テレワークの普及で社員が集まる機会が少なくなる中、コミュニケーション活性化や企業理念・企業文化の共有に力を入れるために社内報に注目する企業が増えています。
 
社内報は、定期的に発行することで社員の相互理解がより深まり理念も浸透しやすくなるため、作成者には継続力が求められます。また、通常業務と並行して作業しなければならないため、計画性をもって段取りよく進める必要があります。
 
しかし、社内報が社員にどれほど読まれているか確認しづらいためモチベーションの維持が難しい、また作成手順が確立しておらず効率的に作業できないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社内報作成の目的やステップを中心にご紹介します。
 
  • 社内報作成の目的を理解し、確実に社員に読まれる社内報を作成したい
  • 具体的な作成ステップを知り、計画的に作成したい
  • 社内報のネタを補充し、すぐにでも社内報作成にとりかかりたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内報作成の意義を見出しながら、効率よく社内報を作成できます。


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社内報の目的

ここからは、社内報を作成する目的について解説します。社内で必要とされる情報を把握し、社内報に反映させて閲覧率を向上させるために、目的を正しく理解しましょう。

経営理念の浸透

一つ目の目的は、自社の経営理念の浸透です。
 
社内報のメリットは全社的な情報共有が可能であること、共有のタイミングを統一できることです。このメリットを効果的に利用できれば、必要な時期に全社員の意識改革ができます。たとえば、新入社員が入るタイミングや方針転換のあるタイミングで社内報の発行により経営理念を明示するとよいでしょう。
 
自社の向かうべき方向性を提示することで、社員の会社への帰属意識を高め、経営理念達成に向けた主体的な行動を促進できるのです。

社内の情報共有

二つ目の目的は、社内の情報共有です。
 
新製品や新しい取り組み、各部門の業務の進捗状況などの共有によって、社員同士、部門同士の相互理解を深められます。また、業績や個人・部門ごとの成果など具体的な数値で表せる情報共有は貢献度が測りやすいため、社員のモチベーションも向上します。
 
社内報でさまざまな情報を共有することで、会社全体の業務を幅広く把握できる人材や、競争意識をもった向上心のある人材の育成につながります。

コミュニケーションの活性化

三つ目の目的は、社内コミュニケーションの活性化です。
 
テレワークが進む現在、社内コミュニケーション不足の問題が深刻化しています。オンライン上のコミュニケーションは必要最低限にとどまる傾向があり、社員の関心の範囲は自分の所属する部署や担当する業務に限られてしまうのです。しかし、社内報で他部署の取り組みを知れるコンテンツを展開すると、社員の関心を広げられます。
 
また、社内報でよく取り上げられる社員インタビューや社員紹介は会話のきっかけを提供します。社員・部署同士の結びつきを強めると意思疎通が図りやすくなり、業務を円滑に進められます


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社内報制作の5ステップ

ここからは、社内報制作のための具体的な5つのステップを解説します。このステップに基づいて、計画的な社内報制作を行いましょう。

ステップ1:スケジューリング

まずは、スケジューリングを行います。担当者ごとのスケジュール表を作成し、役割・期限を明確にしましょう。
 
そのため行うべきことは、社内報作成の工程の把握と想定時間の算出です。はじめに編集会議や初校日、原稿の入稿日など全体的な工程を決めます。その後、記事執筆やデザインなど細かい工程をスケジュールに組み入れます。
 
ただし、一度決めて終わりではなく、他の業務との兼ね合いや記事作成を依頼する社員のスケジュールを確認しながら、変更点は随時更新しましょう。また、1号ごとではなく、定期発行を見越した年間スケジュールを前もって組むこともひとつの方法です。

ステップ2:原稿を依頼する

スケジューリングの次は原稿を依頼します。原稿依頼は時間・場所の制約が少ないため、テレワーク下でも社員の意見を集められる有効な手段です。
 
このステップでははじめに人選を行います。人選が終わったら、思い通りの内容・品質で原稿を書いてもらうために依頼シートを用意して送付します。
 
締切予定日や発行日、内容などの基本事項のほか、人選のいきさつや企画の趣旨まで丁寧に説明すると親切です。10点ほどの質問形式で相手への負担をできる限り小さくしつつ、聞きたいことを引き出しましょう。
 
