近年、ビジネスにおけるDX化の背景から、ペーパーレス化に向けた取り組みを進める企業が増えています。さらに、ペーパーレス化に伴い「ペーパーレス会議システム」にも注目が集まっているのです。
しかし、なかには「ペーパーレス会議システムは種類が多くて、何を使ったら良いのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのペーパーレス会議システム7選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 紙の会議資料の準備にかかる手間を削減したい総務・事務担当者
- 紙で共有した会議資料の管理方法に限界を感じている管理職
- オンライン会議が増え、会議資料の共有方法に悩んでいるビジネスパーソン
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、おすすめのペーパーレス会議システムや比較ポイントが分かるので、ペーパーレス化の推進に役立てられます。
目次
ペーパーレス会議が求められている理由
ここでは、ペーパレス会議が求められている理由を3つ紹介します。ペーパーレス会議の必要性を知りたい方は必見です。
紙の会議資料は準備・差し替えに手間がかかる
1つ目は、「紙の会議資料は準備・差し替えに手間がかかるから」という点です。
会議資料が紙で運用されていると、人数分の印刷や配布が必要となります。また、データ・内容を修正するたびに再印刷・差し替えをしなければなりません。
その結果、会議の準備に時間を取られすぎて、担当者の業務負担が大きくなってしまうのです。したがって、ペーパーレス化を推進して、会議の準備にかかる手間や工数を削減する必要があります。
会議後に資料や議事録を振り返りづらい
2つ目は、「会議後に資料や議事録を振り返りづらいから」という点です。
紙の資料・議事録は、担当者ごとに保管方法や保存場所が異なるため、情報が分散しやすくなりがちです。また、検索できないため、必要な情報を自力で探さなければならず、見つけるまでに時間がかかります。
必要な情報を探すのに時間がかかると、会議内容の確認や情報共有がスムーズに進まず、意思決定の遅れにつながります。そのため、ペーパーレス化を進めて、過去の資料や議事録を一元管理できる環境を整えることが重要です。
オンライン会議では紙運用に限界がある
3つ目は、「オンライン会議では紙運用に限界があるから」という点です。
自宅や社外からオンライン上で会議をする場合、参加者全員に事前に紙資料を配布する必要があり、手間がかかります。また、会議中に資料の内容を更新しても、紙資料では参加者全員が同じ内容をリアルタイムで確認できず、認識がずれてしまう恐れがあるのです。
参加者全員の認識が異なっている状態だと、適切な意思決定につなげられません。したがって、オンライン会議では、参加者全員が最新版の資料をリアルタイムで確認できるペーパーレス環境が必要なのです。
ペーパーレス会議システムを導入するときの比較ポイント
ここでは、ペーパーレス会議システムを導入するときの比較ポイントを解説します。導入に失敗しないためにも、担当者の方は以下を確実に押さえましょう。
（1）会議特化型 or 情報共有もできる汎用型か
1つ目のポイントは、「会議特化型 or 情報共有もできる汎用型か」です。
会議資料のペーパーレス化が目的となってシステムを選びがちですが、会議特化型のツールでは自由に情報を共有できず、会議情報を共有するのに別のツールを使う必要があります。そこで、会議特化型ではなく、情報共有もできる汎用型のシステムを選びましょう。
汎用型のシステムであれば、会議資料だけでなく、議事録や関連ドキュメント、過去の意思決定の経緯まで一元的に管理できます。そのため、会議後の情報共有や振り返りもスムーズになり、別ツールに情報を転記する手間も発生しません。
（2）多機能 or シンプルか
2つ目のポイントは、「多機能 or シンプルか」です。
デジタル管理へ移行するにあたり、多機能なシステムを導入すると、使われない機能が増えて費用対効果が低くなってしまいます。一方、1つの目的に特化した専門性の高いシステムも、ITに不慣れな社員にとっては複雑で使いこなせない恐れがあるのです。
そのため、「事前に自社の課題は何か」を明確にしてから、必要な機能を過不足なく備えたシンプルなシステムを導入しましょう。とくに、「有名だから」という理由で選んでしまうと、自社のデジタル管理を最適化できない可能性が高いので注意が必要です。
（3）モバイルアプリあり or PC版のみか
3つ目のポイントは、「モバイルアプリあり or PC版のみか」です。
会議に参加する手段として、PCだけでなくタブレットからアクセスするケースも少なくありません。万が一、PC画面とタブレット画面での見え方に差があったり見づらくなったりすると、会議に参加するメンバーに混乱を与えます。
そのため、ペーパーレス会議システムを導入するときは、モバイルアプリも用意されているシステムが望ましいです。
（4）AI検索あり or キーワード検索のみか
4つ目のポイントは、「AI検索 or キーワード検索か」です。
「キーワード検索」のみだと、同じキーワードが含まれているすべての情報が検索結果に表示されるため、目的の情報を見つけづらいです。そこで、口語で目的の情報を検索できる「AI検索」を備えたシステムを導入しましょう。
