業務引継書を作成すると、業務の属人化を解消したり、後から見返したりできるようになります。
しかし、なかには「業務の引き継ぎに時間がかかる」「時間がなくて、後任者に上手く伝わる業務引継書を作成できない」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、効率的に業務を引き継げる方法や引き継ぎで慌てない方法を中心にご紹介します。
- 時間をかけずに、分かりやすい業務引継書を書きたい
- 業務の引き継ぎで注意しておきたいことを教えてほしい
- 誰でも簡単に業務引継書を作成、管理、共有できるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、簡単に引き継ぎ書を作成できるだけでなく、作成後の共有・管理まで効率化できる方法が見つかります。
目次
なぜ立派な引継書を作ろうとすると失敗するのか
引継書が読まれない最大の理由は、情報の優先順位がついていないことです。
内容を充実させようとするあまり、重要な情報も補足情報も同じ重さで並べてしまうと、読む側は「どこが重要なのか」が分かりません。たとえば、補足や背景説明まで同じ文字サイズで並べると、何を優先すればいいのか分からなくなります。
とくに、資料作成の目安として、プレゼン資料は最小12px、配布資料でも最小10pxとされています。
引継書は情報量の多さではなく、重要な情報が一目で分かることが大事です。立派に作り込むよりも、優先順位をつけてシンプルにまとめることを心がけましょう。
時間がない時のための最短引き継ぎルート
ここでは、時間がない時のための最短引き継ぎルートを紹介します。具体的なシチュエーションを想定して見ていきましょう。
（1）残された時間が1日しかないときに共有するべきこと
最優先で「連絡先リスト」と「カレンダー」を共有するようにしましょう。
時間がない状況では、業務の詳細を全て説明するのは不可能です。しかし、「誰に聞けばいいか」や「いつ何が起きるか」が分かれば、後任者は自分で判断・確認しながら業務を回せます。
そのため、「連絡先」と「カレンダー」は、最短引き継ぎでも業務を止めないための最低限の情報です。
（2）ルーティン業務が多いときに共有するべきこと
画面録画やスクリーンショットを共有し、実際の操作をそのまま見せましょう。
たとえば、実際の作業を画面録画したり、重要な操作ポイントをスクリーンショットし共有することで、手順書にテキスト化する時間が削られ、時間短縮に繋がります。
そこで、「Stock」のようなITツール導入すると、動画や画像をそのまま貼り付けて管理できます。ルーティン業務が多い時の引き継ぎでは、「文章で説明する」よりも「実際の操作を見せる」ことが最短かつ効率的です。
（3）プロジェクト案件が多いときに共有するべきこと
案件の経緯ややり取りのログ、判断の背景を残すようにしましょう。
プロジェクト業務では、現在の状況だけを伝えても、なぜその状態になっているのかが分からなければ、後任者は適切な判断ができません。経緯や背景を共有することで、自分で判断しながら業務を進めることが可能です。
プロジェクトの引き継ぎでは、「今の状況」だけでなく、「なぜそうなったのか」と「どう判断するか」を残すことが重要です。
このように、各シチュエーションに応じて、最適な方法で共有すべきものを後任者に共有するようにしましょう。
現場が混乱する「やってはいけない」引き継ぎ
ここでは、現場が混乱する「やっていはいけない」引き継ぎを紹介します。どのようなことをすると現場が混乱してしまうのか、事前に確認しておきましょう。
- 清書に時間をかけすぎる
- 属人的な「コツ」を記載しない
- 引き継ぎ期間に「並走」させない
引継書の完成度にこだわりすぎるのは逆効果です。体裁を整えることに時間を使いすぎると、肝心の情報共有が遅れ、現場で必要な情報が間に合いません。結果として、後任者は資料が整う前に手探りで業務を進めることになります。
個人の感覚や経験に依存したコツを記載するのはやめましょう。たとえば、「この担当者にはこの時間に連絡するのがベスト」といった個人判断のコツは、状況や人が変わると通用しません。
資料を渡すだけの引き継ぎでは実務は身に付きません。業務理解を深めるためには、「見て、やらせて、評価する」というサイクルが必要です。引き継ぎ期間は並走させず、実践と振り返りの機会を設けることで、現場の混乱を防げます。
このように、現場が混乱してしまう引き継ぎ方法は複数あるため、後任者に配慮した形で引き継ぐことを意識しましょう。
引き継ぎで慌てないための方法
以下では、引き継ぎで慌てないための方法を紹介します。
退職直前に慌てて作成された引継書は、情報の不足や整理不足により、後任者の負担を大きくする原因となります。そのため、引き継ぎを特別な作業として捉えるのではなく、日頃の業務の中に情報共有や記録を組み込み、継続的に更新していくことが重要です。
しかし、日々の業務に追われる中で、引継書を作り込む時間を確保するのは容易ではありません。そのため、スクリーンショットや画面録画を活用して作業内容をそのまま共有し、情報の所在を分かりやすく整理しておくことが、効率的な情報共有のポイントです。
そこで、業務引継書を業務に活かすために、必要な情報を即確認・管理・共有できる仕組みを整える必要があります。したがって、業務引継書を形骸化させず、組織の中で使い続けたいなら、社内情報を一元管理し、即共有できるツール「Stock」一択です。
Stockでは、作成した引継書を「ノート」で一元管理でき、2階層のフォルダでどこに何があるか直感的に分かります。また、「ノート」に紐づけられている「メッセージ」を使うことで、業務引継書の修正点などを後継者に即共有することも可能です。
誰でも簡単に業務引継書の管理・共有ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使った業務引継書の使用例
ここでは、Stockを使った業務引継書の使用例を紹介します。以下の画像を参考にしてください。
実際に、Stockを使って作成した業務引継書では、スクリーンショットした画像などをそのまま貼り付けることができ、より実践的に後任者に業務内容を伝えることが可能です。
また、画面右上にある「メッセージ」をクリックすることで、業務引継書の送信や、変更点などを、後任者に即共有することも可能です。
後任者を迷わせないための引継書の鉄則まとめ
ここまで、効率的に業務を引き継げる方法や引き継ぎで慌てない方法を中心にご紹介しました。
慌てて作成された業務引継書は、必須項目が抜け落ちていたり、乱雑な形で記載されていたりと、デメリットが大きいです。また、作成したにも関わらず、管理が甘く、後任者に共有されていなければ意味がありません。
そこで、誰でも簡単に作成した業務引継書を適切に管理、共有することができるITツールを導入しましょう。また、紙ではなく、データで管理することで、業務引継書の保管場所にも困りません。
結論、業務を引き継ぐときに最適なツールは、社内情報を一元管理し、即共有できるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、効率的に業務の引き継ぎを実施しましょう。