相手の原稿に過不足があった場合には、編集者側でリライトを行います。この際、必ずリライトする旨を伝え、必要に応じて削除・追加部分に関する情報共有を行いましょう。

ステップ3:インタビューを行う

原稿作成を進めると同時に、インタビューも行います。インタビューは、原稿依頼に比べ内容がまとめやすいことが利点です。社内報作成にかけられる時間を考慮しながら、両者をバランスよく取り入れましょう。
 
このステップでも、人選から取材依頼書の作成という手順で作業を進めます。取材依頼書では、取材の意図が伝わるように企画論旨を明確にしましょう。さらに、質問事項を記入し事前に回答してもらうと、当日の取材時間の短縮や内容の掘り下げが可能です。
 
取材時のポイントは、一問一答ではなく対話形式で進行し、あいづちや会話内容へのリアクションもこまめに行いながら相手の話を引き出すことです。インタビュー終了後には、内容の配分や一番伝えたい箇所の確認など編集に向けた簡単な打ち合わせをしておくと、回答者と取材者との認識の乖離を防止できます。

ステップ4:記事を作成する

依頼した原稿が届きインタビューも完了して記事の内容が出そろった段階で、記事作成に取り掛かります。記事は、「プロット、見出し、リード文、本文、推敲」の流れで作成しましょう。
 
プロットでは、起承転結を意識しながら内容の順序と終着点を明確にします。見出しやリード文は、読者を記事に惹きつけることに重点を置いて作成します。とくに、見出しには記事の核心を表現する力強いキーワードが入っていると効果的です。
 
推敲では客観的な視点が何よりも重要です。本文作成から推敲まで時間を空けたり、他の担当者に読んでもらったりしながら修正を加えます。

ステップ5:デザインする

記事が完成したら、紙面のデザインを行います。より読みやすく魅力的な記事にするために大切なステップです。
デザインは、主に「色調、書体、サムネイル」の三段階に分かれます。
 
色調や書体は記事のボリューム・内容に沿って決定しましょう。記事作成におけるサムネイルとは見本画像を指し、イラストや図を用いて実際の紙面のイメージを作成します。
 
専門的な知識が必要な分野であることや社内報作成時間の短縮の観点から、このステップはデザイナーに依頼してもよいでしょう。


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社内報制作のポイント

ここからは、社内報制作のポイントについて解説します。各ステップを効率的に進めたり、社員の閲覧を促進したりするために、以下の3つのポイントを意識した社内報制作を行いましょう。

テンプレートやフォーマットの準備

一つ目のポイントは、各ステップにおいてテンプレートやフォーマットを事前に準備しておくことです。
 
原稿・取材依頼書や記事のプロットの作成など、定型的な作業にはあらかじめテンプレートやフォーマットを用意しておくことで業務時間を短縮できます。また、記事の担当者ごとに内容や質が異なる事態を起こりにくくします。
 
社内報制作が負担になり本来の業務に支障をきたすことを防ぐため、事前準備を入念に行いましょう。

ツールを利用した情報共有

二つ目のポイントは、ツールを利用した情報共有を行うことです。
 
社内報作成では、原稿や取材日など複数人とのやりとりが発生します。個別の対応は混乱を招く恐れがあるため、ビジネスツールを用いて一括した情報管理を行いましょう。
 
とくに、ファイルとチャットの機能が一体となったツールを利用すると、原稿・取材依頼書に紐づけたメッセージを蓄積できます。また、内容や発行年などのカテゴリごとに情報を整理できるため、記事執筆の際に必要な情報に素早くアクセスできるという利点もあります。
 
依頼先との情報交換の跡が流れるのを防止し、かつ効率よく記事作成にとりかかるためには、「Stock」のような情報共有ツールの利用が必須です。

アクセスしやすい場所で公開

三つ目のポイントは、社内報をアクセスしやすい場所で公開することです。多くの社員に見てもらうため、場所の設定には工夫が必要です。たとえば、以下の3つの管理方法は閲覧数の低下につながり、社内報には不向きなので注意しましょう。
 