AI検索であれば、質問文の意図をくみ取って関連情報まで提示できるため、「どのキーワードで検索すべきか分からない」といった場面でもスムーズに情報へたどり着けます。つまり、メンバーの検索スキルを問わず誰でも目的の情報にアクセス可能なのです。
【厳選7選】ペーパーレス会議の実現におすすめのシステムとは
以下では、ペーパーレス会議の実現におすすめのシステムをご紹介します。
会議資料を紙で管理していると、印刷・配布・差し替えのたびに手間がかかるうえ、会議直前の修正にも迅速に対応できません。また、過去の資料や議事録をあとから探しづらく、情報共有が属人化しやすいという課題もあります。
しかし、運用ルールの見直しだけでは、紙を前提とした情報共有の限界を解消できません。オンライン会議や複数拠点での会議が増えるほど、最新版資料の共有や会議後の情報管理が煩雑になります。
そこで、ペーパーレス会議システムを導入すれば、資料の共有・更新・閲覧を一元化でき、準備や情報共有の負担を減らせます。また、会議資料を複数のツールで管理していると、「議事録を探せない」といった問題が起こるため、資料共有だけでなく、会議後の振り返りまでスムーズにできるシステムを選ぶことが重要です。
なかでも「Stock」は、「ノート」に会議資料や議事録をまとめて管理できるため、会議前後の情報共有や振り返りがスムーズになります。また、更新内容もリアルタイムで共有されるので、常に最新版を確認できる点が特徴です。
【Stock】非IT企業向け｜資料や議事録を簡単に共有できるシステム
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【ナレカン】大企業向け｜社内情報をAI検索・一元管理できるシステム
ナレカンは、社内情報をAIで検索・一元管理ができる情報共有・管理ツールです。
「ナレカン」は、AIの「自然言語検索機能」によって、上司に質問するような形で瞬時に目的の情報を見つけられます。また、記載した情報や資料は記事形式で管理できるうえ、コメントも紐づいているので会議に関するやりとりも1か所で完結するのです。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Teams】大企業向け｜Microsoft365との連携に優れたツール
Teamsの特徴・使い方
- 定期的な会議を設定できる
会議頻度に応じて柔軟に会議を設定・招待できるうえ、定例会議では同じURLを継続して利用可能です。また、過去の議事録やチャット履歴も引き継がれるため、会議内容を継続的に管理しやすいです。 - 会議中にリアルタイムで最新情報を共有できる
チャット機能により会議中に補足情報や資料をリアルタイムで共有できるため、発言を中断せずに情報共有を進められます。また、共有した内容がチャット上に残るので、会議後でもやりとりを振り返りやすいです。
おすすめの企業
- Microsoft365を多用している企業
Teamsは、WordやPowerPoint、Excel、Outlook、OneDriveなどさまざまなアプリと連携できます。そのため、業務でMicrosoft365を活用することが多い企業におすすめです。 - 大人数で会議を実施することが多い企業
法人向けのTeamsだと、最大1000人まで会議に参加できます。そのため、大規模な会議やイベントにも活用しやすいです。
Teamsの注意点
- セキュリティリスクがある
Teamsは、URLを発行して共有するだけで簡単に会議に招待できます。一方でURLの誤送信などが発生すると、外部から簡単にアクセスできてしまう点に注意が必要です。 - 動作が重くなりやすい
Teamsの料金体系
- 無料プラン：０円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月
- Microsoft Teams Enterprise（大企業向け）：1,281円/ユーザー/月
【moreNOTE】自治体・議会向け｜高セキュアな会議システム
moreNOTEの特徴・使い方
- 画面を同期することができる
会議中の画面は、参加メンバー全員に同期できるので、会議資料の準備や資料を配ったり差し替えたりする手間を減らせます。その結果、議論の活性化が見込めます。 - 機密資料でも安全に共有できる
紙とは異なり、資料の閲覧時間や権限設定ができるので、情報が過剰に拡散される事態を防げます。
moreNOTEがおすすめな企業
- 資料準備や共有に手間がかかっている企業
資料を一元管理してスムーズに共有できるため、会議準備の負担を大きく減らせます。そのため、会議の数が多く、資料の印刷や配布、差し替えに手間がかかっている企業におすすめです。 - オンライン会議が多い企業
資料の共有や閲覧を安全に進められるうえ、画面同期によって遠隔でも円滑に議論できるため、テレワークや拠点間での会議が多く、場所を問わず安全に情報共有したい企業に適しています。
moreNOTEの注意点
- 資料以外の情報共有には向かない
資料の共有や管理に便利ですが、メッセージ機能がないため直接やりとりするには別のツールを使う必要があります。 - 共有するにはPDF化する必要がある
moreNOTEの料金体系
＜クラウド版＞
- 初期費用：36,000円
- ライセンス費用：1,200円/ID/月（31ID以降は1IDあたり600円）
- ディスク費用：1,200円/GB
＜オンプレミス型＞
- 見積もりについては、問い合わせが必要です。
【スマートセッション】役員会議向け｜会議運営を効率化するシステム
