工務店では施主の要望に応える必要があるので、顧客管理から施行管理まで多岐にわたる管理業務をしなければなりません。そのため、これらの業務負担を軽減する「クラウドツール」を導入する工務店も増えているのです。
 
クラウドツールとは「時間や場所を選ばずに、PCやスマートフォンがあれば利用できるサービス」を指します。クラウドツールは基本的に初期費用がかからず、インターネット上でデータ管理できるのがメリットです。
 
しかし、工務店で活用できるクラウドツールの種類は豊富にあります。そのため、「どのクラウドツールが自社の業務効率化に役立つのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、工務店の業務効率化を実現するクラウドツール3選を紹介します。
 
  • クラウドツールを導入し、社員の業務負担をスムーズに軽減したい
  • 負担軽減できる業務を確認して導入に値するか見極めたい
  • とにかく簡単に業務を効率化させる方法を実践したい
という担当者の方はこの記事を参考にすれば、工務店でクラウドツールを活用すべき業務が分かり、業務を効率化するITツールを比較検討できます。


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工務店でクラウド化すべき3つの業務

以下では、工務店でクラウド化すべき3つの業務をご紹介します。クラウド化とは社内情報をデジタル化して、クラウドツールで管理することです。
 
地域密着の素早い対応が可能なことが工務店のメリットですが、業務をクラウド化すればさらに効率よく仕事ができるようになります。

顧客管理

手間をかけずに顧客情報を管理できるのがクラウドツールのメリットです。
 
顧客管理をすれば顧客の年齢や性別、過去の商談記録などの情報が整理され、ニーズがより把握しやすくなります。その結果、顧客ごとに適切な対応ができるようになり、売上の向上にもつながるのです。
 
しかし、顧客情報は来場記録からお客様アンケートの結果まで多岐にわたるので、情報管理に手間がかかります。たとえば、顧客が展示会に来場するたびに書類を探し出して追記する必要があるのです。
 
そこで役立つのが情報共有に特化したクラウドツールです。
 
たとえば、「検索機能」があるクラウドツールは、顧客情報が保存されているフォルダへすぐにアクセスできます。また、それぞれの情報に”お客様アンケート”などの分類名が付けられる「タグ機能」があれば、顧客単位ではなくタグごとの横断的な検索も可能です。
 
このように、クラウドツールを活用すれば、社員に負担をかけずに顧客管理ができます。

施行管理

大きな負担となっている施行管理は、クラウドツールによって業務負担を軽減できます。
 
施行管理には現場の状況把握が必須となります。作業が予定通り進んでいるか、点検が滞りなく行われているかなど、把握すべき情報は多種多様です。施行管理を担当する社員は頻繁に現場に向かい、それらをくまなくチェックする必要があるので負担がかかります。
 
しかし、情報共有クラウドツールを導入すれば、簡単に施行管理ができます。現場の従業員に作業の進捗などを入力させれば、社員はツールを閲覧するだけで必要な情報を得られます。その結果、社員は現場へ出向いていた時間の一部をその他の業務に割けるのです。
 
このように、クラウドツールを導入すれば、現場へ行く回数を減らしても滞りのない施行管理ができるようになり、社員の業務負担が軽減します。

入出金管理

工務店の入出金業務は、クラウドツールによって厳格に管理できるようになります。
 
工務店で発生しやすいのが「請求・入金の漏れ」です。請求書の発行や取引先への入金でミスをすると、顧客や取引先企業からの信頼を失う要因となるので、入出金の業務を管理する体制を整えてやり忘れを防止する必要があるのです。
 
たとえば、タスク機能があるクラウドツールを使えば、入出金の業務が完了しているかを瞬時に把握できます。未完了の業務に対しては、催促をしたり原因を調査したりと迅速に対応でき、入出金忘れという重大なミスを未然に防げるようになるのです。
 
このように、クラウドツールを導入すれば、入出金業務の抜け漏れによる損害を防ぐための業務管理ができます。


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工務店の業務効率化を実現するクラウドツール3選

以下では、工務店の業務効率化を実現するクラウドツール3選を紹介します。
 
工務店には「顧客管理」「施行管理」「入出金管理」のすべてに対応できるツールが必要です。ひとつのクラウドツールに情報が集約されていれば、「どこに、何の書類が保存されているのか」と考えずに済むので、社員の業務負担が大きく軽減されます。
 
ただし、闇雲にクラウドツールを導入すれば、使い方が分からないために社員が使いこなせず、結果として誰も活用しない事態に陥りかねません。したがって、ITに慣れていない社員でもすぐに活用できるような「使いやすいクラウドツール」の導入が求められます。
 
たとえば、今回ご紹介する「Stock」は顧客管理、施行管理、入出金管理に必要な機能が過不足なく備わっているうえに、説明いらずで誰でも使いこなせるほどのシンプルです。
 
Stockの「ノート」に蓄積された情報は、検索機能を使えば時間や場所を問わずすぐに閲覧できます。また、「タスク機能」もあるので入出金業務の管理にも活用でき、手間のかかる業務が軽減されるのです。

【Stock】工務店の情報を一元管理できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【工務店クラウドEX】工務店に特化した多機能ツール

工務店クラウドEXのトップページ

<工務店クラウドEXの特徴>

  • 見積書を作成できる
  • 見積書の自動作成にも対応しているので、書類を簡単に準備できます。
     
  • 工程表が自動で作成される
  • あらかじめ標準工程と工期を指定しておけば、工程表が自動で作成されます。

<工務店クラウドEXの注意点>

  • 多機能ゆえに使いこなすが難しい
  • メニュー画面にさまざまな項目が並んでいるので、ITに詳しくない社員が直感的に操作するのは難しい可能性があります。

<工務店クラウドEXの料金体系>

  • 初期費用と月額費用で利用でき、詳細な料金は問い合わせる必要があります。


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【AnyONE】スマートフォンからも使える工務店向けシステム

AnyONEのトップページ

<AnyONEの特徴>

  • 建材企業が監修している
  • 工務店の主要取引先である建材企業が監修しているので、需要の高い機能が揃っています。
     
  • 運用までのサポート体制が充実している
  • AnyONEが社内に定着するまで、専任スタッフがサポートをします。

<AnyONEの注意点>

  • 社員のITリテラシーによって使いこなせない場合がある
  • AnyONEは多機能なシステムのため、ITリテラシーが高い社員以外は使いこなせない可能性があります。

<AnyONEの料金体系>

  • 導入費用と月額のツール利用料があり、料金は問い合わせる必要があります。


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工務店の業務効率化を実現するクラウドツールまとめ

ここまで、工務店の業務効率化を実現するクラウドツール3選を紹介しました。
 
日々の管理業務の負担を軽減できれば、社員はほかの仕事に割く時間を得られるようになります。すなわち、工務店全体の業務効率を向上させるために、管理業務を容易にするクラウドツールの導入は必須です。
 
しかし、導入するクラウドツールはどれでも良いわけではありません。「すべての社員がすぐに使いこなせるほどのシンプルなツール」を選び、社員が継続的に利用できるようにしなければクラウドツールの利点は得られないのです。
 
たとえば、あらゆる情報を簡単に蓄積・管理・共有できるうえに、100,000社以上の企業から使いやすさで支持される情報共有ツール「Stock」のようなクラウドツールは管理業務に追われる工務店に最適と言えます。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で顧客情報などのあらゆる書類をデジタル化して、社員の業務負担を軽減させましょう。