  • 社内報を印刷して職場で掲示する方法
  • 職場にいてかつ時間があるときにしか閲覧できず、外回りの多い部門の社員に閲覧されない可能性があります。また、テレワークにも適さない掲示方法です。
  • 社内報のデータをチャットツールで管理する方法
  • 共有されたデータは他のメッセージに埋もれてしまい、探す手間がかかります。
  • 社内報のデータをファイル共有ツールで管理する方法
  • 人によっては、閲覧のためにファイルを開く必要を面倒だと感じる場合があります。また、検索機能が不十分な場合が多いのでアクセス性の悪さも問題点です。
したがって、社内報をより多くの社員に読んでもらうためには、時間や場所を問わずに最新の情報を閲覧できるクラウド型かつ他の情報で流されずアクセス性のよい情報共有型のツールで行うのが最適です。


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社内報を効率的に作成し掲載できるツールとは

ここからは、社内報運用に役立つ具体的なツールを紹介します。
 
社内報の作成効率や閲覧率を向上させるために利用できるツールとして、社内報作成に特化したツールやチャットツールなどさまざまな選択肢があります。
 
ただし、社内報を「作成する方法」と「情報を共有する方法」、「管理する方法」が別々の場合、ツールの切り替えや運用の工数が増えて非効率です。したがって、すべてを一括できるツールを選択する必要があります。
 
さらに、共有した社内報へ簡単にアクセスできる環境も、ターゲットの社員に読んでもらうためには必要不可欠です。そのため、シンプルな操作性で作成者・閲覧者ともにストレスを与えないITツールが求められるのです。
 
結論、社内報の作成・共有・管理をひとつのツールで完結できるのは、社内報の運用に必要な機能を過不足なく兼ね備え、かつ非IT企業向けのツールである「Stock」一択です。
 
Stockのノート機能・メッセージ機能を使うと、取材や記事作成など段階ごとの情報共有がスムーズです。社内報作成に不可欠なテンプレート機能も搭載されています。また、「フォルダ」により社内報をいつでも閲覧できる状態で保管できます。

【Stock】社内報を最も簡単に運用できるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

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    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
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少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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【テーマ別】ネタ切れを防止する厳選ネタ27選

ここからは、ネタ切れを防止するための厳選ネタ27選をご紹介します。社員を惹きつけるような魅力的なネタをもとに記事を作成しましょう。

季節と時事時ネタ編

  • 新社会人におすすめしたい新生活アイテム
  • 辛い花粉症対策の対策方法
  • ゴールデンウィークの思い出集
  • 梅雨でも楽しめるインドアの趣味
  • 夏バテを乗り切る方法
  • 秋に楽しめるスポーツ特集
  • おすすめの本紹介
  • 新年を気持ちよく迎えるための掃除法
  • 学生時代の受験エピソード

社員インタビュー編

  • 新入社員の自己紹介
  • 社員の他己紹介
  • 代表・役員のインタビュー
  • 〇〇好き社員のプレゼン
  • ペットの自慢特集
  • 10年後にやりたいこと、なりたい自分
  • 優秀な社員が考える仕事の秘訣
  • 感謝を伝えるサンクスカード集
  • 活躍社員の1日に密着特集

社内の出来事編

  • 代表・役員からのメッセージ
  • 社内調査アンケート結果
  • SDGsの取り組み
  • 顧客からの声特集
  • 新商品・サービスのリリース
  • 社外から見た自社の良いところ
  • 社内報に関する感想、要望
  • 会社への要望集
  • 社内施設の利用ルール


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社内報の意義や厳選ネタ紹介のまとめ

ここまで、社内報作成の目的やステップ、社内報に役立つツールなどをご紹介しました。
 
社内報は企業の経営方針の浸透やコミュニケーションの活性化を図るためのものであるため、多くの社員に閲覧されなければ意味がありません。社内報を利用する全社員が利用しやすい環境を作ることも、担当者の重要な役目です。
 
社内報の作成段階では社内外の複数人との情報共有が行われるため、情報をカテゴリー分けして管理・アクセスしやすくしておくことでスムーズなやりとりができ、作成に従事する時間を短縮できます。
 
したがって、ご紹介したStockのような社内報の作成、共有、管理を一か所ででき、即日で使えるほどシンプルな情報共有ツールであれば、社内報の活動を通じて組織力の向上に貢献できます。
 
登録は無料かつ1分で入力が完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効率的に社内報を運用しましょう。
 
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