スマートセッションの特徴・使い方
- シンプルモードに切り替え可能
メンバーごとに「通常モード」か「シンプルモード」で切り替えられます。後者では、”よく利用する機能”に絞れるので、初心者でも安心して使い始められます。 - 通話機能が搭載されている
資料の同期だけでなく、通話機能も付いているのでオンライン会議にも利用できます。
スマートセッションがおすすめな企業
- セキュリティを重視している企業
資料ごとに閲覧制限やダウンロード制御などの細かい設定ができるうえ、データの暗号化や通信保護にも対応しているため、会議資料のセキュリティを重視している企業に適しています。 - 会議中の意思決定をデジタル化したい企業
投票・採決機能が備わっているので、会議中に参加者の意見を収集し、その場で意思決定まで進めたい企業におすすめです。
スマートセッションの注意点
- 多機能ゆえに形骸化する恐れがある
多様な機能を備えているので、活用方法やタイミングが決まっていないと形骸化しやすく、十分な効果を発揮できません。 - 有用性が低い機能がある
スマートセッションの料金体系
＜クラウド版＞
- 初期費用：50,000円～
- 月額費用：30,000円～
＜サブスクリプション版＞
- 料金の詳細については、問い合わせが必要です。
【Smart Discussion】タブレット活用向け｜閲覧性に優れた会議システム
Smart Discussionの特徴・使い方
- 2画面共有機能が搭載されている
発表者の資料を子画面もしくは左右に分割して表示できるので、説明箇所や議論のポイントを的確に追えます。 - 使用頻度に応じて機能をシンプルにできる
誤操作やユーザーの混乱を防ぐために、使用頻度が低い機能は非表示にできるなど、カスタマイズにも優れています。
Smart Discussionがおすすめな企業
- 会議が長引くのを解消したい企業
リアルタイムで意見を集約したり、発表者の画面を確認したりして議論を進められるため、議題ごとに脱線せずに結論まで導くことができます。そのため、会議や打ち合わせが長引くのに悩んでいる企業におすすめです。 - リモートワーク環境でチームを運営している企業
参加者がどこにいても意見を共有・投票・整理できるため、場所や時間に制約されずに円滑な議論が可能になり、チーム全体での意思統一や合意形成をスムーズに進められます。そのため、分散拠点やリモートワーク環境でチームを運営している企業に適しています。
Smart Discussionの注意点
- 多機能で使いこなせない恐れがある
Smart Discussionは多機能で便利な反面、操作に慣れるまでに時間がかかります。そのため、導入時にはメンバーへの教育に多くの時間と労力を割く必要があります。
Smart Discussionの料金体系
＜クラウドサービス（企業向けプラン）＞
- スターター：初期費用20,000円＋月額費用20,000円
- スタンダード：初期費用30,000円＋月額費用36,000円～
- エンタープライズ：初期費用80,000円＋月額費用98,000円～
＜サブスクリプション（企業向けプラン）＞
- 20ライセンスの場合、59,800/月～
＜LGWAN-ASP（官公庁向けプラン）＞
- 料金の詳細は、問い合わせが必要です。
＜クラウドサービス（官公庁向けプラン）＞
- 初期費用：30,000円
- 月額費用：50人で利用する場合、48,000円/月～
＜オンプレミス（企業・官公庁向けプラン）＞
【ECO Meeting】セキュリティ重視企業向け｜安全に共有できるシステム
ECO Meetingの特徴・使い方
- セキュリティ機能が強固である
許可されたデバイスのみアクセスできるため、不正アクセスを防げます。また、サーバー上から資料を削除したり、ファイル単位で端末へのダウンロードを禁止したりも可能です。 - 2種類の投票機能が搭載されている
会議進行中に、個別帳票もしくは選択投票を実施・集計できるので、円滑な意思決定を実現します。
ECO Meetingがおすすめな企業
- 会議後の振り返りやナレッジ活用まで効率化したい企業
資料への書き込み内容やメモが自動保存され、あとからそのまま確認・活用できるため、会議で出た情報を一過性で終わらせず、組織内で蓄積・再利用したい企業におすすめです。 - 機密性が高く正確な意思決定が求められる企業
投票機能によってその場で採決・集計まで完結するうえ、資料の自動削除機能により機密情報の管理も徹底できます。そのため、役員会や株主総会など、機密性が高く正確な意思決定が求められる会議を実施する企業に最適です。
ECO Meetingの注意点
- 取り扱える資料はPDFのみ
アプリ内で共有できるのはPDFのみになるので、ExcelやWordで資料を作成した場合は、都度PDF変換しなければなりません。 - 不具合が発生しやすい
ECO Meetingの料金体系
＜クラウド版＞
- 初期費用：50,000円
- アカウント費用：1,000円/アカウント/月（51アカウント以降は800円/アカウント）
- ストレージ追加費用：1,000円/1GB
＜オンプレミス版＞
- 料金の詳細は、問い合わせが必要です。
＜比較表＞ペーパーレス会議の実現におすすめのシステム7選
以下は、おすすめのペーパーレス会議システム7選の比較表になります。
