OJTマニュアルの作成方法とは？テンプレートも紹介！

OJT（On the Job Training）は、実務を通じて人材を育成する代表的な教育手法です。しかし、指導内容が人によって異なると教育の質にばらつきが生じるため、「OJTマニュアル」を作成して指導方法を統一する必要があります。

 

しかし、実際には「OJTマニュアルを作りたいが、何から手を付ければいいのか分からない」「作成しても現場で活用されない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、OJTマニュアル作成の目的やメリット、作成手順、現場で定着させるためのポイントを中心にご紹介します。

 

という方はこの記事を参考にすると、OJTマニュアル作成の全体像を理解し、自社に合った教育体制を構築できるようになります。

OJT（On-the-Job Training）とは、実際の業務を通じて、先輩や上司が指導しながら仕事を覚える教育方法のことです。

 

以下では、OJTマニュアルの概要や目的を指導者向け・学習者向けに分けて説明します。新人教育や人材育成の仕組みを見直したい担当者の方は必見です。

指導者向けのOJTマニュアルとは、指導内容を標準化・一定にすることを目的に作成され、「OJTの指導方針や手順・指導方法」などを記載するものです。

 

多くの場合、OJTは現場の先輩社員が担当します。個々のやり方でOJTをすると指導すると、指導者ごとに教え方・伝え方が異なるため、教育にばらつきが生じ新人の理解度やスキルに差が生じてしまうのです。

 

そこで、OJTを指導する担当者向けのマニュアルを作成すれば、教育方針や指導手順、評価基準を統一できます。このように指導者向けのOJTマニュアルは、教育の質を一定に保つために重要です。

学習者向けのOJTマニュアルとは、業務内容を理解し、実践できるようになることを目的に作成され、「業務手順や必要なスキル・知識」などを記載するものです。

 

口頭だけの指導だと、学習者は不明点・疑問点を直接担当者に質問して解消する必要があり、手間がかかります。また担当者が不在の場合、すぐに確認できず分からないまま放置することになるため、後にミスやトラブルの原因となる恐れがあるのです。

 

OJTマニュアルがあればいつでも自分で確認できるため、不明点の迅速な解決につながります。このように、学習者向けのOJTマニュアルは、不明点を事故解決し効率的に業務理解を深めるために必要なのです。

以下では、OJTマニュアルに記載するべき項目を指導者向け・学習者向けに紹介します。OJTマニュアルの必須項目を確認して、過不足のないマニュアルを作成するようにしましょう。

指導者向けのOJTマニュアルの必須項目は以下の通りです。

 

• OJTの概要・指導者の役割
具体的に「どのような目的でOJTを実施するのか」や「指導者としての心得」を記載します。概要や役割を明記することで、指導する側のOJTへの理解度を高められるのです。
 
• OJTの進め方
具体的に「どのようなペースでOJTを進めていくのか」「最終目標・OJT完了はどこなのか」といったことを記載します。最終目標を達成するために、短期・中期的な目標を設定するのも効果的です。
 
• 評価方法
学習者に対しての評価方法・ルールを明確に記載します。評価方法を統一すれば、公平性や納得感のあるOJTを実施できるほか、学習者のモチベーション向上にもつながるのです。
 
• 指導内容や指導時のポイント
OJTで指導する内容に加えて実際に指導するときの注意点を記載します。指導内容を記載するときは、「ただ手順に沿ってまとめるだけでなく、学習者のレベル別にまとめて指導しやすくする」という点がポイントです。

 

上記に加えて、OJTに必要なもの・準備することまで記載しておくと、OJTの開始までがスムーズになります。

学習者向けのOJTマニュアルの必須項目は以下の通りです。

 

• OJTの最終目標・ゴール
「OJT終了後にどのようなレベルになっていれば良いか」を記載します。OJTの最終目標が明確だと、「なんとなくOJT期間を過ごしてしまった」という事態が防げるのです。
 
• 業務に必要な心構え・基礎知識
具体的には「ビジネスマナーや社内ルール」「業務に使用する用語や知識」を記載します。業務の前に必要なことを明記すると、業務を理解しやすくなるのです。
 
• 業務内容・手順
OJTの対象となる業務の内容や手順について記載します。図や表を用いてまとめると、学習者が後から振り返るときにわかりやすくなり便利です。
 
• 業務のポイント
業務の手順と合わせて業務上のポイントも記載すると、学習者のスムーズな知識・スキル習得に役立ちます。

 

上記に加えてOJTの担当者・関係者を記載すると、OJTの責任者が明確になり学習者に対する対応もしやすくなります。

以下では、OJTマニュアルを作成することで得られる具体的なメリットについて解説します。OJTマニュアルのメリットを理解して、作成時に役立てましょう。

OJTマニュアルの作成による担当者・指導者のメリットは、教育の負担が軽減されること・指導もれを防げることが挙げられます。

 

マニュアルがなく口頭のみでの指導だと、同じ内容を何度も説明する必要があり、業務時間を圧迫します。一方マニュアルがあれば、基本事項を事前学習として任せられるため、指導者は実践的なフォローや個別指導に集中できるのです。

 

加えてマニュアルにより指導内容が統一されると「伝え忘れてしまった」「指導していない項目がある」といった状態も防げます。このように、マニュアル作成により教育の負担が軽減しOJTを効率化させられるのです。

OJTマニュアルの作成による新人・学習者のメリットは、自分のペースで学習を進められること・即戦力となれることが挙げられます。

 

