の種類です。
| 保存期間5年以上10年以下 |
・貸借対照表
・固定資産台帳
・棚卸表
・監査報告書
・仕訳帳 |
|---|---|
| 保存期間1年以上5年未満 |
・賃金台帳
・納付等の関係書類
・雇用保険の関係書類
・健康保険の関係書類
・厚生年金保険の関係書類 |
| 永久に保存しておく書類 |
・株主名簿
・特許証
・官公庁からの書類
・登記の関係書類
・訴訟の関係種類 |
誤って保存期間が満了になる前に処分しないように社内で適切に管理しましょう。
書類管理の3つのコツ
以下では、社内で実践すべき書類管理の3つのコツをご紹介します。これまで書類管理を重点的にしてこなかった企業は必見です。
（1）書類管理の重要性を伝える
はじめに、書類管理の重要性を周知してスムーズに機能するようにしましょう。
ほとんどの企業では文書管理規定にルールが定められていますが、一読したことがある社員の方が稀であり結果としてルールが守られていないのです。そのため、まずは「書類管理がなぜ必要なのか」を丁寧に共有します。
たとえば、セミナーなどを実施して「書類には法的に保存が定められている」「情報漏えいした場合は信用を失ってしまう」など繰り返し伝え、少しずつ意識を変えていくことが重要です。
（2）書類を重要度で分類する
次に、書類は重要度に分けて管理しましょう。
具体的には、あらゆる書類に従業員がアクセスできるのは好ましくないため、顧客情報などの重要なデータを含む書類は別途分けることでリスクを抑えます。たとえば、書類の区分は以下の3つです。
- 極秘文書（重要度が最も高い）
- 秘文書（重要度が高い）
- 社外秘文書（重要度が中程度に高い）
企業の利益に大きく関わる情報です。未発表の新製品情報などを含みます。
一部の社員しか閲覧できない情報です。社員の個人情報などを含みます。
事業を回すために必要な情報です。自社で実施した市場調査の結果などを含みます。
このように文書を上手く分類すればセキュアな環境になるだけでなく、直感的に目的の文書を見つけることもできるので一石二鳥です。
（3）書類の保存期間を設定する
最後に、書類には保存期間を設定しましょう。
法定文書以外の書類であっても、管理が煩雑になるのを防ぐために保存期間を設定するのが有効です。二度と使うことがない文書を残しておいても場所を取るだけでなく、ほかの書類を探すのにも苦労します。
しかし、「もしかしたら必要になるかもしれない」「文書ごとに保存期間を決めても管理しきれない」という事態になりかねないため、書類をアーカイブできる「Stock」のようなアプリで、あらゆる社内情報を管理するのが最適な選択です。
書類管理の課題
多くの企業が抱えている書類管理の課題は以下の3つです。
- 文書の整理が間に合っていない
- 書類がデスクに積まれている
- 管理ルールが多すぎる
あらゆる書類が紙で管理されており、日々の業務で増えていくために整理が追いついていません。
書類がデスクに積まれており、すぐに目的に書類を探し出せません。
書類管理に関するルールが多すぎるために、かえって非効率になっています。
以上の問題を解消するためには書類管理をデジタル化するだけでなく『複雑なルールや手順が必要ないシンプルなアプリ』が必須です。
【必見】書類をはじめて電子化する企業に最適なアプリ
以下では、書類管理の電子化を進める企業に最適なアプリを紹介します。
書類管理における非効率で面倒な手間は、書類が紙で管理されていることが根本的な原因です。それゆえに、簡単に効率的な書類管理が実現するアプリを活用しましょう。
ただし、多機能で複雑なアプリはさまざまな業務で使えるので便利ですが、ITに詳しくないと使いこなせずに放置されるケースが多いです。そのため、「必要な機能に過不足がないシンプルなアプリ」を選択します。
結論、書類管理で導入すべきなのは、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほどシンプルな「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」に情報を残すため、Wordファイルのようにわざわざ開く必要がなく手間がかかりません。また、ノートには「タスク」と「メッセージ」がそれぞれ紐づくので、書類管理だけでなくプロジェクト管理や社内wikiでも使えます。
非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
書類管理の基本・コツ・ルールまとめ
ここまで、書類管理の基本とコツ、おすすめアプリを中心に紹介しました。書類管理のコツは以下の3点です。
- 書類管理の重要性を伝える
- 書類を重要度で分類する
- 書類の保存期間を設定する
上記を実践すれば、書類を厳格に管理できる体制が整備されます。とくに、すぐに書類が見つからないケースが多いため、分類を簡単にしたりアクセス権限を細かく設定したりできるアプリが最適です。
しかし、アプリには多機能で使いづらいものがあるので、書類管理の機能に過不足がなく、ITが苦手な65歳でもすぐに使いこなせる「Stock」一択と言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」であらゆる書類を一元管理して、必要な情報へすぐにアクセスできる環境を整えましょう。