| Stock【一番おすすめ】 | ナレカン【おすすめ】 | Teams | moreNOTE | スマートセッション | Smart Discussion | ECO Meeting | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | 会議資料や議事録を簡単に共有できるシステム | 社内情報をAIで検索・一元管理できるシステム | Office製品との連携に優れたツール | 高セキュアなペーパーレス会議システム | 会議運営を効率化できるシステム | 閲覧性に優れた会議システム | 安全に資料共有できるシステム |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） | シンプルで簡単（中小規模の企業向け） | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 |
| 会議特化型or情報共有もできる汎用型 | 情報共有もできる汎用型 | 情報共有もできる汎用型 | 情報共有もできる汎用型 | 会議特化型 | 会議特化型 | 会議特化型 | 会議特化型 |
| AI検索ありorキーワード検索のみ | キーワード検索のみ | AI検索あり | AI検索あり | キーワード検索のみ | キーワード検索のみ | キーワード検索のみ | キーワード検索のみ（PDF内） |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | 法人利用が前提なので、個人利用は不可 | 動作が重くなりやすい | 資料以外の情報共有には向かない | 有用性が低い機能がある | 多機能で使いこなせない恐れがある | 取り扱える資料はPDFのみ |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし ・有料プランは599円/ユーザー/月〜 |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用36,000円＋ライセンス費用1,200円/ID/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用50,000円＋30,000円/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用20,000円＋月額費用20,000円/月～ |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用50,000円＋アカウント費用1,000円/アカウント/月～ |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら | 「ナレカン」の詳細はこちら | 「Teams」の詳細はこちら |
「moreNOTE」の詳細はこちら |
「スマートセッション」の詳細はこちら |
「Smart Discussion」の詳細はこちら |
「ECO Meeting」の詳細はこちら |
このように、システムによって価格や注意点が異なるので、どれが自社での運用に最適かを事前に確認しておきましょう。
ペーパーレス会議を成功させるポイント
ここでは、ペーパーレス会議を成功させるポイントをご紹介します。以下を参考にして、会議や会議の資料・情報共有に役立てましょう。
資料の共有ルール・運用の仕方を統一する
1つ目は、「資料の共有ルールを統一する」ことです。
資料名や保存場所が担当者ごとに異なる状態では、必要な資料をすぐに見つけられません。また、最新版が分からなくなると、誤って古い資料を参照したまま会議が進み、誤った情報をもとに判断してしまう恐れがあります。
したがって、ファイル名の付け方や資料を保存するフォルダを統一して、最新の資料・情報をすぐ見つけられるようにすることが重要なのです。
情報が蓄積されるツールを選ぶ
2つ目は、「情報が蓄積されるツールを選ぶ」ことです。
たとえば、メールやチャット形式で共有すると、ほかの情報に埋もれやすくあとから振り返るのに時間がかかります。また、会議資料と議事録の保存場所が分かれていると、会議内容を確認するたびに複数のツールを行き来しなければなりません。
そこで、会議に関する情報をまとめて管理できるツールを選ぶ必要があります。たとえば、「Stock」のように、「ノート形式」であらゆる情報を簡単にまとめられ、「フォルダ」ごとに情報を一元管理できるツールであれば1か所で情報の確認・共有が完結します。
おすすめのペーパーレス会議システムまとめ
ここまで、おすすめのペーパーレス会議システムと選定ポイントを中心にご紹介しました。
ペーパーレス会議システムを活用すれば、会議資料の共有がスムーズになるほか、会議中でも資料の修正や関連情報を検索できるため、会議の準備や資料作成・確認にかかる手間が削減されます。
しかし、会議に特化したシステムは資料の情報共有には便利ですが、会議に関するやりとりや会議後の情報伝達に別のツールを使う必要があります。そのため、情報共有もできる汎用型のシステムを選び、会議だけでなく社内のあらゆる情報共有に役立てましょう。
なかでも、「Stock」はノート形式であらゆる情報を一元管理・リアルタイム共有でき、高精度な検索機能で必要な情報をすぐに見つけられるので、ペーパレス化・情報共有に適しているツールです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ[「Stock」を導入して、会議のペーパーレス化を成功させましょう。