マニュアルがあると、自分のペースに合わせて予習や復習、不明点の解消が可能です。結果時間をかけずに業務を理解できるため、業務への理解度・定着度が向上し、企業における即戦力となります。

 

新人や学習者が短時間で戦力となることは、企業側・指導者側にとっても大きなメリットと言えます。このように、OJTマニュアルの作成は、企業の発展・成長にも役立つのです。

OJTマニュアルのデメリットは、作成や運用に手間がかかり、内容が形骸化するリスクがある点です。

 

OJTマニュアルは業務内容の変更に合わせて適宜更新する必要があります。マニュアルを更新せず古いままだと、新人が誤った作業を覚え、修正対応に追加の指導時間が発生し、余計な手間がかかってしまうのです。

 

また、OJTマニュアルに情報を詰め込みすぎると読み手が内容を把握できず、マニュアルが活用されない恐れもあります。そこで、マニュアル作成時には「Stock」のような「ノート」ごとに情報を簡単にまとめられるツールの利用がおすすめです。

ここでは、OJTマニュアルを効率よく作成するための3ステップを解説します。手順通りに進めて、スムーズにマニュアルを作成できるようにしましょう。

まずは、OJTマニュアルの作成目的と到達ゴールを明確に設定することが重要です。

 

目的が不明確なまま作成を始めると、情報量が過不足なく整理できず、マニュアルが形骸化してしまいます。そこで、「1か月以内に基本業務を習得させる」といった具体的なゴールを設定して作成すると、目的が明確で運用しやすいマニュアルとなるのです。

 

したがってOJTマニュアルを作成するときは、最初に目的とゴールを数値や期間で定義し、マニュアルの方向性を固めましょう。

次に、必要な基本項目を整理し、現場で使いやすい構成で執筆します。

 

基本項目を整理することで、内容の重複や抜け漏れを防げます。また「業務概要→業務知識→具体的な作業手順→注意点→チェックリスト」など、業務フローに沿った順序で項目を整理すると、読み手も理解しやすくなるのです。

 

したがって、執筆前に構成案を作成し、業務の流れに合わせて情報を整理してからマニュアルの詳細を記載するようにしましょう。

最後に、完成したOJTマニュアルは、必ず第三者による見直しとレビューを依頼するようにしましょう。

 

作成者だけで確認すると、専門用語の多用や説明不足に気付きにくくなります。実際の指導者や新人に確認してもらうことで、現場目線の改善点を把握できるのです。

 

しかし見直しやレビューに手間がかかると、作業が面倒になり十分な見直し・レビューがされない恐れがあります。そこで、見直し・レビュー・内容の更新が全て簡単にできる「Stock」のようなツールで作成するのがおすすめです。

以下では、OJTマニュアル作成・管理に役立つツールを紹介します。

 

OJTマニュアルを作成するメリットは、新人教育にかかる時間や労力を削減できる点です。しかし、作成方法がWordやExcelなどのファイル形式だと、管理が乱雑になりやすいうえ、別ツールで共有する必要があるため運用がしづらくなります。

 

そこで、「OJTマニュアルの作成から内容確認や共有がスムーズにできるツール」を導入しましょう。また、OJTマニュアルの内容を更新しても資料数が増えず管理しやすいツールにすると、マニュアル管理に役立ちます。

 

結論、OJTマニュアルの作成・管理に最適なのは、直接「ノート」に書き込んで簡単にマニュアルを作成・共有でき、高度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「Stock」一択です。

 

Stockは、一度作成したもののテンプレート化も可能なため、内容を標準化できます。また、作成・更新した内容を「ノート」に紐づく「メッセージ」からリアルタイムでメンバーに周知できるため、共有にかかる手間が削減されるのです。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

以下では、OJTマニュアル作成・振り返りに役立つテンプレートを2つ紹介します。目的に合ったテンプレートを活用して、OJTに役立てましょう。

 

こちらは、Excelで使用可能な業務用テンプレートが提供するテンプレートです。

 

計画の内容に対する進捗状況を月ごとに記載できるため、「◯月までにどれくらい進んだ」といった成果が可視化されます。また、遅れをとっている計画や進んでいる計画が一目で分かり、対策がしやすい点も特徴です。

 

 

引用：ビズ研｜研修報告書テンプレート（Excel・Word）

 

こちらは、「ビズ研」が提供するWordで利用できる「研修報告書」のテンプレートです。

 

研修やOJTの概要や内容・感想などを記載できます。OJTで学んだ内容を報告書としてまとめると、後から確認・振り返りをするときにも役立ちます。

 

これまで、OJTマニュアルの基本項目や作成するメリット・デメリット、作成方法について中心にご紹介しました。

 

OJTマニュアルの作成は、指導内容の統一や教育コストの削減が実現できる一方で、作成や更新に手間がかかるというデメリットがあります。OJTマニュアルの内容が古いままだと、新人は正しい知識を習得できないうえ、マニュアルが形骸化する恐れもあるのです。

 

そこで、「誰でも簡単にマニュアルを作成・更新できるツール」を導入してOJTマニュアルを作成しましょう。また作成したマニュアルは、指導者も学習者も後から振り返りがしやすいように管理できるようにするべきです。

 

結論、OJTマニュアルの作成・運用に最適なのは、「ノート」に直接書き込んで簡単にマニュアルを作成してリアルタイムで共有でき、高精度な検索機能で必要な情報がすぐに見つかるツール「Stock」一択です。

 

無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、OJTマニュアルの作成・運用に役立てましょう。